網(wǎng)絡(luò)信息化是檔案管理發(fā)展的必然趨勢(shì)

王志剛

內(nèi)容摘要：本文從計(jì)算機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)全面普及覆蓋，網(wǎng)絡(luò)電子郵件高速發(fā)展的時(shí)代新形勢(shì)，分析了當(dāng)今實(shí)體檔案館檔案管理模式在建館投資大、成本高、規(guī)模不足、貯藏量有限、管理安全因素、缺乏系統(tǒng)的檔案信息開(kāi)發(fā)、資源共享程度低等方面提出了遠(yuǎn)不適應(yīng)時(shí)代發(fā)展需要和社會(huì)進(jìn)步需求，急待改革創(chuàng)新的觀點(diǎn)和理念。同時(shí)又從充分運(yùn)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)、電子郵件，建設(shè)網(wǎng)上檔案館在投資小、成本低、儲(chǔ)存量大、方便查閱、有利于信息系統(tǒng)開(kāi)發(fā)和資源共享最大化等方面闡述了其作為檔案管理發(fā)展的方向、優(yōu)勢(shì)和作用的發(fā)揮。

關(guān)鍵詞：網(wǎng)絡(luò)信息化 實(shí)體檔案館 網(wǎng)上建館 信息開(kāi)發(fā)

以史為鏡可以知興替、鑒得失、觀成敗、昭未來(lái)。歷史是過(guò)去的現(xiàn)實(shí)，現(xiàn)實(shí)是未來(lái)的歷史。檔案則是承載歷史，記錄現(xiàn)實(shí)，昭示未來(lái)的寶庫(kù)和熔爐。古往今來(lái)，檔案以其豐富的信息資源為人類(lèi)社會(huì)的發(fā)展發(fā)揮著承上啟下，繼往開(kāi)來(lái)，博古論今，古為今用的作用。但是通過(guò)長(zhǎng)期的實(shí)踐與探索，縱觀當(dāng)今檔案的管理模式和作用的發(fā)揮，放眼計(jì)算機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)全面普及覆蓋，網(wǎng)絡(luò)電子郵件高速發(fā)展的今天，傳統(tǒng)的實(shí)體檔案館模式已遠(yuǎn)不適應(yīng)時(shí)代發(fā)展需要和社會(huì)進(jìn)步需求。著眼檔案建設(shè)的投入低成本、使用高效率、資源共享最大化，網(wǎng)絡(luò)信息化應(yīng)是檔案管理發(fā)展的必然趨勢(shì)。

一、當(dāng)今檔案管理模式遠(yuǎn)不適應(yīng)時(shí)代發(fā)展需要和社會(huì)進(jìn)步需求，急待改革創(chuàng)新

1、實(shí)體檔案館建館投入的高昂費(fèi)用制約檔案管理的發(fā)展。檔案館樓堂館所式建館書(shū)屋藏書(shū)，涉及建筑投資昂貴，建的少了不夠用，建的多了建不起，有時(shí)選址審批都困難。有限的設(shè)施設(shè)備，有限的空間，有限的人員使得檔案館在檔案卷宗的貯藏上也是相應(yīng)十分有限的。由于建設(shè)費(fèi)用巨大制約著檔案館總體規(guī)模的發(fā)展，影響檔案的種類(lèi)和數(shù)量，很難做到全面詳盡，人們查閱檔案還要親自到檔案館，費(fèi)時(shí)間又不方便，從而直接影響了檔案的規(guī)模和服務(wù)面。這種貯藏式檔案館已很難滿足社會(huì)各行各業(yè)對(duì)檔案信息資源的需求。

2、實(shí)體檔案館現(xiàn)行管理模式在管理和服務(wù)方面存在諸多制約因素。檔案館內(nèi)貯藏的卷宗和實(shí)物檔案大多是易燃易霉變的纖維類(lèi)材質(zhì)，在日常的貯藏管理中隊(duì)檔案館的設(shè)施設(shè)備條件（如防火、防水、防盜、防潮燈）都有嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)和要求，對(duì)管理的各個(gè)環(huán)節(jié)也是非常嚴(yán)密的。一旦設(shè)施設(shè)備不到位，管理存在疏忽大意極易引發(fā)霉變、火災(zāi)隨著網(wǎng)絡(luò)化和信息化的快速發(fā)展，電子計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在檔案工作中的應(yīng)用與日俱增，形成了越來(lái)越多的電子文件，也研發(fā)出了各種各樣的軟件，辦公自動(dòng)化、網(wǎng)絡(luò)化越發(fā)顯現(xiàn)出氣獨(dú)特的優(yōu)勢(shì)和發(fā)展趨勢(shì)。諸多電子文件的出現(xiàn)標(biāo)志著人類(lèi)開(kāi)發(fā)信息、記錄信息、利用信息的方式發(fā)生了深刻的變革，使檔案管理產(chǎn)生了質(zhì)的飛躍，原來(lái)的檔案管理模式已遠(yuǎn)不適應(yīng)經(jīng)濟(jì)全球化，世界網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展的需要，必將為電子檔案和網(wǎng)絡(luò)檔案館這一新型的檔案管理模式所逐步替代，必將發(fā)揮其更大的優(yōu)勢(shì)和檔案資源共享效用。

3、實(shí)體檔案館在檔案信息化開(kāi)發(fā)和資源共享方面存在較大的局限性。目前，實(shí)體檔案館的管理模式，大多僅限于檔案資料的貯存和實(shí)地查閱，大多檔案館均未對(duì)檔案資料進(jìn)行系統(tǒng)的梳理、歸類(lèi)、整理和信息挖掘，建立電子檔案的更是少兒又少，以致在檔案的信息開(kāi)發(fā)和資源共享方面相對(duì)十分滯后，直接影響著檔案事業(yè)的發(fā)展。

二、致力于檔案信息開(kāi)發(fā)和資源共享，網(wǎng)絡(luò)信息化將是發(fā)展的趨勢(shì)所在

電子文件作為新生事物，是時(shí)代發(fā)展的必然產(chǎn)物，人們對(duì)其意義和作用，尚未充分認(rèn)識(shí)，沒(méi)有引起足夠的重視。檔案辦公自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)雖然開(kāi)始使用，但基本上是用計(jì)算機(jī)進(jìn)行辦公和事務(wù)性管理，處于辦公自動(dòng)化的起步階段，對(duì)電子文件的收集、整理、歸檔還未形成統(tǒng)一的管理模式，還是單機(jī)運(yùn)行。及時(shí)有些檔案網(wǎng)站開(kāi)通使用，由于思想保守，考慮檔案保密的因素過(guò)多，很多有價(jià)值的檔案不能公布利用，不能有效地界定開(kāi)放檔案和保密檔案，不能得到最大化的資源共享，信息得不到充分的利用，檔案網(wǎng)站發(fā)揮作用微弱。

如何才能推進(jìn)檔案辦公自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)真正網(wǎng)絡(luò)化，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)建設(shè)檔案館，提升檔案館對(duì)檔案信息的整理挖掘，讓人們能方便快捷、高效廉價(jià)獲取有用的信息，將是我們努力探索的路徑和方向。

一是強(qiáng)化人才培養(yǎng)，加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)。檔案事業(yè)的發(fā)展關(guān)鍵在人，要樹(shù)立人才資源是第一資源的思想，在新形勢(shì)下要搞好檔案信息化建設(shè)，首先要組建一支掌握計(jì)算機(jī)技術(shù)的檔案隊(duì)伍，按照檔案工作發(fā)展的要求進(jìn)行檔案人才結(jié)構(gòu)的合理配置，把具有現(xiàn)代化科技人才引進(jìn)來(lái)，同時(shí)對(duì)現(xiàn)有人員進(jìn)行業(yè)務(wù)知識(shí)強(qiáng)化培訓(xùn)，這樣一支政治素質(zhì)高、業(yè)務(wù)水平強(qiáng)、工作作風(fēng)硬、思想進(jìn)步、敢于創(chuàng)新、團(tuán)結(jié)進(jìn)取的檔案干部隊(duì)伍真正實(shí)現(xiàn)專(zhuān)業(yè)化，讓這支隊(duì)伍在運(yùn)用運(yùn)用科技網(wǎng)絡(luò)建檔網(wǎng)絡(luò)建館中發(fā)揮積極作用，并且發(fā)揮示范引領(lǐng)和傳幫帶作用，促進(jìn)檔案管理網(wǎng)絡(luò)化信息化的持續(xù)穩(wěn)步發(fā)展。

二是立足實(shí)際實(shí)施，持續(xù)穩(wěn)步推進(jìn)。檔案網(wǎng)絡(luò)化信息化是電子政務(wù)建設(shè)的重要組成部分，也是當(dāng)前和今后一個(gè)時(shí)期的一項(xiàng)重要任務(wù)，各級(jí)各部門(mén)、個(gè)行業(yè)都應(yīng)充分應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)，針對(duì)性地認(rèn)真研究制定檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)、檔案網(wǎng)站和管理系統(tǒng)平臺(tái)建設(shè)的規(guī)劃建設(shè)，制定切實(shí)可行的檔案信息建設(shè)實(shí)施方案，并分步付諸實(shí)施，加大配置現(xiàn)代化管理設(shè)備的力度，對(duì)接收進(jìn)館的電子文件進(jìn)行規(guī)范管理，確保電子檔案的完整與安全，逐步解決檔案管理系統(tǒng)不兼容問(wèn)題，解決不同軟件環(huán)境下形成的數(shù)據(jù)難以轉(zhuǎn)換，無(wú)法進(jìn)行電子文件歸檔的問(wèn)題，逐步形成統(tǒng)一可以互聯(lián)或互換的信息網(wǎng)絡(luò)，這是信息資源共享的重要保障和關(guān)鍵環(huán)節(jié)。

三是整合檔案信息資源，創(chuàng)新檔案服務(wù)機(jī)制。檔案信息資源建設(shè)是檔案工作的基礎(chǔ)，服務(wù)則是檔案工作永恒的主題，是檔案工作的生命線。檔案部門(mén)要充分發(fā)揮職能作用，為檔案信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)和發(fā)展提供積極有效的指導(dǎo)和服務(wù)。在搞好服務(wù)的同時(shí)，加強(qiáng)涉及民生的檔案工作、企業(yè)檔案合理化歸檔工作、重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目的檔案管理，積極拓展檔案工作新領(lǐng)域，開(kāi)展農(nóng)業(yè)農(nóng)村建檔工作，深入挖掘檔案信息資源，努力提高檔案部門(mén)對(duì)社會(huì)的服務(wù)能力，提高檔案保管和利用的科技含量，提升檔案的歷史價(jià)值和利用效果。積極推進(jìn)檔案館（室）上檔升級(jí)，擴(kuò)大電子檔案信息的著錄工作。

四是加強(qiáng)指導(dǎo)服務(wù)，規(guī)范文件管理?，F(xiàn)行文件管理是檔案部門(mén)的一項(xiàng)基礎(chǔ)工作。為了對(duì)這項(xiàng)工作規(guī)范管理，在現(xiàn)行文件管理中心設(shè)立電子文檔管理室和電子閱覽室，配置專(zhuān)用計(jì)算機(jī)實(shí)行機(jī)讀閱檔，對(duì)各單位紙質(zhì)文件和電子文件同時(shí)收集，以減少信息錄人的工作量，避免重復(fù)勞動(dòng)，降低數(shù)據(jù)處理成本，并與有關(guān)單位聯(lián)網(wǎng)，使相關(guān)單位在各自部門(mén)隨時(shí)查閱檔案信息，以滿足社會(huì)各方面的需求，努力提升檔案信息化水平。

（作者單位： 孝義市驛馬鄉(xiāng)安全生產(chǎn)監(jiān)督管理中心）

參考文獻(xiàn)：

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