試論機(jī)關(guān)文件的歸檔工作

希吉爾

一、歸檔的含義與意義

在正常情況下，機(jī)關(guān)檔案的收集工作是通過執(zhí)行一定的歸檔制度來完成的。歸檔是指各機(jī)關(guān)的文書處理部門或業(yè)務(wù)部門及文書工作者，將工作、生產(chǎn)活動(dòng)中形成并辦理完畢的文件，整理立卷，定期移交給本機(jī)關(guān)檔案室集中保存的活動(dòng)過程。簡(jiǎn)單的說，歸檔就是按照我國(guó)規(guī)定把檔案交給機(jī)關(guān)檔案部門集中保存的過程。歸檔是文件向檔案的轉(zhuǎn)化標(biāo)志，是文書處理的終點(diǎn)，檔案管理的起點(diǎn)。在我國(guó)，“歸檔”已成為黨和國(guó)家明文規(guī)定的一項(xiàng)制度，即歸檔制度。

機(jī)關(guān)文件的歸檔，是機(jī)關(guān)文書或文件工作的最后一環(huán)，也是人們將辦理完畢的文件作為檔案保存起來的第一個(gè)重要關(guān)口。因此，為了保證歸檔文件的齊全、完整，必須建立本機(jī)關(guān)或單位的歸檔制度。

歸檔制度是個(gè)機(jī)關(guān)，單位的文件處理部門或業(yè)務(wù)部門做好文件歸檔工作，及時(shí)科學(xué)地移交檔案的重要依據(jù)，同時(shí)也是機(jī)關(guān)檔案室（部門）取得檔案、監(jiān)督、指導(dǎo)、檢查本機(jī)關(guān)，單位文件歸檔工作的必要手段。

二、歸檔范圍

根據(jù)國(guó)家檔案局2006年2月18日頒發(fā)的第8號(hào)令《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》的規(guī)定，凡屬歸檔范圍的文件材料，必須按有關(guān)規(guī)定向本單位負(fù)責(zé)檔案工作的部門移交，實(shí)行集中統(tǒng)一管理，任何個(gè)人不得據(jù)為己有或拒絕歸檔。下面說說機(jī)關(guān)文書材料的歸檔范圍。

（一）機(jī)關(guān)文件材料歸檔與不歸檔范圍

1、機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍

一般來說，本機(jī)關(guān)形成的文件材料是歸檔的主題和核心。本機(jī)關(guān)制發(fā)的文件，即發(fā)文，也是歸檔的收集重點(diǎn)。依據(jù)國(guó)家檔案局2006年第8號(hào)令規(guī)定，機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍如下：

（1）反應(yīng)本機(jī)關(guān)主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)本機(jī)關(guān)工作，國(guó)家建設(shè)和歷史研究具有有利用價(jià)值的文件材料；

（2）機(jī)關(guān)工作活動(dòng)中形成的在維護(hù)國(guó)家、集體和公民權(quán)益等方面具有憑證價(jià)值的文件材料；

（3）本機(jī)關(guān)需要貫徹執(zhí)行的上級(jí)機(jī)關(guān)，同級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料，下級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送的重要文件材料；

（4）其他對(duì)機(jī)關(guān)工作具有查考價(jià)值的文件材料；

以上歸檔范圍的文件材料，主要由以下幾方面的來源和內(nèi)容。

①本機(jī)關(guān)形成的文件材料，包括：本級(jí)召開的黨的代表大會(huì)、人民代表大會(huì)、政治協(xié)商會(huì)議、工會(huì)、共青團(tuán)、婦聯(lián)代表大會(huì)的文件材料；本級(jí)黨委、人大、政協(xié)、共青團(tuán)、工會(huì)、婦聯(lián)等黨政機(jī)關(guān)的常委會(huì)、執(zhí)委會(huì)、主席團(tuán)會(huì)議、全體委員會(huì)會(huì)議、政府常務(wù)會(huì)、辦公會(huì)議的文件材料；本機(jī)關(guān)黨組（黨委、黨支部）會(huì)議和行政辦公會(huì)議的紀(jì)要、記錄；本機(jī)關(guān)召開工作會(huì)議、專題會(huì)議的文件材料；本機(jī)關(guān)制發(fā)的各種業(yè)務(wù)文件、請(qǐng)示、批復(fù)、工作計(jì)劃、總結(jié)等文件材料；本機(jī)關(guān)聯(lián)合主辦、協(xié)辦召開會(huì)議的文件材料；本機(jī)關(guān)承辦國(guó)際性會(huì)議、大型展覽會(huì)、博覽會(huì)的文件材料；本機(jī)關(guān)編寫的大事記、組織沿革、簡(jiǎn)報(bào)、情況反映、規(guī)章制度；本機(jī)關(guān)機(jī)構(gòu)編制、干部人事、黨、團(tuán)、紀(jì)檢、工會(huì)、保衛(wèi)、信訪工作形成的文件材料；本機(jī)關(guān)事務(wù)管理工作形成的文件材料等。

②上級(jí)機(jī)關(guān)執(zhí)法的文件材料，包括：上級(jí)機(jī)關(guān)制發(fā)的屬于本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)的文件材料；上級(jí)機(jī)關(guān)制發(fā)的屬于非本機(jī)關(guān)主要業(yè)務(wù)但需貫徹執(zhí)行的文件材料；上級(jí)機(jī)關(guān)制發(fā)的關(guān)于本機(jī)關(guān)機(jī)構(gòu)設(shè)置、領(lǐng)導(dǎo)人任免、人員編制等文件材料。

③同級(jí)機(jī)關(guān)制發(fā)的非本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)但需貫徹執(zhí)行的文件材料。

④下級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送的報(bào)告、計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)材料

2、機(jī)關(guān)文件材料不歸檔的范圍

依據(jù)國(guó)家檔案局2006年第8號(hào)令規(guī)定，機(jī)關(guān)文件材料不歸檔的材料主要有；

（1）上級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料中，普發(fā)性不需本機(jī)關(guān)辦理的文件材料、任免、獎(jiǎng)懲非本機(jī)關(guān)工作人員的文件材料，供工作參考的抄件等。

（2）本機(jī)關(guān)的文件材料中的重份文件、無查考利用價(jià)值的事務(wù)性、臨時(shí)性文件，一般性文件的歷次修改稿，各次校對(duì)稿，無特殊保存價(jià)值的信封，不需要辦理一般性人民來信，電話記錄，機(jī)關(guān)內(nèi)部互相抄送的文件材料，本機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人兼任外單位職務(wù)形成的與本機(jī)關(guān)無關(guān)的文件材料及有關(guān)工作參考的文件材料；

（3）同級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料中，不需要貫徹執(zhí)行的文件材料，不需要辦理的抄送文件材料。

（4）下級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料中，供參閱的簡(jiǎn)報(bào)，情況反映，抄報(bào)或越級(jí)抄報(bào)的文件材料。

三、歸檔方式

（一）嚴(yán)格登記

可以采用計(jì)算機(jī)登記，也可以采用收發(fā)文登記薄登記。登記的內(nèi)容包括來文的文件題名、責(zé)任者、密級(jí)、收文編號(hào)、收文時(shí)間等。

（二）平時(shí)歸類

文書人員在公文辦理完畢后，及時(shí)把文件歸入有關(guān)類目，就是文件的平時(shí)歸類工作。做好平時(shí)歸類工作，有利于提高文件收集的齊全完整；有利于提高檔案的整理質(zhì)量；有利于公文的查找利用和安全保密；有利于提高文書管理水平和機(jī)關(guān)工作效率。

需做好平時(shí)歸類工作，首先需編制好平時(shí)歸類的類目。平時(shí)歸類的類目是在年初公文還沒有形成以前，根據(jù)機(jī)關(guān)工作活動(dòng)和文件形成的規(guī)律，對(duì)一年內(nèi)可能產(chǎn)生的文件按照歸檔需求和方法預(yù)擬分類方案。常用的分類方法有兩種：一是按問題分類，即按文件內(nèi)容所反映的問題分類；二是按組織機(jī)構(gòu)分類，即按機(jī)關(guān)內(nèi)的組織機(jī)構(gòu)分類，有幾個(gè)機(jī)構(gòu)就有幾類；機(jī)構(gòu)的名稱就是類的名稱。

其次，確定了文書的歸類類目之后，文書人員在公文辦理完畢后，要及時(shí)把文件歸入有關(guān)類目。

（三）及時(shí)檢查

及時(shí)對(duì)歸類文件進(jìn)行檢查，包括檢查文件內(nèi)容是否完整，文件歸類是否正確，文件收集是否齊全等。

四、歸檔時(shí)間

根據(jù)規(guī)定，屬于文書檔案的文件材料一般應(yīng)在第二年上半年歸檔。根據(jù)單位的具體情況也可以隨辦隨歸檔，即把辦理完的文件即時(shí)歸檔。但隨辦隨檔可能造成期限不準(zhǔn)確，無法認(rèn)為排序，同一事由文件過于分散，件號(hào)隨機(jī)等問題。對(duì)此可分兩步走；平時(shí)錄入、整理、但暫不定件號(hào)；次年集中統(tǒng)一編制件號(hào)。

五、歸檔需求

概括地說，文書檔案的歸檔要求是：齊全完整、系統(tǒng)科學(xué)、優(yōu)質(zhì)精煉、及時(shí)迅速、手續(xù)完備。具體而言，對(duì)文書檔案進(jìn)行歸檔時(shí)應(yīng)注意以下事項(xiàng)。

（一）歸檔的文件種類，份數(shù)以及每份文件的份數(shù)均應(yīng)齊全完整。有文件發(fā)文稿紙，文件處理單的，應(yīng)與文件正本定稿一并歸檔。已破損的文件應(yīng)于修整，字跡模糊或易褪色的文件應(yīng)于復(fù)制。

（二）遵循文件形成的規(guī)律，保持文件之間有機(jī)聯(lián)系，因分不同價(jià)值，便于保管和利用。

（三）歸檔文件應(yīng)為原件，機(jī)關(guān)聯(lián)合召開會(huì)議、聯(lián)合行文所形成的文件材料原件應(yīng)由主辦機(jī)關(guān)歸檔，其它機(jī)關(guān)以復(fù)制件或副本歸檔。

（四）歸檔文件使用的書寫材料、紙張、裝訂材料等應(yīng)符合檔案保護(hù)要求。例如：字跡材料需符合耐久性的需求；文件尺寸大于A4規(guī)格的，需按A4規(guī)格進(jìn)行折疊或裁減，小于16開規(guī)格的需進(jìn)行托裱；會(huì)生銹的金屬物，歸檔時(shí)都必須去掉，用線或?qū)垙垷o損害的材料裝訂。

（五）認(rèn)真履行歸檔手續(xù)。文書處理部門或業(yè)務(wù)部門移交檔案時(shí)，移交雙方應(yīng)根據(jù)案卷目錄詳細(xì)清點(diǎn)，經(jīng)過認(rèn)真核對(duì)后，如確認(rèn)無誤，雙方即可履行簽字手續(xù)，并將案卷目錄中的一份由檔案部門簽字后，交還移交單位妥善保存。必要時(shí)移交單位須編寫歸檔文件簡(jiǎn)要說明，交接雙方還應(yīng)填寫交接清單或移交清單。

（作者單位：內(nèi)蒙古人口宣傳教育中心）endprint