企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)的幾點思考

劉亞潔

在我國紙質(zhì)檔案使用近兩千年，對人類社會，特別是我們具有悠久歷史文化傳統(tǒng)的文明古國影響更加久遠(yuǎn)、根深蒂固，既有實物的真實感，又有歷史印證的滄桑感。這種存儲形式直觀明了，深得人們喜愛。紙質(zhì)檔案作為事件記錄的原始載體，具有唯一性，是不可復(fù)制、不可涂改的。由于其直觀性的特點，紙質(zhì)檔案更真實、更可靠，檔案的鑒定也比較簡單，這一點是數(shù)字化檔案無法替代的。但是紙質(zhì)檔案在保存中對外界條件要求較高，檔案壽命的長短與檔案保管環(huán)境及保護技術(shù)有著極密切的關(guān)系，檔案信息的利用率也會低于數(shù)字化檔案。

一、企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)的必要性及現(xiàn)狀

由于計算機網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展及廣泛運用，使不同范圍內(nèi)利用者共享檔案資源成為必然的發(fā)展趨勢。檔案數(shù)字化是利用智能信息處理技術(shù)，將傳統(tǒng)的以紙張、錄音帶、錄像帶為存貯介質(zhì)的各種原始檔案資料，通過掃描、壓縮、轉(zhuǎn)化等手段轉(zhuǎn)換成圖片文件、聲音文件和錄像文件，再運用各種存儲管理技術(shù)將他們存貯于各種介質(zhì)上，并可通過各種方便的查詢手段迅速檢索出所需要的檔案資料。憑借網(wǎng)絡(luò)互聯(lián)技術(shù)，建立計算機網(wǎng)絡(luò)平臺，以供需要者查詢、搜索，人們將更多地從網(wǎng)絡(luò)中獲取檔案信息，從而使檔案信息利用不再受時間和空間的限制，數(shù)字化的檔案具有資源數(shù)字化、管理網(wǎng)絡(luò)化、智能化、用戶使用方便化等優(yōu)點。企業(yè)檔案數(shù)字化是大勢所趨，檔案從起草、修改到印發(fā)都在計算機上進(jìn)行，它具有便于修改、便于復(fù)制的特性，同時數(shù)字檔案還具有開放、易于檢索、便于利用等特性，這樣利于檔案信息資源更廣泛更高效地服務(wù)于生產(chǎn)部門和施工部門的需求。例如：我公司檔案中心專職檔案人員可利用已數(shù)字化的基建水廠檔案信息，進(jìn)一步開發(fā)檔案資源，快捷地進(jìn)行文獻(xiàn)匯編、數(shù)據(jù)匯編、專題匯編等各項工作，也可以為生產(chǎn)一線的基層單位提供生產(chǎn)工藝，設(shè)備技術(shù)資料的保障。

二、檔案數(shù)字化建設(shè)面臨的問題及思考

隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，檔案數(shù)字化建設(shè)成為我企業(yè)檔案工作者關(guān)注的熱點。數(shù)字檔案具有存儲、檢索便捷，傳輸快速，信息共享等優(yōu)點，是傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案望塵莫及的。但是由于數(shù)字檔案本身的特性，它也不可避免地存在一些缺陷和不足，我們只有清醒地認(rèn)識到這些問題，才能理解檔案數(shù)字化建設(shè)還有諸多難題亟待我們深入研究解決，否則將給未來的檔案事業(yè)留下很多缺憾。筆者以為主要的問題及應(yīng)對的思考有以下幾方面：

（一）檔案數(shù)字化的安全性問題。

數(shù)字化檔案離開了計算機及相應(yīng)的軟件，就無法生成、傳遞、識別。數(shù)字化檔案依賴于數(shù)字化設(shè)備而存在，因此，數(shù)字化檔案具有不穩(wěn)定性。主要表現(xiàn)在數(shù)字化文件所依賴的技術(shù)和設(shè)備更新?lián)Q代異常迅猛，加上數(shù)字化檔案的易更改、易復(fù)制等特點，給數(shù)字化檔案的有效利用造成一定影響。那么怎么解決呢？首先，可實行檔案保管的“雙套制”，即同一內(nèi)容但不同載體的兩種檔案的雙套保存（即同一內(nèi)容的紙質(zhì)載體檔案和電子載體檔案雙套保存）。雙套制正好融合了紙質(zhì)檔案和數(shù)字化檔案的優(yōu)勢，既可發(fā)揮高效存取檢索功能，又可保障檔案的憑證價值作用實現(xiàn)。因此，雙套制應(yīng)有其存在的必要性和合理性，而雙套制的存在，意味著今后我檔案中心電子檔案與紙質(zhì)檔案將長期共存，這將成為未來檔案結(jié)構(gòu)的一大特點。其次，我們還可以采用“異地備份”的存儲方式。數(shù)字檔案是脆弱的，許多人為與自然因素都有可能損壞數(shù)據(jù)。我們檔案工作的核心是保護檔案和提供利用。一個企業(yè)所有檔案都保存于一個地方，方便管理和利用，但是安全性不夠。由于檔案的不可再生性，保證檔案在任何情況下都處于安全的狀態(tài)顯得十分重要，如遇到大地震等自然災(zāi)害，檔案館就有可能遭受重創(chuàng)，一些受損嚴(yán)重的檔案是無法修復(fù)的。因此國家檔案局要求：各級國家檔案館應(yīng)建立異地備份庫，對本級重要檔案及電子文件實行異地備份，對重要的電子文件還要實行異質(zhì)備份，即“雙套制”。針對我公司的實際情況，“異地備份”和檔案的集中統(tǒng)一管理是不矛盾的。例如，我公司的基建水產(chǎn)檔案，在各個水廠建設(shè)過程中，所形成的一系列水廠生產(chǎn)工藝、構(gòu)筑物等科技檔案可以有水廠備份，而檔案原件一定要及時移交檔案管理中心進(jìn)行統(tǒng)一保管。

（二）檔案數(shù)字建設(shè)中常見的業(yè)務(wù)問題。

紙質(zhì)檔案在進(jìn)行數(shù)字化操作的過程中，會遇到一系列的業(yè)務(wù)問題。一般來說，在原檔案進(jìn)行數(shù)字化之前要進(jìn)行鑒定工作，以確定數(shù)字化的范圍、操作順序等等。例如，在界定數(shù)字化掃描范圍時，將正本、定稿、草稿等不同版本的檔案定為：先掃描正本，如果沒有正本的，掃描定稿，無正本無定稿的，掃描草稿。又如：檔案數(shù)字化過程中的拆卷（件）與裝訂問題，國家檔案局曾于2001年1月1日開始實施立卷改革，推行文件級整理，免去立卷、裝訂案卷等復(fù)雜環(huán)節(jié)，但2001年以前立檔的文件大都是案卷，這些檔案在數(shù)字化掃描時必然涉及到拆卷、裝卷問題，這已是當(dāng)前紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工流程中不可或缺的主要工作之一。在數(shù)字化掃描進(jìn)行前還要不要拆件？掃描完成后，拆件還要不要裝訂？成為大家爭議的熱點。我認(rèn)為：檔案案卷（件）的拆裝應(yīng)視情況而定，基本原則是能不拆的不拆，能不裝訂的不裝訂。裝訂費時費力，既然檔案已經(jīng)變成電子數(shù)據(jù)，以后檢索閱覽在計算機上進(jìn)行即可，檔案案卷及原件無需裝訂，只要按順序擺放在原卷皮或案卷盒里即可；另外，采取整卷（件）裝訂，不利于檔案的保護，如果案卷中有一份或一頁檔案出現(xiàn)字跡退化或紙張老化破損或仿真復(fù)制等其他問題需要利用原件，只要取出一份檔案即可，來回拆裝有損檔案壽命；再者，整卷提取也不便于保密。

（三）檔案數(shù)字化的憑證價值問題。

檔案的基本價值有兩方面，憑證價值和參考價值，而尤以憑證價值最為重要。雖然數(shù)字化檔案具有參考價值這一點是沒有疑義，然而由于認(rèn)識上、技術(shù)上、管理制度上等諸多問題還未解決，數(shù)字化檔案目前還不具備法律憑證效力，這無疑使數(shù)字檔案的作用大打折扣。檔案數(shù)字化的生命線在于其能夠保持檔案原貌。然而首先，檔案數(shù)字化必須依賴特定的計算機設(shè)備加以解讀，從而引起人們對其原始性、可靠性的懷疑。其次，數(shù)字檔案是高新技術(shù)的產(chǎn)物，它給人們帶來極大便利的同時，也給人們留下了困惑與難題；它具有易復(fù)制、修改、刪除的特點，使得檔案“原件”的概念變得難以確認(rèn)。第三，就目前的工作水平還難以保質(zhì)保量地完成所有庫藏檔案數(shù)字化的任務(wù)，檔案掃描是大量的重復(fù)勞動，難免有時失誤。如：在掃描基建水廠檔案時打印順序出錯，或存儲出錯，或建索引時鏈接錯誤等，如不及時發(fā)現(xiàn)，將直接導(dǎo)致數(shù)字化檔案失真；在進(jìn)行數(shù)字檔案的遷移或提供利用時，往往需要將掃描后形成的圖像文件轉(zhuǎn)換成另一種格式的文件，如果格式選擇不當(dāng)，同樣會導(dǎo)致數(shù)據(jù)發(fā)生變化。因此，要確認(rèn)數(shù)字檔案的憑證價值，恐怕不僅僅是改變觀念的問題，要真正接受數(shù)字化檔案，確認(rèn)其憑證價值，可能還需付出更多的努力。

（四）檔案數(shù)字化建設(shè)的諸多技術(shù)問題。

檔案數(shù)字化建設(shè)是檔案信息、電子設(shè)備和計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)聯(lián)合支撐起來的，離開了高新技術(shù)的支撐，就沒有檔案數(shù)字化建設(shè)。檔案數(shù)字化建設(shè)技術(shù)密集，諸多技術(shù)問題成為制約的難點。例如：技術(shù)過時問題，雖然絕大多數(shù)新產(chǎn)品承諾向下兼容，但其兼容的“代”數(shù)在跨越若干年后，舊的數(shù)字信息就很難被新的硬件設(shè)備和軟件系統(tǒng)讀出，“技術(shù)過時”的陰影一直會籠罩著數(shù)字信息；刻錄檔案數(shù)據(jù)載體的選擇問題，為保證數(shù)據(jù)的安全，光盤等載體是作為備份的載體之一，載體質(zhì)量的好壞直接影響到檔案數(shù)據(jù)能否長期保存和使用；運行條件問題，足夠的帶寬條件和用戶對網(wǎng)絡(luò)信息傳輸?shù)男枨笠恢笔禽^難協(xié)調(diào)的矛盾體；檔案數(shù)字化建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)化問題，檔案數(shù)字化建設(shè)的目的是建成數(shù)字檔案館，要使地區(qū)檔案館、全國檔案館乃至全世界的檔案館連成一個整體，以實現(xiàn)檔案信息資源共享，如何結(jié)合我國實際，迅速建立起一個適合我國檔案數(shù)字化建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)化體系是擺在我們面前的一個迫切需要解決的新問題，另外，數(shù)字檔案建設(shè)中還有經(jīng)濟問題如：企業(yè)檔案信息數(shù)字化建設(shè)存在著投入與產(chǎn)出不協(xié)調(diào)的問題；人才問題，企業(yè)的發(fā)展，人才是關(guān)鍵，要培養(yǎng)一支既精通檔案管理，又熟悉信息技術(shù)的復(fù)合型人才隊伍，才能真正推動檔案信息化建設(shè)。

（作者單位：石家莊供水有限責(zé)任公司檔案管理中心）

注釋：

李和平 《企業(yè)檔案工作規(guī)范》 中國檔案出版社

姜之茂 《檔案人員上崗必讀》 中國檔案出版社endprint