會(huì)計(jì)電算化對企業(yè)內(nèi)部控制的影響

劉麗明

【摘 要】會(huì)計(jì)電算化是將信息技術(shù)和電子技術(shù)相結(jié)合運(yùn)用到會(huì)計(jì)實(shí)務(wù)上，利用電子計(jì)算機(jī)將人工從繁重的任務(wù)中解放，代替人工對賬目進(jìn)行記錄與整理。會(huì)計(jì)電算化相較于手工核算更加便捷，會(huì)計(jì)信息的處理和傳遞更加準(zhǔn)確和及時(shí)。會(huì)計(jì)核算手段的變化，給企業(yè)內(nèi)部控制帶來了新的挑戰(zhàn)，本文試對會(huì)計(jì)電算化對企業(yè)內(nèi)內(nèi)部控制提出的挑戰(zhàn)和應(yīng)對措施進(jìn)行論述。

【關(guān)鍵詞】會(huì)計(jì)電算化；內(nèi)部控制

隨著市場經(jīng)濟(jì)的不斷改革和完善，信息技術(shù)的完善，社會(huì)對會(huì)計(jì)信息工作提出了更多更高的要求。企業(yè)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)，也由原本的會(huì)計(jì)核算工作逐步轉(zhuǎn)型為決策支持和網(wǎng)絡(luò)化，會(huì)計(jì)核算的形式與環(huán)境發(fā)生了很大的改變，原有的內(nèi)部控制制度和形式需要做出改變和調(diào)整才能發(fā)揮內(nèi)部控制的作用，以便于會(huì)計(jì)電算化更加高效、安全、可控。

一、加強(qiáng)會(huì)計(jì)電算化對企業(yè)內(nèi)部控制的必要性

現(xiàn)如今，計(jì)算機(jī)的應(yīng)用越來越廣泛，在會(huì)計(jì)領(lǐng)域的應(yīng)用使傳統(tǒng)的核算手段得到了改變加快了數(shù)據(jù)的處理速度，同時(shí)也提高了數(shù)據(jù)計(jì)算的準(zhǔn)確性，并且在一定程度上，減少了人力和物力的浪費(fèi)，會(huì)計(jì)的工作效率得到提高。會(huì)計(jì)核算環(huán)境和核算方式也隨之發(fā)生了很大的變化，原有的內(nèi)部控制制度是建立在手工核算模式下的，不適應(yīng)電算化模式下的空間核算工作的監(jiān)督和控制。比如手工核算模式下，人員的職責(zé)分工直觀、明確，每位會(huì)計(jì)人員的工作過程和工作職責(zé)都可以從憑證、賬簿中看出痕跡；電算化核算模式下，每位操作人員憑自己的賬號(hào)和密碼進(jìn)入系統(tǒng)獨(dú)立完成自己的工作任務(wù)，其他的操作人員看得到操作結(jié)果，看不到操作過程。手工模式下可以通過筆跡辨識(shí)，如果電算化環(huán)境下一位操作人員用另一位操作人員的賬號(hào)進(jìn)行業(yè)務(wù)操作，是不容易被輕易發(fā)現(xiàn)的，會(huì)計(jì)核算的安全、有序、責(zé)任明確需要有一套相應(yīng)的制度保證。內(nèi)部控制制度應(yīng)當(dāng)隨著會(huì)計(jì)核算方式的變化做出相應(yīng)的改變，更好地發(fā)揮內(nèi)部控制在電算化環(huán)境下的作用。

二、會(huì)計(jì)電算化對企業(yè)內(nèi)部控制的影響

1.會(huì)計(jì)電算化改變了企業(yè)內(nèi)部控制的方式

在傳統(tǒng)的手工會(huì)計(jì)核算環(huán)境下，企業(yè)的內(nèi)部控制制度遵從權(quán)責(zé)分工的原則，建立了嚴(yán)密的內(nèi)部制度，各級部門和工作人員、各個(gè)工作環(huán)節(jié)相互牽制、核對、相互檢查、監(jiān)督，其中包括對信息的大量提取、傳輸和校驗(yàn)工作。這種環(huán)境下，由于是人為對會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)進(jìn)行各個(gè)環(huán)節(jié)的處理的，所以企業(yè)為了加強(qiáng)管理、減少錯(cuò)誤，在每個(gè)環(huán)節(jié)都建立了相應(yīng)的監(jiān)督管理制度，使會(huì)計(jì)工作有序、權(quán)責(zé)明確、客觀、真實(shí)、有效。

在會(huì)計(jì)電算化環(huán)境下，企業(yè)利用計(jì)算機(jī)技術(shù)對會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)進(jìn)行集中化的處理，原來手工完成的工作現(xiàn)在由計(jì)算機(jī)完成，信息處理的效率得到極大的提高。隨著互聯(lián)網(wǎng)的廣泛運(yùn)用，會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)業(yè)務(wù)處理范圍逐步擴(kuò)大，信息傳遞的方式也發(fā)生了質(zhì)的變化，由原來的紙質(zhì)資料為主轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訑?shù)據(jù)為主。企業(yè)在內(nèi)部控制制度設(shè)計(jì)上，學(xué)要對人員分工嚴(yán)格定義，每位操作人員的賬號(hào)和密碼要單獨(dú)保管，涉及到重要事項(xiàng)處理可以由兩個(gè)或多個(gè)人共同管理賬號(hào)和密碼，必須兩個(gè)人同時(shí)在場才能處理；嚴(yán)格制定交接班的程序和必須完成的手續(xù)。

2.會(huì)計(jì)電算化改變了企業(yè)內(nèi)部控制的對象

手工會(huì)計(jì)模式下，工作人員要對所有的會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)進(jìn)行組織、處理和執(zhí)行。在這個(gè)過程中，人是工作的主要實(shí)施者，是這項(xiàng)工作的主體。對會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)進(jìn)行處理時(shí)，需要以紙為媒介對企業(yè)內(nèi)部的會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)進(jìn)行記錄，按照工作順序編制原始憑證、等級會(huì)計(jì)賬簿、以及編制會(huì)計(jì)報(bào)表，一般修改痕跡，都很容易辨別。除此以外，在手工會(huì)計(jì)的模式下，會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)處理的各個(gè)環(huán)節(jié)都有專門的權(quán)限人員進(jìn)行檢查與簽章，層層檢查、道道把關(guān)。

在電算化模式下，工作人運(yùn)用計(jì)算機(jī)完成大部分的會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)處理環(huán)節(jié)，對這項(xiàng)工作完成的好壞和效率不再是僅僅取決于操作的“人”，同時(shí)也會(huì)受到而且是在很大程度上受到“計(jì)算機(jī)”及相關(guān)因素的影響，如網(wǎng)絡(luò)、病毒、計(jì)算機(jī)的性能等等。另外企業(yè)利用會(huì)計(jì)電算化來處理和存儲(chǔ)數(shù)據(jù)，會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)由紙質(zhì)介質(zhì)轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮咏橘|(zhì)，數(shù)據(jù)被篡改或者刪除不易留下痕跡。網(wǎng)絡(luò)在會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)和信息處理中的運(yùn)用，擴(kuò)大了內(nèi)部控制的范圍。企業(yè)需要在內(nèi)部控制制度中明確規(guī)定，數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)和輸入應(yīng)由專人完成、專人保管，建立內(nèi)部財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)管理制度；系統(tǒng)管理員不得隨意刪除后臺(tái)數(shù)據(jù)，必須根據(jù)有關(guān)規(guī)定進(jìn)行操作等等。

三、會(huì)計(jì)電算化內(nèi)部控制面臨的問題

1.缺乏相應(yīng)的思想觀念

由于我國會(huì)計(jì)電算化的起步較晚，從整體看會(huì)計(jì)電算化程度并不高，很多企業(yè)和工作人員對會(huì)計(jì)電算化信息的重要性和保密性缺乏必要的了解和重視，內(nèi)部職責(zé)分工形同虛設(shè)，有時(shí)一個(gè)人可以完成幾個(gè)人的工作，談不上相互稽核?；蛘邇H僅把電算化看作記賬、報(bào)賬的工具，沒有發(fā)現(xiàn)財(cái)務(wù)軟件的管理決策功能并利用財(cái)務(wù)軟件進(jìn)行數(shù)據(jù)分析和管理決策，只使用了軟件的部分功能，信息處理尚處于半手工狀態(tài)。

2.沒有嚴(yán)格遵循職權(quán)不相容的原則

在電算化會(huì)計(jì)核算環(huán)境下進(jìn)行信息和數(shù)據(jù)處理時(shí)需要嚴(yán)格崗位分工。有些企業(yè)在實(shí)際操作中將很多部門和工作合并，進(jìn)行統(tǒng)一處理，這樣，雖然節(jié)省了人力和物力，但在一定程度上也將一些本應(yīng)相分離的崗位合并到了一起，工作人員之間缺乏監(jiān)督、制約，這樣工作中出現(xiàn)問題，無法及時(shí)發(fā)現(xiàn)，容易導(dǎo)致錯(cuò)賬和舞弊。

3.缺乏定期備份數(shù)據(jù)和網(wǎng)絡(luò)安全意識(shí)

會(huì)計(jì)電算化主要是靠計(jì)算機(jī)完成，一旦計(jì)算機(jī)出現(xiàn)故障，很容易導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失。如果企業(yè)沒有定期備份數(shù)據(jù)的習(xí)慣，之前的工作會(huì)全部丟失，需要全部重新完成。網(wǎng)絡(luò)在電算化處理中的應(yīng)用，如網(wǎng)絡(luò)支付、網(wǎng)絡(luò)交易和利用網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行會(huì)計(jì)核算等等，企業(yè)的信息很容易受到網(wǎng)絡(luò)狀況和網(wǎng)絡(luò)安全的影響，如果企業(yè)內(nèi)部沒有網(wǎng)絡(luò)安全防范意識(shí)和措施，并以制度的形式強(qiáng)制執(zhí)行，否則一旦信息丟失或者整個(gè)系統(tǒng)受到病毒侵?jǐn)_，都將帶來無法挽回的損失。

四、解決會(huì)計(jì)電算化內(nèi)部控制問題的對策

1.制定業(yè)務(wù)程序，嚴(yán)格控制會(huì)計(jì)核算的質(zhì)量

對會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)軟件的使用要嚴(yán)格按照相應(yīng)的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行，最大程度的利用會(huì)計(jì)電算化軟件自身擁有的功能，加強(qiáng)計(jì)算機(jī)的硬件和軟件的管理，企業(yè)至少要有一名計(jì)算機(jī)專業(yè)人員或者精通計(jì)算機(jī)的人員負(fù)責(zé)日常維護(hù)。

2.崗位分工應(yīng)當(dāng)做到職責(zé)明確，相互稽核

會(huì)計(jì)工作的對象具有特殊性，一但出現(xiàn)錯(cuò)誤，很容易給企業(yè)造成損失。因此，要嚴(yán)格設(shè)置崗位和職責(zé)分工，崗位和崗位之間相互稽核，便于及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題，避免差誤對會(huì)計(jì)核算工作的影響繼續(xù)擴(kuò)大。

3.嚴(yán)密管理檔案資料，避免資料丟失

在電算化會(huì)計(jì)核算形式下，企業(yè)應(yīng)定期備份數(shù)據(jù)，及時(shí)對一些重要會(huì)計(jì)資料進(jìn)行存檔，并通過建立完善的制度保證此項(xiàng)工作的執(zhí)行。根據(jù)紙質(zhì)和電子檔案的特性，使用不同的保管方式，如紙質(zhì)檔案注意防潮、防火、防意外災(zāi)害，電子介質(zhì)的檔案注意防震、防潮、防盜竊。同時(shí)企業(yè)應(yīng)制定一些應(yīng)急措施，緊急處理意外狀況，防止檔案資料丟失。

4.制定電算化系統(tǒng)維護(hù)制度

利用會(huì)計(jì)電算化進(jìn)行數(shù)據(jù)處理，打破了用紙質(zhì)處理、記錄、保存信息的模式，雖然將過程簡化，但同時(shí)，也增加了風(fēng)險(xiǎn)，企業(yè)要加強(qiáng)對系統(tǒng)的維護(hù)，使會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的完整性和安全性得到保證。特別是互聯(lián)網(wǎng)在會(huì)計(jì)工作中的使用，需要建立相配套的制度，規(guī)范工作中網(wǎng)絡(luò)的使用，配備相應(yīng)的工作人員維護(hù)網(wǎng)絡(luò)安全，解決計(jì)算機(jī)日常操作中的故障。

五、小結(jié)

對會(huì)計(jì)電算化內(nèi)部控制制定完善的制度，不僅有利于企業(yè)會(huì)計(jì)信息的質(zhì)量，也有利于企業(yè)資產(chǎn)的安全，因此，企業(yè)高層人員和會(huì)計(jì)工作人員應(yīng)依照本企業(yè)的實(shí)際情況，制定符合本企業(yè)發(fā)展和建設(shè)的內(nèi)部控制制度，以提升企業(yè)會(huì)計(jì)電算化核算的安全性、有效性和可靠性。

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