淺談血站實(shí)物檔案的管理

張沁霞

摘 要：隨著血站工作的不斷發(fā)展，留下了許多記錄著血站的發(fā)展史和光榮史的珍貴物品，它們是更直觀、更具真實(shí)性的資料， 由此形成了血站檔案管理工作中的實(shí)物檔案，做好血站實(shí)物檔案的管理將是一項(xiàng)非常有意義的工作。

關(guān)鍵詞：血站 實(shí)物檔案 管理

隨著檔案事業(yè)的快速發(fā)展，實(shí)物檔案管理作為檔案工作的一個(gè)重要分支正日益受到社會(huì)各界的廣泛重視。血站在自己多年的發(fā)展歷程中，各項(xiàng)工作不斷創(chuàng)新，不斷進(jìn)步，獲得了諸多的榮譽(yù)和獎(jiǎng)勵(lì)，取得了許多榮譽(yù)證書、獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)杯等，同時(shí)，血站在開展的各項(xiàng)社會(huì)活動(dòng)中特別是一些重大對(duì)外交往活動(dòng)中，也留下了許多珍貴的宣傳品、紀(jì)念品等，以上物品大多非常珍貴，從某種程度上體現(xiàn)著血站的發(fā)展史和光榮史，有著不可替代的地位和作用，同時(shí)還將成為撰寫站史、大事記、年鑒等的依據(jù)和憑證。做好血站實(shí)物檔案的規(guī)范化管理，將是一項(xiàng)非常有意義的工作。

一、血站實(shí)物檔案相關(guān)概況

（一）血站實(shí)物檔案的概念

血站實(shí)物檔案是指收集整理的以便于保管的物質(zhì)實(shí)體為載體，反映血站采供血業(yè)務(wù)、科研、管理、對(duì)外服務(wù)及社會(huì)交往等活動(dòng)的歷史真實(shí)面貌，對(duì)血站和社會(huì)有珍藏和利用價(jià)值的特定物品。 如榮譽(yù)證書、停用的印章、名人字畫、各種宣傳品、紀(jì)念品等。它是血站檔案的延伸和重要補(bǔ)充形式。

（二）血站實(shí)物檔案的重要性

首先，實(shí)物檔案直觀生動(dòng)，富有說服力，是血站文書檔案很好的補(bǔ)充，同時(shí)也豐富了室藏，具有很高的收藏價(jià)值。同時(shí)還將成為撰寫站史、大事記、年鑒等的依據(jù)和憑證。其次，利用上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、社會(huì)各界人士、兄弟單位等來站參觀之際，進(jìn)行實(shí)物檔案的展覽，使更多的人能及時(shí)了解血站，支持血站的事業(yè)，從某種程度上體現(xiàn)著血站的發(fā)展史和光榮史，有著不可替代的地位和作用。最后，實(shí)物檔案還能不斷激發(fā)全體職工的工作熱情，增強(qiáng)職工熱愛集體，服務(wù)人民的信心，樹立良好的血站形象。因此，做好血站實(shí)物檔案的規(guī)范化管理，將是一項(xiàng)非常有意義的工作。

（三）血站實(shí)物檔案當(dāng)前的管理現(xiàn)狀

血站檔案部門當(dāng)前檔案藏品的主要形式是紙質(zhì)的文書檔案，許多單位對(duì)實(shí)物檔案的收集管理工作不夠重視，比如有的單位將歷年獲得的榮譽(yù)物品雜亂無序的堆放在庫(kù)房或會(huì)議室的一角；有些隨便找個(gè)木柜擺放起來；還有些榮譽(yù)物品散放在各科室或個(gè)人手中，長(zhǎng)期無人過問，時(shí)過境遷，不是被污染了，就是遭到損毀或丟失，有的單位甚至給獻(xiàn)血者發(fā)放的具有時(shí)代特點(diǎn)的宣傳品、紀(jì)念品不予留存，從而使實(shí)物檔案這種形象、直觀的信息記錄未能象其它門類檔案那樣得到系統(tǒng)的規(guī)范化管理，造成了檔案管理工作的缺失。

二、血站實(shí)物檔案管理的經(jīng)驗(yàn)之談

為了使實(shí)物檔案收集管理工作做到有章可循，筆者認(rèn)為，血站應(yīng)出臺(tái)實(shí)物檔案管理辦法或細(xì)則。明確實(shí)物檔案的收集、 整理、歸檔、保管和利用等方面的相關(guān)要求，使實(shí)物檔案的管理做到制度化、規(guī)范化。

（一）實(shí)物檔案的收集

1、遵循的原則

實(shí)物檔案的收集范圍不能過大過濫，要注意數(shù)量與質(zhì)量的統(tǒng)一。要本著“藏以致用”的原則，以將來需求利用為導(dǎo)向，與已有室藏檔案相協(xié)調(diào)，對(duì)血站發(fā)展歷程中有重大歷史影響、有深遠(yuǎn)意義的、有典型代表性的、有特殊個(gè)性的實(shí)物進(jìn)行收藏。對(duì)于只有一般意義、沒有保存價(jià)值的實(shí)物不必收集。

2、收集范圍

根據(jù)血站自身的特點(diǎn)和實(shí)物檔案工作實(shí)踐的具體做法，筆者認(rèn)為血站實(shí)物檔案的收集范圍應(yīng)包括：

（1） 血站從事采供血業(yè)務(wù)、科研、管理和對(duì)外服務(wù)活動(dòng)（包括各種文體比賽）中獲得的獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)杯、錦旗及各種榮譽(yù)證書等。

（2） 血站及各科室停用的各種印章。

（3） 血站在開展的各種重大活動(dòng)（包括采供血過程）中形成的宣傳品、紀(jì)念品、紀(jì)念章等。

（4） 上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)及社會(huì)知名人士的題詞和贈(zèng)送的字畫。

（5） 兄弟單位贈(zèng)送的禮品、禮物等各種有價(jià)值的物品。

（二）實(shí)物檔案的整理歸檔

1、分類

實(shí)物檔案的分類要根據(jù)其形成規(guī)律和特點(diǎn)合理分類，一般按其制成材料和載體類型分為：一是獎(jiǎng)品類，包括獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)杯、錦旗、榮譽(yù)證書等。二是題名類，包括上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、社會(huì)知名人士的題詞、贈(zèng)送的字畫等。三是印章類，包括血站、各科室停用的各種印章等。四是紀(jì)念品類，包括采供血過程中形成的宣傳品、紀(jì)念品、紀(jì)念章，兄弟單位贈(zèng)送的禮品、禮物等有價(jià)值的物品等。

2、排列及編號(hào)

實(shí)物檔案分類后，以“件”為單位進(jìn)行整理，如一個(gè)獎(jiǎng)杯為一件，一張獎(jiǎng)狀為一件，一份紀(jì)念品為一件，成套的實(shí)物以一件計(jì)。同一類中再按歸檔時(shí)間順序排列，編流水號(hào)，一件一號(hào)，并在不影響實(shí)物品相的合適位置貼上標(biāo)簽，填寫年度（形成時(shí)間）、編號(hào)、保管期限。實(shí)物檔案的編號(hào)由類別號(hào)、件號(hào)組成，類別號(hào)按本單位分類方案編制。如：用“S”表示實(shí)物檔案，如果實(shí)物檔案類別下再按物品類型分類的可以用“S1”表示獎(jiǎng)杯類，“S2”表示獎(jiǎng)牌類等，件號(hào)是按歸檔時(shí)間順序給的流水號(hào)，那么“S1—5”即表示該單位獎(jiǎng)杯類第5件歸檔實(shí)物。

3、編目

實(shí)物檔案按編號(hào)順序，將內(nèi)容輸入電腦，編制實(shí)物檔案目錄。實(shí)物檔案目錄可設(shè)置編號(hào)、物品名稱、年度（形成時(shí)間）、數(shù)量、保管期限、存放地點(diǎn)、責(zé)任者、互見號(hào)、備注等項(xiàng)目。在編目時(shí)要注意：獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)狀等榮譽(yù)性實(shí)物在編寫題名時(shí)要寫明獲獎(jiǎng)單位、榮譽(yù)稱號(hào)、獲獎(jiǎng)級(jí)別或等級(jí)；紀(jì)念品、宣傳品等實(shí)物要在題名中寫明實(shí)物名稱、公務(wù)活動(dòng)名稱；題詞、字畫等應(yīng)具體到個(gè)人，如有需要還應(yīng)注明該人的職務(wù)和單位，備注欄中填寫字畫、題詞的規(guī)格；印章要在年度一欄填寫印章使用起止時(shí)間。重要實(shí)物檔案一般要編寫實(shí)物檔案內(nèi)容簡(jiǎn)介或事跡摘要。

此外，實(shí)物檔案目錄可按類別以活頁形式裝訂成冊(cè)并編制封面。實(shí)物檔案目錄封面設(shè)置全宗名稱、實(shí)物類別等項(xiàng)目。

（三）實(shí)物檔案的保管

1、保管方法

實(shí)物檔案載體形態(tài)各異、大小規(guī)格不一，小的有獎(jiǎng)?wù)隆⒆C書，大的有獎(jiǎng)杯、錦旗，由于裝具不統(tǒng)一，因此保管方法也不盡相同?？烧郫B的或小于A4幅面的實(shí)物檔案，如證書、獎(jiǎng)狀、錦旗等，在貼好標(biāo)簽后分類別按順序放入實(shí)物檔案盒中保管，這樣，既外觀排列整齊又方便利用；較大實(shí)物檔案，如獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)杯、紀(jì)念品、字畫等，由于規(guī)格不統(tǒng)一，無法入盒保管，可在貼好標(biāo)簽后放在陳列柜或?qū)Ｓ霉裰斜９埽煌Ｓ玫臍w檔印章應(yīng)先蘸紅印泥蓋在白紙上，并在紅色印模下方填寫與實(shí)體相同的編號(hào)，再將印章清洗干凈，裝在特制的木格盒子里，印模向上，將印有印模的紙一同歸檔。上訴所有包裝外要標(biāo)示清楚包裝內(nèi)實(shí)物檔案的類別和起止件號(hào)。

2、保管要求

對(duì)貴重的實(shí)物檔案，我們要采取相應(yīng)措施確保安全，移出檔案室時(shí)，要履行簽字手續(xù)；對(duì)實(shí)物檔案要定期清點(diǎn)，做到帳物一致；平時(shí)檔案工作者還要注重實(shí)物檔案的整潔，做到定期除塵，避免褪色，確保實(shí)物檔案完好無損。存放錦旗、證書等易蟲蛀的陳列柜，要投放防蟲劑；實(shí)物檔案還應(yīng)使用數(shù)碼相機(jī)數(shù)字化，并將形成的數(shù)碼照片收入實(shí)物檔案的電子文本中，為單位撰寫站史、大事記、年鑒等提供方便。

（四）實(shí)物檔案的利用

1、利用實(shí)物檔案必須嚴(yán)格履行登記手續(xù)。

2、利用實(shí)物檔案原則上只能使用實(shí)物照片，如確需使用實(shí)物檔案原件，須寫明利用目的，經(jīng)站領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)方能利用。

3、歸還實(shí)物檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)對(duì)歸還的實(shí)物檔案仔細(xì)檢查，核查無誤后方可簽字注銷。如發(fā)現(xiàn)損壞，應(yīng)立即追究責(zé)任。

此外，要想切實(shí)做好血站實(shí)物檔案的管理，檔案工作者還必須在站內(nèi)主動(dòng)溝通協(xié)調(diào)，積極耐心宣傳，真正獲得單位領(lǐng)導(dǎo)重視，取得廣大職工支持，進(jìn)而使實(shí)物檔案的管理實(shí)現(xiàn)制度化、規(guī)范化。如此，血站實(shí)物檔案管理才能真正步入科學(xué)管理、有效利用的良性軌道。

（作者單位：晉城市中心血站）

參考文獻(xiàn)：

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