縣域內(nèi)拆遷檔案管理實踐與思考

任亞峰

（蘇州市相城區(qū)檔案局，江蘇蘇州，215100）

隨著城鄉(xiāng)一體化、城鎮(zhèn)化的快速推進(jìn)，拆遷檔案已成為重要的涉民檔案。規(guī)范和加強(qiáng)拆遷檔案管理，對服務(wù)區(qū)域經(jīng)濟(jì)發(fā)展、服務(wù)社會民生有積極作用。

一、拆遷檔案的形成及特點

（一）拆遷檔案的形成

伴隨著城鄉(xiāng)發(fā)展，區(qū)域功能和產(chǎn)業(yè)分布的合理調(diào)整，對原有建筑的拆遷是不可避免的。在拆遷過程中，大量的拆遷戶信息、拆遷工作過程相關(guān)文件及拆遷戶安置方案等資料形成了拆遷檔案。所謂拆遷檔案就是指拆遷過程中形成的對國家和社會具有保存利用價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式載體的歷史記錄。對城市建設(shè)來說，拆遷是城市改造的源頭，而拆遷檔案則是城市嬗變過程中的歷史見證。

（二）拆遷檔案的特點

把握好拆遷檔案的特性是做好拆遷檔案管理工作的基礎(chǔ)。除了檔案固有的真實性、完整性、權(quán)威性以外，拆遷檔案還有其他一些特性。

1.專業(yè)性。拆遷檔案歸檔范圍廣，涉及專業(yè)較多。如前期收集的建設(shè)用地規(guī)劃許可證、拆遷規(guī)劃紅線圖、公告等；拆遷過程中形成的房屋評估價格表、房屋產(chǎn)權(quán)證、拆遷安置協(xié)議、地面附著物價格補(bǔ)償?shù)?；安置前后需收集的安置房屋工程圖紙、工程驗收合格證、拆遷補(bǔ)償測算表等。這些材料帶有較強(qiáng)的專業(yè)性。

2.廣泛性。從拆遷對象來看，有居民私房、公房、農(nóng)村宅基地房、企業(yè)用房、已被承包的店鋪、魚塘、林地、湖面圍網(wǎng)等各個方面，其拆遷補(bǔ)償?shù)臉?biāo)準(zhǔn)、方法各不相同；從檔案形成來看，有拆遷辦、房產(chǎn)估價公司、土地管理部門及房地產(chǎn)開發(fā)公司等單位；從歸檔內(nèi)容來看，包括房屋拆遷整個過程中形成的有保存價值的文字、實物、圖表、聲像等不同載體的資料。

3.復(fù)雜性。一是組織實施多樣性，有國家、省、市、縣、鎮(zhèn)各級組織實施的拆遷項目；二是拆遷項目多樣性，不僅有鐵路、公路、軌道交通、管線等國家基礎(chǔ)設(shè)施項目，也有工業(yè)園區(qū)、農(nóng)業(yè)產(chǎn)業(yè)園、房地產(chǎn)項目等地方拆遷項目；三是拆遷改造繁雜性，不僅涉及的部門多、周期長、任務(wù)重，從測算計劃、動遷審批到拆遷、施工安置等各個階段也都非常繁雜，大大增加了拆遷檔案收集整理的難度。

（三）做好拆遷檔案管理的重要意義

1.傳承歷史文化。一個區(qū)域的拆遷消失的不僅是原有建筑風(fēng)貌，也是這個區(qū)域原有的生活狀態(tài)及文化形態(tài)。傳承歷史、弘揚(yáng)地方文化是拆遷檔案的重要使命，拆遷檔案對于恢復(fù)和還原歷史面貌有著極其重要的作用，可以為一個區(qū)域性的文化價值研究提供可靠翔實的資料。

2.提供參考依據(jù)。做好拆遷檔案有助于城鄉(xiāng)發(fā)展和產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)調(diào)整，同時記錄的被拆遷房屋的房屋結(jié)構(gòu)、地理位置、地下管線等真實情況，為今后的城市建設(shè)提供了大量的參考依據(jù)。

3.化解社會矛盾。拆遷檔案大量被應(yīng)用在群眾房產(chǎn)證辦理、解決調(diào)解房屋產(chǎn)權(quán)糾紛、涉及房產(chǎn)的司法訴訟、紀(jì)檢監(jiān)察等多個方面。

4.規(guī)范拆遷行為。拆遷工作涉及千家萬戶的利益，是群眾關(guān)心的熱點。遵循“先協(xié)議，后拆除”的原則，依照拆遷協(xié)議書雙方依法履行職責(zé)。通過規(guī)范拆遷檔案，使拆遷活動的每一環(huán)節(jié)都留下痕跡，既是監(jiān)督拆遷行為的依據(jù)，又為今后政府制定相關(guān)政策提供了依據(jù)。

二、檔案分類及歸檔原則

（一）拆遷檔案基本分類

拆遷檔案依據(jù)歸檔材料的性質(zhì)可分為：綜合類、一戶一檔類、音像類、實物類等。

綜合類：前期準(zhǔn)備階段材料；一個區(qū)域集中出具的的房屋評估報告、裁決強(qiáng)制拆遷有關(guān)文件等不適合一戶一檔歸檔的材料；審計報告、各類房屋驗收材料等；反映拆遷區(qū)域風(fēng)貌、文化、民間工藝等圖紙、文稿、統(tǒng)計表等資料。

一戶一檔類：拆遷戶原有房屋產(chǎn)權(quán)證、土地或宅基地證、家庭成員登記表、房屋丈量評估、簽訂的各類協(xié)議、繳費(fèi)通知等。

音像類：反映拆遷戶房屋建筑、裝修等照片錄像，反映拆遷區(qū)域風(fēng)貌、文化、民間工藝、傳統(tǒng)產(chǎn)業(yè)等音像資料。

實物類：反映拆遷區(qū)域文化特色、民間工藝、傳統(tǒng)產(chǎn)業(yè)等實物資料。

（二）拆遷檔案的歸檔原則

1.集中管理、統(tǒng)一編制檔案號。第一，由于拆遷項目的多元化、拆遷組織與實施單位的多元化，保證一個區(qū)域內(nèi)拆遷檔案的集中統(tǒng)一管理是一項極為重要的工作；第二，為保障區(qū)域內(nèi)各全宗單位拆遷檔案的有效管理和利用，必須對所有拆遷檔案統(tǒng)一編制檔號。

2.“三同步”要求。由于拆遷工作情況復(fù)雜、周期長，為保證檔案資料的完整必須堅持“三同步”原則，即拆遷工作啟動與文件資料收集同步；拆遷工作推進(jìn)與拆遷文件資料收集同步；拆遷工作結(jié)束與拆遷檔案歸檔、保管、移交同步。

3.歸檔材料真實完整。拆遷檔案歸檔資料必須真實、完整，拆遷資料簽名、蓋章必須齊全，其中有涂改、缺項、鉛筆字等情況不能歸檔。

三、拆遷檔案歸檔時間及檔號編制辦法

拆遷檔案資料的收集應(yīng)從拆遷項目啟動即同步實施，由于拆遷項目涉及部門多、環(huán)節(jié)多、時間周期不確定等因素，尤其是一戶一檔的歸檔時間，存在多個時間節(jié)點：一是拆遷協(xié)議簽訂完成；二是拆遷資金補(bǔ)償?shù)轿?、舊房拆除；三是安置協(xié)議簽訂；四是安置入戶完成。由于各地情況不盡相同，原則上有條件的地方拆遷和安置檔案可并在一起，不具備條件的地方可將拆遷檔案和安置檔案分開歸檔，根據(jù)實際工作經(jīng)驗，一般以拆遷資金補(bǔ)償?shù)轿弧⑴f房拆除為拆遷檔案歸檔時間，以安置入戶完成為安置檔案歸檔時間。

拆遷檔案檔號編制辦法：一要區(qū)域內(nèi)統(tǒng)一，以全宗進(jìn)行管理；二要統(tǒng)一編制分類號；三要尊重拆遷工作開展的流程，編制拆遷項目代號。一般可用五段編碼方式，如D03-2009-007-0001-0005。

D03為全宗號，2009為拆遷年度或項目編號（有的地區(qū)拆遷以項目為單位編制的流水號），007為分類號，用以區(qū)分檔案類別，0001為年度或項目盒號，0005為年度或項目的件號。其中如果拆遷和安置檔案分別歸檔，可將安置檔案補(bǔ)充在相應(yīng)年度或項目的后面。

相城區(qū)活力島建設(shè)風(fēng)貌

四、拆遷檔案與拆遷動態(tài)信息管理系統(tǒng)之間的關(guān)系

近年來，各地為了加強(qiáng)拆遷工作管理，都開發(fā)研制了拆遷動態(tài)信息管理系統(tǒng)，在規(guī)范拆遷行為、掌握拆遷進(jìn)程、資金合理利用等方面發(fā)揮了積極作用。但也存在幾個誤區(qū)，一是重信息登記、輕檔案資料整理，認(rèn)為信息已經(jīng)登記保存了，檔案資料整理歸檔意義已經(jīng)不重要。二是認(rèn)為利用了拆遷動態(tài)管理系統(tǒng)后，拆遷檔案管理系統(tǒng)就不需要或者重復(fù)。筆者認(rèn)為拆遷是一個階段性工作，而拆遷檔案則需要長期保存，二者雖時效不同，卻都非常重要。三是拆遷檔案資料收集完全依賴動態(tài)管理系統(tǒng)，二者資料雖有重復(fù)但仍有不同之處，必須按照拆遷檔案管理的要求進(jìn)行資料收集，確保檔案的完整性。四是拆遷檔案數(shù)據(jù)庫必須有檔案部門進(jìn)行專門保存和管理，而拆遷動態(tài)管理系統(tǒng)往往有住建等專業(yè)部門負(fù)責(zé)，二者在要求和標(biāo)準(zhǔn)上都不相同，盡快協(xié)調(diào)建立統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)是當(dāng)前工作的重中之重。