關(guān)于檔案數(shù)字化管理的思考

高俊

摘 要：隨著社會(huì)信息化進(jìn)程的加快，信息資源已成為人類經(jīng)濟(jì)、社會(huì)活動(dòng)的戰(zhàn)略資源。檔案是一種原生的信息資源，檔案信息化建設(shè)是國(guó)家信息化建設(shè)的一個(gè)重要組成部分。加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，是檔案事業(yè)適應(yīng)時(shí)代和社會(huì)發(fā)展，加速檔案管理現(xiàn)代化的客觀要求，也是提高檔案信息服務(wù)水平的必經(jīng)之路。本文從探討新時(shí)期檔案數(shù)字化管理的必然性出發(fā)，分析了當(dāng)前實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理存在的問(wèn)題，最終提出積極推進(jìn)檔案數(shù)字化管理的對(duì)策，以供相關(guān)人士參考。

關(guān)鍵詞：檔案管理；信息化；數(shù)字化；思考

一、檔案數(shù)字化管理的必然性

檔案信息數(shù)字化，是指利用數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)、高速掃描技術(shù)等技術(shù)手段，將紙質(zhì)文件聲像文件等傳統(tǒng)介質(zhì)文件和已歸檔保存的電子檔案，系統(tǒng)組織成具有有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫(kù)。

檔案數(shù)字化是時(shí)代發(fā)展的必然要求。隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)及數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)的普及發(fā)展，使分散于不同載體、不同地理位置的信息資源以數(shù)字化的形式存貯，以網(wǎng)絡(luò)化的方式互相連接，實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程資源共享，方便快捷。同時(shí)，數(shù)字化檔案也有很多傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案所不能代替的優(yōu)勢(shì)，如：數(shù)字化檔案方便查閱，節(jié)省占地空間，而且還避免了人力浪費(fèi)，節(jié)約保管費(fèi)用；數(shù)字化檔案?jìng)鬟f快速，利用及時(shí)，工作效率高；數(shù)字化檔案也有利于改進(jìn)檔案管理工作質(zhì)量，提高歸檔、立卷、查詢效率；還有利于檔案信息資源的保護(hù)和開發(fā)。因此，檔案數(shù)字化是未來(lái)時(shí)代發(fā)展的必然趨勢(shì)，較之傳統(tǒng)的實(shí)體檔案管理，有著無(wú)可比擬的先進(jìn)性和時(shí)效性。

二、檔案數(shù)字化管理的內(nèi)涵要求

檔案數(shù)字化主要包括四個(gè)方面的內(nèi)容：即檔案目錄數(shù)字化、檔案編研成果數(shù)字化、檔案全文數(shù)字化、檔案實(shí)體圖片化，其中檔案全文數(shù)字化是檔案數(shù)字化的核心問(wèn)題。檔案管理的信息化，檔案信息的數(shù)字化，檔案信息服務(wù)的網(wǎng)絡(luò)化是我們的檔案工作信息化建設(shè)目標(biāo)。為政府宏觀決策服務(wù)，為社會(huì)公眾服務(wù)，為經(jīng)濟(jì)建設(shè)和城市管理服務(wù)是檔案信息化建設(shè)的宗旨。

檔案數(shù)字化管理主要內(nèi)容包括基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、信息資源建設(shè)、應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)和人才隊(duì)伍建設(shè)以及安全保障體系建設(shè)等內(nèi)容?；A(chǔ)設(shè)施建設(shè)指設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)，它是檔案信息傳輸、交換和資源共享的基礎(chǔ)條件；檔案信息資源建設(shè)主要是指數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)；應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)主要包括檔案信息的收集、管理、利用、安全等方面，它關(guān)系到檔案數(shù)字化管理的速度與質(zhì)量；標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)是指對(duì)電子文件的形成、歸檔和電子檔案信息資源各方面制定標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范，并指導(dǎo)實(shí)施的過(guò)程，以確保數(shù)字化檔案管理的安全、暢通；人才建設(shè)是指引進(jìn)和培養(yǎng)既懂檔案業(yè)務(wù)知識(shí)，又熟悉信息技術(shù)的復(fù)合型人才，這是當(dāng)前數(shù)字化檔案管理工作的重要因素。

三、實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理存在的主要問(wèn)題

（一）領(lǐng)導(dǎo)重視不夠，檔案意識(shí)淡薄。在檔案管理的信息化建設(shè)上，有些領(lǐng)導(dǎo)重視不夠，檔案意識(shí)淡薄，投入經(jīng)費(fèi)不足，硬件條件偏差，管理模式呆板等一系列因素嚴(yán)重制約了檔案信息化建設(shè)工作的進(jìn)程。

（二）建設(shè)任務(wù)繁重，工作見效難。在檔案信息化進(jìn)程中，一要對(duì)現(xiàn)存館藏檔案資源進(jìn)行數(shù)據(jù)化處理，通過(guò)掃描縮微等手段，將館藏文書、音像、照片等轉(zhuǎn)換成電子文件；二要利用文檔處理軟件，按照標(biāo)準(zhǔn)要求對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行規(guī)范整理，便于檢索利用；三要對(duì)客戶提供網(wǎng)上利用平臺(tái)，搞好遠(yuǎn)程服務(wù)；四要采取數(shù)據(jù)加密、備份、設(shè)置防火墻等多種防護(hù)措施，防止網(wǎng)絡(luò)攻擊、自身誤操作刪除修改，確保檔案信息安全；五要根據(jù)電子信息技術(shù)的不斷完善與進(jìn)步，要對(duì)電子文件進(jìn)行轉(zhuǎn)換升級(jí)，使其處于可用狀態(tài)，防止因技術(shù)升級(jí)而失去效用，造成資源損毀。要實(shí)現(xiàn)檔案信息化，建成數(shù)字檔案館，任務(wù)繁重，需時(shí)較長(zhǎng)。

（三）資金需求大，籌集資金難。加快檔案信息化建設(shè)，資金是制約瓶頸。要搞信息化，就需要購(gòu)置計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、數(shù)碼像機(jī)、掃描儀、縮微設(shè)備等，開通內(nèi)部局域網(wǎng)，連接外部因特網(wǎng)，進(jìn)行信息安全防護(hù)等，這些都需要較大的經(jīng)費(fèi)投入。同時(shí)，由于電子產(chǎn)品更新?lián)Q代速度快，生命周期短，不可能一次投入定終身，其后續(xù)維修、更換、升級(jí)費(fèi)用很大。

（四）辦公自動(dòng)化系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)不兼容，形成各自為政局面，給電子文件歸檔造成困難。目前很多單位都采用了以計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為基礎(chǔ)的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，這一系統(tǒng)絕大部分是由本單位或上級(jí)主管部門設(shè)計(jì)的軟件，而同一單位的檔案室使用的檔案管理系統(tǒng)則是檔案管理部門為使檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、實(shí)現(xiàn)資源共享而推廣的檔案現(xiàn)代化管理軟件。由于這兩套系統(tǒng)設(shè)計(jì)單位不同、用途不同，所以就會(huì)造成軟件的開發(fā)環(huán)境不同，而不同軟件環(huán)境下形成的數(shù)據(jù)難以轉(zhuǎn)換，無(wú)法進(jìn)行電子文件歸檔，因而給原始數(shù)據(jù)的收集和錄入造成了一定的困難。

（五）電子文件存在不安全因素，影響了對(duì)它的管理和長(zhǎng)期保存。電子文件具有操作方便、傳遞快捷、存儲(chǔ)空間小等突出優(yōu)點(diǎn)，但同時(shí)也帶來(lái)了一定的不安全因素。如電子文件對(duì)軟硬件設(shè)備的緊密依賴性、容易被更改、數(shù)據(jù)易丟失、易受到病毒侵害等。這些問(wèn)題都給電子文檔的安全保存帶來(lái)了很大的威脅。

（六）缺乏綜合素質(zhì)強(qiáng)的檔案管理人才。實(shí)現(xiàn)檔案信息電子化，必須要求檔案管理人員具有較高的知識(shí)層次和先進(jìn)技術(shù)水平，需要既懂得檔案管理，又能掌握現(xiàn)代信息技術(shù)的復(fù)合型人才，而目前我國(guó)的檔案管理人員中，尤其在基層檔案館，極度缺乏能系統(tǒng)掌握檔案管理及信息技術(shù)的復(fù)合型人才，這使得人員素質(zhì)成為制約先進(jìn)枝術(shù)應(yīng)用的重要因素。

四、積極推進(jìn)檔案數(shù)字化管理對(duì)策

（一）更新觀念，增強(qiáng)檔案管理現(xiàn)代化意識(shí)。管理觀念現(xiàn)代化是檔案管理現(xiàn)代化的靈魂，檔案管理現(xiàn)代化首要是管理思想現(xiàn)代化。如果檔案人員沒(méi)有現(xiàn)代化意識(shí)，就會(huì)阻礙檔案管理現(xiàn)代化的進(jìn)程。檔案工作人員一定要牢固樹立依靠科技進(jìn)步和科學(xué)管理的觀念，建立和時(shí)代合拍的檔案意識(shí)，切實(shí)轉(zhuǎn)變對(duì)檔案重管理輕利用、等客上門、封閉保守的思想觀念，將檔案管理的被動(dòng)式服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃?dòng)式服務(wù)，將封閉式服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)殚_放式服務(wù)，使檔案工作更好適應(yīng)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的需要。

（二）工作目標(biāo)制訂上，要堅(jiān)持長(zhǎng)期目標(biāo)與近期目標(biāo)相結(jié)合。要按照總體要求，遵循“科學(xué)、實(shí)用”的原則，確定長(zhǎng)期工作目標(biāo)和近期工作目標(biāo)。長(zhǎng)期目標(biāo)要做到站在制高點(diǎn)上，提綱挈領(lǐng)，通盤考慮，為技術(shù)發(fā)展留下兼容和擴(kuò)充的余地，防止走回頭路和彎路，減少資源浪費(fèi)。近期目標(biāo)注重實(shí)用可行，按標(biāo)準(zhǔn)化要求進(jìn)行檔案整理和電子計(jì)算機(jī)著錄與標(biāo)引工作。工作要做細(xì)，要精益求精。通過(guò)近期目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)和落實(shí)，逐步摸索經(jīng)驗(yàn)，修訂和完善長(zhǎng)期目標(biāo)，循序漸進(jìn)，完成工作。endprint

對(duì)于新歸檔檔案和館藏檔案的數(shù)據(jù)處理，要區(qū)別輕重緩急予以對(duì)待。對(duì)于新舊檔案的數(shù)據(jù)處理，可按照先新、后舊的原則，對(duì)新歸檔新入館的檔案采用新的辦法進(jìn)行數(shù)據(jù)處理，舊檔案放到第二步。對(duì)于館藏檔案，可按照先重點(diǎn)后一般的原則，在對(duì)現(xiàn)有館藏進(jìn)行分析的基礎(chǔ)上，對(duì)有重要價(jià)值的檔案先進(jìn)行數(shù)字化處理。借此時(shí)機(jī)對(duì)庫(kù)藏檔案進(jìn)行清理，對(duì)于已經(jīng)失去保存價(jià)值的檔案資料予以按程序批準(zhǔn)銷毀，以減少重復(fù)勞動(dòng)。

（三）在資金的籌措上，堅(jiān)持爭(zhēng)取財(cái)政支持與積極自籌相結(jié)合。注意發(fā)揮自身的主觀能動(dòng)性，廣開籌資渠道，爭(zhēng)取多方面支持，多渠道解決。在財(cái)力支持有限的情況下，要依據(jù)當(dāng)?shù)亟?jīng)濟(jì)發(fā)展水平和與檔案部門可爭(zhēng)取的財(cái)力，制定一個(gè)長(zhǎng)短結(jié)合的硬件設(shè)施建設(shè)方案，先添置部分先行設(shè)備，并采用逐年分步添加的方法，不求一步到位。在計(jì)算機(jī)等硬件的配置上，應(yīng)根據(jù)業(yè)務(wù)需要和人員計(jì)算機(jī)操作水平，按高中低不同檔次配置。硬件設(shè)施配置中堅(jiān)持高配置服務(wù)器，低配置終端的策略，硬件替換中將高配置的新機(jī)作服務(wù)器，低配置的舊機(jī)作終端。

（四）在人力資源的開發(fā)上，堅(jiān)持注重引進(jìn)與加強(qiáng)培訓(xùn)相結(jié)合。要注重既引進(jìn)具有計(jì)算機(jī)操作能力又懂檔案管理的復(fù)合型人才、改善人才結(jié)構(gòu)，又加強(qiáng)選送骨干到高等院校、專業(yè)培訓(xùn)班培訓(xùn)。同時(shí)鼓勵(lì)崗位練兵和自學(xué)成才，邊用邊學(xué)，以用促學(xué)，來(lái)不斷提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和綜合素質(zhì)。

（五）在檔案信息數(shù)據(jù)的安全管理上，應(yīng)從機(jī)房管理、軟件管理等多方面入手，以保證計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的系統(tǒng)安全和物理安全。軟件方面可通過(guò)數(shù)據(jù)庫(kù)加密、用戶分類、數(shù)據(jù)備份等手段保護(hù)計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)安全，使系統(tǒng)以及系統(tǒng)內(nèi)的數(shù)據(jù)不被非法訪問(wèn)、修改和破壞；硬件方面的問(wèn)題可以通過(guò)技術(shù)手段來(lái)解決。

（六）在構(gòu)建信息技術(shù)支撐系統(tǒng)上，要具備：

1、系統(tǒng)應(yīng)具有良好的升級(jí)能力。通過(guò)光纖連接磁盤陣列，保證系統(tǒng)的高性能。通過(guò)增加擴(kuò)展模塊提高系統(tǒng)的存儲(chǔ)容量。存儲(chǔ)系統(tǒng)（包括磁盤陣列）應(yīng)具有較高的可擴(kuò)展性，可在線擴(kuò)容，有很好的保護(hù)功能。

2、系統(tǒng)應(yīng)具有較高的可靠性。所采用的磁盤陣列產(chǎn)品在結(jié)構(gòu)及硬件組成上應(yīng)完全是冗余設(shè)計(jì)，不存在單點(diǎn)故障，確保整套系統(tǒng)的安全運(yùn)行。所有硬件均可支持熱插拔，保證系統(tǒng)應(yīng)用的連續(xù)性。可通過(guò)增加應(yīng)用軟件來(lái)支持物理通路的冗余連接，以提高系統(tǒng)的安全性。

3、系統(tǒng)應(yīng)具有很好的開放性。系統(tǒng)采用全光纖磁盤陣列產(chǎn)品，系統(tǒng)升級(jí)不必停機(jī)，可在線升級(jí)。系統(tǒng)具有良好的開放性，不同廠家產(chǎn)品之間能夠互聯(lián)。系統(tǒng)支持多種主機(jī)系統(tǒng)及集群系統(tǒng)。存儲(chǔ)產(chǎn)品采用基于web browser的圖形管理界面，維護(hù)簡(jiǎn)單。

（作者單位：大同陽(yáng)高龍泉工業(yè)園區(qū)管委會(huì)）

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