關(guān)于重點項目工程建設(shè)檔案工作的思考

張明方

內(nèi)容提要：當前重點項目工程建設(shè)檔案工作發(fā)展不盡人意，存在諸多問題，文章論述了做好重點項目工程建設(shè)檔案工作的積極意義，并著重探討了做好此項工作的應(yīng)對之策。

關(guān) 鍵 詞：重點工程 檔案工作 思考

為加快經(jīng)濟發(fā)展搶占經(jīng)濟建設(shè)制高點，各地區(qū)積極推進經(jīng)濟轉(zhuǎn)型升級，大力招商引資，為實現(xiàn)經(jīng)濟建設(shè)又好又快發(fā)展提供了強有力的支撐。作為重點項目工程建設(shè)重要組成部分的檔案工作，如何找準著力點，提高管理水平，為經(jīng)濟建設(shè)服務(wù)，就成為擺在各級檔案部門面前的一項重要任務(wù)，也成為各級檔案部門圍繞中心、服務(wù)大局的具體體現(xiàn)。

一、意義

重點項目工程建設(shè)檔案，是對項目建設(shè)整個過程的原始記錄。做好重點項目工程建設(shè)檔案工作，實現(xiàn)檔案管理規(guī)范化、標準化既有重要的現(xiàn)實意義，又有深遠的歷史意義。

1、是提高項目工程管理水平的重要手段

項目工程建設(shè)從申請立項到竣工驗收、交付使用，從日常管理到階段總結(jié)等各個環(huán)節(jié)在項目工程建設(shè)檔案中均可得到真實反映。這些檔案不僅是建設(shè)單位和業(yè)主單位項目使用、管理及改擴建的主要依據(jù)，也是轉(zhuǎn)為固定資產(chǎn)、審計核查、明確權(quán)屬和維護權(quán)益的有效憑證，同時還是項目標準、土地規(guī)劃、市容環(huán)境等城市管理的原始載體。由此可見，項目工程建設(shè)檔案是項目工程建設(shè)不可分割的組成部分，是成為提高項目工程建設(shè)管理水平的重要手段，也成為檢驗項目工程建設(shè)是否堅持高起點規(guī)劃、高標準要求、高水平管理的重要標志。

2、可以為建設(shè)施工單位積累經(jīng)驗和技術(shù)儲備

重點項目工程建設(shè)檔案包括：項目立項、建設(shè)配套、設(shè)備安裝運行、竣工驗收、交付使用等各個工作環(huán)節(jié)中形成的文件材料。涉及到立項、設(shè)計、施工、監(jiān)理等多個部門和單位，它內(nèi)容豐富、載體多樣。這些豐富詳實的檔案材料是各部門工作人員在工作實踐中直接形成的，凝聚著工程技術(shù)人員的大量心血。透過這些檔案資料，既可以看到成功的經(jīng)驗，也可以找到失敗的教訓。平時注重積累這些檔案資料，可以為日后正常開展工作提供借鑒，避免走許多彎路。同時，這些檔案資料也自然而然地成為工程建設(shè)技術(shù)儲備的載體，它為日后工程技術(shù)人員創(chuàng)新發(fā)展打下了基礎(chǔ)。因此，檔案部門務(wù)必要重視重點項目工程建設(shè)檔案的平時歸檔工作，這是建設(shè)施工單位積累經(jīng)驗、進行技術(shù)儲備的重要途徑。

3、可有效維護國家和企業(yè)利益

由于檔案具有憑證和查考作用，同樣重點項目工程建設(shè)檔案也具有這一特殊屬性。它不僅是土地、規(guī)劃、市容等城市管理的重要基礎(chǔ)和依據(jù)，也是項目使用、管理和改擴建不可或缺的重要依據(jù)。同時，還能為審計、紀檢、監(jiān)察部門打擊違法犯罪提供重要線索和法律憑證，成為政府有關(guān)部門加強監(jiān)管的重要手段。做好重點項目工程建設(shè)檔案工作，既能為維護國家和企業(yè)合法權(quán)益、防止資產(chǎn)流失提供有效憑證，也能為本地區(qū)經(jīng)濟文化發(fā)展留下寶貴資源，還能在保護城市文化遺產(chǎn)，提升文化品位等方面發(fā)揮重要作用。所以，加強重點工程建設(shè)檔案工作，亦可成為維護國家和企業(yè)利益的有效手段。

二、問題

重點項目工程建設(shè)事關(guān)本地區(qū)經(jīng)濟發(fā)展后勁，備受各級政府領(lǐng)導高度重視。但是，重點項目工程建設(shè)檔案工作發(fā)展卻遠不盡人意，有的地方和部門領(lǐng)導對此沒有引起足夠重視，工作力度不大，規(guī)章制度形同虛設(shè)。重點工程建設(shè)與檔案工作一手硬一手軟，導致重點項目工程建設(shè)檔案管理工作相對滯后，使檔案的完整、準確、系統(tǒng)和有效利用得不到保障。

（一）、社會檔案意識不強

許多部門只關(guān)注重點項目工程建設(shè)的立項、審批、設(shè)計、施工進度、資金調(diào)度等，而在此過程中產(chǎn)生的各類文件材料的管理往往被忽視。檔案意識淡薄，導致許多檔案不能收集齊全完整，檔案的歸檔率、完整率、準確率大打折扣，工程檔案的成套性、科學性、真實性得不到有效保障，直接影響日后檔案的有效利用，使檔案的作用得不到最大限度的發(fā)揮。

（二）、沒有建立起完善的檔案管理制度

許多項目建設(shè)單位、業(yè)主單位及監(jiān)理等單位，沒有建立起較完善的檔案收集、歸檔、保管、鑒定、利用等制度，即便是建立起來或是制定的不規(guī)范，或是沒有得到有效的貫徹落實。由于檔案管理機制存在缺陷，檔案工作的各個環(huán)節(jié)不能有效銜接，致使各單位各部門之間檔案工作目標不明、職責不清，缺乏有效的配合與溝通，檔案材料的齊全完整得不到保證，檔案的安全保管也受到威脅。檔案工作成為日后項目工程維修、改擴建、技術(shù)升級的短板。

（三）、檔案人員素質(zhì)與檔案工作要求不相適應(yīng)

在重點項目工程建設(shè)中，大部分單位沒有配備專職檔案員，一般是兼職為主，有的甚至是身兼數(shù)職。檔案人員變換頻繁，流動性大，大部分檔案人員沒有經(jīng)過專業(yè)培訓，檔案業(yè)務(wù)不熟悉，缺乏工程檔案知識，不懂得國家對工程建設(shè)檔案工作的政策、法規(guī)，不知道檔案業(yè)務(wù)工作的規(guī)程、標準。隨著檔案工作的不斷發(fā)展，社會各界對檔案工作重視程度的逐步提高，檔案人員的現(xiàn)有素質(zhì)與檔案工作的要求不相適應(yīng)，提高檔案人員的綜合素質(zhì)成為搞好重點項目工程建設(shè)檔案工作的當務(wù)之急。

三、對策

做好重點項目建設(shè)工程檔案工作是我們每一個檔案工作者義不容辭的職責。如何根據(jù)現(xiàn)狀，提高重點項目工程建設(shè)檔案工作管理水平，筆者認為應(yīng)做好以下幾項工作：

（一）、統(tǒng)一思想，提高認識

抓項目就是抓新的經(jīng)濟增長點，就是抓發(fā)展后勁；抓好重點項目工程建設(shè)檔案工作，就是檔案工作者主動融入經(jīng)濟建設(shè)的實際行動，這已成為檔案工作者的共識。因此，檔案行政管理部門要切實采取多種形式加大對檔案工作的宣傳力度，組織重點項目工程建設(shè)相關(guān)單位負責人及員工認真學習檔案工作政策、法規(guī)及有關(guān)重點建設(shè)項目的檔案規(guī)章制度，理清經(jīng)濟建設(shè)與檔案工作的關(guān)系，不斷提高地方領(lǐng)導、主管部門、參建單位領(lǐng)導及工作人員對重點項目工程建設(shè)檔案工作的認識，真正從思想上引起足夠的重視。要把檔案宣傳工作列入相關(guān)領(lǐng)導的議事日程，營造出一種人人重視檔案，人人支持檔案工作的氛圍，樹立起抓好檔案工作，就是提高管理水平，促進經(jīng)濟發(fā)展的理念。只有大家統(tǒng)一思想，提高認識，檔案工作才能真正步入良性發(fā)展的軌道。endprint

（二）、健全機制，科學管理

重點項目工程建設(shè)檔案工作要實現(xiàn)規(guī)范化、標準化管理，項目主管單位和法人單位一定要積極配合，堅持項目檔案工作與項目建設(shè)同步進行，執(zhí)行統(tǒng)一領(lǐng)導，統(tǒng)一管理的原則，建立起以項目法人為主體的項目檔案管理機制。項目法人對項目建設(shè)檔案工作負總責，要把項目檔案管理工作納入項目建設(shè)管理計劃和工作程序，納入項目領(lǐng)導工作職責和相關(guān)人員的崗位責任制。建立起項目檔案工作網(wǎng)絡(luò)體系，明確項目負責人、項目技術(shù)員、資料員的檔案工作職責，明確參建各方的檔案工作職責。制定檔案規(guī)章制度和業(yè)務(wù)規(guī)范，強化檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)建設(shè)與管理，將項目建設(shè)檔案工作貫穿于項目建設(shè)全過程。

參建單位要按照“誰形成文件材料，誰立卷歸檔”的原則，將項目檔案工作納入相關(guān)人員崗位職責，保證項目檔案的完整、系統(tǒng)、準確。要形成以項目負責人為管理核心，以崗位職責為依據(jù)，以監(jiān)理控制為手段 ，在檔案行政管理部門、項目主管部門及參建單位全方位參與下，實施事先介入、事中控制、事后驗收把關(guān)的全過程控制的項目檔案管理機制，確保項目檔案管理工作落到實處。同時，要把項目檔案的收集、整理、歸檔工作列入項目檔案管理環(huán)節(jié)之中，做到同部署、同檢查、同驗收、同總結(jié)“四同步”，即：下達部署項目工作計劃與該項目形成文件材料歸檔相同步，檢查項目計劃進度與檢查項目文件材料積累情況相同步，驗收項目工程竣工與驗收項目工程文件材料歸檔情況相同步，項目總結(jié)與項目文件材料完全歸檔相同步。通過對檔案工作的科學管理，真正確保項目工程檔案的完整、準確、系統(tǒng)、安全。

（三）、積極培訓，精心指導

檔案行政管理部門要以做好重點項目工程建設(shè)檔案工作為抓手，增強為經(jīng)濟建設(shè)服務(wù)的主動性，深入一線調(diào)查研究，充分掌握一線檔案工作的第一手材料，采取切實可行的措施為重點項目工程建設(shè)檔案工作服務(wù)。特別是要根據(jù)實際情況，把加強一線檔案隊伍建設(shè)作為重點項目工程建設(shè)檔案工作的一項重要任務(wù)來抓，把提高一線檔案隊伍素質(zhì)作為檔案部門工作的重中之重，有針對性地開展檔案業(yè)務(wù)培訓，提高提高檔案人員的實際操作技能和檔案理論水平，為搞好重點項目工程建設(shè)檔案工作打下堅實基礎(chǔ)。

檔案行政管理部門要派出精干的業(yè)務(wù)指導人員主動深入項目工程建設(shè)單位，幫助他們構(gòu)建起檔案工作組織機構(gòu)，建立健全檔案工作各項管理制度，將檔案工作的相關(guān)法規(guī)、管理規(guī)范和業(yè)務(wù)標準傳授給基層檔案人員。檔案部門的業(yè)務(wù)指導人員應(yīng)根據(jù)重點項目工程建設(shè)的主要特征，深入施工現(xiàn)場進行跟蹤服務(wù)，對歸檔文件材料全程監(jiān)控，發(fā)現(xiàn)問題及時幫助解決?？傊ㄟ^檔案部門業(yè)務(wù)指導人員的熱情服務(wù)和精心指導，積極推進檔案工作為經(jīng)濟建設(shè)服務(wù)的能力。

（四）、依法行政，加強監(jiān)督

做好重點項目工程建設(shè)檔案工作，確保項目檔案的完整、準確、系統(tǒng)和有效利用，這既是項目管理者的責任，也是檔案行政管理部門的使命。檔案行政管理部門要進一步強化法制觀念，堅持依法行政，對建設(shè)項目工作實施有效的監(jiān)管和到位的指導。一是加大執(zhí)法檢查力度，依法對重點項目工程建設(shè)單位進行檢查，發(fā)現(xiàn)違法行為及時查處。二是借鑒《國家重大建設(shè)項目檔案登記管理辦法》建立項目工程建設(shè)檔案登記制度，加強重點項目工程建設(shè)檔案的監(jiān)管。三是搞好專項檔案驗收，要根據(jù)《建設(shè)項目（工程）檔案驗收辦法》等文件強化驗收環(huán)節(jié)，對檔案不合格的工程建設(shè)項目，決不能通過竣工驗收。四是部門聯(lián)動，密切配合，檔案行政管理部門要與發(fā)改委、國資委、住建局等有關(guān)項目主管部門密切配合，齊抓共管，形成工作合力，在履行各自職能的同時，對項目檔案工作提出要求，提供服務(wù)。五是要充分利用現(xiàn)代化管理技術(shù)，豐富重點項目工程建設(shè)檔案管理手段，提高工作效率，提升管理水平，不斷推進重點項目工程建設(shè)檔案管理現(xiàn)代化。總之，著力通過加大依法行政力度，助推重點項目工程建設(shè)檔案工作走上科學化管理軌道，給力本地區(qū)經(jīng)濟發(fā)展。

（作者單位：長治市檔案局）endprint