淺論檔案信息化管理

孟冬

隨著電子時(shí)代的到來(lái)，網(wǎng)絡(luò)化、信息化進(jìn)程加快，為新時(shí)期檔案信息化管理提出了新的使命。面對(duì)急劇增多的信息量，電子化、網(wǎng)絡(luò)化的新的檔案存儲(chǔ)管理手段以及檔案管理服務(wù)體制要不斷改革和完善，為檔案管理工作提供了新的發(fā)展契機(jī)和提出了新的挑戰(zhàn)。檔案管理工作必須適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展和進(jìn)步，才能更好地實(shí)現(xiàn)為社會(huì)和廣大民眾對(duì)檔案需求日益增加的愿望?，F(xiàn)就檔案信息化管理提出幾點(diǎn)思考。

一、檔案信息化建設(shè)存在的問(wèn)題

（一）觀念落后

一些檔案管理工作人員，甚至許多單位領(lǐng)導(dǎo)面對(duì)網(wǎng)絡(luò)時(shí)代，對(duì)信息化陌生，觀念落后，從思想上沒(méi)有認(rèn)識(shí)到檔案信息化建設(shè)的重要性，對(duì)現(xiàn)代化信息技術(shù)缺乏基本了解，甚至錯(cuò)誤地認(rèn)為現(xiàn)代化信息技術(shù)還不如傳統(tǒng)管理模式好、不如人工更有效，這樣，對(duì)檔案信息化建設(shè)無(wú)思路、無(wú)舉措，致使有的單位還未開(kāi)展計(jì)算機(jī)檔案管理工作。

（二）人才匱乏

原有老的檔案管理工作者是老知識(shí)，只熟悉紙質(zhì)檔案管理，面對(duì)現(xiàn)代化信息技術(shù)很陌生，一時(shí)很難適應(yīng)，對(duì)檔案信息化建設(shè)更是無(wú)從入手。新進(jìn)來(lái)的年輕人，雖然能運(yùn)用現(xiàn)代化信息技術(shù)，但對(duì)檔案管理基礎(chǔ)知識(shí)和管理原則一知半解，工作起來(lái)不能得心應(yīng)手。要引進(jìn)既懂檔案管理知識(shí)又熟練掌握現(xiàn)代化設(shè)備操作技術(shù)的復(fù)合型人才，則又無(wú)編制。這些現(xiàn)象在實(shí)際工作中普遍存在，是檔案信息化建設(shè)中存在的一個(gè)重要問(wèn)題。

（三）資金短缺

長(zhǎng)期以來(lái)，人們對(duì)檔案管理工作認(rèn)識(shí)淺薄、重視不夠，所以資金投入比較少，致使購(gòu)置所必備的現(xiàn)代化設(shè)備無(wú)財(cái)力支持、對(duì)現(xiàn)有檔案管理工作者得不到及時(shí)培訓(xùn)更新知識(shí)。這也是制約檔案信息化建設(shè)的又一因素。

二、檔案信息化管理內(nèi)涵及其意義

檔案信息化管理就是將迅速發(fā)展的電子信息技術(shù)及計(jì)算機(jī)、復(fù)印機(jī)、掃描儀、光盤刻錄機(jī)等電子設(shè)備應(yīng)用到檔案管理中，建立檔案信息系統(tǒng)，使檔案管理方法更具科學(xué)性、規(guī)范性，對(duì)檔案資料收集、編目、統(tǒng)計(jì)、檢索等能高效地完成。檔案信息化是提高檔案管理水平的必由之路，檔案信息化建設(shè)是新時(shí)期檔案管理工作的主要任務(wù)之一。檔案信息化建設(shè)可以實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化，極大地提高檔案管理工作效率，同時(shí)，既可在檔案信息網(wǎng)絡(luò)中獲取資源又可提供資源，使檔案信息資源的社會(huì)與經(jīng)濟(jì)價(jià)值實(shí)現(xiàn)最大化。

三、提高檔案管理者業(yè)務(wù)素質(zhì)

無(wú)論任何工作都須從基礎(chǔ)做起、都須人來(lái)做，人的業(yè)務(wù)素質(zhì)水平直接影響工作質(zhì)量。所以，加強(qiáng)檔案基礎(chǔ)工作是21世紀(jì)檔案信息化管理的前提，而提高檔案管理者業(yè)務(wù)素質(zhì)是在基礎(chǔ)工作中起決定性作用的關(guān)鍵?，F(xiàn)在有的檔案管理者傳統(tǒng)觀念不改變、知識(shí)不更新，不能運(yùn)用現(xiàn)代高新技術(shù)工具，信息管理能力較低，制約了檔案工作創(chuàng)新與發(fā)展，更重要的是檔案信息資源得不到很好地開(kāi)發(fā)利用。因此，亟待提高檔案管理者素質(zhì)勢(shì)在必行，是擺在面前的首要問(wèn)題。

（一）提高思想認(rèn)識(shí)，轉(zhuǎn)變思想觀念

為使檔案管理者能夠適應(yīng)工作的需要，必須提高思想認(rèn)識(shí)，認(rèn)清形勢(shì)，清楚職責(zé)，增強(qiáng)做好檔案管理工作的自覺(jué)性和緊迫性。隨著檔案設(shè)備現(xiàn)代化、檔案種類和載體多樣化，檔案管理方式要不斷創(chuàng)新。對(duì)檔案管理人員在業(yè)務(wù)知識(shí)、科學(xué)知識(shí)、利用設(shè)備能力、管理能力等方面提出了更高標(biāo)準(zhǔn)，傳統(tǒng)業(yè)務(wù)知識(shí)、專業(yè)技能已不能適應(yīng)新時(shí)代的要求。所以，必須轉(zhuǎn)變思想觀念、調(diào)整思路、刻苦鉆研掌握新的知識(shí)，才能使檔案信息化管理工作有效扎實(shí)開(kāi)展。

（二）教育培訓(xùn)

檔案管理部門應(yīng)根據(jù)新時(shí)期、新形勢(shì)對(duì)檔案信息化管理的要求，對(duì)檔案管理者分不同層次、不同類別有針對(duì)性地開(kāi)展教育培訓(xùn)，例如繼續(xù)教育、專業(yè)學(xué)歷教育、崗位培訓(xùn)，尤其要加大對(duì)檔案管理者計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用、設(shè)計(jì)等檔案管理現(xiàn)代化新技術(shù)、新技能的培訓(xùn)力度，優(yōu)化檔案管理者知識(shí)結(jié)構(gòu)和提高整體素質(zhì)。通過(guò)教育培訓(xùn)，盡快培養(yǎng)出一批網(wǎng)絡(luò)服務(wù)需要的系統(tǒng)分析和設(shè)計(jì)管理人才、數(shù)據(jù)分析與開(kāi)發(fā)人才。教育培訓(xùn)既能使檔案工作者掌握新技術(shù)，又能熟知檔案管理專業(yè)新知識(shí)。教育培訓(xùn)是使檔案工作人員更好地適應(yīng)檔案管理工作的要求，是提高檔案工作人員業(yè)務(wù)素質(zhì)重要手段和環(huán)節(jié)。因而，應(yīng)列入培養(yǎng)檔案管理者重要議事日程，要經(jīng)?；⒅贫然?。

四、檔案信息化管理措施

（一）搞好檔案信息化管理工作關(guān)鍵在于領(lǐng)導(dǎo)

檔案信息化管理要靠檔案資料的信息化建設(shè)來(lái)實(shí)現(xiàn)，檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，需大量資金做支撐，如培養(yǎng)人才、購(gòu)置設(shè)備等都需要資金。如果領(lǐng)導(dǎo)不重視，許多具體工作開(kāi)展起來(lái)都會(huì)遇到許多問(wèn)題。領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)程度決定著對(duì)檔案管理工作的態(tài)度，在很大程度上決定著檔案事業(yè)的發(fā)展。直到現(xiàn)在，廣大社會(huì)群眾對(duì)檔案管理單位還存在不同程度錯(cuò)誤認(rèn)識(shí)，認(rèn)為只是檔案保管員，需用資料時(shí)去查即可。有的領(lǐng)導(dǎo)受社會(huì)對(duì)檔案工作誤解的影響，加上思想觀念保守、安于現(xiàn)狀和對(duì)檔案價(jià)值認(rèn)識(shí)程度低，認(rèn)為教育培養(yǎng)提高檔案人員素質(zhì)無(wú)關(guān)緊要，檔案資料信息化配備一臺(tái)計(jì)算機(jī)就可以，其它設(shè)備可有可無(wú)。這樣，給檔案信息化建設(shè)造成了很大障礙，檔案信息化管理水平難以達(dá)到新時(shí)期的要求。因此，領(lǐng)導(dǎo)要更新理念，從思想上重視檔案信息化建設(shè)，是新時(shí)期發(fā)展的需要，是提高檔案信息化管理水平的需要。

（二）加強(qiáng)硬件設(shè)施建設(shè)

檔案庫(kù)房要布局合理。對(duì)已建成投入使用的庫(kù)房就其內(nèi)部布局進(jìn)行適當(dāng)調(diào)整，以有利于檔案信息化管理工作開(kāi)展的需要；對(duì)未建的要按檔案信息化管理工作發(fā)展需求設(shè)計(jì)建設(shè)。此外，檔案信息化建設(shè)還需其他許多硬件設(shè)施的支持，在進(jìn)行信息接收、存儲(chǔ)、傳送、檢索時(shí)，都需運(yùn)用計(jì)算機(jī)現(xiàn)代化技術(shù)。因此，加強(qiáng)硬件設(shè)施建設(shè)為加快檔案信息化建設(shè)提供了必要的物質(zhì)保障。

（三）實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享途徑

檔案信息化是與各地區(qū)、各部門的電子政務(wù)及辦公自動(dòng)化密不可分。檔案信息化建設(shè)要跟得上時(shí)代前進(jìn)的步伐，才能達(dá)到同步協(xié)調(diào)發(fā)展、資源共享的目的。所以，實(shí)現(xiàn)檔案信息化是實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享的前提。所謂檔案信息資源共享不受地域、部門限制，在網(wǎng)絡(luò)中獲取所需要的信息。要整理檔案信息資源、建立信息數(shù)據(jù)庫(kù)、建立檔案信息網(wǎng)絡(luò)，這樣，用戶查詢資料時(shí)可從一個(gè)檔案館查詢多個(gè)檔案館資料。這樣，才能使檔案信息資源的價(jià)值發(fā)揮最大化，才能為用戶提供更方便、更快捷、更翔實(shí)的服務(wù)，才能實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享。

五、加強(qiáng)用人制度建設(shè)

加強(qiáng)用人制度建設(shè)，建立良性的用人運(yùn)行機(jī)制是提高檔案信息化管理水平重要的工作之一。要建立檔案管理領(lǐng)導(dǎo)組織，加強(qiáng)對(duì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)、檢查、考核，對(duì)檔案管理人員制定切合實(shí)際的獎(jiǎng)勵(lì)懲罰、能上能下、能進(jìn)能出等用人制度，這些制度通過(guò)全體檔案工作人員大會(huì)討論后實(shí)施，目標(biāo)任務(wù)明確，指標(biāo)分解到人，定期檢查考核驗(yàn)收，可使檔案管理者產(chǎn)生緊迫感、危機(jī)感。檔案事業(yè)發(fā)展快慢、檔案管理服務(wù)質(zhì)量?jī)?yōu)劣等都取決于檔案管理者法律觀念、業(yè)務(wù)能力、服務(wù)態(tài)度等綜合素質(zhì)高低。因此，加強(qiáng)《檔案法》及國(guó)家有關(guān)檔案工作條例、意見(jiàn)、規(guī)定等學(xué)習(xí)教育，讓檔案管理者清楚地認(rèn)識(shí)到做好檔案工作是自身應(yīng)盡的法律責(zé)任和義務(wù)，增強(qiáng)法律意識(shí)，增強(qiáng)主觀能動(dòng)性、創(chuàng)造性。對(duì)檔案管理者就檔案工作意識(shí)薄弱、因循守舊、不思進(jìn)取，跟不上時(shí)代發(fā)展步伐落伍的，按制定的懲罰制度處理，重者使其讓位；對(duì)獲得檔案管理專業(yè)技術(shù)職務(wù)的專業(yè)技術(shù)人員、檔案管理環(huán)節(jié)干部實(shí)行動(dòng)態(tài)管理、能上能下，對(duì)不能履行自己職務(wù)、職責(zé)，輕者免除其職務(wù)，給全局工作造成一定壞的影響的可清除隊(duì)伍；對(duì)社會(huì)上既掌握網(wǎng)絡(luò)現(xiàn)代新技術(shù)、有一定的檔案知識(shí)，又愿意從事檔案管理工作人員可招聘試用，經(jīng)試用后合格者通過(guò)組織人事部門正式發(fā)令成為國(guó)家檔案管理工作人員。對(duì)勤奮學(xué)習(xí)、愛(ài)崗敬業(yè)、業(yè)績(jī)突出者要及時(shí)給予表彰獎(jiǎng)勵(lì)。用人制度建設(shè)，對(duì)促進(jìn)檔案事業(yè)發(fā)展、對(duì)檔案信息化管理水平提高提供了人力基礎(chǔ)。

（作者單位：內(nèi)蒙古莫力達(dá)瓦達(dá)斡爾族自治旗檔案史志局）endprint