論基層檔案數(shù)字化建設(shè)

黃彩珍

隨著數(shù)字化社會(huì)、數(shù)字化城市時(shí)代的來臨，檔案數(shù)字化建設(shè)也步入了快速通道。管理微機(jī)化，庫藏?cái)?shù)字化、文檔一體化，信息共享化，已成為當(dāng)今檔案工作發(fā)展的趨勢。在新形勢下，基層檔案如何順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的新要求，緊跟數(shù)字化建設(shè)的步伐，充分發(fā)揮基層檔案的應(yīng)有作用，是值得我們認(rèn)真研究和思考的問題。

一、基層檔案數(shù)字化是檔案數(shù)字化的基礎(chǔ)。

基層檔案是我國檔案的“基石”，基層檔案數(shù)字化是檔案數(shù)字化的“大廈之基”。如何突破傳統(tǒng)的管理模式，既保護(hù)紙質(zhì)原件，又能提供快速查檔的服務(wù)，并實(shí)現(xiàn)資源利用的最大化，是我們基層檔案工作者當(dāng)前面臨的最大機(jī)遇與挑戰(zhàn)。在傳統(tǒng)的檔案管理模式下，檔案信息資源的經(jīng)濟(jì)價(jià)值和社會(huì)價(jià)值很難充分體現(xiàn)，更難適應(yīng)當(dāng)代數(shù)字化生存的形勢。數(shù)字檔案作為信息化時(shí)代一種全新的技術(shù)管理手段，對(duì)檔案信息的現(xiàn)代化管理、使用和傳播等都具有很重要的作用。傳統(tǒng)檔案室必須向數(shù)字檔案室轉(zhuǎn)變，才能適應(yīng)檔案環(huán)境的新變化，開拓檔案工作的新局面。目前，基層檔案數(shù)字化還處于探索嘗試階段，但檔案工作者已清醒地認(rèn)識(shí)到：存量數(shù)字化和增量電子化是當(dāng)前檔案數(shù)字化的主要途徑和工作內(nèi)容。

二、存量數(shù)字化

（一）存量數(shù)字化的含義

存量數(shù)字化是指利用計(jì)算機(jī)技術(shù)、掃描技術(shù)、OCR技術(shù)、數(shù)字?jǐn)z影（錄音、錄像）技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、多媒體技術(shù)、存儲(chǔ)技術(shù)等高新技術(shù)把傳統(tǒng)載體的館（室）藏檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案信息，以數(shù)字化的形式存儲(chǔ)、網(wǎng)絡(luò)化的形式互相聯(lián)結(jié)，利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行管理，形成一個(gè)有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫，及時(shí)提供利用，實(shí)現(xiàn)資源共享。

存量數(shù)字化是檔案數(shù)字化建設(shè)的重要組成內(nèi)容，是對(duì)館（室）藏傳統(tǒng)載體的檔案目錄信息、檔案全文信息及檔案專題信息進(jìn)行數(shù)字化，逐步建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫、全文數(shù)據(jù)庫、多媒體數(shù)據(jù)庫的過程。

（二）存量數(shù)字化的主要作用

1、它將大量節(jié)省檔案室的日常工作，把工作人員從繁重、復(fù)雜的勞動(dòng)中解放出來。在接收檔案排架、利用檔案開展編研工作及檔案統(tǒng)計(jì)等日常管理工作中，應(yīng)用計(jì)算機(jī)管理，避免了一些重復(fù)性勞動(dòng)，降低了工作強(qiáng)度，提高了工作效率和準(zhǔn)確率。

2、應(yīng)用檔案管理軟件調(diào)用數(shù)據(jù)庫信息開展查閱利用工作，極大地提高了檢索速度，為人民群眾更好地提供便捷服務(wù)。應(yīng)用計(jì)算機(jī)查找檔案，實(shí)現(xiàn)“一站式”服務(wù)，大量節(jié)約了查閱者的寶貴時(shí)間。

3、以數(shù)字化檔案代替?zhèn)鹘y(tǒng)載體檔案原件提供利用，有效地保護(hù)了傳統(tǒng)載體檔案原件。傳統(tǒng)載體檔案在數(shù)字化后，之后的整理、編目、統(tǒng)計(jì)、查閱、編研、開發(fā)等各項(xiàng)工作都可不再動(dòng)用檔案，并可對(duì)檔案進(jìn)行封存管理，從而大大減少對(duì)檔案的各種人為損害或自然侵害，大大提高檔案的安全系數(shù)，從而保障檔案的安全。

4、以數(shù)字化形式存儲(chǔ)檔案，大大節(jié)約了檔案的存放空間。傳統(tǒng)載體檔案在數(shù)字化后，存儲(chǔ)單位由“卷”、“件”、“張”等轉(zhuǎn)變?yōu)椤癕B”、“GB”、“TB”等，原來全部室存檔案只需要幾張光盤就可全部存儲(chǔ)，存儲(chǔ)空間的轉(zhuǎn)變具有革命性意義。

5、檔案數(shù)字化能夠?qū)崿F(xiàn)資源利用的最大化。不再受“孤本”的限制，一份文件可以同時(shí)提供給所有需要它的人共享。開放檔案可通過網(wǎng)絡(luò)供利用者查閱，擴(kuò)大了檔案的利用空間和利用時(shí)間，最大限度地實(shí)現(xiàn)資源共享。

（三）存量數(shù)字化建設(shè)實(shí)施

1、建立檔案數(shù)字化工作所需的軟硬件環(huán)境，做好著錄人員崗前培訓(xùn)，建立健全各項(xiàng)規(guī)章制度，以保障檔案網(wǎng)絡(luò)環(huán)境安全，檔案信息真實(shí)、完整、可靠。

2、實(shí)現(xiàn)室藏檔案信息數(shù)字化，將室藏傳統(tǒng)載體的檔案通過數(shù)字化手段轉(zhuǎn)變成數(shù)字室藏，完成目錄數(shù)據(jù)庫、全文數(shù)據(jù)庫、多媒體數(shù)據(jù)庫三大數(shù)據(jù)庫建設(shè)。

3、構(gòu)建高效順暢的數(shù)字檔案管理利用平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)檔案的統(tǒng)一管理和資源共享。

三、增量電子化

（一）增量電子化的含義

增量電子化是指將前端辦公自動(dòng)化和電子政務(wù)中新形成的電子文件歸檔保存，及時(shí)提供利用，實(shí)現(xiàn)資源共享。增量電子檔案實(shí)行歸檔雙軌制，即紙質(zhì)文件與電子文件均需進(jìn)行歸檔。

目前，“文檔一體化”管理是實(shí)現(xiàn)增量電子化的一種有效的管理模式?！拔臋n一體化”是利用管理系統(tǒng)將公文處理與檔案管理相結(jié)合，充分利用文書處理過程中形成的數(shù)據(jù)信息，使文書工作中文件的收發(fā)、登記、運(yùn)轉(zhuǎn)、承辦、催辦以及文件的收集、整理、立卷和歸檔、利用、統(tǒng)計(jì)形成一個(gè)有序的整體。

（二）增量電子化的主要作用

1、隨著辦公自動(dòng)化的日益普及，許多檔案形成單位在辦公過程中形成了大量的電子文件，及時(shí)完成電子文件的收集、整理、歸檔，可以充分利用辦公自動(dòng)化過程中形成的數(shù)據(jù)信息，不用再搞數(shù)字化，避免檔案部門的重復(fù)勞動(dòng)。

2、避免新形成的電子文件散失無存。隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來，每天產(chǎn)生大量的數(shù)字信息，增量電子化能夠及時(shí)保存需歸檔電子文件，降低檔案流失的危險(xiǎn)性。

3、增量電子化使檔案各生命周期集合于一個(gè)平臺(tái)，大大縮短了檔案各環(huán)節(jié)時(shí)間，實(shí)現(xiàn)了實(shí)時(shí)歸檔。

4、以數(shù)字化形式存儲(chǔ)檔案，大大節(jié)約了檔案的存放空間。

（三）增量電子化建設(shè)實(shí)施

1、建立電子文件管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)電子文件與電子檔案一體化管理，確保增量檔案的電子化、規(guī)范化。

2、按照電子文件管理的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，研究確定各類電子文件歸檔范圍和保管期限，明確電子文件歸檔要求，保證歸檔電子文件收集齊全、整理有序、命名科學(xué)、格式規(guī)范、元數(shù)據(jù)合理有效。

3、通過先進(jìn)的技術(shù)手段，規(guī)范整合和有效鏈接增量電子檔案的數(shù)據(jù)信息，實(shí)現(xiàn)各類檔案信息資源的共享和安全保管。

四、基層檔案數(shù)字化進(jìn)程中存在的問題及其對(duì)策。

基層檔案的數(shù)字化之路剛剛起步，有的單位甚至還沒有真正啟動(dòng)，要實(shí)現(xiàn)新的跨越，遇到的問題卻是多方面的。如何正確處理好前進(jìn)道路上的困難和問題，少走彎路或者不走彎路，對(duì)數(shù)字化建設(shè)的進(jìn)程至關(guān)重要。endprint

（一）吐舊納新，更新觀念。

傳統(tǒng)的檔案管理模式，在絕大多數(shù)檔案人心中已經(jīng)形成了根深蒂固的一種習(xí)慣。尤其在基層檔案部門，面對(duì)相對(duì)有限的檔案庫藏、相對(duì)固定的服務(wù)對(duì)象，傳統(tǒng)的管理模式仍然管用、好用，日常工作也熟門熟路，似乎沒有必要棄熟從生自找不適，從而在思想觀念上對(duì)數(shù)字化的推行既不熱心也不熱情。尤其對(duì)于一些老的檔案工作者來講，要把看得見、摸得著的檔案資料變成無形的數(shù)字信息儲(chǔ)存，在習(xí)慣上一時(shí)還難以適應(yīng)、在心理上感到不踏實(shí)。他們往往把數(shù)字檔案建設(shè)看成是一項(xiàng)費(fèi)時(shí)費(fèi)力、缺乏實(shí)際意義的“趕時(shí)髦”，超脫現(xiàn)實(shí)的“大躍進(jìn)”，本能地產(chǎn)生抵觸情緒“。因而導(dǎo)致創(chuàng)建積極性不高，行動(dòng)遲緩。要消除這種情緒，最好的辦法就是讓他們親眼看到數(shù)字化成果在實(shí)際應(yīng)用中的優(yōu)越表現(xiàn)，從心底里認(rèn)識(shí)這個(gè)新事物，認(rèn)可這種新作法。

（二）爭取經(jīng)費(fèi)，從“小”到“大”。

相對(duì)于單位的各項(xiàng)職能和工作分工，基層檔案工作往往處于從屬和次要的地位。在經(jīng)費(fèi)分配上，基層單位總是把有限的財(cái)力資源首先使用于更重要的方向，導(dǎo)致檔案數(shù)字化建設(shè)硬件投入的資金不足，致使基層檔案數(shù)字化工作起步艱難?；鶎訖n案數(shù)字化要積極爭取經(jīng)費(fèi)，把錢用到“刀刃”上，從小規(guī)模到大規(guī)模，優(yōu)先開展利用率最高、人民群眾最需要的檔案，一部分、一部分地進(jìn)行，循序漸進(jìn)，一年接著一年干，一茬領(lǐng)導(dǎo)接著一茬領(lǐng)導(dǎo)干，不要中斷，持續(xù)進(jìn)行。

（三）內(nèi)生外引，合力共建。

人才是檔案數(shù)字化建設(shè)的根本，網(wǎng)絡(luò)設(shè)計(jì)和硬件配置需要專業(yè)的人才，設(shè)備維護(hù)和軟件開發(fā)需要專業(yè)的人才，數(shù)據(jù)庫的建立和數(shù)字檔案的管理同樣需要專業(yè)的人才。目前，這方面的人才基層檔案部門非常缺乏，沒有這樣的人才作為基礎(chǔ)，數(shù)字化建設(shè)就無法從規(guī)劃變?yōu)楝F(xiàn)實(shí)。我們應(yīng)充分運(yùn)用本單位人員和外請(qǐng)人員兩種力量，解決專業(yè)人才缺乏的問題。其次，應(yīng)加強(qiáng)檔案工作者知識(shí)結(jié)構(gòu)更新。鼓勵(lì)檔案行業(yè)從業(yè)人員加強(qiáng)學(xué)習(xí)，不僅要精通檔案業(yè)務(wù)知識(shí)，而且要熟悉計(jì)算機(jī)、數(shù)據(jù)庫、網(wǎng)絡(luò)通訊等知識(shí)，努力培養(yǎng)能夠勝任新時(shí)期檔案工作的復(fù)合型人才。第三，要充分運(yùn)用各種有效的激勵(lì)手段來調(diào)動(dòng)人員積極性，提高數(shù)字化速度和工作效率。

（四）把握重點(diǎn)，民生優(yōu)先。

在推進(jìn)室藏檔案數(shù)字化的過程中，將紙質(zhì)室藏轉(zhuǎn)變成數(shù)字室藏是一項(xiàng)耗時(shí)費(fèi)力的艱巨工程，很多單位重視數(shù)字化設(shè)施的建設(shè)而輕視數(shù)字檔案內(nèi)容的建設(shè)，以致空有數(shù)字化系統(tǒng)而無數(shù)字檔案內(nèi)容。數(shù)字檔案室建設(shè)必須“內(nèi)容為王”，著重?cái)?shù)字內(nèi)容的積累，著重傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化。

基層檔案數(shù)字化要從過去以技術(shù)為主導(dǎo)向以服務(wù)為主導(dǎo)轉(zhuǎn)變，從注重應(yīng)用信息技術(shù)向注重檔案內(nèi)容信息轉(zhuǎn)變，建設(shè)以服務(wù)為主導(dǎo)的檔案信息化體系。我們應(yīng)本著“利用為重、民生優(yōu)先”的原則，將“珍貴檔案、民生檔案、利用率高的檔案”優(yōu)先數(shù)字化，把社會(huì)急需、群眾急需的檔案優(yōu)先數(shù)字化，努力在較短時(shí)間實(shí)現(xiàn)數(shù)字化工作的高價(jià)值、高利用率。在基層檔案室中，婚姻登記檔案、知青檔案、房產(chǎn)檔案、公證檔案、社保檔案最為普遍，在數(shù)字化建設(shè)時(shí)也以這五類檔案為主體。此外，還有林權(quán)檔案、土地承包檔案、房屋拆遷檔案、移民檔案等，雖然所占比例不大，但在服務(wù)民生、保護(hù)農(nóng)民合法權(quán)益方面具有重要意義，也應(yīng)作為重點(diǎn)優(yōu)先數(shù)字化。

（五）遵循規(guī)范，標(biāo)準(zhǔn)同行。

檔案數(shù)字化建設(shè)的最終目標(biāo)是建立數(shù)字檔案館，數(shù)字檔案館是在眾多數(shù)字檔案室的基礎(chǔ)上形成的。沒有基層檔案的數(shù)字化，就沒有構(gòu)建數(shù)字檔案館的基礎(chǔ)信息；不在標(biāo)準(zhǔn)化的規(guī)范體系框架下構(gòu)建基層檔案數(shù)字室，即使材料豐富也難以形成全國互聯(lián)的高質(zhì)量的數(shù)字檔案館。截止目前，我國相關(guān)指導(dǎo)性文件和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范出臺(tái)相對(duì)滯后，檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)體系、數(shù)字檔案館（室）建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)體系不夠健全。基層檔案部門在當(dāng)前的情況下，首先應(yīng)當(dāng)緊密跟蹤標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)的進(jìn)程和動(dòng)態(tài)，建立健全自身的檔案數(shù)字化建設(shè)方案，努力使自身的數(shù)字化建設(shè)與標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)的進(jìn)程相合拍，使數(shù)字化建設(shè)與標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)的發(fā)展同步；其次是加強(qiáng)與同行的橫向交流與溝通，主動(dòng)與本區(qū)域數(shù)字網(wǎng)絡(luò)相接軌。

（六）“三個(gè)體系”，安全第一。

由于電子檔案具有可復(fù)制性、存儲(chǔ)的高密度性、信息與載體之間的可分離性等特有屬性，因此，數(shù)字檔案室必須把數(shù)據(jù)安全放在第一位，從各個(gè)環(huán)節(jié)確保數(shù)字檔案信息的可靠、可用、不泄密、不被非法更改與獲取。

首先要規(guī)范數(shù)字化加工以及利用業(yè)務(wù)流程，建立起權(quán)（限）責(zé)清晰、可行性強(qiáng)的管理制度，保護(hù)涉密信息。

其次要提升數(shù)字檔案室的抗風(fēng)險(xiǎn)能力，制定相關(guān)技術(shù)措施、完善應(yīng)急預(yù)案、建立起災(zāi)難恢復(fù)機(jī)制，提高應(yīng)急處置能力。

基層檔案數(shù)字化要緊緊圍繞“三個(gè)體系”建設(shè)要求，整體規(guī)劃、整合力量、加大投入，持續(xù)開展檔案數(shù)字化工作，通過“存量數(shù)字化”和“增量電子化”途徑，不斷豐富室藏?cái)?shù)字檔案資源，拓寬檔案信息資源利用渠道，提升檔案部門服務(wù)中心、服務(wù)大局、服務(wù)民生的效果和影響力，確保檔案信息資源和信息系統(tǒng)的絕對(duì)安全。大力實(shí)施“數(shù)字化帶動(dòng)”戰(zhàn)略，以數(shù)字化為龍頭，帶動(dòng)檔案信息化與檔案服務(wù)體系深度融合，與檔案資源體系、安全體系良性互動(dòng)，從整體上推進(jìn)檔案事業(yè)發(fā)展。

（作者單位：烏海市檔案史志局）endprint