網(wǎng)絡(luò)視域下檔案、圖書一體化管理模式分析

楊彩云　李子林

檔案、圖書同屬文獻(xiàn)信息資源范疇，在許多方面具有共同之處，不僅具有很強(qiáng)的互補(bǔ)性，在一定條件下可以互相轉(zhuǎn)化，二者之間相互聯(lián)系緊密。伴隨信息化、網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展，圖書、檔案部門各自為政的管理方式已經(jīng)不能滿足人們對(duì)信息利用方面日益增長(zhǎng)的需求，實(shí)現(xiàn)一體化管理是檔案、圖書事業(yè)發(fā)展的大勢(shì)所趨。筆者認(rèn)為，圖書、檔案一體化整合模式的實(shí)現(xiàn)具有豐富的理論與實(shí)踐基礎(chǔ)，也是我國(guó)文化事業(yè)發(fā)展的大勢(shì)所趨。檔案館和圖書館的快速發(fā)展建設(shè)，網(wǎng)絡(luò)、計(jì)算機(jī)及信息技術(shù)的普遍應(yīng)用、行業(yè)部門之間的廣泛聯(lián)盟和交流以及國(guó)內(nèi)外的許多成功案例都為我國(guó)檔案、圖書事業(yè)的一體化管理發(fā)展提供了現(xiàn)實(shí)依據(jù)和可靠的保障。

一體化是指事物之間相互滲透、相互轉(zhuǎn)化、相互制約的變化和趨勢(shì)?！彼^圖書、檔案一體化管理，是指將圖書、檔案各自獨(dú)立的系統(tǒng)統(tǒng)一為一個(gè)整體。打破圖書、檔案之間的檢索障礙，建立一個(gè)集開發(fā)、利用、服務(wù)于一體的新型文獻(xiàn)資源服務(wù)體系，通過(guò)兩者之間的協(xié)調(diào)與合作，實(shí)現(xiàn)圖書、檔案的資源共享。構(gòu)建以網(wǎng)絡(luò)為中心的規(guī)模化、系統(tǒng)化服務(wù)格局，徹底以改變傳統(tǒng)的分散的、單一的信息處理和服務(wù)方式。這樣的管理體制強(qiáng)調(diào)在分工合作的基礎(chǔ)上，實(shí)現(xiàn)行業(yè)、部門在更大范圍、更高層次上的信息資源的共享。圖書、檔案一體化的理論，從系統(tǒng)論的角度出發(fā)，對(duì)二者工作進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃和科學(xué)管理，它強(qiáng)調(diào)一種競(jìng)爭(zhēng)性的互補(bǔ)關(guān)系，即各種要素通過(guò)競(jìng)爭(zhēng)沖突，不斷地尋找、選擇自身的最優(yōu)功能點(diǎn)，實(shí)現(xiàn)信息、信息人員、信息技術(shù)、信息設(shè)備、信息標(biāo)準(zhǔn)等指標(biāo)之間的協(xié)調(diào)配置，以網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為基點(diǎn)，為用戶提供集成的一站式服務(wù)。通過(guò)實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)化和規(guī)范化管理，從而發(fā)揮各自以及總體的最大效能。

一、國(guó)內(nèi)、外圖書、檔案一體化管理研究現(xiàn)狀和發(fā)展趨勢(shì)

（一）國(guó)外研究現(xiàn)狀

國(guó)外開始檔案、圖書一體化建設(shè)研究比較早，二十世紀(jì)五十年代已經(jīng)開始進(jìn)行這方面的相關(guān)研究，至此已經(jīng)有六十年左右的歷史，也產(chǎn)生了很多有價(jià)值的理論成果，如李群的《信息時(shí)代圖書、檔案、情報(bào)一體化管理在歐美的新趨勢(shì)》、張衛(wèi)東的《歐美圖書檔案數(shù)字化融合服務(wù)實(shí)踐及啟示》、李農(nóng)的《歐美圖書館、博物館、檔案館館際合作趨勢(shì)》等。

目前，加拿大各省都設(shè)立了權(quán)威性的綜合協(xié)調(diào)機(jī)構(gòu)。在聯(lián)邦政府一級(jí)，則成立公共服務(wù)首席信息官委員會(huì)及公共部門服務(wù)傳遞委員會(huì)，其成員包括了各級(jí)政府的代表。這兩個(gè)組織機(jī)構(gòu)經(jīng)常進(jìn)行一些專門性研究，內(nèi)容包括：信息管理、隱私和安全問(wèn)題、客戶滿意問(wèn)題、電子服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)以及對(duì)電子服務(wù)的測(cè)評(píng)等；其宗旨是：充分共享有效資源和專業(yè)技術(shù)，減少重復(fù)建設(shè)。加拿大國(guó)家檔案館與加拿大國(guó)家圖書館于2004年5月正式合并，組建成立了加拿大圖書館與檔案館（英文縮寫為L(zhǎng)AC，下同），其職責(zé)是：保存文獻(xiàn)遺產(chǎn)，向現(xiàn)在和未來(lái)的加拿大人提供持續(xù)的知識(shí)資源；向所有人開放，對(duì)社會(huì)、文化和經(jīng)濟(jì)進(jìn)步做出貢獻(xiàn)。

（二）國(guó)內(nèi)研究現(xiàn)狀及發(fā)展趨勢(shì)

二十世紀(jì)八十年代，我國(guó)開始了關(guān)于檔案、圖書一體化建設(shè)的研究，至今已經(jīng)有四十多年的歷史。在此期間產(chǎn)生了豐富的理論成果。從70年代末到二十世紀(jì)末，這段時(shí)期不論是從研究成果的數(shù)量還是研究成果的水平來(lái)看，檔案、圖書一體化建設(shè)研究仍處于艱難摸索前進(jìn)的過(guò)程中，屬于起步階段。期間產(chǎn)生了很多理論成果，其中代表性的有黃宗忠的《試論圖書情報(bào)檔案一體化的發(fā)展趨勢(shì)》、萬(wàn)青的《試論圖書情報(bào)檔案一體化》、陸漢榮和秦健民的《關(guān)于圖書、情報(bào)、檔案一體化的思考》等等。進(jìn)入21世紀(jì)后，隨著計(jì)算機(jī)的普及和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，檔案館、圖書館的許多信息資源都被數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化，電子檔案館、網(wǎng)絡(luò)圖書館等相繼出現(xiàn)，檔案、圖書一體化建設(shè)的研究也進(jìn)入快速發(fā)展階段，在檔案、圖書領(lǐng)域掀起了一股新的學(xué)術(shù)熱潮，產(chǎn)生了很多有價(jià)值的理論成果，如辛楊的《我國(guó)圖書、情報(bào)、檔案一體化管理研究》、徐翠艷的《網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下圖書、情報(bào)、檔案一體化建設(shè)研究》等。隨著社會(huì)的發(fā)展，本來(lái)各自獨(dú)立的二種信息資源開始呈現(xiàn)出一種集中在一起管理的趨勢(shì)，出現(xiàn)這種趨勢(shì)的原因除了檔案、圖書二者本身的屬性原因外，還有用戶對(duì)信息資源集中、方便、快捷、高效利用提出了越來(lái)越高的要求，以及社會(huì)越來(lái)越提倡管理集約化、經(jīng)濟(jì)化等。在當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，這種實(shí)現(xiàn)檔案、圖書一體化管理的趨勢(shì)變得越來(lái)越明顯，而且一體化管理也越來(lái)越具備可行性。針對(duì)這一趨勢(shì)，我們應(yīng)當(dāng)在思想上和技術(shù)上做好實(shí)施檔案、圖書一體化管理的準(zhǔn)備，以適應(yīng)新形勢(shì)的信息資源管理模式帶來(lái)的改變。

二、圖書、檔案一體化管理模式的可行性分析

（一）根源的一致性

根源的一致性是二者實(shí)現(xiàn)一體化的內(nèi)在條件，為一體化管理模式提供了可行性保證。圖書、檔案同屬于知識(shí)信息，并通過(guò)一定的物質(zhì)載體存儲(chǔ)和傳遞知識(shí)信息，二者存在著天然的聯(lián)系。在古代，圖書、檔案同源一體，古代人在生活和交往中，用結(jié)繩刻契的方法，標(biāo)記社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)和各種信息，起到保存、借鑒、傳播的作用，這就是成為人類最原始的圖書檔案。遠(yuǎn)古的圖書、檔案的收藏、利用是一體的。檔案管理機(jī)構(gòu)圖書、修史與檔案三位一體，難以分開。如古代集圖書、情報(bào)、檔案于一體最典型的機(jī)構(gòu)是具有國(guó)家圖書館（或檔案館）性質(zhì)的藏書閣。隨著生產(chǎn)力的不斷提高，人類需求不斷發(fā)展擴(kuò)大，對(duì)圖書、檔案也產(chǎn)生出了多種不同需求。因此，原始的一體化結(jié)構(gòu)開始分化：圖書在檔案的基礎(chǔ)上發(fā)展并超越了檔案的界限、范圍和內(nèi)容，成為可以廣泛傳播文獻(xiàn)?？梢姡瑘D書、檔案同出一源，二者相互滲透、相互交叉，又在一定條件下可以相互轉(zhuǎn)化。

（二）相同的管理方式

圖書、檔案管理工作雖然各自擁有自己的工作體系，但它們都是由工作子系統(tǒng)、業(yè)務(wù)建設(shè)和業(yè)務(wù)指導(dǎo)子系統(tǒng)、檢索利用子系統(tǒng)以及教育和研究等子系統(tǒng)構(gòu)成的。二者在每個(gè)子系統(tǒng)的諸多要素和工作流程上非常相似，都要經(jīng)過(guò)收集、加工和整理有關(guān)的文獻(xiàn)，進(jìn)行開發(fā)傳遞，向社會(huì)提供信息服務(wù)。在信息的輸入、加工、存儲(chǔ)、輸出方面，都要經(jīng)過(guò)分類、存貯、統(tǒng)計(jì)、保管、檢索、編輯和利用等，他們的管理方法具有同一性。這種同一性便于對(duì)圖書、檔案部門進(jìn)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、管理、監(jiān)督和指導(dǎo)。endprint

（三）網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的發(fā)展

網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的發(fā)展為圖書、檔案一體化提供了技術(shù)支撐，推進(jìn)了一體化管理的進(jìn)程。如清華同方開發(fā)的RFID圖書檔案管理系統(tǒng)。該系統(tǒng)分為五部分：①數(shù)據(jù)中心，它由中心數(shù)據(jù)服務(wù)器和管理終端組成，負(fù)責(zé)對(duì)圖書檔案管理信息集中進(jìn)行儲(chǔ)存和處理；②內(nèi)務(wù)管理系統(tǒng)，它由管理終端和標(biāo)簽發(fā)行、打印終端組成，負(fù)責(zé)圖書檔案信息RFID標(biāo)簽的統(tǒng)一制作以及對(duì)新建圖書檔案裝入RFID標(biāo)簽等工作；③流通管理系統(tǒng)，負(fù)責(zé)在用戶歸還時(shí)根據(jù)管理員在出借時(shí)在標(biāo)簽內(nèi)寫入的相關(guān)信息檢驗(yàn)圖書檔案，并驗(yàn)證RFID標(biāo)簽內(nèi)信息的；④查詢系統(tǒng)，使用管理終端和手持機(jī)可以方便地查詢每一件圖書檔案位置；⑤管理系統(tǒng)，對(duì)系統(tǒng)功能和權(quán)限設(shè)置、賬號(hào)管理等，以自動(dòng)化、信息化技術(shù)為依托，使得該系統(tǒng)可大大提高管理效率，信息技術(shù)保障了一體化的進(jìn)程。

（四）專業(yè)教育的培養(yǎng)

圖書、檔案專業(yè)教育為一體化提供人力資源。美國(guó)著名社會(huì)學(xué)家加納德先生曾經(jīng)說(shuō)過(guò)：“物的現(xiàn)代化是表層的，人的現(xiàn)代化才是深層的?，F(xiàn)代化要先化人，后化物?！眻D書、檔案一體化管理離不開人的因素，人才的培養(yǎng)必須以教育為依托。近年來(lái)，教育事業(yè)蓬勃發(fā)展，圖書、檔案專業(yè)教育已形成?？粕⒈究粕?、研究生和博士生四個(gè)不同層次的教育體系，每年向社會(huì)輸送數(shù)以萬(wàn)計(jì)的畢業(yè)生，為圖書、檔案一體化提供豐富的人力資源。根據(jù)教育部下發(fā)的《教育部關(guān)于進(jìn)一步深化本科教學(xué)改革全面提高教學(xué)質(zhì)量的若干意見》文件精神，各高校以“寬口徑、厚基礎(chǔ)”為依據(jù)，在鞏固專業(yè)核心課程的前提下，也加大了對(duì)綜合課程、交叉學(xué)科課程的設(shè)置，學(xué)生的綜合專業(yè)水平得到了極大的提高，為實(shí)現(xiàn)圖書、檔案一體化提供了人力保障。

（五）國(guó)家政策法規(guī)的保障

國(guó)家應(yīng)履行宏觀管理的職能，實(shí)行信息化建設(shè)的“統(tǒng)籌規(guī)劃、國(guó)家主導(dǎo)、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、聯(lián)合建設(shè)、互通互聯(lián)、資源共享”的一體化管理模式。法律政策頒布專門的法律政策，合理解決圖書、檔案的有限閱讀問(wèn)題。合理解決圖書著作權(quán)、知識(shí)產(chǎn)權(quán)、隱私權(quán)以及檔案的有限閱讀等問(wèn)題，對(duì)于發(fā)揮圖書、檔案整體功能具有積極意義。早在1987年10月，由原國(guó)家科委牽頭，成立了部際圖書情報(bào)工作協(xié)調(diào)會(huì)，原國(guó)家科委、文化部、國(guó)家教委、中國(guó)社科院郵電部、國(guó)防科工委、電子工業(yè)部、國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)局、國(guó)家檔案局、國(guó)家專利局等15個(gè)部委參加了該協(xié)會(huì)，它是全國(guó)文獻(xiàn)資源系統(tǒng)的最高協(xié)調(diào)機(jī)構(gòu)。在標(biāo)準(zhǔn)化方面，國(guó)家也為圖書、檔案一體化提供寬松的政治環(huán)境，1985年國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)局就發(fā)布適用于圖書、檔案、情報(bào)各部門的《情報(bào)與文獻(xiàn)工作詞匯基本術(shù)語(yǔ)》，通過(guò)立法手段，加快了一體化的進(jìn)程。

三、構(gòu)建整合檔案、圖書一體化管理模式新思路

中國(guó)人民大學(xué)教授吳寶康1956年指出，檔案界要開展兩個(gè)一體化研究，即文書、檔案工作一體化研究和圖書、檔案一體化管理研究。從20世紀(jì)70年代開始，我國(guó)也逐漸認(rèn)識(shí)到了圖書、檔案信息資源整合的重要性，理論開始轉(zhuǎn)向?qū)嵺`。

（一）加強(qiáng)圖書館、檔案館信息化建設(shè)方面的相互借鑒

隨著我國(guó)目前計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的逐漸普及以及數(shù)字化時(shí)代的到來(lái)，為人們的生產(chǎn)生活帶來(lái)了極大的便利，人類可以通過(guò)電子計(jì)算機(jī)來(lái)對(duì)信息加以處理，如儲(chǔ)存、傳遞以及準(zhǔn)確獲取等方面，均有了很大的進(jìn)步與提高。就目前高校圖書館的發(fā)展來(lái)看，各項(xiàng)工作也開始向著信息化、數(shù)字化的方向發(fā)展，很多用戶能夠非常方便地對(duì)分散的、規(guī)模較大的電子信息資源加以綜合性的利用，形成虛擬的館藏。讀者可以借助于計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)以及各種通信手段對(duì)這些電子信息資源加以利用，多渠道、多載體的形式，向網(wǎng)絡(luò)節(jié)點(diǎn)下的任何文獻(xiàn)銷售或生產(chǎn)部門進(jìn)行預(yù)訂所需文獻(xiàn)信息。檔案館因其管理對(duì)象的特殊性限定了某些高新技術(shù)的運(yùn)用，如檔案內(nèi)容的機(jī)密性、技術(shù)的專利性等因素還無(wú)法克服網(wǎng)絡(luò)技術(shù)可能導(dǎo)致的后患，但現(xiàn)代技術(shù)在檔案管理的應(yīng)用空間仍不容忽視。面對(duì)圖書館的飛速發(fā)展勢(shì)頭，檔案界也開始意識(shí)到信息化管理的重要性，開始了對(duì)檔案信息化的研究。

（二）加強(qiáng)信息化軟件的開發(fā)和研究，構(gòu)建一體化模式

在高校圖書、檔案資源共享的一個(gè)重要途徑就是要加強(qiáng)計(jì)算機(jī)軟件的開發(fā)和研究，并將這個(gè)軟件應(yīng)用于高校圖書、檔案資源共享過(guò)程之中，同時(shí)這也是加快檔案、圖書管理信息化建設(shè)的一個(gè)非常重要的條件和必經(jīng)之路。

關(guān)于如何構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下圖書、檔案一體化建設(shè)的模式，很多專家學(xué)者都有深入的研究，仁者見仁，智者見智。筆者認(rèn)為實(shí)現(xiàn)一體化的模式主要有兩種類型：一是建立一個(gè)完整的圖書、檔案統(tǒng)一管理體系，這種體系既是圖書館，又是檔案館，它既收藏圖書、又收藏檔案；二是從宏觀上實(shí)現(xiàn)圖書、檔案一體化，微觀上仍保持各自體制，只是通過(guò)二者的橫向聯(lián)系與協(xié)作，組成統(tǒng)一的網(wǎng)絡(luò)。

（三）執(zhí)行有效的協(xié)調(diào)、組織、管理模式，保障兩館統(tǒng)一建設(shè)

檔案館和圖書館之間必然存在各自獨(dú)立性和不同的館情，實(shí)現(xiàn)兩館一體化建設(shè)過(guò)程中一定會(huì)遇到許多問(wèn)題與矛盾，如何有效地協(xié)調(diào)、組織至關(guān)重要。一要做好利益協(xié)調(diào)，來(lái)自兩館工作人員在一體化過(guò)程中，存在利益沖突，作為負(fù)責(zé)人應(yīng)該秉公辦事、顧全大局；二要對(duì)兩館原有設(shè)備資源合理處置及有效利用，充分發(fā)揮重組優(yōu)勢(shì)，發(fā)揮物質(zhì)資源的最大效用，不能只顧局部利益而喪失了整體利益；三要實(shí)行有效的管理模式，積極促進(jìn)圖書檔案館走向可持續(xù)發(fā)展之路。

（四）培養(yǎng)高層次的適應(yīng)一體化需要的人才隊(duì)伍

在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，要想順利的進(jìn)行圖書、檔案一體化建設(shè)，必須要有一支這方面的專業(yè)的、高素質(zhì)的技術(shù)型人才隊(duì)伍。這是真正實(shí)現(xiàn)一體化建設(shè)的人力保證。高校在培養(yǎng)圖書、檔案人才時(shí)，在學(xué)科設(shè)置、課程設(shè)置、教學(xué)方式上應(yīng)該積極探索出一條培養(yǎng)這方面人才的路，以滿足社會(huì)的需要。例如圖書館學(xué)系在開設(shè)圖書館學(xué)專業(yè)課程之外，還應(yīng)該以選修或者必修的方式開設(shè)檔案學(xué)的部分課程。例如洛杉磯加利福尼亞大學(xué)，在其圖書館情報(bào)學(xué)系開設(shè)了檔案專業(yè)，這就說(shuō)明圖書、檔案并不是三個(gè)孤立的學(xué)科，而是以大學(xué)科的形式出現(xiàn)，形成了一體化的發(fā)展態(tài)勢(shì)，為網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下圖書、檔案一體化建設(shè)培養(yǎng)了優(yōu)秀人才。

（作者單位：唐山學(xué)院）

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