關(guān)于企業(yè)檔案數(shù)字化建設的實踐

余婷婷

冀東油田成立于上個世紀八十年代末期，至今已有二十五年的歷史，其勘探開發(fā)的歷程更加長久，目前擁有文書、基建、會計、科研、油氣勘探開發(fā)等各類檔案近110萬件，這些檔案是油田珍存的記憶，具有十分重要的憑證和參考作用，在反映和維護企業(yè)歷史原貌、服務企業(yè)管理、支持經(jīng)濟建設等方面發(fā)揮了重要作用。

一、油田推進企業(yè)檔案管理數(shù)字化的必要性

油田開發(fā)是一個系統(tǒng)工程，需要多學科、多種類、多工種和多部門的知識、技術(shù)、手段和分析方法；就油田勘探一項工作而言涉及物探、鉆探、錄井、測井、測試、井下及綜合分析化驗等知識和技術(shù)。相較于一般企業(yè)單位保存的檔案，油田所存的企業(yè)檔案文檔種類多，載體繁復，新檔案產(chǎn)生密集程度高，查閱利用率高，而大量的紙質(zhì)、磁盤、磁帶、光盤檔案若只依賴傳統(tǒng)方式歸檔查詢，不僅費時費力，而且存在庫房壓力大、調(diào)卷不便、相應速度慢、原件易損等特點，隨著科學技術(shù)的不斷發(fā)展，特別是集團公司一系列信息應用系統(tǒng)的推廣普及，傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)無法滿足油田快速發(fā)展的勘探、開發(fā)及生產(chǎn)各單位內(nèi)不同層次人員對文檔資料的查詢調(diào)閱等方面的要求。因此，傳統(tǒng)的檔案管理方式逐步被檢索快捷方便、實時同步、異地調(diào)閱、解除“孤本”限制、存儲空間小，維護方便、安全等優(yōu)點的檔案數(shù)字化取代。

二、油田施行企業(yè)檔案數(shù)字化管理的先進性

檔案數(shù)字化是數(shù)字檔案建設的首要工作，傳統(tǒng)載體的檔案經(jīng)現(xiàn)代各種技術(shù)加工成數(shù)字檔案形式，使用者通過計算機進行檢索、快速閱讀電子檔案，從而提高檔案信息管理水平及工作效率，增強檔案業(yè)務部門的服務水平。檔案數(shù)字化較之傳統(tǒng)檔案管理有不可替代的先進性，主要表現(xiàn)在：

（一）提高經(jīng)濟效益

過去一直使用粗放型模式，致使管理成本大幅上漲。而數(shù)字化管理檔案使傳統(tǒng)的以紙質(zhì)為載體的檔案信息對象轉(zhuǎn)為機讀檔案，不僅節(jié)約了保管成本，節(jié)省了占地空間，而且查閱起來方便快捷，從而避免了反復印制資料而造成的紙張和人員的浪費。

（二）提高辦公效率

數(shù)字化檔案管理使資料能及時歸檔，并快速提供利用，以鉆采部門為例，每口井工藝實施都需要查詢歷次井試油、固井、修井及套管結(jié)箍等詳細位置的檔案信息，在傳統(tǒng)檔案管理下，每次作業(yè)信息都需要一一查詢，反復核實，而實行檔案數(shù)字化管理之后，查詢資料變得異常簡單，研究人員只需在辦公室內(nèi)登陸系統(tǒng)客戶端就能快速及時地掌握數(shù)據(jù)信息，為施行決策提供服務。檔案管理數(shù)字化使信息實現(xiàn)超時空流動，使以往被“束之高閣”的檔案變成了“無墻界檔案”，檔案庫也從文件實體保管基本轉(zhuǎn)變成提供利用方便的信息控制中心。

（三）增強檔案原件保護

將紙制檔案轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化檔案后，檔案的使用更加安全，代替原件使用，可以有效保護檔案原件；數(shù)字化副本異地保存，檔案萬一遭受損毀，也可以及時恢復；恢復檔案材料模糊褪變字跡，修復污損殘缺照片檔案，特別是對歷史久遠的檔案材料進行數(shù)字化處理，這些無疑都是對檔案資料更好的保護；另外，通過對檔案的數(shù)字化處理，可以有效防止部分檔案篡改的行為。

三、油田施行企業(yè)檔案數(shù)字化管理現(xiàn)狀

冀東油田早在2000年就率先在中石油集團公司內(nèi)部推行了中油檔案1.0系統(tǒng)并于2005年進行了系統(tǒng)升級，所有館藏檔案全部打印二維條形碼，編著存址信息，實現(xiàn)了目錄級查詢，2007年油氣勘探開發(fā)類檔案實行紙質(zhì)檔案與電子檔案同時歸檔制，并在局域網(wǎng)內(nèi)建立了映射關(guān)系的檔案查詢系統(tǒng)，實現(xiàn)了此類檔案的機讀查詢。在這一良好基礎上，2010年油田更依托集團公司推行的可在全集團公司范圍內(nèi)檔案管理系統(tǒng)（簡稱E6），制定修正各類檔案管理制度、規(guī)范32項，各類檔案均實現(xiàn)了在線歸檔，規(guī)范檔案資源管理，進一步加快檔案管理數(shù)字化進程，檔案利用方式得到顯著改善。實行數(shù)字化管理之后的電子檔案具有操作方便、傳遞快捷，存儲空間小等突出優(yōu)點，不再受“孤本”的限制，一份文件可以同時提供給所有需要它的人共享；電子檔案可以在異地使用經(jīng)過授權(quán)的電腦在客戶端進行登錄，使異地調(diào)閱利用成為可能。這些優(yōu)勢不僅擴大了檔案的利用空間，讓更多的人們來了解檔案，利用檔案，更使檔案利用者不再受“時間”限制，可以隨時使用自己需要的文件，這種形式非常適用于油田生產(chǎn)，以查閱油氣勘探開發(fā)類檔案為例：油田采礦探礦區(qū)域跨度比較大，一線的技術(shù)人員如果想現(xiàn)場查閱測井數(shù)據(jù)資料，看藍圖曲線實物很不方便，要驅(qū)車趕回機關(guān)檔案室進行查閱，人力物力浪費嚴重。而實行檔案數(shù)字化管理之后，技術(shù)人員只要通過檔案管理系統(tǒng)，在百里之外動動鼠標查閱資料一目了然，所有問題迎刃而解，檔案數(shù)字化在一定程度上提高了檔案利用率，提高了工作效率，能有效減少浪費削減成本，是開拓未來檔案發(fā)展前景的必要基礎。

大量實踐證明只有實現(xiàn)檔案數(shù)字化，才能沖破檔案利用的各種局限，使檔案管理從檔案的保管和利用職能向信息采集、管理和服務職能轉(zhuǎn)變，實現(xiàn)檔案信息資源的合理配置、科學管理，為企業(yè)提供優(yōu)質(zhì)服務。

四、檔案管理數(shù)字化進程中的安全保密問題及應對措施

數(shù)字檔案具有存儲、檢索便捷，傳輸快速，信息共享等優(yōu)點，是傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案望塵莫及的，但事物的發(fā)展往往具有雙面性，檔案管理實行數(shù)字化之后的缺陷和不足也是顯而易見的，尤其是在檔案文件的安全與保密方面，可以說一旦泄密，其傳播速度快、傳播內(nèi)容豐富等特點會給檔案管理工作和經(jīng)濟社會發(fā)展帶來巨大危害，其損失在短時間內(nèi)難以彌補，因此，保密工作是檔案管理數(shù)字化進程中的重要內(nèi)容，對此，我們一定要不遺余力，及時發(fā)現(xiàn)問題解決問題。

（一）提高信息保密技術(shù)

企業(yè)檔案是屬于商業(yè)秘密的范疇，是企業(yè)核心競爭力的保障。為防止企業(yè)檔案信息被竊取、刪除和修改，檔案管理人員要不斷提高信息保密技術(shù)，通過簽署確認、設置密碼、身份驗證、安裝殺毒軟件、服務器備份等保護措施，對電子文件的真實性，儲存安全性，防范非法訪問和病毒侵害進行有效保護。

1、防止修改。系統(tǒng)內(nèi)的電子文件將被改為“只讀性”文件，即只能讀不能寫的不可更改文件，從而識別和保護電子文件的原始結(jié)構(gòu)，保證電子文件的可靠性，使之與紙質(zhì)文件一樣發(fā)揮社會效用。endprint

2、設置權(quán)限。系統(tǒng)根據(jù)業(yè)務職能的需求，設置不同操作權(quán)限，其中包括系統(tǒng)管理員、應用管理員、數(shù)據(jù)管理員、歸檔人員和一般使用人員。各級用戶不能超越自己的管轄范圍，在利用時，要特別注意不要泄密。

3、防病毒系統(tǒng)。安裝殺毒軟件及局域網(wǎng)認證軟件，定期進行病毒的檢測和清除。

4、數(shù)據(jù)備份。實現(xiàn)異地備份，在不同房間的兩臺服務器上定期進行數(shù)據(jù)備份，以防止因火災、水患等災難造成同一房間內(nèi)的所有服務器同時損壞。

5、復制保護。由于電子環(huán)境日新月異，存貯介質(zhì)也會老化、落后，電子數(shù)據(jù)格式要定期升級和更換，物探原始和成果數(shù)據(jù)的大數(shù)據(jù)體在磁帶、磁盤兩種不同數(shù)據(jù)載體上進行復制，防止數(shù)據(jù)丟失和泄密。

（二）建全信息保密制度

建立完善的電子檔案查詢使用制度，用制度化的方式確保涉密檔案安全。檔案利用規(guī)章制度一般有閱覽制度、外借制度、復制制度等。

要根據(jù)實際情況，對不同需求的檔案利用人員確定不同的利用范圍，按規(guī)定的履行審批手續(xù)，使提供利用工作有章可循，在大力開展檔案利用工作的同時，確保不失密、不泄密及文件的完好無損。各項檔案利用規(guī)章制度的條文嚴密而簡明，便于執(zhí)行；要在傳統(tǒng)管理制度基礎上，結(jié)合電子信息檔案的特點制定更加完善的管理制度。以冀東油田公司檔案資料管理辦法為例，其中規(guī)定“本單位所保管檔案原則上只提供單位內(nèi)部員工利用。利用檔案需經(jīng)過相應審批，審批流程可以在檔案管理系統(tǒng)線上進行，也可以在線下進行。利用本單位（部門）形成的檔案，或者非本單位（部門）形成的不涉密檔案，在本單位（部門）相關(guān)領導審批后，由檔案部門辦理；利用非本單位（部門）形成的涉商密檔案，經(jīng)本單位（部門）領導、檔案形成單位（部門）或?qū)I(yè)主管部門領導、檔案部門領導依次審批后，由檔案部門辦理。外部人員確需利用企業(yè)檔案的，應打印填寫檔案利用登記表，通過本單位（部門）領導、檔案形成單位（部門）領導、檔案部門領導依次審批后持所在單位介紹信及個人合法證件（身份證、工作證、護照等）到檔案部門辦理。涉國密檔案的利用嚴格按照國家和集團公司有關(guān)保密規(guī)定執(zhí)行”。

（三）提高檔案管理人員信息保密素質(zhì)

擔負利用服務工作的檔案管理人員，是利用制度的直接貫徹者，對檔案的安全保密負有直接責任，因此，除了要對檔案管理人員加強電子信息管理技術(shù)及檔案管理專業(yè)技術(shù)培訓以外，更為重要的是要加強其職業(yè)意識教育，培養(yǎng)他們高度的政治責任心和全心全意為人民服務的精神，熱愛檔案和檔案事業(yè)；要有較高的文化知識，能總結(jié)和分析利用工作中的經(jīng)驗與問題，從中掌握利用工作的規(guī)律。

正確認識信息公開利用與保密的關(guān)系，促進檔案管理數(shù)字化進一步發(fā)展。

油田企業(yè)檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)是在數(shù)字檔案的基礎設施、工程管理、業(yè)務辦公和信息服務基礎上形成的較為先進、合理、齊全的企業(yè)數(shù)字檔案應用系統(tǒng)。利用電子信息平臺，真正建立起檔案部門與利用者之間的聯(lián)系橋梁和紐帶，使廣大用戶能夠通過檔案網(wǎng)站等相關(guān)平臺更好的了解利用檔案。通過以上我們對檔案管理數(shù)字化的認識與分析，可以得知數(shù)字檔案信息的公開利用并不是無限制的，而是要在安全保密的基礎上進行。無限制的公開會給國家、企業(yè)利益造成傷害，因而，對數(shù)字檔案而言，公開利用與保密都十分重要，二者是相輔相成的關(guān)系。檔案工作要保密，但保密的目的之一是為了更好的利用檔案，是有時間、地點、范圍限制的利用，保而不用會失去保的意義，失去檔案的價值；而利用也必須是在保密基礎上的利用，無限制的利用會給企業(yè)的利益和安全造成危害。因此，對檔案工作者來說，做好檔案利用過程中的監(jiān)督工作，有效的發(fā)現(xiàn)并制止糾正不利于檔案保密的各種不良行為，做到既能利用檔案，又能保證檔案的完整與安全，是一切工作的重中之重。

總之，做好在數(shù)字化檔案管理模式下的數(shù)字檔案文件保密與安全工作，會使數(shù)字檔案管理日趨完善，為檔案事業(yè)的跨越式發(fā)展，提供有力保障。

（作者單位：冀東油田檔案信息中心）endprint