深化檔案工作改革、促進(jìn)企業(yè)發(fā)展

陳麗萍　曹婷婷

前言

對(duì)于企業(yè)來(lái)說(shuō)，檔案工作是一項(xiàng)重要的基礎(chǔ)性工作，它是企業(yè)各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)的有機(jī)組成部分，它不僅記錄了企業(yè)發(fā)展的歷史，也為企業(yè)積累了大量的信息資源，它是企業(yè)各項(xiàng)工作開(kāi)展的紐帶。企業(yè)檔案管理的規(guī)范程度體現(xiàn)了企業(yè)的整體管理水平。做好檔案管理工作一方面為企業(yè)高層管理人員及時(shí)了解企業(yè)整體經(jīng)營(yíng)狀況，適時(shí)調(diào)整經(jīng)營(yíng)策略和制定經(jīng)營(yíng)決策提供準(zhǔn)確依據(jù)；另一方面有利于有關(guān)各方準(zhǔn)確認(rèn)定企業(yè)經(jīng)營(yíng)成果，為企業(yè)與各有關(guān)方面進(jìn)行有益合作奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

一、檔案管理中心簡(jiǎn)介

石家莊供水有限責(zé)任公司檔案管理中心的前身是石家莊市供水總公司綜合檔案室，成立于1989年1月，原為總公司機(jī)關(guān)處室，2002年根據(jù)改制需要，變更為總公司機(jī)關(guān)直屬單位，并與同年被國(guó)家檔案局評(píng)為“企業(yè)檔案工作目標(biāo)管理國(guó)家一級(jí)”資質(zhì)。目前，檔案管理中心為石家莊供水有限責(zé)任公司下屬正處級(jí)基層單位，主要職責(zé)范圍是負(fù)責(zé)公司下屬各單位、機(jī)關(guān)各部室檔案的管理和利用服務(wù)工作，其職能包括：檔案法及各類(lèi)檔案規(guī)章的貫徹、執(zhí)行；檔案人員的培訓(xùn)、指導(dǎo)與考核；工程項(xiàng)目的驗(yàn)收及各類(lèi)檔案和科技圖書(shū)資料的收集、整理、歸檔、保管、提供利用、編研工作等。

檔案管理中心總占地面積1050平方米，建筑面積近800平方米，其中檔案庫(kù)區(qū)450平方米，功能及辦公用房230平方米，目前在用檔案庫(kù)房14間，功能用房3間，辦公室9間。中心現(xiàn)有在崗職工17人，下設(shè)三個(gè)職能科室：綜合科、業(yè)務(wù)指導(dǎo)科、聲像科。

檔案管理中心負(fù)責(zé)原供水集團(tuán)各部門(mén)形成的檔案資料的保管工作，主要檔案類(lèi)別包括：文書(shū)檔案、科技檔案（水廠檔案、土建檔案、管線檔案、用戶檔案、設(shè)備檔案、底圖檔案）、會(huì)計(jì)檔案、實(shí)物檔案、科技圖書(shū)、去年又新增了聲像檔案。目前，檔案管理中心紙質(zhì)庫(kù)藏檔案總量5萬(wàn)余（卷/冊(cè)/件）；聲像實(shí)物檔案總量7448（件/張/盤(pán)）、科技圖書(shū)6212（本）。

二、跟隨企業(yè)發(fā)展、創(chuàng)新管理模式

在社會(huì)飛速發(fā)展的今天，企業(yè)的管理體制、運(yùn)行機(jī)制為了適應(yīng)社會(huì)發(fā)展需求不斷發(fā)生著變化。企業(yè)經(jīng)歷了改制集團(tuán)化的轉(zhuǎn)變，企業(yè)的管理模式也從傳統(tǒng)到現(xiàn)代進(jìn)行過(guò)渡。企業(yè)檔案工作作為支撐企業(yè)發(fā)展的基礎(chǔ)，隨著企業(yè)的不斷變革與發(fā)展，如此大型的企業(yè)如何在一次次變革中使檔案做到不流失，光靠幾個(gè)人是不能完成的。

企業(yè)的檔案工作是應(yīng)該是一個(gè)全員參與的綜合性管理工作，所有檔案制度制定之后需要各部門(mén)分別貫徹實(shí)施。在此過(guò)程中，我們需要發(fā)揮每個(gè)部門(mén)、每個(gè)人的力量，才能將檔案制度及工作方法深入到每個(gè)日常工作中去，細(xì)化到文件形成及利用的每一個(gè)環(huán)節(jié)，這樣才能把檔案工作從基礎(chǔ)做實(shí)、做好。

（一）領(lǐng)導(dǎo)體系建設(shè)

為了規(guī)范公司檔案管理，我們專(zhuān)門(mén)建立了自己的檔案管理工作體系。首先是領(lǐng)導(dǎo)體系，我們建立了檔案工作三層次的領(lǐng)導(dǎo)：一是公司級(jí)設(shè)立分管領(lǐng)導(dǎo)。二是檔案部門(mén)負(fù)責(zé)人。三是各部門(mén)和基層單位分管領(lǐng)導(dǎo)。領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作的重視與決策，對(duì)檔案工作的開(kāi)展起著決定性的作用，因此領(lǐng)導(dǎo)體系的建設(shè)為企業(yè)檔案工作的開(kāi)展提供了有力保障。

（二）檔案機(jī)構(gòu)設(shè)置

其次是專(zhuān)門(mén)檔案管理機(jī)構(gòu)的設(shè)置。我們公司專(zhuān)門(mén)成立檔案管理中心作為檔案管理體系的核心部門(mén)，負(fù)責(zé)指導(dǎo)各部門(mén)檔案文件的歸檔，并對(duì)企業(yè)檔案工作的開(kāi)展起到服務(wù)、監(jiān)督作用。無(wú)論企業(yè)怎樣變革，檔案部門(mén)始終作為一個(gè)正處級(jí)獨(dú)立下屬單位得以保留，這充分體現(xiàn)了公司領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作的重視，也為我們?nèi)粘n案工作的開(kāi)展提供了很多便利。

（三）檔案人員配備

由于企業(yè)檔案工作涉及到日常工作的方方面面，因此檔案工作的開(kāi)展還需要各部門(mén)及基層單位兼職檔案人員的配合。為此我們建立了兼職檔案人員體系。目前我公司共有兼職檔案人員80人，每個(gè)單位根據(jù)工作內(nèi)容設(shè)立文書(shū)、科技、會(huì)計(jì)三名兼職檔案人員，負(fù)責(zé)日常本單位或部門(mén)檔案的收集、整理、移交工作。兼職檔案人員體系的建立為保證了文件的形成至檔案管理各環(huán)節(jié)工作落實(shí)到位，為企業(yè)檔案工作的開(kāi)展提供了人員保障。

（四）工作體系建設(shè)

有了完善的組織體系，還需要有系統(tǒng)嚴(yán)密的工作體系，企業(yè)的檔案工作是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，目前我公司實(shí)行的是統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)分級(jí)管理的檔案管理模式。檔案管理中心負(fù)責(zé)公司主要核心檔案的保管與利用工作，對(duì)于基層單位我們實(shí)行二級(jí)管理。檔案管理中心作為業(yè)務(wù)管理部門(mén)，定期對(duì)基層單位檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)與考核。

二、完善管理制度、規(guī)范工作流程

（一）制度完善的重要性

制度是企業(yè)管理的有效手段，規(guī)范合理的制度建設(shè)對(duì)企業(yè)維持正常工作秩序，提高辦事效率有著很大的推動(dòng)作用。檔案制度的完善是實(shí)現(xiàn)企業(yè)有效管理的必要保障，它是檔案人員的工作指南，隨著企業(yè)的改革與發(fā)展，檔案制度也應(yīng)隨之進(jìn)行相應(yīng)的調(diào)整，以適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)的經(jīng)營(yíng)管理模式。

（二）深入調(diào)研、科學(xué)制定

檔案管理中心一直把制度建設(shè)作為一項(xiàng)重要的基礎(chǔ)工作，我們以企業(yè)改制為契機(jī)，依據(jù)《檔案法》及《企業(yè)檔案工作規(guī)范》實(shí)施指南，由組織體系建設(shè)入手，梳理業(yè)務(wù)管理流程及標(biāo)準(zhǔn)，細(xì)化日常管理制度，通過(guò)梳理完善，將中心制度劃分為三大部分：中心體系及組織建設(shè)如：中心簡(jiǎn)介、機(jī)構(gòu)設(shè)置、崗位職責(zé)等，共5部分18項(xiàng)職責(zé)；基礎(chǔ)業(yè)務(wù)管理制度及工作標(biāo)準(zhǔn)如：檔案收集整理等制度、檔案利用制度、及相應(yīng)的工作標(biāo)準(zhǔn)及操作流程，共15項(xiàng)制度，9項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)。

新制度的建設(shè)完全符合國(guó)家檔案法律法規(guī)的要求，更與企業(yè)發(fā)展需要相適應(yīng)。為了確保制度制定的合法合理化，我們前期開(kāi)展了大量的學(xué)習(xí)與調(diào)研工作，并與省市檔案主管部門(mén)進(jìn)行學(xué)習(xí)與交流。此外，我們還對(duì)檔案業(yè)務(wù)人員進(jìn)行意見(jiàn)征詢(xún)，最大限度與我們公司的檔案工作實(shí)際情況相符合，制度執(zhí)行起來(lái)也就更加高效。

（三）多種舉措并用、確保執(zhí)行力度

為了保證制度的執(zhí)行力度，公司領(lǐng)導(dǎo)給予了我們很大的支持，在制度下達(dá)之后，并同意將制度執(zhí)行情況列入每季度績(jī)效考核工作中來(lái)，為制度的有力執(zhí)行提供了必要保障。為了達(dá)到預(yù)期效果，中心在第一時(shí)間對(duì)基層單位兼職檔案人員進(jìn)行了培訓(xùn)，將新制度內(nèi)容及執(zhí)行方法進(jìn)行了細(xì)致的講解，在實(shí)際工作中，檔案工作人員還通過(guò)多種方式對(duì)基層單位進(jìn)行指導(dǎo)，以確保制度在執(zhí)行過(guò)程中的順暢。通過(guò)修訂完善相關(guān)制度確保檔案工作更加規(guī)范，各項(xiàng)工作的展開(kāi)都做到有制度為依據(jù)，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，使企業(yè)管理工作向規(guī)范化邁進(jìn)。endprint

三、提升檔案服務(wù)，助力社會(huì)與企業(yè)發(fā)展

檔案工作者不僅在為企業(yè)內(nèi)部提供檔案服務(wù)，在城市建設(shè)中我們也貢獻(xiàn)出自己的一份力量。

在服務(wù)方式上，隨著科技的發(fā)展，我們?cè)谠欣梅绞降幕A(chǔ)上利用現(xiàn)代技術(shù)使利用服務(wù)途徑更加多樣化、更加便捷。我們利用電話、傳真、拍照、郵件網(wǎng)絡(luò)等多種手段提供服務(wù)。無(wú)論服務(wù)手段怎么多樣化，我們都是以檔案保密與安全為前提。因此，完善的利用制度與流程就為此項(xiàng)工作的順利開(kāi)展提供了保障。

供水檔案除了在公司內(nèi)部日常工作中發(fā)揮作用，它的重要性還體現(xiàn)在社會(huì)建設(shè)的方方面面，中心不斷拓寬自己的服務(wù)范圍及服務(wù)領(lǐng)域，使檔案在城市建設(shè)中發(fā)揮它應(yīng)有的價(jià)值。

（一）管線檔案資料在地鐵項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中發(fā)揮作用

石家莊地鐵建設(shè)項(xiàng)目是省市人民熱切期盼的民心工程，根據(jù)規(guī)劃，省會(huì)未來(lái)計(jì)劃修建6條地鐵線路，線網(wǎng)總長(zhǎng)244.7km。目前地鐵項(xiàng)目建設(shè)正在如火如荼的進(jìn)行中。此項(xiàng)工程的工期之長(zhǎng)，任務(wù)之重，投資之大是我省建設(shè)項(xiàng)目前所未有的。市政府將自來(lái)水地下管改遷項(xiàng)目交予我公司。集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)為此專(zhuān)門(mén)召集有關(guān)部門(mén)召開(kāi)調(diào)度會(huì)，要求各部門(mén)之間要做好調(diào)度方案與協(xié)調(diào)工作，在思想上要高度統(tǒng)一、高度重視，對(duì)任務(wù)要層層分解，確保溝通，按時(shí)保質(zhì)地完成各項(xiàng)工作計(jì)劃。檔案部門(mén)按照領(lǐng)導(dǎo)要求全力配合，主動(dòng)與設(shè)計(jì)部門(mén)取得聯(lián)系，與設(shè)計(jì)部門(mén)一同深入現(xiàn)場(chǎng)勘查，詳細(xì)記錄，認(rèn)真查找相關(guān)管線檔案，為了得到詳實(shí)準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)，檔案人員多次反復(fù)的與設(shè)計(jì)人員溝通，在近萬(wàn)卷檔案中仔細(xì)查找數(shù)據(jù)及資料，僅此一項(xiàng)就為公司節(jié)約40余萬(wàn)元。在施工過(guò)程中，中心也多次為地鐵建設(shè)單位提供管線，確保施工過(guò)程中供水管線的安全，保證市民正常用水不受影響。地鐵建設(shè)項(xiàng)目投資巨大，它的建成使省會(huì)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)又上了一個(gè)臺(tái)階，在此檔案也發(fā)揮了不可替代的作用。

（二）做好檔案工作，保障南水北調(diào)配套工程水廠建設(shè)工作順利進(jìn)行

南水北調(diào)工程是改變中國(guó)南澇北旱和北方地區(qū)水資源嚴(yán)重短缺局面的重大戰(zhàn)略性工程，總投資額5000億元人民幣。按照市南水北調(diào)配套工程建設(shè)實(shí)施方案，集團(tuán)承建7個(gè)地表水廠和相關(guān)配套管網(wǎng)的建設(shè)項(xiàng)目，概算總投資近50億元，新增供水能力160萬(wàn)立方米/日。水廠竣工、運(yùn)行后，可以為市區(qū)居民的生產(chǎn)生活提供優(yōu)質(zhì)飲用水，且水量、水壓、水質(zhì)均有保證，將有力的保障市區(qū)的建設(shè)，促進(jìn)市區(qū)的經(jīng)濟(jì)發(fā)展，為居民用水健康和社會(huì)安定提供有力保障。

檔案管理中心保存著我公司所有水廠建設(shè)的檔案資料，在新水廠建設(shè)過(guò)程中，這些珍貴的檔案起到了關(guān)鍵的作用。為了配合完成此項(xiàng)工作，檔案管理中心積極與各相關(guān)部門(mén)進(jìn)行溝通協(xié)調(diào)，將所需資料進(jìn)行記錄、整理，提供給各部門(mén)進(jìn)行參考。內(nèi)容包括地表水廠工程初步可行性研究報(bào)告、用地，取水，建筑許可證、地基助理監(jiān)測(cè)報(bào)告、環(huán)境影響報(bào)告書(shū)、項(xiàng)目建議書(shū)、道路及水廠工程決算書(shū)等，為水廠建設(shè)的前期準(zhǔn)備和設(shè)計(jì)工作提供了詳實(shí)、準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)、圖紙，保證了工作的順利進(jìn)行。

除了提供所需的檔案資料，為了保證水廠建設(shè)過(guò)程中文件材料收集齊全、整理規(guī)范，檔案管理部門(mén)前期介入。專(zhuān)門(mén)針對(duì)水廠建設(shè)工程制定相應(yīng)的檔案工作方案，并與籌建部門(mén)召開(kāi)檔案工作協(xié)調(diào)會(huì)，就業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員安排、檔案收集范圍、整理方法等問(wèn)題進(jìn)行了溝通。并在實(shí)際工作中定期給予指導(dǎo)，確保了工程建設(shè)文件收集工作的順利進(jìn)行。

（三）利用檔案、推動(dòng)企業(yè)改革發(fā)展

2014年元月，我公司所屬水務(wù)集團(tuán)與北京建信股權(quán)投資基金合作簽署融資框架協(xié)議。此協(xié)議的簽訂為加快我們企業(yè)現(xiàn)代化步伐，深化改革，提升效益，盡早實(shí)現(xiàn)上市融資，壯大企業(yè)實(shí)力，奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。目前，公司上市工作正處于資料準(zhǔn)備階段，此項(xiàng)工作關(guān)系到企業(yè)未來(lái)的發(fā)展，中心全體員工都非常重視。由于時(shí)間緊任務(wù)重，檔案人員經(jīng)常加班加點(diǎn)，通過(guò)各種方法查閱、復(fù)印了大量檔案資料。在此過(guò)程中，檔案中心提供了大量證明企業(yè)資產(chǎn)的檔案資料近6000余卷，為企業(yè)融資上市提供了重要的依據(jù)。目前此項(xiàng)工作還在進(jìn)行中，中心將本著服務(wù)全局，助力企業(yè)發(fā)展的目標(biāo)，繼續(xù)做好檔案服務(wù)工作。

四、建立健全檔案安全體系

（一）安全工作的重要性

檔案安全是開(kāi)展一切檔案工作的前提，檔案管理部門(mén)作為檔案安全的直接責(zé)任人任務(wù)重大。檔案安全不僅關(guān)系著企業(yè)歷史與文化的傳承能否繼續(xù)，作為供水這一特殊行業(yè)，檔案的安全與保密更加關(guān)系到市民的健康與社會(huì)安定。因此我們作為檔案工作者更是將檔案安全工作放在重中之重。

（二）樹(shù)立安全意識(shí)、完善安全措施

檔案安全無(wú)小事，檔案安全事關(guān)重大，樹(shù)立檔案安全觀是確保檔案安全體系建設(shè)的關(guān)鍵，作為檔案工作者更是基本職責(zé)和天大責(zé)任，對(duì)此，檔案管理中心始終堅(jiān)持“以防為主，防治結(jié)合”的基本原則，建立安全責(zé)任體系，完善安全制、加強(qiáng)安全培訓(xùn)，提高每個(gè)人的檔案安全意識(shí)和技能，牢固樹(shù)立“安全問(wèn)題人人有責(zé)”的思想。因?yàn)闄n案安全的最大保障是人的認(rèn)真，檔案安全的最大危險(xiǎn)是人的疏忽。我們每周召開(kāi)例會(huì)都將安全問(wèn)題作為一項(xiàng)重要議題進(jìn)行安排部署。完善安全管理制度，建立《安全日查表》，每天下班前由各科科長(zhǎng)對(duì)所轄區(qū)域進(jìn)行安全檢查，并簽字。每逢節(jié)假日，中心領(lǐng)導(dǎo)帶領(lǐng)安全人員對(duì)庫(kù)房及辦公區(qū)域進(jìn)行安全檢查，并安排專(zhuān)人24小時(shí)值班、領(lǐng)導(dǎo)帶班，真正將安全工作做到實(shí)處，杜絕一切安全隱患的發(fā)生。

（三）做好庫(kù)房“八防”工作、延長(zhǎng)檔案壽命

檔案“八防”工作是延長(zhǎng)檔案壽命的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，作為檔案工作人員，這是一項(xiàng)長(zhǎng)期性的工作，由于“八防”工作的效果不是一天兩天就能顯現(xiàn)出來(lái)，因此也可以說(shuō)這是一項(xiàng)檔案人員憑良心在干的工作。我們一直在尋找各種科學(xué)的方法保證庫(kù)房在不同的氣候和環(huán)境條件下符合“八防”的要求。并建立了溫濕度登記表，對(duì)各種加濕、祛濕效果進(jìn)行登記并分析、調(diào)節(jié)，使檔案管理環(huán)境達(dá)到最佳狀態(tài)。

（四）檔案保密工作

檔案作為我們供水企業(yè)的重要資料，它與企業(yè)的生產(chǎn)與發(fā)展息息相關(guān)。由于城市管線涉及到民生，因此如何做好檔案保密工作就顯得尤為重要。中心所有檔案工作人員上崗前都經(jīng)過(guò)了嚴(yán)格的保密制度培訓(xùn)，在日常檔案提供利用過(guò)程中，中心建立了嚴(yán)格的借閱制度及審批流程，并對(duì)每次檔案借閱及復(fù)印工作進(jìn)行詳細(xì)登記，防止檔案資料及信息外泄或在利用目的之外的范圍使用，在確保檔案信息安全的同時(shí)，最大限度的提供好檔案服務(wù)工作。

結(jié)語(yǔ)

作為企業(yè)的檔案管理機(jī)構(gòu)，我們各項(xiàng)工作的開(kāi)展都需要與企業(yè)改革發(fā)展的實(shí)踐的需要相符合。企業(yè)的不斷改革與管理上的創(chuàng)新是我們不斷提升的動(dòng)力所在。隨著社會(huì)技術(shù)的不斷發(fā)展，作為檔案工作者，我們更加需要解放思想，讓檔案工作適應(yīng)企業(yè)發(fā)展轉(zhuǎn)型的需要，圍繞企業(yè)發(fā)展的新趨勢(shì)，完善管理模式，優(yōu)化資源配置，嚴(yán)格管理制度，為企業(yè)發(fā)展實(shí)現(xiàn)全面升級(jí)貢獻(xiàn)出自己的一份力量。

（工作單位：石家莊供水有限責(zé)任公司檔案管理中心）

注釋?zhuān)?/p>

1、《企業(yè)檔案工作規(guī)范》 中國(guó)檔案出版社 李和平

2、《檔案人員上崗必讀》 中國(guó)檔案出版社 姜之茂endprint