對(duì)供電企業(yè)檔案信息化建設(shè)的幾點(diǎn)思考

毋自堂

摘 要：本文論述了供電企業(yè)檔案信息化建設(shè)的指導(dǎo)思想、目標(biāo)及主要任務(wù)；加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，制定措施是實(shí)施檔案信息化建設(shè)工作的重中之重；認(rèn)真學(xué)習(xí)，積極實(shí)踐是熟練掌握網(wǎng)上協(xié)同辦公檔案管理程序的關(guān)鍵環(huán)節(jié)；刻苦鉆研，開拓創(chuàng)新是熟練掌握文書檔案電子文件整理、歸檔方法的必要條件；愛崗敬業(yè)、努力工作是保證科技檔案電子文件材料插入準(zhǔn)確齊全的重要基礎(chǔ)。。推行檔案數(shù)字化管理是提供檔案服務(wù)社會(huì)的必然要求。加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)是實(shí)現(xiàn)檔案資源共享的最終目標(biāo)。

關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案；信息化建設(shè)

引 言：供電企業(yè)檔案信息化建設(shè)是國家信息化建設(shè)的一個(gè)重要組成部分，大力推進(jìn)供電企業(yè)檔案信息化建設(shè)，逐步實(shí)現(xiàn)檔案資源共享的新體系，是貫徹落實(shí)科學(xué)發(fā)展觀的重大決策，也是推動(dòng)國網(wǎng)公司檔案事業(yè)持續(xù)發(fā)展的戰(zhàn)略舉措。

一、明確供電企業(yè)檔案信息化建設(shè)的指導(dǎo)思想、目標(biāo)及主要任務(wù)

供電企業(yè)檔案信息化建設(shè)是以鄧小平理論和“三個(gè)代表”重要思想為指導(dǎo)，貫徹科學(xué)發(fā)展觀，不斷加快檔案信息化建設(shè)步伐，扎實(shí)推進(jìn)檔案信息資源共享，為供電企業(yè)檔案開發(fā)利用提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。在檔案信息化建設(shè)工作中，國網(wǎng)公司始終以網(wǎng)絡(luò)建設(shè)為基礎(chǔ)，以資源建設(shè)為核心，以開發(fā)利用為目標(biāo)，扎實(shí)推進(jìn)檔案數(shù)字化、管理標(biāo)準(zhǔn)化、服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化、辦公自動(dòng)化，為檔案科學(xué)發(fā)展、構(gòu)建和諧社會(huì)提供優(yōu)質(zhì)高效的服務(wù)。

供電企業(yè)檔案信息化建設(shè)的最終目標(biāo)是在國網(wǎng)公司檔案信息管理平臺(tái)上，基本實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化和辦公自動(dòng)化，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享，實(shí)現(xiàn)檔案查詢、預(yù)約借閱、瀏覽申請(qǐng)等業(yè)務(wù)。目前，基層縣市供電公司文書檔案電子文件按規(guī)定要求整理、歸檔，科技檔案目錄數(shù)字化。完善了檔案數(shù)字化管理，開發(fā)利用檔案信息資源，實(shí)現(xiàn)了供電企業(yè)檔案信息資源共享的目標(biāo)，為企業(yè)生產(chǎn)、營銷、后勤工作提供了快捷、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

檔案信息化建設(shè)工作，不僅促進(jìn)了供電企業(yè)檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，也提高了檔案業(yè)務(wù)工作質(zhì)量，提升了檔案查全率和查準(zhǔn)率，同時(shí)，更新了檔案提供利用的手段和方法。有力地推動(dòng)了供電企業(yè)檔案信息化全面發(fā)展。

二、認(rèn)真扎實(shí)做好供電企業(yè)檔案信息化建設(shè)工作

為貫徹落實(shí)中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳《關(guān)于加強(qiáng)信息資源開發(fā)利用的若干意見》和國家檔案局《關(guān)于加強(qiáng)信息資源開發(fā)工作的意見》文件精神，為加大信息資源開發(fā)利用工作的力度，2009年，國網(wǎng)公司對(duì)檔案信息化建設(shè)工作提出了總體部署和實(shí)施要求，大力開發(fā)檔案資源，實(shí)現(xiàn)信息資源共享。在協(xié)同辦公系統(tǒng)，設(shè)置了檔案管理、國家電網(wǎng)檔案館信息系統(tǒng)、國家電網(wǎng)信息管理平臺(tái)，大力開發(fā)檔案資源實(shí)現(xiàn)信息全系統(tǒng)共享。在國家電網(wǎng)信息管理平臺(tái)，為各歸檔單位提供電子檔案存放和借閱服務(wù)。

在國家電網(wǎng)信息管理平臺(tái)上，如何做好檔案電子文件的歸檔、整理工作，做好借閱服務(wù)，促進(jìn)檔案信息資源全系統(tǒng)共享。交流一下自己的體會(huì)：

（一）、加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，制定措施是實(shí)施檔案信息化建設(shè)工作的重中之重

為加快檔案信息化建設(shè)步伐，努力構(gòu)建檔案信息資源共享體系，扎實(shí)推進(jìn)檔案信息化科學(xué)、建康、快速發(fā)展。供電部門必須加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，制定措施，下發(fā)文件，成立檔案信息化建設(shè)領(lǐng)導(dǎo)組，建立單位檔案信息化管理組織網(wǎng)絡(luò)圖，將檔案信息化建設(shè)工作納入到全年工作計(jì)劃中，加強(qiáng)對(duì)檔案工作的具體領(lǐng)導(dǎo)，明確分管領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)人員的責(zé)任，使電子檔案的整理、歸檔管理經(jīng)?；?、制度化、規(guī)范化、科學(xué)化。

（二）、認(rèn)真學(xué)習(xí)，積極實(shí)踐是熟練掌握網(wǎng)上協(xié)同辦公檔案管理程序的關(guān)鍵環(huán)節(jié)

檔案管理人員要發(fā)揚(yáng)愛崗敬業(yè)、求真務(wù)實(shí)、開拓創(chuàng)新、無私奉獻(xiàn)的優(yōu)良作風(fēng)，以檔案信息開發(fā)利用為中心，突出檔案工作利用服務(wù)的主題，增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，認(rèn)真負(fù)責(zé)，積極工作，為供電企業(yè)提供更有效地服務(wù)。熟悉供電企業(yè)檔案分類方案和劃分電子文件的保管期限，掌握文書檔案電子文件整理、歸檔及預(yù)約借閱查詢服務(wù)的方法，在國家電網(wǎng)信息管理平臺(tái)上，熟悉設(shè)置添加科技檔案目錄的程序，更好地發(fā)揮檔案信息資源的服務(wù)作用。

（三）、刻苦鉆研，開拓創(chuàng)新是熟練掌握文書檔案電子文件整理、歸檔方法的必要條件

2009年9月，國家電網(wǎng)信息管理平臺(tái)建成開通，并投入使用，通過培訓(xùn)學(xué)習(xí)，我掌握了文書檔案電子文件的整理方法，利用網(wǎng)上協(xié)同辦公檔案管理信息管理平臺(tái)，把接入的電子文件認(rèn)真進(jìn)行編輯、整理、歸檔。為供電企業(yè)員工提供檔案查詢和現(xiàn)行電子文件利用服務(wù)，全面提升了全系統(tǒng)檔案管理工作的服務(wù)水平，極大地方便了員工對(duì)檔案資源的獲取，提供了工作效率，受到公司領(lǐng)導(dǎo)和員工的一致好評(píng)。

文書檔案電子文件編輯、整理、歸檔的方法如下：在運(yùn)城供電公司網(wǎng)頁上，點(diǎn)擊用戶登錄，進(jìn)入國家電網(wǎng)山西省電力公司山西門戶系統(tǒng)，填寫用戶名、密碼，點(diǎn)擊協(xié)同辦公系統(tǒng)后，直接點(diǎn)擊檔案管理，進(jìn)入國家電網(wǎng)檔案館信息系統(tǒng)，在左側(cè)辦公快車道下整編中心中，點(diǎn)擊收集整編，進(jìn)入到國家電網(wǎng)檔案信息管理平臺(tái)，在左側(cè)全宗選擇下，運(yùn)城永濟(jì)供電公司管理視圖中，點(diǎn)擊文書檔案，2013年，在右側(cè)所有的整理文件展現(xiàn)出來，然后，按序號(hào)進(jìn)行整理文件，在操作欄下，點(diǎn)第一個(gè)按鈕，對(duì)文件進(jìn)行編輯，進(jìn)行卡片編輯頁面，認(rèn)真填寫分類號(hào)、主題詞、保管期限、主管部門、歸檔份數(shù)、頁數(shù)（打開下面掛接電子文件就知道多少頁）、密級(jí)及歸檔時(shí)間，填完后，點(diǎn)擊保存。用相同的方法，對(duì)下一個(gè)電子文件進(jìn)行編輯，所有文件都整理完后，進(jìn)入待整理卷，把分類號(hào)和保管期限相同的文件組成一卷，在左側(cè)框內(nèi)打上對(duì)號(hào)，點(diǎn)擊組案卷，選擇盒子的厚度后點(diǎn)確定，進(jìn)入案卷卡片編輯，認(rèn)真填寫案卷題名、主題詞、檢查人及歸檔日期，填完后，點(diǎn)確定。用相同的方法，對(duì)下一個(gè)分類號(hào)和保管期限相同的文件進(jìn)行組案卷。組案卷完后。進(jìn)入已整理案卷，把檔號(hào)相同的，在左側(cè)框內(nèi)打?qū)μ?hào)，點(diǎn)歸檔，整個(gè)編輯、整理、歸檔就順利完成。然后進(jìn)入數(shù)據(jù)管理里面進(jìn)行借閱查詢。

（四）、愛崗敬業(yè)、努力工作是保證科技檔案電子文件材料插入準(zhǔn)確齊全的重要基礎(chǔ)

檔案管理人員要愛崗敬業(yè)，積極參加山西省電力公司舉辦的電網(wǎng)改造升級(jí)工程檔案數(shù)字化管理培訓(xùn)，掌握登錄“國家電網(wǎng)信息管理平臺(tái)”，開展工程檔案整理輸入的技巧和方法。第一、先添加標(biāo)準(zhǔn)的工程名稱，從業(yè)務(wù)設(shè)置到全宗配置及工程項(xiàng)目，進(jìn)行編輯，選擇科檔分類表0-9大類第二版，并選擇項(xiàng)目類型；然后點(diǎn)檔案業(yè)務(wù)，年度項(xiàng)目管理及相應(yīng)項(xiàng)目類型，添加標(biāo)準(zhǔn)的工程名稱。第二、在“待整理卷”錄入案卷題名。第三、錄入卷內(nèi)目錄。第四、打印目錄。第五、編制全引目錄。如：整理10千伏及以下配電網(wǎng)工程檔案，點(diǎn)擊整編中心中的年度項(xiàng)目管理，點(diǎn)擊科技檔案中的工程檔案，10千伏及以下配電網(wǎng)線路，在項(xiàng)目欄中點(diǎn)擊添加，進(jìn)入卡片錄入。填寫目錄代號(hào)如：000001，項(xiàng)目名稱，建設(shè)單位，開工時(shí)間，竣工時(shí)間，填完后點(diǎn)擊添加。然后在左上角點(diǎn)擊返回，點(diǎn)擊整編中心中的收集整理，在運(yùn)城永濟(jì)供電公司管理視圖中點(diǎn)10千伏及以下配電網(wǎng)線路工程000001，點(diǎn)擊待整理卷，再點(diǎn)添加，進(jìn)入卡片錄入，正確填寫分類號(hào)、保管期限、案卷題名、立卷單位、卷盒規(guī)格、歸檔日期、檢查人、密級(jí)，填完后點(diǎn)擊添加，在操作欄下，點(diǎn)擊卷內(nèi)文件按鈕，在卷內(nèi)文件內(nèi)進(jìn)行卡片錄入，填上文件題名、責(zé)任者、編制單位、成文日期、歸檔日期、文本頁數(shù)、圖紙張數(shù)、頁號(hào)，點(diǎn)頁數(shù)，最后點(diǎn)添加，所有的卷內(nèi)文件添加完后，對(duì)這個(gè)卷進(jìn)行編目，點(diǎn)序號(hào)下的□和編目就可進(jìn)入到已整理卷，在□內(nèi)打?qū)μ?hào)，點(diǎn)歸檔。整個(gè)編輯、整理、歸檔就順利完成。然后打印自動(dòng)生成的案卷目錄、全引目錄封面、卷內(nèi)目錄、2厘米（或×厘米）卷盒脊背、工程檔案移交簽字表及移交目錄。建立科技檔案目錄管理后，根據(jù)科技檔案管理軟件的特點(diǎn)，將網(wǎng)改工程形成的原始材料掃描到計(jì)算機(jī)中，然后插入到相應(yīng)的科技檔案目錄管理中，與其對(duì)應(yīng)的紙質(zhì)檔案一起歸檔，保證科技電子檔案材料插入準(zhǔn)確、完整、齊全，這樣在網(wǎng)上就可以方便檢索利用。

（作者單位：國網(wǎng)永濟(jì)市供電公司）endprint