高職院校的教學(xué)秘書角色定位及應(yīng)具備的素質(zhì)能力探討

鄭兒

摘要：教學(xué)秘書一般由責(zé)任心強且熟悉教學(xué)管理的人員擔(dān)任，對教學(xué)管理起到非常重要的作用。作為學(xué)校要對教學(xué)秘書的作用清楚認識，培養(yǎng)有潛力的人員擔(dān)任這一重要角色。文章從三個方面進行了高職院校教學(xué)秘書的角色定位，同時對教學(xué)秘書應(yīng)該具備的素質(zhì)能力做了簡單分析。

關(guān)鍵詞：教學(xué)秘書；高職院校；角色定位；素質(zhì)

中圖分類號：G715 文獻標志碼：A 文章編號：1674-9324（2014）17-0023-02

目前高職院校的發(fā)展引起了國家教育部門的高度重視，高職院校的順利發(fā)展離不開教學(xué)管理。在各個院系教學(xué)管理中，教務(wù)秘書是一個重要的角色，教學(xué)秘書一般由責(zé)任心強且熟悉教學(xué)管理的人員擔(dān)任，對教學(xué)管理有起到非常重要的作用。重視對教學(xué)秘書的定位，培養(yǎng)其素質(zhì)能力是目前高職院系領(lǐng)導(dǎo)班子急需重視的問題。

一、教學(xué)秘書角色定位

1.教學(xué)管理者。教學(xué)管理是按照教學(xué)計劃對教學(xué)活動進行的管理，教學(xué)管理包括教學(xué)過程的組織管理和教學(xué)行政管理。作為教學(xué)秘書，在整個教學(xué)運行中從事以下三方面的管理工作。第一，在學(xué)期開始階段，教學(xué)秘書要協(xié)助各院系的領(lǐng)導(dǎo)以本院系的人才培養(yǎng)方案為基礎(chǔ)，安排開課計劃，對每位教師的上課時間、科室、教材征訂等進行安排。在學(xué)習(xí)結(jié)束時安排教師出題、試卷的分發(fā)以及成績的登錄。另外，教學(xué)秘書要處理教學(xué)中出現(xiàn)的意外狀況，例如協(xié)調(diào)教學(xué)計劃變動、教學(xué)評估以及上課教師變動等情況。第二，保管教學(xué)文件材料。教學(xué)中涉及的各種文獻資料均需要教學(xué)秘書收集和保管，例如本院系各專業(yè)的發(fā)展規(guī)劃、教學(xué)大綱、教學(xué)計劃等，教學(xué)秘書按照這些資料的屬性將它們分類保管，保證材料的完整性和可靠性。第三，教學(xué)質(zhì)量監(jiān)管。教學(xué)秘書在日常工作中要積極收集來自師生的信息，評價教師的教學(xué)質(zhì)量，對教師教學(xué)環(huán)節(jié)進行檢查，實施全過程的監(jiān)控，促使教學(xué)質(zhì)量不斷提高。

2.師生服務(wù)者。教學(xué)秘書是整個教學(xué)活動的管理者，他們的工作性決定他們具有服務(wù)性，同時服務(wù)于教師和學(xué)生。第一，服務(wù)教師。教師是學(xué)校教育活動的主要力量，要保證教師教學(xué)活動的順利進行，教學(xué)秘書的配合必不可少。在學(xué)期開始初期，教學(xué)秘書就要準備好相關(guān)的教學(xué)材料，例如課表、教材、聽課記錄表、教學(xué)日志、開新課申請等，便于教師開展教學(xué)。學(xué)期中期，教學(xué)秘書協(xié)助教學(xué)主任進行教學(xué)檢查，對教師抽樣檢查，在師生座談會上做好記錄，了解師生對教材的評估，為教材調(diào)整打好基礎(chǔ)。學(xué)期末，教學(xué)秘書要組織教師出試題，安排考試時間、場地，發(fā)放考卷。另外在期末教學(xué)秘書還要征訂下學(xué)期教材，考慮教師的訴求，在自己能力范圍內(nèi)滿足教師的訴求。第二，服務(wù)學(xué)生。學(xué)生是教學(xué)的對象，教學(xué)的日常工作離不開學(xué)生，因此必須做好服務(wù)學(xué)生的工作。在開學(xué)初期要配合輔導(dǎo)員發(fā)放教材、課程表、班級日志，新學(xué)年還需要完成新生的報到注冊。同時教學(xué)秘書要及時向?qū)W生傳達各種教學(xué)信息，例如英語等級考試報名、科目重修、選修課選報等。另外，教學(xué)秘書還需要嚴格執(zhí)行學(xué)校的各種規(guī)范，積極促進學(xué)生規(guī)范行為的養(yǎng)成。

3.部門聯(lián)絡(luò)員。在高職院校中部門數(shù)量較多，作為教學(xué)秘書不僅工作量大，而且工作煩瑣，與各部門之間均有非常密切的聯(lián)系。第一，教學(xué)秘書要與學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)部門加強聯(lián)系，積極了解院系工作安排，傳達院系領(lǐng)導(dǎo)指示。第二，教學(xué)秘書要與教務(wù)處加強聯(lián)系，實際工作中不可避免地接觸教學(xué)運行科、實踐教學(xué)科以及考試辦公室等。第三，教學(xué)秘書要與學(xué)院辦公室、學(xué)生處等建立關(guān)系，協(xié)助教學(xué)工作的順利開展。第四，教學(xué)秘書加強與教師和學(xué)生的接觸，了解教師和學(xué)生需要，解決他們的需求?？傊?，作為教學(xué)秘書一方面要“上令下達”、“下情上奏”，及時傳遞和反饋各部門和學(xué)生的信息。例如教學(xué)秘書要將教務(wù)處的教學(xué)計劃、課件要求等傳達給教師，院系對教學(xué)管理的相關(guān)意見也要由教學(xué)秘書及時反饋。另外一方面，教學(xué)秘書要充當協(xié)調(diào)員的角色，協(xié)調(diào)師生和各部門之間的關(guān)系，充當學(xué)院各部門、學(xué)生、教師之間的紐帶。例如，教師因故不能上課，教學(xué)秘書需要安排學(xué)生自學(xué)或者是尋找代課教師，而學(xué)生對教師在教學(xué)上的一些意見，也可以通過教學(xué)秘書與教師溝通。所以教學(xué)秘書要做好自己的本職工作，不斷提高執(zhí)行力。

二、教學(xué)秘書應(yīng)具備的素質(zhì)能力

1.人性化的管理手段。教學(xué)秘書的管理工作是以學(xué)生為主體、教師為主導(dǎo)、師生共同配合的組織管理，其重點是為學(xué)生和教師服務(wù)，即教學(xué)秘書的工作對象是人，因此教學(xué)秘書必須堅持人性化管理，建立和諧的教學(xué)管理氛圍，注意兼顧各方利益，以師生為本，對教師和學(xué)生的正當訴求全面考慮，選擇合適的工作方式，從而保證教學(xué)活動的順利進行。

2.認真的工作態(tài)度。教學(xué)秘書是院系教學(xué)中重要的角色，其工作量大、工作內(nèi)容復(fù)雜，任何細小的錯誤都有可能導(dǎo)致非常嚴重的教學(xué)事故，影響教學(xué)活動的順利進行。因此教學(xué)秘書必須要認真履行職責(zé)，在工作中保持認真的態(tài)度，謹慎小心，以學(xué)校、師生利益為重，避免工作差錯的出現(xiàn)。

3.較強的應(yīng)變能力。目前我國教育中要求實施個性化教育，學(xué)生的個性特點更加明顯，因此增加了教學(xué)過程中各種突發(fā)事件的發(fā)生率，面對這些突發(fā)事件，教師秘書必須具備較強的應(yīng)變能力才能正確處理，降低突發(fā)事件的不良影響，保證教學(xué)管理有序進行。

4.熟練的計算機應(yīng)用及網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用。隨著信息時代的迅猛發(fā)展，教學(xué)管理工作從以往單一的紙上辦公方式轉(zhuǎn)為更為快捷的計算機處理方式，教學(xué)秘書必須適應(yīng)信息時代的高速發(fā)展，不斷提高自己的計算機操作能力。利用計算機完成教學(xué)管理的各個環(huán)節(jié)，許多日常工作，例如：教學(xué)計劃修訂、課表編排、成績管理、檔案管理、文件管理、學(xué)位評定、教學(xué)管理過程中的各類表格、圖標等統(tǒng)計工作等，以及網(wǎng)絡(luò)的使用，通過電子郵件完成資料的傳送發(fā)放等，這些都要求教學(xué)秘書必須掌握和運用以計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為代表的現(xiàn)代化辦公技術(shù)，用這些現(xiàn)代化技術(shù)武裝自己，提高計算機管理操作的水平，以便更好地為教學(xué)服務(wù)。

5.健康的心理心態(tài)。從事教學(xué)秘書工作的同志必須具備良好的心理素質(zhì)，特別是默默奉獻、任勞任怨的心理品質(zhì)素質(zhì)。教學(xué)秘書要以虛心、熱心、細心、耐心的態(tài)度完成自己的工作。面對工作中的諸多困難與壓力，只有具備良好的心理素質(zhì)，把個人的理想抱負與人生價值的實現(xiàn)融入平凡、默默無聞的工作，踏實工作、不圖名利才能做好教學(xué)秘書的工作。工作中經(jīng)常會遇到各種困難，有時還要蒙受委屈，沒有任勞任怨的心理素質(zhì)，一天到晚情緒低落是干不好這一工作的。這就要求教學(xué)秘書加強自身修養(yǎng)，要有公而忘私、全心全意為教學(xué)服務(wù)、為群眾服務(wù)的精神，以良好的心態(tài)全身心投入本職工作。

綜上所述，高職院校的教學(xué)秘書在教學(xué)運行中主要擔(dān)任教學(xué)管理者、師生服務(wù)者、部門聯(lián)絡(luò)員的角色，作為教學(xué)秘書必須要具備認真的工作態(tài)度、人性化的管理手段、較強的應(yīng)變能力和較高的綜合素質(zhì)，只有這樣才能科學(xué)處理教學(xué)運行中出現(xiàn)的各種問題。作為學(xué)校要對教學(xué)秘書的作用清楚認識，培養(yǎng)有潛力的人員擔(dān)任這一重要角色。

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