檔案館功能淺議

趙香梅

功能，指事物或方法所發(fā)揮的有利作用。檔案館功能，即檔案館機構(gòu)本身具有的功能或應(yīng)起的積極作用。檔案館作為一種具有多重屬性的特殊社會機構(gòu)，它具備的功能是多方面的。在社會各方面發(fā)生重大而深刻變革的今天，有必要對檔案館的功能進行重新認識和定位。

一、國外對檔案館功能的定義

（一）、《日本國家檔案館章程》中規(guī)定：“國家檔案館接收并收集國家全部行政方面的檔案、圖書和古代文獻史料，予以妥善保存和管理，并向國家機關(guān)和學術(shù)研究者廣泛地提供利用?！?/p>

（二）、《瑞士聯(lián)邦檔案館條例》“規(guī)定：聯(lián)邦檔案館對已進館的文件負責保存、管理和提供利用”

（三）、《意大利共和國關(guān)于國家檔案管理機構(gòu)和管理人員的法令》第一條規(guī)定：“國家檔案管理機構(gòu)的職能是：1、保存：（1）意大利統(tǒng)一以前的國家檔案；（2）一般情況下不常用的國家立法、司法和行政方面的文件；（3）屬于國家的或國家根據(jù)法律規(guī)定和以其他名義保存的檔案或文件。2、對下列檔案進行監(jiān)督：（1）公共機構(gòu)的檔案；（2）私人的任何名義擁有、占有或保存的具有重要歷史價值的檔案”。國家檔案管理機構(gòu)的另一職能是：“向讀者提供本條第二款所指的檔案和文件，供科學研究和提供證據(jù)用”。

通過這些規(guī)定，可以概括出來國外對檔案館功能的規(guī)定主要有三個方面：一是收集，二是整理、保管，三是提供利用。有的國家的檔案館帶有一定行政管理職能，例如意大利。

二、我國對檔案館功能的界定

檔案工作在中國歷史悠久，周代的太史寮、漢代的石渠閣、麒麟閣、蘭臺、東觀、唐代的甲庫。宋、元的龍圖閣、架閣庫，明、清的皇史宬、黃冊庫都是歷代保管檔案的機構(gòu)，當然，它提供利用的對象只限于統(tǒng)治者。不過，在周代，因為史官是文化知識的壟斷者，檔案是知識的總匯，故他們所掌握的典籍也就成為教育貴族子弟的教本，史官亦是最早的教師，收藏大量檔案典籍的機構(gòu)——太史寮，就成為當時的最高學府，充當統(tǒng)治者教育后代的教育機構(gòu)。

新中國成立后，成立了由中央到地方的各級各類檔案館，檔案館成為永久保存檔案的基地?！吨腥A人民共和國檔案法》（以下簡稱《檔案法》）第二章第八條規(guī)定：“中央和縣級以上地方各級各類檔案館，是集中管理檔案的文化事業(yè)機構(gòu)，負責接收、收集、整理、保管和提供利用各分管范圍內(nèi)的檔案”?！吨腥A人民共和國檔案法實施辦法》（以下簡稱《檔案法實施辦法》）第十條又具體規(guī)定了中央和地方各級各類檔案館的主要職責是：“（一）收集和接收本館管理范圍內(nèi)具有保存價值的檔案資料；（二）對所保存的檔案進行科學的整理和保管；（三）采取各種形式開發(fā)檔案信息資源，為社會提供服務(wù)”。

從《檔案法》和《檔案法實施辦法》的規(guī)定來看，法律層面上我國檔案館的主要功能也是收集、整理、保管、利用，與世界各國對檔案館的定義區(qū)別不大。那么具體而言，檔案館的功能可以區(qū)分為基本功能和社會功能。

三、檔案館的基本功能

所謂基本功能，是指檔案館最本質(zhì)最原始的功能，是檔案館其他功能可以正常發(fā)揮的基礎(chǔ)。檔案館的基本功能，主要包括收集、保管。

（一）、收集

在檔案館的基本功能中，收集又是基本中的基本，核心中的核心，它是檔案館工作得以正常進行的基礎(chǔ)。如果沒有收集打前站，沒有收集起來的一定數(shù)量的檔案做基礎(chǔ)，檔案館的其他功能將無從談起，檔案館也就只是一個空架子，不能稱之為檔案館了?，F(xiàn)在有一種思潮，好像談?wù)摍n案館收集、整理這些基本業(yè)務(wù)很丟份，不時髦，大家一股腦的大談特談怎么開發(fā)利用、怎么提高檔案工作的社會地位、怎么利用新技術(shù)（電子文件啊、數(shù)字檔案館啊、大數(shù)據(jù)啊等等），對于收集這一基本中的基本反而很少提及，甚至有些嗤之以鼻。其實，這是一種本末倒置，大家想想，離開收集而來的檔案這一物質(zhì)基礎(chǔ)，其他一切豈不都是無本之木、無水之源？

但如何更好地發(fā)揮檔案館的收集功能，做好檔案收集工作，這就需要每一位檔案工作者開動腦筋調(diào)動智慧付出努力了。

1、首先要改變服務(wù)思維，建立多元化的服務(wù)思維模式。從歷史上看，檔案機構(gòu)的產(chǎn)生就是為統(tǒng)治者服務(wù)的，新中國成立后，檔案館也一直是面向行政機關(guān)，這就形成了檔案工作者在思想認識上有一種“為國家”的思維模式；對社會大眾來說，檔案館的面目也一直比較神秘，跟社會的距離比較遠，但隨著我國服務(wù)型政府的建設(shè)，2009年在上海召開的全國檔案館工作會議上，國家檔案局局長楊冬權(quán)在工作報告中對新型國家檔案館作了明確的功能定位，即檔案館是愛國主義教育基地、檔案安全保管基地、檔案利用服務(wù)中心、政府信息公開中心、電子文件管理中心（簡稱“五位一體”）。“五位一體”功能的提出，標志著檔案工作者在思維意識上的改變；2012年的全國檔案局長會議上，檔案工作者的職責被官方鄭重定義為“為黨管檔、為國守史、為民服務(wù)”（簡稱“三為職責”），雖然還“為黨”、“為國家”，但也有了“為民”，而且，我認為，這三者的排名，應(yīng)該是不分先后、輕重的。由這些舉動可以看到，檔案部門開始認識到檔案工作不僅要“面向機關(guān)”，更要面向社會，面向公眾，檔案工作多元化服務(wù)思維正在逐步形成。

2、改變收集主體，形成多元化的主體來源。多年以來，檔案館的密集架上塞滿了來自“黨委、政府、人大、政協(xié)等行政機關(guān)的文書檔案，而且，在以前人們的心目中，紅頭文件是比較神圣而威嚴的，人們一提起紅頭文件那是一個“肅然起敬”，這“肅然起敬”使人們有意識地提高了其保管期限，擴大了進館范圍，這些令人“肅然起敬”的紅頭文件幾乎都被收集進館，“塞滿貨架”，而相應(yīng)地，其他檔案在這里卻難覓蹤影。與此同時，分散在廠礦、企業(yè)、集體單位及民間能工巧匠、藝人手中的珍貴史料、民間工藝檔案，卻無法進館。這些無法進館的珍貴史料很多會因為資金缺乏而無法得到妥善保管，更因為法律的規(guī)定無法自主處理，加上受環(huán)境、載體、信息可持續(xù)性等因素的影響，這些珍貴的民間檔案的價值不僅得不到開發(fā)，甚至有可能慢慢損毀消失。如果這部分檔案可以收集進館，檔案館的館藏結(jié)構(gòu)就會得到徹底改善，館藏豐富了，基礎(chǔ)就打好了，高樓大廈是不是可以平地起了。

3、改變收集方式，建立多元化的收集方式?！稒n案法》第十條，以及《檔案法實施辦法》第十條、十三條、十四條明確規(guī)定了檔案的采集方式。但這是一種被動式的采集理念，即向上移交向下接收。其實，“接收”作為一種有效的采集方式，在強制性和規(guī)范性上有其獨特優(yōu)勢，但在當前社會結(jié)構(gòu)變動、社會形態(tài)變遷、信息流轉(zhuǎn)方式多樣、民眾觀念差異化的背景下，單一的“接收”很難滿足需求，建立多元化的檔案收集方式成為一種必然的趨勢，所以征集、交換、采購、受贈、寄存、館際合作、國際合作、跨界合作等多元化的采集方式，正逐漸被嘗試，成為現(xiàn)實，這種多元化的收集方式有利于采集散存于民間的檔案，從而大大地優(yōu)化館藏結(jié)構(gòu)。

4、改變收集種類，形成多元化的資源種類。由于歷史原因，檔案館在資源選擇上過于青睞政府“紅頭文件”，造成了檔案館黨政機關(guān)的文書檔案“一統(tǒng)天下”，而那些與公眾生活密切相關(guān)的土地、房產(chǎn)、林權(quán)、婚姻、計生、保險等專門檔案以及那些反映鄉(xiāng)村記憶的婚慶、契約、族譜、廟宇、祠堂等內(nèi)容的檔案信息資源卻很少被收集進館；還有那些涉及科研技術(shù)的地質(zhì)、測繪、水文、氣象、土壤結(jié)構(gòu)、農(nóng)業(yè)生產(chǎn)的檔案信息以及反映區(qū)域民俗文化的戲曲、民歌、曲藝、方志、票據(jù)、信函的檔案資料更是難得一見，如果，在收集檔案資源種類的選擇上，能夠形成多元化，那么檔案館的收集工作幾近完美。

（二）、保管

檔案館的另一基本功能就是存貯功能。檔案收集進館后就開始發(fā)揮檔案館的保管功能，對收集進館的檔案進行科學的管理，維護好檔案的完整與安全，為檔案的提供利用打好基礎(chǔ)。收集是保管的基礎(chǔ)，保管是收集的接力，檔案收集進館后，如果保管不完善、不科學，致使檔案火燒、水淹、蟲咬、丟失、損毀、消磁等，那收集也是白收集。要做好保管工作，就要區(qū)別不同種類、不同材質(zhì)、不同載體的檔案，按照科學的標準，精心保管，確保檔案安全。

四、檔案館的社會功能

檔案館的社會功能是通過向社會提供檔案信息來實現(xiàn)的。檔案館的社會功能是多方面的，但隨著社會的變化，社會對其要求會更多面。在檔案館的諸多社會功能中，憑證功能、社會服務(wù)功能、學術(shù)研究功能、信息傳播功能，檔案界的學者們已經(jīng)多有論述，大家也已熟知，在此不再重復，對于一些大家不太熟知的功能，略加論述：

（一）、歷史記憶功能 對檔案館記憶功能的認識，是從二十世紀開始的。在聯(lián)合國教科文組織實施“世界記憶工程”后，檔案與社會記憶的關(guān)系引起了檔案界學者極大關(guān)注，如“檔案記憶”成為第十三屆國際檔案大會的主要論題之一；第十四屆大會上西班牙國王胡安·卡洛斯更指出檔案館是保存人類記憶最為權(quán)威的場所；第十五屆大會更是以“檔案、記憶和知識”為主題。

檔案的本質(zhì)屬性是原始記錄性，是對人們的社會活動最原始的一種記錄，它客觀地記錄了人們在各個方面的歷史發(fā)展過程。從整個人類文明的進步而言，檔案是人類文明所達到的程度的一種反映和記錄。因此，也可以說，檔案是“人類的記憶”。檔案不僅記錄了人類社會政治發(fā)展的歷史，同時也記錄了人類社會在經(jīng)濟、文化、科技、軍事、藝術(shù)、宗教等各個方面的歷史。檔案館的歷史記憶功能，應(yīng)該說是檔案館之所以產(chǎn)生并得到發(fā)展的一個重要原因，也是檔案館各社會功能中的首要功能。

為了充分發(fā)揮檔案館的歷史記憶功能，各級各類檔案館應(yīng)合理地構(gòu)筑館藏結(jié)構(gòu)。

1、首先豐富館藏 要豐富館藏，從縱向而言，就要盡可能使館藏檔案所涉及的時間跨度拉長，不但要收集現(xiàn)代的檔案，還要盡量收集近代的甚至古代的檔案；從橫向而言，則要盡可能使館藏檔案達到一定的廣度和深度，這樣才能較為完整地記錄和反映歷史。

2、其次打破壁壘，由于現(xiàn)行的檔案管理體制，國家機關(guān)形成的檔案進入檔案館保存，其他一些社會機構(gòu)和個人所形成的檔案基本處于誰形成誰保管的狀態(tài)，分散在不同行業(yè)和部門，導致檔案信息資源在管理上條塊分割，產(chǎn)生“信息孤島”。要使檔案真正成為社會的記憶，就不能困于自己的“一畝三分地”，封閉起來搞建設(shè)，就要走開放路線，打破“信息孤島”，做到信息共享，做到聯(lián)橫聯(lián)縱，加強檔案機構(gòu)間、檔案機構(gòu)與相關(guān)文獻機構(gòu)間、記憶的保存者、形成者、研究者和利用者之間的交流與合作，形成良性互動。比如2010年10月山西人民出版社出版的《國家記憶：美國國家檔案館收藏中緬印戰(zhàn)場影像》，就是從美國國家檔案館復制了關(guān)于中、緬、印戰(zhàn)場的全部23000張照片以及200個小時的紀錄片資料，從中選取最有震撼力和代表意義的首批500余張照片結(jié)集，方成此書。編者章東磐在接受媒體采訪時說，希望能通過他們的工作，保存一份“國家記憶”。

（二）、資政決策功能 檔案館為資政決策服務(wù)，這也是社會設(shè)立檔案館的一個很重要的原因。檔案館的這一功能是大家所熟知的，也是了解的比較透徹的，在此不加贅述，但這個功能的發(fā)揮，長久以來一直處于被動實現(xiàn)，利用者來檔案館查找利用，我也熱情服務(wù)，不來，絕不“主動出擊”。但在新形勢下，要使檔案館的資政功能更好地實現(xiàn)，應(yīng)改變檔案館的一貫“閉門堅守”的作風，主動“上門服務(wù)”。例如：中山路曾是青島市最繁華、最重要的商業(yè)街，是青島百年城市發(fā)展歷史的縮影和青島城市文化的典型代表。青島市委、市政府對中山路的改造一直非常重視，為服務(wù)中心工作和“文化青島”的建設(shè)，青島市檔案局主動以中山路為專題編輯《資政參考》，對中山路的發(fā)展歷史和文化特色進行系統(tǒng)梳理和分析綜合，全面呈現(xiàn)中山路在青島城市發(fā)展中的歷史作用和其文化內(nèi)涵，為中山路的改造和保護提供了翔實的歷史參考。

（三）、公共文化功能 檔案館具有公共文化機構(gòu)的依據(jù)：

1、法定的文化屬性。《檔案法》第八條以及《檔案法實施辦法》第十條都明確規(guī)定各級國家檔案館是“文化事業(yè)機構(gòu)”，這是最權(quán)威的法律界定。

2、自身的文化屬性。檔案館作為人類文化發(fā)展到一定階段的產(chǎn)物，它的出現(xiàn)本身就意味著一種新文化的萌生，它存在的意義就是為了文化的傳承、啟蒙與沉淀。因此，從本質(zhì)上來講，檔案館就是一種文化的存在，它具有任何其他文化所具備的效果。

3、資源的文化屬性。雖然我國的公共檔案館在資源建設(shè)方面還有很長的路要走，但不得不承認它匯集了人類最為重要的文化內(nèi)容——檔案，是社會文化最為重要的發(fā)源地，為曾經(jīng)消失與斷裂的文明提供了恢復的機會和可能。

隨著我國經(jīng)濟和科技建設(shè)的高速發(fā)展，社會發(fā)生了深刻的變化，社會對檔案館也將提出更多的要求，這對檔案工作者來說是新的挑戰(zhàn)，同時也為檔案館功能的展示提供了更多更大的舞臺，為檔案館工作注入了新的活力，檔案工作者應(yīng)該努力拓展檔案館功能，努力使檔案館與社會聯(lián)系緊密，那么，檔案工作“邊緣化”之類的擔憂將不復存在。

（工作單位：山西省運城市鹽湖區(qū)檔案局）