深化實(shí)踐教學(xué)改革，提高文秘專業(yè)學(xué)生檔案管理工作能力

張宇華　陳新

檔案管理工作能力是文秘專業(yè)學(xué)生應(yīng)具備的一項(xiàng)基本業(yè)務(wù)能力，《檔案管理》是文秘專業(yè)的主干課程之一。當(dāng)前，在高職教育深化實(shí)踐教學(xué)改革提高對學(xué)生的實(shí)踐能力和職業(yè)能力培養(yǎng)的形勢下，《檔案管理》課程教學(xué)改革相對滯后，在一些院校仍然不同程度地存在理論和實(shí)踐脫節(jié)，學(xué)生沒興趣學(xué)教師不愿意教、學(xué)生檔案管理工作能力不適應(yīng)工作需要的狀況。本文擬結(jié)合教學(xué)改革實(shí)踐探索提高學(xué)生檔案管理工作能力的途徑和方法，以期對檔案管理教學(xué)改革起到拋磚引玉的作用。

一、高職文秘專業(yè)檔案管理教學(xué)存在的問題

（一）重知識教授、輕實(shí)際工作能力培養(yǎng)

檔案管理是一門實(shí)踐性很強(qiáng)的應(yīng)用性學(xué)科，它除了需要廣博的理論知識做支撐外， 更需要在實(shí)踐中培養(yǎng)學(xué)生對實(shí)際問題的解決能力及實(shí)際動(dòng)手操作能力。但是，在長期的《檔案管理》教學(xué)中，卻存在著重視理論知識的傳授而輕視實(shí)際工作能力培養(yǎng)訓(xùn)練的現(xiàn)象，往往是“老師在上面講，學(xué)生在下面聽，從理論到理論”，學(xué)生學(xué)習(xí)檔案管理僅限于了解一些基本概念、一般知識，至于如何操作，對一個(gè)單位的檔案怎樣進(jìn)行科學(xué)管理則茫然不知所措。重知識輕技能的做法完全背離了高職教育培養(yǎng)高端技能型人才的要求。

（二）教學(xué)內(nèi)容枯燥、教學(xué)方法僵化

檔案管理本身是一門科學(xué)，有邏輯性很強(qiáng)的知識體系和技能體系，有些老師在檔案管理教學(xué)中照本宣科，對文書整理歸檔的意義、范圍、原則、方法、步驟以及檔案整理、保管、檢索等工作稍加解釋或不加解釋一股腦灌輸給學(xué)生，教學(xué)內(nèi)容抽象、枯燥。不少檔案管理老師在授課時(shí)仍以講授法為主，條分縷析進(jìn)行知識條文教授，教師講得頭頭是道，學(xué)生聽得興味索然，上課有的睡覺有的聊天。有的老師有時(shí)也采用案例教學(xué)或討論教學(xué)法，但或因案例陳舊或因討論內(nèi)容乏味學(xué)生參與的積極性不高。導(dǎo)致師生關(guān)系冷漠疏遠(yuǎn)，教師指責(zé)學(xué)生不認(rèn)真學(xué)，學(xué)生埋怨教師講課水平不高。因此，在一些學(xué)校很多老師不愿意教授檔案管理課程，認(rèn)為該課程太枯燥乏味，費(fèi)力不討好。檔案管理課程教學(xué)在不少高校遭受冷遇。

（三）實(shí)訓(xùn)環(huán)節(jié)薄弱、實(shí)踐教學(xué)體系不完備

與文秘專業(yè)其他專業(yè)主干課程（如《秘書實(shí)務(wù)》、《秘書寫作》等）比較而言，檔案管理課程在實(shí)踐教學(xué)方面還存在很大的差距，主要體現(xiàn)在：在實(shí)踐教學(xué)上缺乏系統(tǒng)的有梯度的實(shí)踐環(huán)節(jié)安排；很多學(xué)校檔案實(shí)訓(xùn)室或?qū)嵺`基地建設(shè)沒有跟上，缺乏實(shí)踐場所和實(shí)踐環(huán)境；也有的實(shí)習(xí)指導(dǎo)教師在指導(dǎo)學(xué)生實(shí)習(xí)時(shí)指導(dǎo)不到位?？傊?，目前的檔案管理實(shí)踐教學(xué)遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能適應(yīng)社會對秘書人才和檔案管理工作的要求。

二、原因分析

存在上述問題的原因，主要有以下幾個(gè)方面：

一是學(xué)生對檔案管理工作的重要性認(rèn)識不夠。學(xué)生沒有深刻認(rèn)識到檔案管理工作在秘書崗位群工作重要性，導(dǎo)致其缺乏學(xué)習(xí)的自覺性，僅憑興趣和個(gè)人主觀意愿出發(fā)學(xué)習(xí)，缺乏自控力。

二是教師自身實(shí)際檔案管理工作能力不足，實(shí)踐教學(xué)能力欠缺。不少學(xué)校教授檔案管理課程的老師自身缺乏檔案館（室）工作的經(jīng)歷和背景，缺乏檔案管理實(shí)際工作經(jīng)驗(yàn)，這必然會制約其實(shí)踐教學(xué)能力。

三是檔案管理課程實(shí)踐教學(xué)改革力度、深度不夠。在教學(xué)內(nèi)容上沒有做到理論與實(shí)踐的統(tǒng)一，沒有突出對秘書職業(yè)能力的培養(yǎng)；在教學(xué)方法上沒有突出學(xué)生主體、實(shí)踐操作，課內(nèi)教學(xué)與課外實(shí)習(xí)、實(shí)訓(xùn)結(jié)合不夠；缺乏實(shí)踐教學(xué)體系的構(gòu)建和相關(guān)實(shí)踐教學(xué)條件、環(huán)境。

三、深化實(shí)踐教學(xué)改革，提高學(xué)生檔案管理工作能力的途徑和方法

（一）通過市場需求調(diào)研明確檔案管理工作的重要性，提高學(xué)生對檔案管理學(xué)習(xí)的積極性

事實(shí)勝于雄辯，調(diào)查最有說服力。為了解決學(xué)生對檔案管理工作的認(rèn)識，我們組織文秘專業(yè)師生在2013年進(jìn)行專業(yè)調(diào)研時(shí)特別加入了關(guān)于檔案管理工作內(nèi)容和應(yīng)具備的知識能力的調(diào)研內(nèi)容。文秘師生分組，采用問卷、訪談、網(wǎng)絡(luò)調(diào)查和電話調(diào)查相結(jié)合的方式深入河北省、石家莊市大中專畢業(yè)生人才交流會進(jìn)行調(diào)查，并對文秘專業(yè)畢業(yè)生特別是近三屆畢業(yè)生展開就業(yè)情況調(diào)查。調(diào)查顯示，高職文秘專業(yè)的學(xué)生就業(yè)單位主要是民營企業(yè)。民企需要的文秘人員實(shí)際上是“綜合文秘”，因單位規(guī)模相對較小，文秘分工不是太細(xì)，文秘人員往往身兼多職，集文秘工作、檔案管理、人事等多種工作于一身，可以看出社會對文秘人員的綜合能力要求比較高。另外，調(diào)查還顯示，85%的單位都要求文秘類畢業(yè)生要有實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，僅有15%的單位對此沒有硬性要求。對于檔案管理來說，不僅要學(xué)習(xí)扎實(shí)的檔案工作知識，還必須具備過硬的檔案管理實(shí)踐操作能力。通過調(diào)查，學(xué)生明確了檔案管理在文秘工作中的重要地位，增強(qiáng)了其學(xué)習(xí)檔案管理進(jìn)行實(shí)踐鍛煉的主動(dòng)性和自覺性。

（二）加強(qiáng)師資隊(duì)伍建設(shè)，提高教師檔案管理實(shí)踐教學(xué)能力

1.教師要深入檔案館（室）實(shí)習(xí)

教師實(shí)踐能力的高低直接影響著實(shí)踐教學(xué)的效果。不少文秘專業(yè)教授檔案管理的教師，大學(xué)畢業(yè)直接從事教學(xué)工作，自身缺乏實(shí)際檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)，講起課來難免照本宣科。要解決教師實(shí)踐教學(xué)能力，必須到檔案館（室）實(shí)習(xí)，可以脫產(chǎn)在檔案館（室）工作一段時(shí)間，最好半年以上；沒有條件脫產(chǎn)的教師可以利用假期去檔案館（室）實(shí)習(xí)或在課余時(shí)間去檔案館（室）兼職實(shí)習(xí)。只有在檔案管理實(shí)踐中才能提高教師自身的檔案管理工作能力和實(shí)踐教學(xué)能力。

2.聘請有經(jīng)驗(yàn)的檔案管理工作人員做兼職教師

要聘請那些檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)豐富的檔案管理員或檔案管理行家做兼職教師，一方面可以彌補(bǔ)專任教師實(shí)際工作經(jīng)驗(yàn)的不足，另一方面也便于和這些檔案館（室）建立良好的合作關(guān)系。可以請他們?yōu)閷W(xué)生開設(shè)講座，指導(dǎo)學(xué)生在檔案館（室）實(shí)習(xí)，條件允許的話還可以安排一定的課時(shí)。專兼職教師通過加強(qiáng)溝通交流，互相學(xué)習(xí)，可以有效地提高教師隊(duì)伍的整體水平，提高人才培養(yǎng)質(zhì)量。

（三）構(gòu)建完善的實(shí)踐教學(xué)體系，提高學(xué)生檔案管理工作能力

構(gòu)建完善的實(shí)踐教學(xué)體系，是提高學(xué)生實(shí)踐能力的保障。檔案管理的學(xué)習(xí)貫穿學(xué)生整個(gè)大學(xué)學(xué)習(xí)期間，而不是僅僅在檔案管理課堂上進(jìn)行。具體包括以下環(huán)節(jié)：endprint

1.檔案管理工作崗位和工作內(nèi)容認(rèn)知

（1）初步認(rèn)知。新生入學(xué)，我們要進(jìn)行專業(yè)介紹和職業(yè)崗位認(rèn)知，系統(tǒng)為學(xué)生系統(tǒng)介紹文秘專業(yè)人才培養(yǎng)方案和三年教學(xué)計(jì)劃，帶領(lǐng)參觀辦公室和檔案室等文秘及相關(guān)崗位工作場所，使學(xué)生初步感性認(rèn)知秘書崗位內(nèi)容，使學(xué)生明確檔案管理工作是文秘工作一項(xiàng)重要內(nèi)容。

（2）接觸感知。教師引導(dǎo)文秘專業(yè)學(xué)生平時(shí)注意搜集班級、社團(tuán)活動(dòng)的文書和檔案材料并進(jìn)行分類整理，讓學(xué)生潛移默化中接觸檔案管理知識和技能。

（3）深入認(rèn)知。在第四學(xué)期（即學(xué)生大二的第二學(xué)期）開設(shè)檔案管理課程，帶領(lǐng)學(xué)生先去檔案室實(shí)際參觀學(xué)習(xí)，深入詳細(xì)了解檔案管理知識和技能，為系統(tǒng)學(xué)習(xí)檔案管理知識技能奠定基礎(chǔ)。

2.檔案管理專項(xiàng)技能訓(xùn)練

教學(xué)中將檔案管理工作中真實(shí)的工作任務(wù)、項(xiàng)目引進(jìn)課堂，分模塊進(jìn)行檔案專門知識和技能的訓(xùn)練，按檔案管理崗位要求和工作標(biāo)準(zhǔn)組織教學(xué)。按照檔案管理的工作過程和工作內(nèi)容，教學(xué)中分成六大模塊，進(jìn)行單項(xiàng)技能訓(xùn)練：模塊一、檔案的收集與鑒定；模塊二、檔案的整理；模塊三、檔案的保管；模塊四、檔案的檢索；模塊五、檔案的利用；模塊六、電子檔案管理。

3.綜合技能實(shí)戰(zhàn)訓(xùn)練

利用每年上半年整理移交上一年度的檔案的工作機(jī)會，組織文秘專業(yè)參與到文書檔案的整理歸檔工作中來。我院檔案管理規(guī)范，標(biāo)準(zhǔn)高要求嚴(yán)，我們將文秘專業(yè)學(xué)生分組，分配到學(xué)院主要部門如辦公室、檔案室、組宣部、教務(wù)處、科研處等，協(xié)助他們整理檔案，編寫大事記。由于各部門在這個(gè)階段檔案整理的時(shí)間緊、任務(wù)重，學(xué)生在綜合實(shí)訓(xùn)過程也比較辛苦，經(jīng)常需要加班加點(diǎn)，但經(jīng)過實(shí)際的鍛煉，學(xué)生檔案管理工作能力明顯得到提高。

4.頂崗實(shí)習(xí)

安排文秘專業(yè)三年級學(xué)生在實(shí)習(xí)基地進(jìn)行頂崗實(shí)習(xí)。實(shí)習(xí)基地包括石家莊市文化廣電新聞出版局、石家莊市衛(wèi)生局、石家莊國家動(dòng)漫產(chǎn)業(yè)發(fā)展基地創(chuàng)業(yè)孵化園等單位。其中檔案管理作為一項(xiàng)重要的專業(yè)實(shí)習(xí)內(nèi)容，讓學(xué)生作為員工在實(shí)際工作崗位上進(jìn)行文書與檔案管理工作等工作內(nèi)容的實(shí)習(xí)實(shí)踐，進(jìn)一步提高檔案管理實(shí)際操作技能。

經(jīng)過比較系統(tǒng)的有步驟的檔案管理實(shí)踐教學(xué)，切實(shí)提高了學(xué)生的檔案管理工作能力。檔案管理實(shí)踐教學(xué)還處在探索階段，還需要進(jìn)一步完善，相信只要我們在教學(xué)中堅(jiān)持以就業(yè)為導(dǎo)向，把握培養(yǎng)學(xué)生實(shí)踐能力和綜合能力素質(zhì)這個(gè)主線，堅(jiān)持不懈，勇于創(chuàng)新，善于實(shí)踐，就能不斷把檔案管理實(shí)踐教學(xué)改革推向深入，培養(yǎng)出更多“社會需要、行業(yè)認(rèn)可、企業(yè)能用”的高素質(zhì)、高技能文書檔案管理人才。

（作者單位：石家莊信息工程職業(yè)學(xué)院）

主要參考文獻(xiàn)：

1.吳青霞.高校文秘專業(yè)《檔案管理學(xué)》教學(xué)改革途徑.湖南科技學(xué)院學(xué)報(bào).2009年10月.第30卷第10期

2.王 琦.談《檔案管理學(xué)》課程中的實(shí)踐性教學(xué)環(huán)節(jié).揚(yáng)州職業(yè)大學(xué)學(xué)報(bào)。2007年3月.第11卷第1期

3. 王婉萍.高等教育職業(yè)化教學(xué)改革的思考與實(shí)踐.太原大學(xué)教育學(xué)院學(xué)報(bào). 2007年6月.第25卷第2期endprint