淺談首秦公司檔案利用管理工作

金品楠

摘 要：本文結(jié)合首秦公司檔案利用管理工作中出現(xiàn)的問題，提出改善措施及注意問題。

關(guān)鍵次：檔案管理 檔案利用

檔案利用，是檔案利用者通過檔案利用檢索系統(tǒng)查找、利用檔案信息，滿足其利用需求的行為過程，也是檔案信息資源潛在的利用價值得以實現(xiàn)的過程。檔案利用工作是檔案工作中的核心工作，是檔案宣傳工作的一種手段，是體現(xiàn)檔案價值的直接渠道，所以做好檔案利用工作為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營、設(shè)備維護做好服務，是檔案工作者崇高的使命和義不容辭的責任。

首秦公司是一家鋼鐵合資企業(yè)，從2003年5月工程建設(shè)，2006年10月實現(xiàn)鐵鋼坯材全流程生產(chǎn)貫通。在企業(yè)生產(chǎn)建設(shè)經(jīng)營過程中，我們收集、整理了7萬余卷科技、文書、財務、實物等檔案。怎樣開發(fā)利用庫存檔案為公司經(jīng)營生產(chǎn)決策提供依據(jù)，發(fā)揮檔案最大價值是我們現(xiàn)如今應該思考的頭號問題。

一、存在問題

（一）檔案利用模式單一，不能多渠道、便捷、主動提供服務。

目前首秦公司檔案利用的方式主要：一是利用者來到檔案室查閱、借閱、復印紙質(zhì)檔案；二是以電話的形式查詢相關(guān)信息；三是利用檔案數(shù)字化網(wǎng)上查詢。從以上的利用方式上看，我認為基本上是檔案人員被動的提供服務，主動服務意識不夠，不能變換思維，只是墨守成規(guī)保存、利用檔案。我們編制的近百卷檔案三級目錄也很少有人查看，檔案人員和利用者之間的關(guān)系存在著懈怠的而沒有工作激情的狀態(tài)。

（二）沒有對檔案利用者進行調(diào)查和充分了解。

在日常檔案利用過程中，檔案人員沒有留意專業(yè)人員利用檔案的問題點、時間點在哪？如：從公司相關(guān)信息上了解到2#高爐鼓風機在具體時間內(nèi)進行除濕技術(shù)改造，檔案人員沒有提前準備好要改造項目的檔案信息，對利用者專業(yè)不夠了解未進行跟蹤，在提供利用時檢索檔案耗時長。

（三）檔案人員專業(yè)知識有待提高差。

新形勢下的檔案工作對檔案人員要求很高，檔案人員專業(yè)知識不足；在專業(yè)技術(shù)人員利用檔案中，檔案管理人員只能按照檔案管理規(guī)范機械的提供檔案，對檔案內(nèi)容、價值，熟知、了解的不夠，使之不能給利用者起到參謀和助手的作用。

二、對策

（一）齊全、準確做好檔案收集工作。

檔案收集工作就是按照規(guī)定，通過例行的接收制度和專門的征集方法，把分散在各機關(guān)、部門、個人手中的檔案，集中到企業(yè)檔案室進行科學管理的一項業(yè)務環(huán)節(jié)。檔案部門每年一季度在全公司范圍內(nèi)收集檔案，做好檔案收集工作是利用好檔案的前提。目前檔案人員按照專業(yè)分工及崗位特點到崗位進行收集，同時注重檔案的準確性、完整性，如：不能只收集部件圖而忘記總圖。只有保證檔案的齊全完整才能更有效做好檔案利用工作。

（二）開展多種檔案利用模式，為公司生產(chǎn)建設(shè)服務。

針對檔案利用工作中出現(xiàn)的問題：一是與員工溝通，深入基層，了解專業(yè)技術(shù)人員所思、所想、所需，根據(jù)利用者提出的問題和檔案信息需求，重新梳理檔案查借閱流程，使查借閱工作更加暢通便捷。二是從利用者日常利用檔案的記錄中了解，哪些設(shè)備、項目是經(jīng)常利用的檔案，對使用頻率高的檔案，做好信息編輯，以便減少利用者的查閱時間，提高工作效率。三是充分利用檔案人員按照國家檔案規(guī)范所編輯的檔案目錄，指導、協(xié)助利用檔案資源，提高查閱的準確率。四是利用檔案室硬件設(shè)備資源掃描儀和復印機，根據(jù)實際情況和實際需求，制定了檔案復印、掃描流程，為利用者進行復印圖紙、文件、證件等。五是利用檔案數(shù)字化系統(tǒng)，檔案部門制定了檔案數(shù)字化工作方案及計劃，完成庫藏檔案的掃描、格式編輯、檔案三級目錄錄入工作，全面實現(xiàn)網(wǎng)上利用，在檔案軟件上設(shè)定網(wǎng)上查閱權(quán)限，并到崗位上為每名員工安裝檔案軟件系統(tǒng)插件；制定網(wǎng)上查借閱流程、檔案查詢系統(tǒng)使用說明，將其放在OA辦公系統(tǒng)首頁進行宣傳，深入基層推廣檔案數(shù)字化利用工作，讓每名員工學會使用檔案查詢系統(tǒng)，了解數(shù)字化工作的深遠意義。

（三）分析和調(diào)查檔案利用者，按需提供服務。

檔案利用工作是企業(yè)檔案工作的中心環(huán)節(jié)，也是實現(xiàn)檔案價值的體現(xiàn)。分析和了解利用者是做好檔案利用工作的主要途徑。

首先，根據(jù)歷年來檔案查閱和借閱臺帳對利用者進行分析統(tǒng)計，了解利用者利用檔案的目的是學習、參考還是設(shè)計依據(jù)等。除此之外，哪些檔案利用者經(jīng)常查閱，哪些檔案利用率低，對這些數(shù)據(jù)做好記錄。如：新職工查閱檔案是為了學習和了解所管區(qū)域設(shè)備，我們將它記錄下來，其它新職工同樣要查閱這個區(qū)域的設(shè)備時我們就能準確快速找出其所需檔案；高爐煤氣柜要進行改造時，就會有不同部門技術(shù)人員查閱同樣檔案，將其記錄下來以備下一批人員利用等等。需要檔案人員用心留意查借閱過程中的每個細節(jié)，掌握相關(guān)信息就能做好檔案利用工作。

其次，檔案部門堅持每半月深入基層宣傳和指導基層檔案工作，并對檔案利用效果進行跟蹤，只有對其充分了解才能知道怎樣改進檔案利用工作。同時虛心接受利用者提出的問題及給予答復，讓利用者感到檔案部門的服務態(tài)度，從而支持檔案各項工作。

最后，準確掌握公司各項活動，參加生產(chǎn)早調(diào)會、工程例會、工程驗收會、設(shè)備開箱、中修會議等收集各種信息，不定期的與專業(yè)技術(shù)人員溝通知曉活動相關(guān)信息，提前將可能用到的檔案進行檢索以備查閱。

（四）檔案人員積極學習專業(yè)知識，提升自身綜合素質(zhì)。

作為一名合格檔案人員要熱愛本崗位工作，只有這樣才能扎實做好檔案每項工作。在信息技術(shù)飛速發(fā)展的今天，檔案人員深感專業(yè)知識不足，常年堅持工作之余到圖書館專業(yè)知識，積極參加省、市檔案局組織的專業(yè)培訓，堅持將理論與實踐相結(jié)合的真理，并把學的知識運用到檔案工作中，向檔案工作做的好的單位學習，從檔案利用工作實際出發(fā)找出需要改善的薄弱環(huán)節(jié)，不斷完善這項工作并得到利用者的認可，為公司生產(chǎn)建設(shè)服務。檔案人員不能僅僅局限在熟知本身崗位的專業(yè)知識，還要掌握簡單的各個專業(yè)知識，如：掌握公司基本概況及生產(chǎn)工藝流程；掌握公司各生產(chǎn)車間位置及主要設(shè)備；掌握產(chǎn)品種類型號及專利項目；掌握基本看圖、畫圖知識等，做一個具備檔案管理水平和掌握專業(yè)技術(shù)知識的企業(yè)管理人員。endprint

（五）開展檔案編研工作

檔案編研是檔案部門根據(jù)館（室）藏檔案和社會需求，在研究檔案內(nèi)容的基礎(chǔ)上，編寫參考資料、匯編檔案文件、參與編史修志、撰寫論文專著。檔案編研是檔案利用的便捷渠道，為了更好的為領(lǐng)導決策提供參考，檔案人員利用豐富的檔案信息資源，認真選題，開展了多項檔案編研工作，例如繼續(xù)完善、做好利用檔案編寫的的大事記、年鑒，總結(jié)、特種設(shè)備記錄、安全環(huán)保工作、高爐紀實、產(chǎn)品文集、公司建設(shè)里程的圖文集等，為員工及來公司洽談業(yè)務和參觀的客戶提供了了解首秦發(fā)展歷程的重要資料，展示首秦公司拼搏發(fā)展、不斷超越進步的發(fā)展歷程。

（六）檔案開發(fā)利用成果申報工作。

高度重視河北省檔案部門開展的檔案開發(fā)利用成果申報工作。檔案部門在提供檔案利用工作時，注意哪些技術(shù)改造項目適合申報，更好的發(fā)揮其經(jīng)濟效益或社會效益。如：首秦公司新增能源管控中心儀表安裝項目在前期準備階段大量查閱了室藏檔案，在項目竣工后檔案人員和專業(yè)技術(shù)人員填報了檔案開發(fā)利用成果，最終獲得河北省開發(fā)利用檔案成果一等獎。在獲得榮譽的同時，也得到領(lǐng)導的認可提高檔案眾知度，更能激發(fā)專業(yè)技術(shù)人員利用檔案的熱情，有利于企業(yè)的快速發(fā)展。

三、注意問題

（一）在做好檔案利用工作的同時，也要做好保密工作。

檔案在提供利用時要防范失泄密事件的發(fā)生，為此，根據(jù)《保密法》《檔案法》我們制定了首秦公司檔案保密制度。成立了保密小組并定期對檔案人員及網(wǎng)上查詢用戶進行保密知識培訓，必須做到涉密計算機不上網(wǎng)，上網(wǎng)計算機不涉密；規(guī)定檔案人員在利用后檢查案卷是否有損壞、丟頁，如有這種情況根據(jù)制度進行考核及補救；對于網(wǎng)上查詢用戶定期檢查是否一個賬戶只能一人使用及 不定期更換登錄密碼。檔案利用工作和保密工作是一對矛盾體，又是相輔相成的缺一不可，只有保密工作做好了才能最大化實現(xiàn)檔案價值，為公司生產(chǎn)建設(shè)、經(jīng)營決策提供檔案依據(jù)。

（二）檔案利用工作中知識產(chǎn)權(quán)的保護。

知識產(chǎn)權(quán)是指人們就其智力勞動成果所依法享有的專有權(quán)利，通常是國家賦予創(chuàng)造者對其智力成果在一定時期內(nèi)享有的專有權(quán)或獨占權(quán)。首秦公司涉及到的知識產(chǎn)權(quán)主要是工業(yè)專權(quán)類，如生產(chǎn)工藝專利、發(fā)明新產(chǎn)品專利等紙質(zhì)載體形式，對這部分專利檔案沒有掃描成電子版，在提供利用方式主要是查閱及復印，利用過后檢查有無問題及要求將復印返回?？傊?，不能盲目的追求利用率而忘記對知識產(chǎn)權(quán)的保護，檔案部門要在利用過程中起到監(jiān)督作用，防范他人侵犯知識產(chǎn)權(quán)，維護公司利益看中才能讓企業(yè)在激烈的競爭處于不敗之地。

（作者單位：秦皇島首秦金屬材料有限公司）endprint