煤炭企業(yè)實(shí)施企業(yè)檔案工作規(guī)范淺析

樊俊蘭

企業(yè)檔案縱連企業(yè)歷史諸多階段，橫貫各個(gè)領(lǐng)域，記述企業(yè)活動(dòng)的全過程，存儲(chǔ)了大量可靠、珍貴、廣泛的原始信息，是企業(yè)知識(shí)資產(chǎn)和信息資源的重要組成部分。企業(yè)檔案工作旨在滿足企業(yè)各項(xiàng)活動(dòng)在證據(jù)、責(zé)任和信息等方面的需求為導(dǎo)向，運(yùn)用現(xiàn)代技術(shù)與管理方法，通過資源整合和開發(fā)，為企業(yè)研發(fā)、生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理和持續(xù)發(fā)展提供有效服務(wù)。企業(yè)改革發(fā)展的實(shí)踐表明，企業(yè)規(guī)范化管理日益成為企業(yè)參與市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的利器和企業(yè)管理通行的作法，企業(yè)檔案工作多年實(shí)踐同樣證明，規(guī)范化管理已成為企業(yè)管理的要求和檔案管理的發(fā)展方向。在當(dāng)前科技高速發(fā)展、信息載體豐富多樣、資訊傳播迅速的新形勢(shì)下，如何緊跟企業(yè)的發(fā)展步伐，實(shí)施企業(yè)檔案工作規(guī)范，進(jìn)一步規(guī)范企業(yè)檔案管理工作，深化檔案工作改革，為推動(dòng)煤炭企業(yè)改革發(fā)展發(fā)揮更大的作用，是我們每個(gè)檔案從業(yè)者要面對(duì)的問題。

一、以人為本，是實(shí)施企業(yè)檔案工作規(guī)范化管理的關(guān)鍵

企業(yè)檔案工作作為一項(xiàng)基礎(chǔ)性管理工作，它的內(nèi)容涉及企業(yè)管理的方方面面，只有依靠全員的努力，才能把這項(xiàng)工作搞好。樹立以人為本理念，建立健全企業(yè)檔案組織管理體系架構(gòu)，確定檔案工作分管領(lǐng)導(dǎo)，確定各職能或承辦部門、各項(xiàng)目檔案工作負(fù)責(zé)人，確定檔案部門負(fù)責(zé)人，配備與企業(yè)研發(fā)、生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)和管理相適應(yīng)的專職檔案人員；各部門、各項(xiàng)目配備專職或兼職檔案人員，建立以檔案部門為核心、各職能或承辦部門、各項(xiàng)目專兼職檔案人員為基礎(chǔ)的企業(yè)檔案工作體系，貫徹納入企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)工作議事日程、納入企業(yè)發(fā)展規(guī)劃及工作流程、納入企業(yè)部門和有關(guān)人員的經(jīng)濟(jì)責(zé)任制或崗位責(zé)任制的檔案工作“三納入”原則，實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一管理、統(tǒng)一制度、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，將企業(yè)檔案工作作為企業(yè)全員參與的一項(xiàng)綜合性管理工作，滲透到企業(yè)的每個(gè)部門每個(gè)人當(dāng)中，深入到企業(yè)每一項(xiàng)工作當(dāng)中，細(xì)化到企業(yè)文件材料形成和利用的每一個(gè)環(huán)節(jié)，促進(jìn)企業(yè)檔案工作規(guī)范化發(fā)展。

（一）提升單位領(lǐng)導(dǎo)重視程度。煤炭企業(yè)安全生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)管理是重中之重，提高經(jīng)濟(jì)效益是企業(yè)的中心工作，檔案管理工作作為企業(yè)管理的一項(xiàng)基礎(chǔ)工作，往往容易被領(lǐng)導(dǎo)忽視。這就要求檔案管理人員充分發(fā)揮檔案管理工作的資源優(yōu)勢(shì)，熟悉館藏室藏檔案，為領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策，企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)工作提供真實(shí)、可靠、便捷的參考及依據(jù)資料，努力向企業(yè)管理人員、工程技術(shù)人員提供有價(jià)值的信息，以優(yōu)質(zhì)的服務(wù)吸引利用者，提高檔案管理工作的地位，引起領(lǐng)導(dǎo)的重視，爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)在人力、物力、財(cái)力上的支持。有為才會(huì)有位。

（二）加強(qiáng)宣傳，增強(qiáng)全員檔案意識(shí)。在實(shí)際工作中，堅(jiān)持定期組織召開檔案工作會(huì)議，建立檔案工作溝通交流網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，宣傳和貫徹檔案法律法規(guī)、規(guī)范制度及相關(guān)規(guī)定辦法，將檔案宣傳與企業(yè)文化建設(shè)相結(jié)合，與企業(yè)重大活動(dòng)相結(jié)合、與檔案文化宣傳相結(jié)合，利用礦史展覽室、企業(yè)文化長(zhǎng)廊、板報(bào)櫥窗等陣地，抓住節(jié)日、紀(jì)念日、宣傳教育日等契機(jī)，采取發(fā)放宣傳彩頁(yè)、現(xiàn)場(chǎng)咨詢、播放專題宣傳片、答題知識(shí)競(jìng)賽、干部上講臺(tái)授課等措施，提高企業(yè)干部職工的檔案意識(shí)，了解檔案管理的流程，檔案工作的價(jià)值，讓企業(yè)每一位員工都明白檔案不僅關(guān)系到企業(yè)的經(jīng)濟(jì)利益和企業(yè)的發(fā)展，也關(guān)系到每一位員工切身的經(jīng)濟(jì)利益和發(fā)展，使其明白檔案管理工作的重要性，讓他們知道檔案管理工作、檔案資源的開發(fā)利用同企業(yè)發(fā)展息息相關(guān)，同民生息息相關(guān)，從根本上，建立檔案形成，收集、歸檔管理的長(zhǎng)效機(jī)制，推動(dòng)各系統(tǒng)，各部門、各類人員密切配合共同搞好檔案管理規(guī)范化工作，使檔案理念深入人心，提升全員檔案意識(shí)。

（三）強(qiáng)化人才建設(shè)，加大培訓(xùn)力度，提升隊(duì)伍素質(zhì)。培養(yǎng)造就一支素質(zhì)較高的人才隊(duì)伍，是檔案工作規(guī)范化管理的根本保障，企業(yè)檔案管理的現(xiàn)代化、信息化，對(duì)檔案工作者綜合素質(zhì)的要求越來越高，為適應(yīng)檔案現(xiàn)代化管理的需要，企業(yè)檔案工作者不僅要有強(qiáng)烈的事業(yè)心、高度的責(zé)任心和改革創(chuàng)新的意識(shí)，還要有刻苦鉆研業(yè)務(wù)的精神，要檔案業(yè)務(wù)要熟、對(duì)檔案知識(shí)要專、對(duì)相關(guān)知識(shí)要博，對(duì)本崗位業(yè)務(wù)技術(shù)要精，對(duì)其他崗位技能要通。企業(yè)檔案部門要重視人才隊(duì)伍建設(shè)，通過請(qǐng)進(jìn)來，送出去，以崗代培，兄弟單位參觀交流，企業(yè)學(xué)習(xí)交流平臺(tái)，大力培養(yǎng)和造就復(fù)合型人才，有計(jì)劃的引進(jìn)高層次、高素質(zhì)的創(chuàng)新人才，以人才興館強(qiáng)室。為加強(qiáng)企業(yè)檔案工作規(guī)范化管理，深化企業(yè)檔案改革提供強(qiáng)有力的人才支撐。

（四）建立激約機(jī)制，規(guī)范從業(yè)行為。要規(guī)范企業(yè)檔案管理工作，人是關(guān)鍵的因素，調(diào)動(dòng)人的積極性是重要的步驟。如何才能調(diào)動(dòng)人的積極性，合理科學(xué)的激勵(lì)機(jī)制也不可少，大多數(shù)檔案人員極希望領(lǐng)導(dǎo)能夠知人善用，希望自己的長(zhǎng)處能夠在工作中盡量得以發(fā)揮，工作成績(jī)能夠及時(shí)得到肯定與表彰，希望擁有和諧的人際關(guān)系，較好的工作條件及再培訓(xùn)、再教育的機(jī)會(huì)，以不斷提高自身的文化素質(zhì)，工作能力等等。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)正視檔案人員這些需求的存在，盡可能的滿足其正當(dāng)合理的要求，從而激發(fā)檔案人員工作的熱情和積極性，積極推動(dòng)把檔案人員的工資福利待遇同其對(duì)檔案工作、檔案事業(yè)的貢獻(xiàn)緊密聯(lián)系起來的考核獎(jiǎng)懲制度，用激約機(jī)制、獎(jiǎng)懲措施激勵(lì)檔案工作人員不斷規(guī)范其從業(yè)行為，提高其工作的質(zhì)量和效率。

二、夯實(shí)基礎(chǔ)，是踐行企業(yè)檔案工作規(guī)范化管理的前提

（一）完善制度，是企業(yè)檔案工作規(guī)范化管理的有力措施和可靠保證。面對(duì)企業(yè)發(fā)展的新形勢(shì)，檔案部門要根據(jù)企業(yè)發(fā)展實(shí)際情況，明確企業(yè)文件形成、歸檔責(zé)任，制定企業(yè)檔案工作規(guī)定，建立檔案工作追究制度，制定檔案管理應(yīng)急預(yù)案，包括歸檔制度、保管制度、利用制度、保密制度、專兼職檔案員崗位責(zé)任制及考核制度等，使企業(yè)檔案工作行之有據(jù)、有章可循，從制度上保證檔案管理工作規(guī)范有序。

（二）收集齊全，是企業(yè)檔案工作規(guī)范化管理的基礎(chǔ)。單一、貧乏或殘缺的檔案館藏室藏，即使開發(fā)手段很先進(jìn)，也很難開發(fā)出滿足企業(yè)各方面利用需求的檔案信息。因此，必須加強(qiáng)檔案的收集工作，根據(jù)《企業(yè)檔案文件材料歸檔范圍及保管期限表》準(zhǔn)確鑒定，應(yīng)收盡收，要緊跟不斷變化的形勢(shì)和企業(yè)在不同時(shí)期的工作重點(diǎn)，不斷拓展新領(lǐng)域、豐富新內(nèi)容，避免收集時(shí)的片面殘缺。落實(shí)“四同步”、“四參加”制度、歸檔制度、考核制度，強(qiáng)化企業(yè)全體員工歸檔意識(shí)，尤其是檔案形成者、部門主管、專兼職檔案人員的認(rèn)知度，使檔案材料在形成源頭能夠保證齊全，完整，系統(tǒng)，并按時(shí)完成歸檔移交工作，實(shí)現(xiàn)集中統(tǒng)一保管。

（三）系統(tǒng)整理，是規(guī)范檔案管理，推動(dòng)企業(yè)檔案資源開發(fā)利用現(xiàn)代化進(jìn)程所必不可少的環(huán)節(jié)。檔案館室的檔案是否方便開發(fā)利用，在很大程度上取決于對(duì)檔案的科學(xué)整理。如果文件圖紙成堆成捆存放，或是無規(guī)律可循，無目可查，那么利用起來會(huì)似“大海撈針”，就算擁有現(xiàn)代化的檔案資源開發(fā)利用設(shè)備和手段，也很難發(fā)揮出其應(yīng)有的開發(fā)利用效率，因此，必須強(qiáng)化檔案的整理工作。對(duì)收集來的大量檔案，本著嚴(yán)肅負(fù)責(zé)的態(tài)度，逐件逐卷按照檔案分類大綱科學(xué)整理，分類編目，安全保管、信息化，使之標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、系統(tǒng)，為檔案資源開發(fā)利用的現(xiàn)代化做好準(zhǔn)備工作。

（四）深化檢索。是企業(yè)檔案規(guī)范化管理，提高查全查準(zhǔn)率，提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)的前提。必須建立健全科學(xué)的檔案檢索體系，深化檢索，一方面要規(guī)范檔案條目的著錄，對(duì)檔案的著錄、標(biāo)引要有一定的深度和廣度，不僅要揭示檔案題名中反映的顯性主題，還要注意檔案內(nèi)容中涉及的隱性主題，盡可能多角度地反映有關(guān)的檢索信息，這里面主要提一點(diǎn)，在文件題名里錄入“關(guān)鍵詞”，即從題名或者文件內(nèi)容中靠思維歸納出揭示主題內(nèi)容符合檔案分類的詞匯進(jìn)行標(biāo)識(shí)，錄入檔案管理軟件后利用計(jì)算機(jī)批量處理的功能完成檢索深化。另一方面對(duì)檔案信息的存儲(chǔ)、檢索、提供利用盡可能的采用現(xiàn)代化的技術(shù)手段，通過網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)實(shí)現(xiàn)信息的遠(yuǎn)距離快速傳輸，達(dá)到信息的多用戶共享。如：采用計(jì)算機(jī)、縮微、磁盤、光盤等高密度方式存儲(chǔ)檔案信息，建立信息網(wǎng)絡(luò)化平臺(tái)，應(yīng)用檔案管理軟件，多角度多方位建立專題電子檢索目錄，如人事任免卷電子目錄，職代會(huì)、安全會(huì)、勞模會(huì)電子目錄，提高利用效率

（五）加強(qiáng)編研，是凝聚企業(yè)改革發(fā)展成果，開發(fā)資源，提升提供利用效率的有效途徑。檔案所載信息是大部分是零散的，不系統(tǒng)的，有時(shí)所查檔案材料涉及年代久遠(yuǎn)，涉及卷件龐大繁雜，還有重復(fù)查閱。所以檔案部門必須重視編研工作，針對(duì)一些利用率高，有規(guī)律的檔案信息，進(jìn)行多方位、多層面地立體開發(fā)。比如對(duì)檔案信息進(jìn)行分類匯總，形成專題匯編，如規(guī)章制度匯編、會(huì)議紀(jì)要、人事任免文件等專題文件匯編，對(duì)檔案信息進(jìn)行綜合整理，形成專題材料，如大事記、年鑒、組織沿革、勞模名錄、基礎(chǔ)數(shù)字匯編、領(lǐng)導(dǎo)人名錄、工程項(xiàng)目簡(jiǎn)介等，對(duì)檔案信息進(jìn)行分析研究，形成深層次加工材料，重大安全事故原因研究分析，企業(yè)簡(jiǎn)介等，為企業(yè)發(fā)展提供有效服務(wù)。

三、加強(qiáng)企業(yè)檔案數(shù)字化、信息化建設(shè)，深化檔案工作改革

當(dāng)今世界已進(jìn)入知識(shí)化、信息化時(shí)代，作為企業(yè)生產(chǎn)活動(dòng)的原始記錄---檔案資料的載體變革，管理方式變革，檔案工作也由此迎來了存儲(chǔ)數(shù)字化、管理現(xiàn)代化、利用網(wǎng)絡(luò)化的時(shí)代，傳統(tǒng)的檔案管理模式已無法滿足當(dāng)今企業(yè)發(fā)展的需要，檔案數(shù)字化、信息化建設(shè)勢(shì)在必行。信息化建設(shè)將成為各項(xiàng)檔案管理工作的重要管理平臺(tái)和技術(shù)支撐，是新時(shí)期企業(yè)檔案管理工作的核心內(nèi)容。

進(jìn)一步加強(qiáng)企業(yè)檔案數(shù)字化、信息化建設(shè)須做好以下工作：一是各類設(shè)施配備及檔案管理軟件的開發(fā)，充分運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)、掃描技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)等，實(shí)現(xiàn)檔案資料收集—管理—提供利用全過程的自動(dòng)化運(yùn)行，從而提高檔案工作效率。二是要加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)信息化建設(shè)，建立有機(jī)統(tǒng)一、簡(jiǎn)便快捷、安全高效的信息化平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)檔案資料的網(wǎng)絡(luò)瀏覽和遠(yuǎn)程查詢使用。三是檔案信息安全體系架設(shè)，由于信息的相對(duì)開放性，因此檔案信息的安全與保密顯得尤為重要，檔案利用應(yīng)嚴(yán)格按照檔案管理保密制度，利用制度，確保企業(yè)的技術(shù)秘密不失密、不外泄，所以檔案管理信息化系統(tǒng)必須有很強(qiáng)的安全防范措施，能針對(duì)自然和人為諸多因素的威脅采取相應(yīng)對(duì)策。如數(shù)據(jù)備份，權(quán)限設(shè)置等。四是做好檔案數(shù)字化建設(shè)與傳統(tǒng)管理模式的過渡，要把握好紙質(zhì)文件與電子文件歸檔的關(guān)系，明確企業(yè)文件材料的形成、積累、歸檔，實(shí)現(xiàn)文檔一體化管理。

（作者單位：霍州煤電集團(tuán)辛置煤礦綜合檔案室）

注釋：

劉本珠，淺談如何做好煤炭企業(yè)檔案管理工作.山西檔案增刊.2013

李鴻志，張銀偉.新時(shí)期煤炭企業(yè)檔案工作.煤炭企業(yè)檔案管理優(yōu)秀論文集.2010