淺談企業(yè)單位檔案的數字化建設

游樂　陳麗萍

在當今這個科技飛速發(fā)展的階段，隨著數字信息技術的迅猛發(fā)展，基于計算機網絡技術、多媒體技術和遠程傳輸等現代化信息技術的應用，企業(yè)單位辦公自動化、科研設計與生產無紙化、數字信息利用網絡化在企業(yè)中得到了很好的普及推廣。作為企業(yè)單位核心信息的接受者、持有者、提供利用者的檔案機構，用計算機管理檔案，實現檔案數字化是新時期企業(yè)檔案工作的必然選擇，是檔案管理現代化的客觀要求，是提高檔案服務水平的必由之路。

一、檔案信息數字化的必要性

所謂檔案信息數字化就是把紙質文檔通過掃描、錄入信息到計算機數據庫中，以計算機數據的形式存儲檔案信息。我們都知道檔案是信息，信息是資源，而對于企業(yè)來說資源就是效益。傳統(tǒng)的檔案一般用紙質文檔存儲在檔案室里面，查找檢索起來非常費時，存儲檔案空間又大，維護起來也不方便。備份保管檔案需要大量的人力物力，而且人工管理檔案又很容易出現疏漏。石家莊供水公司是全市重點供水企業(yè)，是關乎全是百姓生計問題的企業(yè)。隨著城市供水體系的發(fā)展，供水改造工程和新上工程項目逐年增多，而且項目工程時間長，項目工程檔案資料眾多。所以工程檔案資料移交也是工程項目完成交工結算必不可少的一項工序。我公司庫存的科技工程檔案包括供水管網、基建工程、基建水廠、用戶工程等多種科技檔案，共計5萬余卷。到目前為止我公司僅供水管網工程檔案庫存就有3000余卷，為了保護傳統(tǒng)紙質載體檔案的安全完整，使之發(fā)揮更大的作用，我中心現已基本實現用現代化數字技術管理及利用檔案資料。這樣，便可以使檔案信息利用更加方便快捷，存儲更加全面安全，也提高了檔案信息的數字化備份率，為我們的檔案工作解決了諸多實際問題。比如：檔案庫房的存儲空間問題，檔案庫房的安全管理問題以及檔案庫房的溫濕度調節(jié)問題等等。我公司采用的是檔案集中管理，各部門和基層單位將檔案整理好后移交檔案管理中心集中管理。隨著公司快速發(fā)展，管網檔案，設備檔案，水廠檔案等紙質檔案數量逐步增加，需不斷增加庫房面積。另外傳統(tǒng)的檔案管理模式和檔案形成過程脫節(jié)，特別是管網工程檔案中一些“圖物不符”的問題。這就要求我們必須要實現檔案信息數字化，來解決庫房存儲問題。數字檔案作為一個全新的檔案管理方式，體現了先進的科學技術，先進的思想文化和先進的生產力，是檔案管理人員向往的一種境界和目標，是企業(yè)自身管理的需要，是檔案管理發(fā)展的必然趨勢。

二、檔案信息數字化的優(yōu)越性

既然，我們知道了檔案管理數字化是必然趨勢。那么我們就應該知道檔案信息數字化管理較傳統(tǒng)的紙質檔案管理的優(yōu)勢有哪些，概括的說就是：檔案信息檢索利用快捷方便，檔案信息實現實時同步備份、存儲空間小，檔案維護方便、保管安全等。

（一）檔案信息檢索利用快捷方便

以我公司管網檔案為例，到目前為止，我公司僅供水管網工程檔案就有3000余卷。如果僅依靠傳統(tǒng)的檔案管理模式，和人力手工檢索的手段，這樣不僅需要大量的檔案柜及儲存空間，眾多管理人員付出繁重的勞動，而且還會影響檔案的利用效果，造成不可挽回的嚴重損失。2000年以來，公司為檔案中心引進了專業(yè)檔案管理系統(tǒng)后，使查詢檔案信息變得方便快捷。在工作中，檔案管理人員要將傳統(tǒng)的紙質檔案，通過掃描儀等專業(yè)的檔案電子設備轉化為方便管理、查詢的電子檔案，并儲存在專業(yè)的檔案數據庫中。并根據一定的原則，將全市大大小小的地上、地下供水管網分為四個區(qū)域。這樣，當需要查詢檔案信息時，便可以通過專業(yè)的檔案信息檢索系統(tǒng)，將雜亂無章的大片城市供水管網，分割成有規(guī)律、有順序的小塊管網面進行查找，以保證用最快的速度提供服務。在國家重點建設項目石家莊引崗黃水庫水一、二期工程施工過程中，數字化的管網工程檔案，快捷的檢索速度，為工程的順利完工提供了可靠信息保障，確保了百姓用水的安全和穩(wěn)定。

（二）檔案信息實現實時同步備份、存儲空間小

現階段企業(yè)單位檔案管理工作中，節(jié)省檔案庫房建設費用是直接的經濟效益，大部分企業(yè)檔案庫房比較緊張。以我公司為例：改造后檔案管理中心一層設有水廠、管線、土建、會計、設備、文書、底圖等檔案專業(yè)庫房及科技圖書庫房；二層分別為聲像檔案庫、實物檔案庫及整理室、著錄室、復印室和閱檔室、閱覽室等技術用房。占地面積1000多平方米，庫房全部安裝密集架，各項功能都發(fā)揮著積極的作用。如果不及時的引進數字化、信息化的管理模式和專業(yè)的檔案電子管理系統(tǒng)，日益增加的檔案信息量，將會給檔案庫房存儲量帶來直接壓力。若不能及時擴大庫房面積，將對檔案的安全，歸檔，保存，檢索，利用等工作帶來直接影響。

隨著檔案數字化網絡運行，設計單位，生產單位和施工單位都可以做到實時、實地的備份管網檔案資料，實現了同步備份，為工程竣工后檔案資料的收集歸檔打下良好基礎。同時各個工程單位也提高了電子版圖紙的利用率，減少出白圖，減少描圖過程以及工程竣費用，為企業(yè)節(jié)約了成本，降低了消耗，節(jié)約了能源，為實現無紙化辦公做出貢獻。

（三）檔案維護方便、保管安全

檔案是國家機構、社會組織以及各人從事各種活動直接形成對國家和社會具有保存價值的歷史記錄，是國家、社會發(fā)展的真實寫照。我們每一個檔案人都清楚的知道，檔案的維護和保管是檔案管理工作中的極其重要的基礎性工作。在我公司檔案管理中心的檔案庫存中，最早的管網檔案可以追溯到民國時期的“石門管線圖”。這是歷史的真實寫照，也是檔案中的瑰寶，它的價值是無法衡量的。傳統(tǒng)的紙質檔案是不可避免會出現紙張老化、破損的問題。而且，紙質檔案對檔案庫房各項條件要求是極高的，比如溫濕度、光線、污染、蟲鼠等。那么，如何維護和保管這些歷史悠久，具有極高保管價值的檔案呢？答案就是，將它數字化保存。首先將這些檔案數字化保存后，改善了檔案的保存質量，避免了現行檔案因紙質老化而出現的破損等現象。其次也可以保證檔案的真實性、完整性，確保在服務利用時提供真實、準確的檔案信息，避免因為信息錯誤而帶來的二次損失。例如，在供水管網出現跑水漏水需要維修時，我們便可以給維修單位傳遞電子版圖紙，既能避免由于復印可能引發(fā)的拷貝錯誤，也可以保證第一時間進行維修，避免水資源的浪費。endprint

三、檔案信息數字化過程中應該注意的問題

前面我們已經知道了檔案信息數字化是檔案工作的必然選擇，而且也有巨大的優(yōu)越性。那么我們企業(yè)單位在檔案數字化過程中應該注意的問題有哪些呢：

（一）數字檔案資源建設

數字檔案資源建設是檔案信息化建設的核心。數字檔案資源主要有三方面來源：一是傳統(tǒng)載體檔案數字化，就是把我們已經庫存的紙質、膠片、聲像等載體保存的檔案通過掃描、拍攝等方式轉換為數字信號檔案，主要工作是建立目錄數據庫和全文數據庫。在我公司檔案中心檔案數字化過程中，以供水管網工程檔案為例，我們已將90%以上的圖紙信息，通過掃描的方式轉化為電子版圖紙，并初步健全了目錄數據庫。能做到所有庫存紙質管網圖紙，有電子版可檢索、可利用。二是電子文件歸檔和電子檔案接收，這是數字檔案的主要來源。在我公司管網工程驗收中，我們不僅僅要歸檔健全的紙質檔案資料，也要收集設計部門、施工部門等移交的電子版資料，以備檔案數據庫完善。三是重要數字信息資源的采集，有些重要數字信息對反映歷史社會變化、豐富館藏起著重要作用，應該注意收集接受。例如，國家重點建設項目工程石家莊引崗黃水庫水一、二期工程，在這些工程中的所有檔案信息都是具有代表性的，我們要特別的進行收集和整理。

（二）檔案信息管理系統(tǒng)建設

檔案信息管理系統(tǒng)又分為軟件系統(tǒng)和硬件系統(tǒng)。軟件系統(tǒng)建設，就是指我們在管理檔案資料時所用的專業(yè)性軟件。信息化建設的目的是充分運用計算機等信息技術方法提高檔案管理水平和效率。信息化管理需要通過計算機軟件來實現。在我們日常檔案管理工作中，我們已將庫存的紙質檔案數字化11萬條，覆蓋文書檔案、科技檔案、會計檔案等。我們還將將管網工程檔案，按照類別、區(qū)域等條件區(qū)分，給每一卷管網檔案編目、著錄在檔案中心的檔案管理軟件中。在需要利用時，可以按照一定的已知信息（如：工程名稱、工程竣工時間、工程地址等）直接進行檢索，方便快捷的檢索到所需要的案卷及檔案號。硬件設施建設，是檔案信息數字化的建設的基礎，主要包括微機、服務器、網絡設施、存儲設備等。

（三）保障體系建設

保障體系建設是檔案數字化建設的主要支撐。主要包括檔案信息化規(guī)劃、法規(guī)、標準、人才隊伍、安全系統(tǒng)等方面的建設。在我公司檔案管理中心，定期會對檔案專職、兼職人員進行檔案法律法規(guī)、檔案專業(yè)知識以及計算機軟硬件的培訓和指導。力爭打造一支具有專業(yè)知識、專業(yè)技術的檔案管理團隊。

（作者單位：石家莊供水有限責任公司檔案管理中心）

注釋：

李和平 《企業(yè)檔案工作規(guī)范》 中國檔案出版社

姜之茂 《檔案人員上崗必讀》 中國檔案出版社endprint