檔案數(shù)字化外包安全管理探析

李潔

檔案數(shù)字化是指將紙張、磁帶、縮微膠片、光盤等傳統(tǒng)載體上存儲的檔案資源通過掃描、壓縮、轉(zhuǎn)換等技術(shù)手段加工成數(shù)字化信息，并存儲成一個有序結(jié)構(gòu)的檔案數(shù)據(jù)庫，通過局域網(wǎng)、政務(wù)網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)等途徑提供檢索查閱，從而實(shí)現(xiàn)檔案資源共享。大多數(shù)檔案館和機(jī)關(guān)單位、企業(yè)的檔案部門通過對自身技術(shù)、資金、人員等各方面因素的綜合考慮后，選擇將檔案數(shù)字化加工項目外包。所謂“外包”，即通過支付一定報酬，把數(shù)字化加工所包含的軟件開發(fā)、檔案整理，破損修裱，數(shù)據(jù)著錄、數(shù)字化轉(zhuǎn)換、存儲備份等技術(shù)方面的任務(wù)，委托給一些專業(yè)公司來操作的一種工作方式。

一、檔案數(shù)字化項目外包的優(yōu)勢

檔案數(shù)字化是一項繁瑣浩大的工程。對數(shù)量龐大的館藏檔案進(jìn)行案卷實(shí)體的整理，文件級的著錄，逐頁掃描以及聲像資料轉(zhuǎn)換等操作，如果僅依靠本單位的員工自行完成，進(jìn)度上將難以保證。而把數(shù)字化加工項目外包給專業(yè)公司，則具有以下的優(yōu)點(diǎn)：

（一）不影響檔案部門常規(guī)工作的質(zhì)量

目前，各級檔案館和機(jī)關(guān)單位、企業(yè)檔案部門的現(xiàn)有人員工作量已飽和。外包可以避免分散本單位大量人力用于數(shù)字化，使員工能集中精力、保質(zhì)保量地做好檔案常規(guī)工作，如：每年新增紙質(zhì)檔案和電子檔案的歸檔、館藏檔案保管和查閱利用、檔案的編研、館室的建設(shè)、開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)等，防止因開展檔案數(shù)字化，而降低其他常規(guī)業(yè)務(wù)的工作質(zhì)量。

（二）保證檔案數(shù)字化加工進(jìn)度

外包公司是專門從事該類工作的專業(yè)公司，人員具有一定的從業(yè)經(jīng)驗，工作中可以省去適應(yīng)階段；專業(yè)軟件開發(fā)能力和系統(tǒng)維護(hù)服務(wù)，可以彌補(bǔ)檔案部門內(nèi)部技術(shù)能力有限的不足；硬件設(shè)施配備齊全，可以迅速開展工作；公司性質(zhì)、管理體制決定其用人機(jī)制靈活，崗位責(zé)任制、流程化工作方式、計件工資等激勵機(jī)制，可以保證工作的高效率。上述這些方面，都是確保工作任務(wù)在規(guī)定時間內(nèi)保質(zhì)保量完成的有效途徑。

（三）設(shè)備資源可以得到充分利用

數(shù)字化加工所需設(shè)備包括高分辨率掃描儀，計算機(jī)等，均由外包公司提供，項目完成后可供其他項目繼續(xù)使用，這樣就節(jié)省了本單位購置和維護(hù)數(shù)字化設(shè)備的大量開支，同時能有效避免數(shù)字化加工項目結(jié)束后設(shè)備閑置的浪費(fèi)，節(jié)約經(jīng)費(fèi)。

二、檔案數(shù)字化項目外包的安全風(fēng)險因素

外包，可以有效克服檔案部門目前人力不足、技術(shù)落后、經(jīng)費(fèi)有限等困境，因此成為實(shí)現(xiàn)館藏檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換的主要途徑。但外包作為一種商業(yè)化運(yùn)行模式，又有其固有的風(fēng)險和弊端。根據(jù)引發(fā)風(fēng)險的各類因素可主要概括為檔案實(shí)體風(fēng)險和數(shù)據(jù)信息風(fēng)險。如圖1所示。

圖1 數(shù)字化外包風(fēng)險因素分類

（一）檔案實(shí)體風(fēng)險

1.檔案實(shí)體出、入庫

檔案實(shí)體出、入庫過程，未由指定專人辦理，或未履行交接手續(xù)或事后補(bǔ)辦，或未及時對檔案進(jìn)行外觀檢驗和數(shù)量核對，均可導(dǎo)致檔案交接不清、順序混亂、檔案丟失等風(fēng)險。

2.檔案劃控

檔案數(shù)字化加工前，實(shí)體檔案未經(jīng)劃控或劃控不準(zhǔn)，可能造成不可開放檔案流入外包公司，在數(shù)字化加工過程中泄密的風(fēng)險。

3.檔案實(shí)體拆、裝卷

一些年代久遠(yuǎn)，紙張脆弱的檔案在拆、裝卷時極易被損壞；操作的不規(guī)范，會造成檔案新的劃損折傷；破損修裱時，由于缺乏專業(yè)技能，選擇工具不當(dāng)?shù)?，會?dǎo)致檔案損毀的風(fēng)險；另外操作人員缺乏檔案保護(hù)意識，趕速度、圖省事，拆除金屬品或重新裝訂時粗暴蠻干，也易造成檔案原貌受損。

（二）數(shù)據(jù)信息風(fēng)險

1.軟件漏洞和系統(tǒng)升級

軟件漏洞的存在不僅給系統(tǒng)穩(wěn)定性留下隱患，也給病毒的傳播和黑客的攻擊提供了機(jī)會，對數(shù)據(jù)信息造成威脅。信息技術(shù)迅速發(fā)展，系統(tǒng)需要不斷升級，舊的文件在新系統(tǒng)下或無法打開，或產(chǎn)生亂碼、錯碼等情況，造成文件無法識別，給數(shù)據(jù)信息的長期保存、交換、共享帶來巨大困難。

2.網(wǎng)絡(luò)環(huán)境安全

缺乏嚴(yán)格的網(wǎng)絡(luò)安全管理制度，未創(chuàng)建封閉性局域網(wǎng)絡(luò)，與互聯(lián)網(wǎng)相聯(lián)；數(shù)字化檔案信息系統(tǒng)未安裝相應(yīng)的安全防御措施，如：防火墻、殺毒軟件、入侵檢測、電磁輻射干擾顯示等；數(shù)字化所用計算機(jī)及其他設(shè)備未進(jìn)行屏蔽或留有無線網(wǎng)絡(luò)功能、移動接口等情況，都會造成檔案信息泄密的風(fēng)險。

3.存儲設(shè)備信息殘留

數(shù)字化項目結(jié)束后，未對有檔案信息存留的設(shè)備或系統(tǒng)（包括使用過的計算機(jī)、信息系統(tǒng)、移動存儲設(shè)備等）進(jìn)行徹底清除和安全技術(shù)處理，可能造成信息流失、檔案泄密的隱患。

三、降低檔案數(shù)字化項目外包安全風(fēng)險的措施

外包過程中的安全風(fēng)險不容忽視，如何從源頭上對整個加工過程中的安全風(fēng)險加以防范，是檔案部門在選擇項目外包前必須仔細(xì)研究探討解決的問題。筆者認(rèn)為可從以下幾方面措施入手：

（一）公開招標(biāo)，優(yōu)選公司

外包公司的選擇，關(guān)系到檔案數(shù)字化加工的質(zhì)量、進(jìn)度、安全及本單位需配備項目管理人員數(shù)量等，直接影響到整個項目能否順利實(shí)施以及數(shù)據(jù)成果的質(zhì)量好壞和利用效率高低，必須慎重選擇。招標(biāo)單位可通過對公司資源、技術(shù)實(shí)力、人員配備等方面進(jìn)行全面調(diào)研和審查，從而優(yōu)選出綜合實(shí)力雄厚，擁有專業(yè)加工背景的外包公司。

1.資質(zhì)審查

主要考察投標(biāo)公司是否具備以下幾個方面資質(zhì)：第一，專業(yè)的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、操作流程、信息安全等管理體系；第二，專業(yè)的數(shù)字化加工軟件系統(tǒng)；第三，專業(yè)的高分辨率掃描設(shè)備等硬件設(shè)施；第四，良好的企業(yè)信譽(yù)度和財務(wù)狀況。

2.業(yè)績審查

重點(diǎn)考察投標(biāo)公司是否具有檔案數(shù)字化加工的經(jīng)驗和業(yè)績。目前，數(shù)字化公司缺乏市場準(zhǔn)入機(jī)制約束，企業(yè)良莠不齊，魚龍混雜，許多公司都打著提供檔案數(shù)字化的旗號，開展多種業(yè)務(wù)。業(yè)績就成為調(diào)研考察的重要內(nèi)容，外包公司是否具有與項目內(nèi)容相類似的成功案例，很大程度上影響著項目能否順利完成以及數(shù)據(jù)系統(tǒng)是否有完善的后續(xù)維護(hù)。endprint

3.人員審查

考察投標(biāo)公司是否具有專業(yè)的檔案數(shù)字化加工團(tuán)隊，其中人員情況包括兩種：第一，技術(shù)人員的實(shí)踐經(jīng)驗，能夠隨時處理掃描軟、硬件設(shè)備出現(xiàn)的問題以及系統(tǒng)掛接，檢索查詢、存儲備份等過程中各種問題。第二，掃描人員的專業(yè)素質(zhì)，能熟練應(yīng)用計算機(jī)、掃描儀，并很好地掌握圖像處理軟件，使數(shù)據(jù)信息各項指標(biāo)達(dá)到最佳值。同時應(yīng)具備檔案工作的特殊職業(yè)要求，有檔案的保護(hù)意識，維護(hù)好紙質(zhì)檔案安全，不可遺失、損壞；具備檔案拆卷、裝訂、分件和著錄等檔案業(yè)務(wù)工作技能，從而減少對紙質(zhì)檔案的損害和保證實(shí)體案卷和數(shù)據(jù)信息的質(zhì)量。

（二）統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范操作

檔案數(shù)字化方面已建立了一系列國家、地方標(biāo)準(zhǔn)。但數(shù)字化公司往往為追求工作數(shù)量，急功近利，僅憑掃描人員個人的主觀認(rèn)知來確定處理方法，自成一套，而忽視標(biāo)準(zhǔn)的重要性與強(qiáng)制性，導(dǎo)致整個流程前后標(biāo)準(zhǔn)不一、數(shù)據(jù)成果質(zhì)量差，為后續(xù)檔案信息管理和利用帶來諸多不利因素。本單位在項目開始前，要將《中華人民共和國檔案法》、《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》、《檔案著錄規(guī)則》、《歸檔文件整理規(guī)則》、《文書檔案案卷格式》等法律法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)交與外包公司，要求其按照標(biāo)準(zhǔn)對操作人員進(jìn)行上崗前培訓(xùn)，并在工作中嚴(yán)格執(zhí)行，確保從制定數(shù)字化工作方案、檔案出庫、整理分件、檔案掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)質(zhì)檢、檔案還原入庫、數(shù)據(jù)備份、成果驗收移交等整個數(shù)字化加工流程的實(shí)施，都有章可循，規(guī)范操作。同時，針對工作中出現(xiàn)的新問題、存在的不足之處，本單位的項目管理人員要定期或不定期召開業(yè)務(wù)會議進(jìn)行討論， 協(xié)商出解決辦法， 經(jīng)批準(zhǔn)后， 以實(shí)施細(xì)則的形式頒布實(shí)行，并與外包公司及時溝通交流，從而保證項目的順利進(jìn)行以及檔案實(shí)體和數(shù)據(jù)的安全。

（三）加強(qiáng)監(jiān)督，保證安全

加強(qiáng)外包監(jiān)督，建立完善的檔案數(shù)字化項目外包監(jiān)督管理制度，實(shí)施全程監(jiān)控。避免因監(jiān)督不力、指導(dǎo)或管理不暢出現(xiàn)的安全風(fēng)險。

1.訂立業(yè)務(wù)合同

與外包公司簽訂完善的業(yè)務(wù)合同，包括合作方式、工作內(nèi)容、履行期限、項目報酬、責(zé)任劃分、知識產(chǎn)權(quán)歸屬、違約后果等。合同是項目雙方履行義務(wù)、維護(hù)權(quán)益的書面承諾，訂立時要全面考慮，要求明確，保護(hù)雙方合法利益。再者，由于數(shù)字化中所運(yùn)用的軟件，查詢系統(tǒng)等都需不斷維護(hù)、升級，為了降低日后使用過程中的風(fēng)險，需與外包公司訂立后續(xù)維護(hù)協(xié)議。協(xié)議可包括：當(dāng)系統(tǒng)出現(xiàn)問題時，外包公司需提供電話、郵件、現(xiàn)場等多種方式技術(shù)支持服務(wù)，全方位響應(yīng)需求；項目完成后，提供一定時期的免費(fèi)數(shù)據(jù)維護(hù)、數(shù)據(jù)升遷、技術(shù)維護(hù)服務(wù)，免費(fèi)期滿后收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)等事項，由此加強(qiáng)對后續(xù)過程中的風(fēng)險控制。

2.簽訂保密協(xié)議

根據(jù)《保密法》、《檔案法》的有關(guān)條例，與外包公司簽訂保密協(xié)議，提出保密要求，如妥善保管招標(biāo)單位提供的檔案及完成的數(shù)據(jù)成果，不得以任何方式利用；不得留存復(fù)制品或技術(shù)資料；項目完成后，公司所用凡有信息留存的設(shè)備和存儲器，必須清除信息并作安全技術(shù)處理，（包括數(shù)據(jù)成品、廢品、中間數(shù)據(jù)等），不得私自保留等，從法律上確定和規(guī)范公司對保證檔案信息安全的責(zé)任和義務(wù)，使檔案安全和外包項目受到法律保護(hù)。在與外包公司簽訂保密協(xié)議的同時，還應(yīng)對操作人員進(jìn)行上崗前的安全保密教育培訓(xùn)，并簽訂個人保密協(xié)議。

3.強(qiáng)化安全管理

在外包前做好檔案的密級鑒定工作，準(zhǔn)確劃定數(shù)字化加工的范圍；強(qiáng)化對數(shù)字化加工現(xiàn)場的管理，安裝可覆蓋場所全部區(qū)域的視頻監(jiān)控系統(tǒng)及防火、防水設(shè)備，配備門禁系統(tǒng)，禁止無關(guān)人員進(jìn)入加工場所；配備專業(yè)的檔案柜，用于檔案的臨時存放；采用物理或技術(shù)手段，對USB等外接接口實(shí)施禁用；操作人員手機(jī)，U盤等電子設(shè)備一律不準(zhǔn)帶入加工場所；涉及檔案交接的環(huán)節(jié)均由專人負(fù)責(zé)辦理交接手續(xù)；對檔案數(shù)字化成果交接過程進(jìn)行嚴(yán)格監(jiān)督。

（工作單位：山西省檔案局）endprint