強(qiáng)化軍隊(duì)醫(yī)院營(yíng)房檔案管理充分發(fā)揮檔案保障作用

國(guó)家有國(guó)家的檔案，軍隊(duì)有軍隊(duì)的檔案，單位有單位的檔案，我們每個(gè)人也都有自己的檔案。在實(shí)際工作中，有些同志對(duì)檔案的了解不夠深切，對(duì)檔案的真正含義、檔案在工作中能夠發(fā)揮的重要作用缺乏足夠的認(rèn)識(shí)，很多同志都有過因檔案不符合要求或缺失給工作或個(gè)人帶來不便的經(jīng)歷。當(dāng)前，海軍總醫(yī)院正迎來歷史性跨越式發(fā)展時(shí)期，醫(yī)院營(yíng)區(qū)規(guī)劃建設(shè)規(guī)?？涨埃仨氉⒅貦n案的收集與管理，不僅使大家和后人了解營(yíng)房工作的精彩，更為今后的保障充分發(fā)揮作用。下面淺析檔案編制管理控制要點(diǎn)。

一、營(yíng)房檔案的作用

軍隊(duì)營(yíng)房檔案和日常工作是相輔相成的，如果說工作是戰(zhàn)斗的一線的話，檔案就是穩(wěn)固的后方陣地。日常工作是動(dòng)態(tài)的，不斷發(fā)展變化的，檔案是靜態(tài)的，是對(duì)工作的總結(jié)。檔案管理是工作管理的重要組成部分，科學(xué)的檔案收集方式和內(nèi)容設(shè)置可以提高工作效率，提升工作成效，使工作更加合理化。因此，通過完善檔案資料，加強(qiáng)檔案管理，制定完善的檔案收集、管理制度，可以規(guī)范和引導(dǎo)各科室全面建設(shè)更加科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化、正規(guī)化，全面提升科室建設(shè)水平。

二、營(yíng)房檔案管理現(xiàn)狀

營(yíng)房檔案管理不僅為醫(yī)院的改革發(fā)展起到了重要作用，更為醫(yī)院正規(guī)化、科學(xué)化建設(shè)起到了保障作用。隨著社會(huì)的發(fā)展和軍隊(duì)工程建設(shè)的強(qiáng)化，我院在檔案管理上存有不足。

一是檔案不全，檔案缺失。我院建院于1953年，由于文革等歷史原因，院區(qū)地下管線無詳細(xì)檔案，建設(shè)于各個(gè)年代均有，在三期工程施工中經(jīng)常挖出仍在使用但不知哪里使用的管線，給施工和日常維護(hù)保養(yǎng)帶來很大不便。部分檔案缺失，如門診樓缺乏前期資料，一些老建筑，如10號(hào)樓根本就沒有圖紙記錄，維修、改擴(kuò)建等都沒有資料，工作難度很大，牽扯了機(jī)關(guān)日常工作的大量精力。

二是不重視檔案保存。此次醫(yī)院等級(jí)評(píng)審時(shí)暴露出班組日常檔案不注意歸檔的問題，特別是污水站、三氣機(jī)房等一些設(shè)備維護(hù)保養(yǎng)記錄沒有被保存下來，很多都是后補(bǔ)內(nèi)容，而且資料保存不好，有些損壞嚴(yán)重。近年來，醫(yī)院基礎(chǔ)設(shè)施投入加大，一方面營(yíng)房科管理中央空調(diào)機(jī)組、鍋爐機(jī)組、三氣機(jī)房、配電設(shè)備、供電供水等多項(xiàng)重要設(shè)備，這些設(shè)備大大提高了醫(yī)院基礎(chǔ)設(shè)施水平，另一方面，設(shè)備檔案記錄還不夠完整，造成各班組無法科學(xué)掌握設(shè)備運(yùn)行規(guī)律，對(duì)設(shè)備情況多停留在老員工感觀感覺和經(jīng)驗(yàn)回憶上，一旦社會(huì)化單位變更或隨著老員工的退出工作崗位，設(shè)備維保必然存在諸多不便。

三是對(duì)檔案的認(rèn)識(shí)和理解程度不夠。對(duì)于營(yíng)房科來講，我們認(rèn)為的檔案一般是指產(chǎn)權(quán)證、營(yíng)地實(shí)力、圖紙、招投標(biāo)資料等內(nèi)容，實(shí)際上，凡是對(duì)開展階段性工作有利的都應(yīng)該視為檔案，科室呈批件、各種合同、一些有參考價(jià)值的臨床科室申請(qǐng)、各種廠商資料、技術(shù)參數(shù)等，都應(yīng)該視為檔案，只不過是有長(zhǎng)期檔案和短期檔案的區(qū)別。還要注重日常維修材料采購(gòu)單、維修申請(qǐng)單、庫(kù)房領(lǐng)料單等等的管控，有利于掌握物資消耗情況，發(fā)現(xiàn)規(guī)律和問題，實(shí)現(xiàn)精細(xì)化管理。工程上的各種洽商單、認(rèn)價(jià)單等等也應(yīng)視作檔案，留存?zhèn)洳椋扔欣诠こ虒徲?jì)，又便于日后參考。當(dāng)前，因工作較多繁雜，一些本應(yīng)歸檔的資料沒有歸檔，給日后工作帶來不便。

四是檔案室管理不夠正規(guī)。營(yíng)房科檔案室空間利用率低，檔案存放不合理，一些圖紙無處可放，檔案安全存在隱患，特別是隨著醫(yī)院營(yíng)區(qū)規(guī)劃建設(shè)的全面展開，一些即將收錄入室的檔案存放和管理帶來了新的問題，檔案室亟待進(jìn)行重新規(guī)劃充實(shí)。

鑒于上述情況，計(jì)劃通過硬件和軟件兩個(gè)方案建立健全檔案的收錄各個(gè)節(jié)點(diǎn)，指定專門人員負(fù)責(zé)對(duì)全科檔案資料收集整理，通過在合理的工作階段介入，全過程收集整理檔案，促進(jìn)科室工作流程的規(guī)范，便于掌握工作完成情況。設(shè)計(jì)方便快捷的檢索手段，提高檔案利用率，從而促進(jìn)工作效率的提高，充分發(fā)揮檔案的參考價(jià)值，降低日常工作人力、物力和財(cái)力的投入，使?fàn)I房保障更加正規(guī)化、科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化。

三、檔案管理實(shí)施要點(diǎn)

一是組織檔案徹底清查摸底。清查范圍涵蓋營(yíng)房保障全范圍，特別是對(duì)當(dāng)前沒有歸檔的大型設(shè)備檔案進(jìn)行補(bǔ)充和完善，對(duì)建設(shè)年代較早的、沒有資料的老舊建筑、地下管網(wǎng)進(jìn)行徹底篩查，登記造冊(cè)。補(bǔ)充老舊建筑的電子檔案及影像檔案，將這些記載著醫(yī)院歷史發(fā)展的資料永久留存。補(bǔ)充完善當(dāng)前檔案不全的衛(wèi)生防疫隊(duì)和白盆窯康復(fù)中心營(yíng)區(qū)檔案，為首長(zhǎng)對(duì)醫(yī)院發(fā)展的決策提供材料支撐。

二是以醫(yī)院標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)年為契機(jī)，建立健全檔案管理規(guī)章制度、收錄內(nèi)容、各項(xiàng)記錄等標(biāo)準(zhǔn)化文件和文本，特別是制定動(dòng)態(tài)檔案如維修、設(shè)備維保、改擴(kuò)建等資料的管理標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、可靠。實(shí)施過程中，借鑒地方單位經(jīng)驗(yàn)，參照ISO9000族的相關(guān)條款規(guī)范檔案收錄管理全過程。

三是實(shí)行檔案分級(jí)管理，采取檔案室統(tǒng)一管理與各班組分別管理相結(jié)合的管理方式。第一級(jí)設(shè)在檔案室，主要收錄各種歷史性檔案，如圖紙、產(chǎn)權(quán)登記、合同等。第二級(jí)管理主要由各班組自行負(fù)責(zé)，負(fù)責(zé)對(duì)本班組保障范圍內(nèi)的設(shè)備臺(tái)帳、維保記錄等動(dòng)態(tài)資料進(jìn)行保管。

四是明確責(zé)任分工。檔案管理由科屬檔案室負(fù)總責(zé)，設(shè)管理員一名，負(fù)責(zé)檔案的日常管理和檔案收錄與發(fā)放。管理人員一要負(fù)責(zé)全科標(biāo)準(zhǔn)化文本的制作與下發(fā)，并指導(dǎo)社會(huì)化保障單位和班組規(guī)范填寫與保管。二要負(fù)責(zé)全科各部門的信息溝通與聯(lián)絡(luò)，定期檢查檔案整理與收錄情況，每季度出一份營(yíng)房科檔案管理情況簡(jiǎn)報(bào)。

五是加大檔案室建設(shè)投入。通過提升營(yíng)房檔案室的硬件條件，為做好檔案管理提供物質(zhì)支撐。當(dāng)前營(yíng)房科檔案室位于門診樓，空間有限，資料繁多，以普通文件柜充當(dāng)檔案柜，檔案放置混亂，基本上還是哪里有地方就放在哪里，還沒有實(shí)現(xiàn)分區(qū)、分類管理。久而久之，造成一些檔案資料缺失。下一步，計(jì)劃淘汰現(xiàn)在使用的文件柜，改為專門定做檔案柜，分區(qū)管理，改變現(xiàn)在使用普通文件盒保存檔案的狀況，借鑒專業(yè)檔案管理辦法，規(guī)范檔案室硬件建設(shè)。

六是配備專用檔案用品。我科當(dāng)前檔案記錄工具相對(duì)較為完善。下一步隨著檔案收錄內(nèi)容向著影像資料、聲音資料等數(shù)字化載體擴(kuò)展，進(jìn)一步配齊錄音筆、刻錄機(jī)等輔助工具，以記錄歷史為目標(biāo)，切實(shí)豐富檔案資料。

七是加強(qiáng)編研工作，組織專人負(fù)責(zé)編寫醫(yī)院基礎(chǔ)設(shè)施演變、營(yíng)房科歷史沿革介紹、大事記、成員、年度工作等等，輔助年度工作呈批件等，做到年年有記錄，大事有記載，更加全面的記錄醫(yī)院發(fā)展變化。

八是提高檔案信息化水平。開發(fā)適合的工具，盡可能將檔案制成電子版，提高檔案管理質(zhì)量和保存性。同時(shí)，引進(jìn)或研發(fā)便于檢索的工具，提高檔案利用效率，降低檔案管理人員工作強(qiáng)度，使檔案更好的為工作服務(wù)。

結(jié)語(yǔ)：檔案管理，功在當(dāng)代，利在千秋。通過檔案室規(guī)范化管理，促進(jìn)科室管理水平的提高，全面提升醫(yī)院營(yíng)房保障能力。為保障過程中的決策科學(xué)化、合理化提供依據(jù)。特別是在醫(yī)院工程建設(shè)過程中，可以使前期論證更加充分，降低后續(xù)不可預(yù)知的因素影響。解決醫(yī)院營(yíng)房干部更新快、社會(huì)化保障單位流動(dòng)性強(qiáng)，給檔案收集管理帶來的難題，為醫(yī)院全面持續(xù)可協(xié)調(diào)發(fā)展提供堅(jiān)實(shí)保障。