促進高校查新工作發(fā)展的現(xiàn)實思考

［摘要］結合當前高校查新工作實際，重點分析了查新站高峰期服務能力不足、查新員隔行查新現(xiàn)象明顯以及高校用戶自行查新能力增強等現(xiàn)狀，提出促進高校查新工作發(fā)展的新思路與對策。

［關鍵詞］高校；科技查新；高峰期；查新員；快速通道

［中圖分類號］［文獻標志碼］ ［文章編號］

從2O世紀80年代中期興起的查新工作，主要包括科研立項查新、成果鑒定和獎勵查新、申請專利查新等。教育部自2003年開始查新機構的重新認證工作以來，已在高校圖書館設立了84所查新站，高校查新站在推動高?？萍紕?chuàng)新和社會經(jīng)濟發(fā)展中發(fā)揮了重要作用。隨著我國科研環(huán)境的變化，當前高校查新工作面臨一些突出問題，本文從工作實際出發(fā)，重點分析了查新站高峰期服務能力不足，查新員隔行查新現(xiàn)象明顯，以及高校用戶自行查新能力增強的現(xiàn)狀，提出了促進高校查新工作發(fā)展的思路與對策，以期與同行們探討，共同促進高校查新工作進一步發(fā)展。

1 當前高校查新工作面臨的問題

1.1高校查新站高峰期服務能力不足

隨著建設創(chuàng)新型國家的進程加快，近年來，我國科技研發(fā)經(jīng)費支出年均增長率超過20%，2012年全社會科技研發(fā)經(jīng)費首次突破萬億元，研發(fā)人員達320萬居世界首位［1］。研發(fā)經(jīng)費增長、研發(fā)項目不斷增多的同時，科研管理部門對自主創(chuàng)新越來越重視，把查新作為科研項目規(guī)范管理中必不可少的重要環(huán)節(jié)。政策驅動為主的查新需求以及科研項目的集中申報特點，造成查新需求不斷增長而且高度集中，高峰期明顯。

由于高校圖書館基礎性服務工作內(nèi)容多而且繁重，查新站人員配備有限，高峰期查新員加班加點仍應接不暇，查新站服務能力不足，主要體現(xiàn)在：1）選擇性受理委托。需求猛增的情況下，查新站普遍出現(xiàn)優(yōu)先受理校內(nèi)委托，減少、甚至拒絕校外委托的現(xiàn)象［2］，還出現(xiàn)受理國內(nèi)查新，回避國外查新現(xiàn)象［3］。2）用戶抱怨和流失。由于委托量大不能及時處理，出現(xiàn)積壓現(xiàn)象，用戶需等待二、三周甚至更長時間才能取到查新報告，影響了用戶利用查新報告來及時調(diào)整研究方向或完善研究內(nèi)容，用戶容易產(chǎn)生抱怨，甚至造成用戶流失。3）出現(xiàn)查新員職業(yè)倦?。?］。每年有一至兩次高峰期，一般持續(xù)2個月左右，每逢高峰時段，任務急迫而繁重，查新員天天加班［5］。查新員年復一年地體驗超強勞動，工作壓力得不到有效分流，出現(xiàn)職業(yè)倦怠，不少查新員不勝壓力要求轉崗，造成人才流失。

1.2查新員隔行查新現(xiàn)象明顯

隔行查新也稱跨行查新，是指查新員承擔自身專業(yè)特長以外的學科領域的查新任務。查新工作專業(yè)性強，如果查新員對所查課題專業(yè)熟悉，將起到事半功倍的效果，相反則影響查新員對課題的理解，進而影響查新效率和質量。

查新服務面向科研各個領域，涉及學科范圍廣泛，隔行查新現(xiàn)象在綜合類和理工類查新站特別明顯。以教育部查新站為例，目前分為綜合、理工、農(nóng)學、醫(yī)學四類查新站。根據(jù)國務院學位委員會、教育部公布的《學位授予和人才培養(yǎng)學科目錄（2011年）》［6］，學科設置分為13個學科門類，110個一級學科。據(jù)此，各類查新站業(yè)務涉及一級學科詳見表1。表1顯示，綜合類查新站可以受理的查新項目涉及72個一級學科，理工類查新站涉及52個。

表1查新站涉及一級學科統(tǒng)計表（單位：個）

查新站類型一級學科小計

理學工學農(nóng)學醫(yī)學

綜合143891172

理工1438--52

農(nóng)學--9-9

醫(yī)學---1111

根據(jù)有關數(shù)據(jù)［7］［8］統(tǒng)計顯示，2007年以來，教育部查新站專職查新員數(shù)量非常有限，基本維持在每所7人左右。顯然，廣泛的服務領域與有限的查新隊伍專業(yè)覆蓋面之間很難達到平衡，隔行查新在所難免。查新員應如何適應多學科查新需求，是查新工作發(fā)展面臨的重要問題。

1.3高校用戶自行查新能力增強。

當前高?？蒲协h(huán)境不斷發(fā)展和完善，大部分來自高校的用戶有能力、也有條件在科研立項前和研究過程中不斷收集相關文獻信息，以確保研究內(nèi)容的新穎性。主要體現(xiàn)在三方面：1）高校用戶信息檢索和情報獲取能力增強。高校用戶主要是由教師、科研人員和大學生組成，他們學歷高，受過良好的科學研究訓練，具有較強的文獻信息獲取、分析、綜合以及利用能力；他們接觸教學與科研前沿，學術視野廣闊，研究經(jīng)驗豐富，對各自專業(yè)領域文獻資源熟悉程度甚至超過圖書館員［9］。2）高校開展查新服務二十多年，高校科研人員對查新相當熟悉，避免重復研究的創(chuàng)新意識也不斷增強。3）高校文獻保障體系完備。據(jù)教育部科技發(fā)展中心統(tǒng)計資料，教育部查新站所依托圖書館年平均經(jīng)費連續(xù)多年超過1 000萬元，2012年達到1 600萬元。高校已經(jīng)建成紙質資源與電子資源完備、學科覆蓋全面的藏書和服務體系，除了收費昂貴的國際聯(lián)機，高校查新用戶和查新員一樣，享有7×24小時全天候的電子資源免費訪問權限。

查新的本質是建立在文獻檢索基礎之上的專題情報調(diào)研［10］，如前所述，高校用戶實際上具備了基本的查新能力，只是沒有按照查新規(guī)范進行操作。實際上，不少高校用戶在委托查新時就聲稱已經(jīng)自行查新，對項目的新穎性胸有成竹，而且這在之后的查新報告中也獲得驗證。查新站如何適應環(huán)境的變化，利用用戶優(yōu)勢，提供更快、更好的查新服務，成為高校查新工作發(fā)展的新問題。

2 促進高校查新工作發(fā)展的對策

2.1采取多項應急措施，增強高峰期服務能力。

2.1.1做好高峰期預報，鼓勵錯峰查新。查新站主動與科研管理部門溝通，提前了解各項目申報計劃，充分利用校主頁、校文件系統(tǒng)、館主頁、電子郵件等各種宣傳陣地和溝通渠道，做好高峰期預報提示，提醒用戶盡早提交查新申請，爭取統(tǒng)籌安排查新任務的主動性。同時，由于查新峰忙谷閑，查新站可制定錯峰查新優(yōu)惠措施，鼓勵避開高峰期，如價格優(yōu)惠，或申報指南發(fā)布后查新報告需微調(diào)的，也給予積極配合等。

2.1.2統(tǒng)籌館內(nèi)人力支援查新站。為保證有充足的人力完成查新任務，由館領導統(tǒng)籌全局，在高峰期盡量減少查新員的其他工作安排，以及一些全館性的活動；此外，從其他崗位抽調(diào)輔助人員支援查新站，協(xié)助完成查新過程中的事務性工作，主要包括查新報告的格式整理和文字校對，以及報告的打印、蓋章、收費、用戶反饋意見收集等，提高查新員工作效率。

2.1.3推進區(qū)域內(nèi)館際協(xié)作，壯大查新人員隊伍。在當前高校圖書館共知、共建、共享合作大環(huán)境下，在各地高校圖工委、CALIS省中心或區(qū)域文獻中心的指導和管理下，區(qū)域高校圖書館在文獻資源和服務方面建立了合作機制并開展有效合作，這為查新工作的館際協(xié)作提供了發(fā)展基礎。查新站與具備開展查新服務基本的資源和人員等條件，但未取得查新資質的高校館合作，培養(yǎng)館外查新員，壯大查新人員隊伍，以解決區(qū)域查新高峰的任務分流問題。國內(nèi)高校館際合作查新有不少成功案例，廣西大學圖書館也在2012年與廣西科技大學和河池學院簽訂了合作查新協(xié)議，培養(yǎng)了4名館外查新員，簽約第一年合作完成項目31件，在提升查新站高峰期服務能力方面取得初步成效。今年還將陸續(xù)與若干本科院校簽約，進一步推進館際協(xié)作。

2.1.4培養(yǎng)和輔導在校研究生參加查新。在校研究生是高校查新站可充分利用的寶貴人力資源。與查新相關的創(chuàng)新點提煉、文獻檢索技能、文獻對比分析方法等是在校研究生必須學習和實踐的科研基本功，而研究生的參與可有效緩解查新站人手不足。因此，培養(yǎng)和輔導在校研究生參加查新，無論對查新站還是研究生本人，都是雙贏的策略。深圳大學城圖書館曾對研究生參加查新進行有益嘗試［11］，廣西大學圖書館也做了積極探索，制定了《研究生參加科技查新的有關規(guī)定》，將查新知識和技能作為師生信息素養(yǎng)教育的重要內(nèi)容，通過講座和文獻檢索課提高研究生的查新能力，要求各學科課題組至少有2名研究生參加培訓學習，高峰時段必須參與該課題組的項目查新。

2.2加強查新員專業(yè)知識積累，適應多學科查新需要。

建立查新咨詢專家組是查新站彌補查新隊伍專業(yè)結構局限的常規(guī)辦法，但查新站更應該立足隊伍的內(nèi)涵建設，在不斷引進專業(yè)人才充實查新隊伍的同時，應加強現(xiàn)有查新員培養(yǎng)，使他們在圖書館讀者服務實踐中不斷拓寬知識面，完善自身專業(yè)結構和能力，以適應多學科查新的需要。

2.2.1按學科組分配查新任務。在查新學科范圍廣泛的綜合類查新站，將若干相關學科歸入一個學科組［12］，每個學科組配備具有相關專業(yè)特長的多位查新員。按學科組分配任務實現(xiàn)了相對專業(yè)的分工，可避免任務安排過于分散和隨意，使查新員在自己相對熟悉的領域中查新，同時也明確了查新員今后拓展專業(yè)知識面的方向。如廣西大學通過“211工程”建設，將各學院整合成7個學科群，包括“結構工程與紅水河流域水力資源開發(fā)學科群”“亞熱帶生物技術學科群”等，查新站順應學校的發(fā)展需求，參照學科群設置查新學科組開展服務，取得了較好的服務效果。

2.2.2查新員參與學科服務。由于大部分查新員不直接參與學科的教學和科研活動，專業(yè)知識得不到及時更新，對新知識新技術不夠敏感。查新員參與學科服務，通過關注學科各方面的發(fā)展來夯實專業(yè)基礎［13］。通過與對口服務學院師生建立密切的聯(lián)系，查新員可了解學科的教學和科研最新動態(tài)；查新員參與學科資源建設，研究學科文獻源，跟蹤學術資源的最新發(fā)展；查新員通過承擔學科信息素養(yǎng)教學任務和參考咨詢服務，實踐先進的檢索技術，提高學科文獻檢索技能。

2.2.3查新員與用戶建立相對固定的服務關系。由于科學研究的長期性和連續(xù)性，一個用戶會多次委托查新，而且其研究領域一般相對穩(wěn)定。查新站通過分析用戶檔案信息，根據(jù)用戶委托歷史和服務體驗，指定查新員與用戶建立相對固定的服務關系，利于查新員跟蹤了解特定用戶研究方向和信息需求，通過不斷的服務實踐和積累，成為該學科領域的查新能手。

2.3 發(fā)揮用戶優(yōu)勢，設立查新快速通道。

如前所述，一方面查新站面臨高峰期任務積壓，而另一方面，迫切需要查新認證的部分用戶又具備自行查新能力和條件，通過設立查新快速通道，查新站可以完善服務模式，提高服務效果。

2.3.1查新快速通道。是指一種針對特定用戶提供的快速服務模式，即用戶在查新員指導下自行檢索文獻，并撰寫查新報告初稿，查新站承諾限時辦結審核，出具正式報告。特定用戶是指具備利用查新所需文獻資源條件和檢索能力，具備信息分析、對比能力以及了解查新報告撰寫規(guī)范的科研群體。設立查新快速通道旨在發(fā)揮用戶優(yōu)勢，加快查新進程，提供快速服務。具體流程見圖1。

圖1查新快速通道服務模式示意圖

2.3.2設立查新快速通道必要性。查新工作業(yè)務流程清晰而且規(guī)范，可操作性強，查新報告結構固定、內(nèi)容要求明確，利于用戶自行完成。設立查新快速通道服務模式的必要性主要體現(xiàn)在：1）由用戶撰寫報告初稿，可減輕查新員的工作強度，在高峰期可加快查新進程，縮短用戶等待時間。2）用戶參與查新，將其學科研究優(yōu)勢與查新員的查新技能優(yōu)勢相結合，利于提高查新報告質量。3）查新人員可并行指導、修改和審核多項查新任務，可大大緩解任務積壓現(xiàn)象，使更多用戶獲得及時服務，增強查新站服務能力。4）用戶在查新員指導下自行查新，文獻檢索技能得到進一步提高，有利于在今后的科研活動中充分運用。

2.3.3查新快速通道服務模式的質量控制。在嚴格執(zhí)行查新規(guī)范的前提下，還需要加強以下幾項工作：1）制定相關的管理辦法。主要包括用戶準入“快速通道”的條件和自愿原則；用戶需承諾按規(guī)范撰寫查新報告初稿；查新站承諾辦結審核的具體時限；對進入“快速通道”的查新項目實行集中受理、分散處理辦法，便于統(tǒng)一管理。2）文獻檢索質量控制。查新員負責為用戶提供全程指導和并監(jiān)控檢索質量，包括與用戶就查新點和新穎性判斷思路達成一致；從檢索詞、檢索式到數(shù)據(jù)庫范圍等多方面提供指導；和用戶一起完成國內(nèi)外查新項目的國際聯(lián)機檢索；抽查重要數(shù)據(jù)庫，如CNKI、專利庫等。3）提供用戶培訓保障。查新站通過多種培訓方式，在檢索方法和技巧、數(shù)據(jù)庫信息，文獻對比分析方法、報告撰寫規(guī)范等方面給予用戶支持。4）利用現(xiàn)代信息技術搭建功能齊全的網(wǎng)絡服務平臺，便于用戶與查新員及時溝通，反饋相關信息以及實時查詢查新進度。第五，注意避免用戶的負面影響。由于用戶深度參與查新工作，查新報告初稿中難免會出現(xiàn)偏離事實、有利于用戶的結論，查新人員要維護查新站的信用權威，減小用戶的負面影響，堅持客觀、公正、準確地評價項目新穎性。

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［收稿日期］2013-11-15

［作者簡介］林葵（1967-），女，本科，副研究館員，廣西大學圖書館。