淺析到期檔案的鑒定

戴敬彬

無論是綜合檔案館還是檔案室都保存著一定數(shù)量達(dá)到保管期限的檔案。這部分檔案早已過了保管期限，如何對他們進(jìn)行鑒定，已經(jīng)成為檔案界普遍關(guān)注的焦點(diǎn)。一些到期檔案未能及時鑒定而長期積壓，使得已失去保存價值的文件材料與檔案共處一室，擠占有限的檔案庫房空間，耗費(fèi)不必要的人力、物力、財力，不符合重要檔案應(yīng)得到重點(diǎn)保護(hù)原則，妨礙檔案信息化建設(shè)，直接影響檔案信息資源的開發(fā)與利用等問題，不利于檔案部門自身的發(fā)展，應(yīng)當(dāng)引起檔案同仁的重視。

檔案鑒定工作被動滯后的原因是多方面的。結(jié)合實際工作，筆者認(rèn)為主要有以下幾方面的原因：

一、對檔案鑒定工作不夠重視

普遍認(rèn)為檔案鑒定是牽一發(fā)而動全身的工作，不僅費(fèi)時費(fèi)力，還冒一定的風(fēng)險。如果檔案鑒定不準(zhǔn)確，或者錯誤地銷毀了有用的檔案，就會給檔案工作造成難以彌補(bǔ)的損失，需要承擔(dān)歷史責(zé)任。在這種思想的支配下，要么不開展檔案鑒定工作，任到期檔案長期積壓；要么在庫房爆滿無法接收檔案入庫情況下，不得已才開展，以清理庫房為主要目的檔案鑒定活動?；谶@種認(rèn)識，檔案鑒定工作的被動、不規(guī)范在所難免。

二、缺少檔案鑒定工作計劃

由于缺乏具體周密的檔案鑒定工作計劃，對檔案鑒定事項及相關(guān)人員沒有明確、具體的要求，造成不能事先安排人力和物力，使檔案鑒定工作陷入斷斷續(xù)續(xù)進(jìn)行或者不得不草草收場的局面。這種不規(guī)范的鑒定活動不僅達(dá)不到預(yù)期的效果，還擾亂了原有的工作秩序，對檔案的統(tǒng)計利用工作影響很大。

三、檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)模糊，操作性不強(qiáng)

檔案鑒定是工作人員按照一定的原則和標(biāo)準(zhǔn)，對檔案進(jìn)行鑒別、判斷和處置的一種主體活動。但鑒定原則和標(biāo)準(zhǔn)中諸如“全面的”、“歷史的”、“重要的”、“一般的”、“效益的”等概念比較籠統(tǒng)、抽象，在實際工作中不易把握，導(dǎo)致工作人員普遍存在畏難情緒，擔(dān)心萬一操作不當(dāng)給檔案工作帶來不可挽回的損失而承擔(dān)歷史責(zé)任，以致不能正常開展檔案鑒定工作。

四、檔案鑒定工作人員能力不足

檔案鑒定工作是一項較為復(fù)雜又存在一定風(fēng)險的工作，要求鑒定人員不僅要有較強(qiáng)的責(zé)任心和嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致的工作作風(fēng)，具有檔案鑒定工作的知識、技能和相關(guān)學(xué)科的知識，熟悉檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)，還要有較好的文化基礎(chǔ)和較強(qiáng)的分析判斷能力，能對鑒定對象的現(xiàn)行效用和潛在價值做出較為準(zhǔn)確的評估。但具備上述條件的檔案鑒定人員較為緊缺，從而成為檔案鑒定工作難以正常開展的原因之一。

對保管期滿檔案的價值重新進(jìn)行甄別和鑒定，確定檔案室留存還是銷毀，其結(jié)果會使一部分檔案的實體消亡。它是關(guān)系到檔案“生死命運(yùn)”的一項責(zé)任重大的工作，要求檔案員必須做好大量的前期準(zhǔn)備工作。結(jié)合以上檔案鑒定工作被動滯后的原因分析，筆者認(rèn)為應(yīng)從以下幾個方面入手，不斷提高檔案鑒定工作。

1、加強(qiáng)學(xué)習(xí)，提高認(rèn)識

檔案鑒定是檔案管理工作的重要組成部份，認(rèn)真做好檔案鑒定工作是《檔案法》和《檔案法實施辦法》賦予檔案工作者的神圣職責(zé)。檔案人員要充分認(rèn)識檔案鑒定工作的重要性，把檔案鑒定工作列入檔案工作發(fā)展規(guī)劃，提到企業(yè)管理的重要議事日程，扎扎實實做好檔案鑒定工作。

檔案鑒定是通過“去粗取精”提高管理效益的一項重要工作。通過對庫藏檔案進(jìn)行鑒定，正確判定檔案價值，剔除已失去保存價值的材料，有利于提高庫藏檔案的質(zhì)量；有利于緩解檔案庫房緊張、設(shè)備短缺、經(jīng)費(fèi)不足等方面的壓力，使人、財、物得到合理安排和有效利用；有利于重要檔案的重點(diǎn)保護(hù)，若意外發(fā)生，重點(diǎn)檔案能得到迅速搶救，最大限度地減少檔案損失。更重要的是，通過檔案鑒定工作，能使檔案管理人員進(jìn)一步熟悉掌握庫藏狀況，發(fā)現(xiàn)檔案收集、整理、保管、統(tǒng)計、編目等工作環(huán)節(jié)中的缺陷和不足，采取相應(yīng)的措施加以補(bǔ)救和完善，能夠更及時、準(zhǔn)確地提取檔案材料服務(wù)用戶，實現(xiàn)檔案鑒定工作帶動其他環(huán)節(jié)工作向前發(fā)展，促進(jìn)檔案管理工作的良性循環(huán)。

2、切實做好檔案鑒定工作計劃

一個合理完整的檔案鑒定工作計劃，不僅要規(guī)定什么時間由什么人用什么方法完成什么內(nèi)容和達(dá)到什么目的，還必須有相應(yīng)的監(jiān)督管理措施，明確由什么人在什么階段履行什么職責(zé)，承擔(dān)何種責(zé)任。只有這樣，檔案鑒定工作才能有組織、有步驟、有落實的穩(wěn)步向前推進(jìn)，最終達(dá)到預(yù)期的目標(biāo)。在實際工作中，必須全面掌握被鑒定對象的基本情況，確定需要共同參與工作的部門及相關(guān)人員，明確鑒定標(biāo)準(zhǔn)和鑒定方法、工作流程及時間安排、具體工作內(nèi)容及責(zé)任人等，從總體到細(xì)節(jié)對檔案鑒定工作進(jìn)行統(tǒng)籌安排，從而形成具體詳實的檔案鑒定工作計劃。一般來說，期滿檔案鑒定工作計劃應(yīng)包含以下基本內(nèi)容：待鑒定檔案的形成時間、數(shù)量、來源及構(gòu)成；檔案鑒定工作的依據(jù)、標(biāo)準(zhǔn)和方法；鑒定委員會成員名單和參加鑒定工作人員名單；鑒定工作內(nèi)容、責(zé)任者及日程安排；檔案鑒定后的處置、應(yīng)銷毀文件的專題審批報告及附列清單、檔案鑒定工作總結(jié)、鑒定工作材料的歸檔保存等事項的規(guī)定和說明。

3、制定完善檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)

檔案鑒定的實質(zhì)，是主體對客體的一種價值評價活動，即作為主體的工作人員以一定的評價尺度或標(biāo)準(zhǔn)來衡量被鑒定的檔案價值這一客體的過程。由于參與評價的工作人員存在著學(xué)識水平、分析問題能力等方面的差異，加上檔案自身價值存在多樣性、相對性和潛在性等特點(diǎn)，因此在對檔案進(jìn)行價值鑒定時，如果作為主要評價尺度或標(biāo)準(zhǔn)的檔案保管期限表存在條款過于簡練，用語寬泛、含糊、籠統(tǒng)，操作性不強(qiáng)等問題，就容易出現(xiàn)不同的鑒定意見或結(jié)果，造成不必要的重復(fù)勞動。

在具體制定檔案保管期限表時，可將上級機(jī)關(guān)的檔案保管期限表作為技術(shù)性參照，結(jié)合本單位實際情況并充分考慮檔案的來源、內(nèi)容、職能、歷史、相對價值、特殊年代、利用率等方面的因素，制定出合乎規(guī)范、切合實際、條款細(xì)致、用語準(zhǔn)確、可操作性較強(qiáng)的檔案保管期限表，以增強(qiáng)鑒定過程的科學(xué)性。盡量避免因個人主觀性的局限而對檔案鑒定造成損害，盡量弱化因鑒定的時代局限性給后世檔案利用所造成的不良影響，最大限度地實現(xiàn)檔案鑒定工作的科學(xué)性及鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性。

4、培養(yǎng)和充實檔案鑒定工作人員

檔案價值鑒定是一項關(guān)系“檔案存亡”的重要工作，是鑒定人員在認(rèn)識檔案客觀屬性的基礎(chǔ)上，對檔案滿足未來利用需要的預(yù)測和評價。與其他環(huán)節(jié)的檔案管理工作相比，具有主觀性，決斷性和不可逆性的特點(diǎn)。這種預(yù)測難以完全準(zhǔn)確，但又必須力求準(zhǔn)確，因此，培養(yǎng)“博而?！钡臋n案鑒定人員顯得尤為重要。結(jié)合煙草行業(yè)的特點(diǎn)和現(xiàn)狀，筆者認(rèn)為可以從以下途徑來緩解當(dāng)前鑒定工作人員緊缺的壓力：一是在檔案工作人員中大力開展檔案鑒定知識的教育培訓(xùn)工作，如：崗位培訓(xùn)、專業(yè)人員繼續(xù)教育、遠(yuǎn)程網(wǎng)絡(luò)學(xué)習(xí)等，使檔案人員真正從思想上重視檔案鑒定工作，理論上系統(tǒng)掌握檔案鑒定原理和鑒定方法，在工作中能夠應(yīng)用檔案鑒定理論指導(dǎo)實踐，并善于分析、總結(jié)，不斷提高檔案鑒定工作水平。二是建議在天津市檔案學(xué)會建立檔案鑒定專家?guī)?，?jù)需要承擔(dān)不同專業(yè)、不同級別的鑒定評審和業(yè)務(wù)指導(dǎo)以及業(yè)務(wù)咨詢等工作。特別是檔案鑒定工作中的一些“疑難雜癥”能夠得到專家的診治，對于增強(qiáng)檔案鑒定人員信心，鼓勵開展規(guī)范有序的檔案鑒定活動有重要的意義。

檔案鑒定是檔案管理工作的重要組成部份，與發(fā)達(dá)國家相比，目前我國檔案鑒定理論相對薄弱。為改變這種狀況，我國檔案學(xué)界始終不懈努力并取得了可喜的進(jìn)步。我們要在現(xiàn)有檔案鑒定理論和方法的指導(dǎo)下，做到有組織，有計劃，統(tǒng)籌兼顧，積極穩(wěn)妥地推進(jìn)檔案鑒定工作，不斷探索檔案鑒定工作規(guī)律，逐步提高檔案鑒定工作水平，竭力提供優(yōu)質(zhì)高效的檔案信息服務(wù)，才是檔案工作者應(yīng)有的態(tài)度和作風(fēng)。筆者堅信，只要大家共同努力，檔案鑒定工作健康蓬勃發(fā)展的春天已不遙遠(yuǎn)！

（作者單位：天津市東麗區(qū)煙草專賣局）endprint