試論會(huì)計(jì)電算化環(huán)境下的企業(yè)內(nèi)部控制

王志珍

【摘 要】隨著電子信息技術(shù)的高速發(fā)展，計(jì)算機(jī)電子處理技術(shù)在財(cái)會(huì)領(lǐng)域逐步得到了廣泛的應(yīng)用，會(huì)計(jì)電算化一方面為企業(yè)內(nèi)部控制著實(shí)帶來不少便利另一方面由于自身的不完善也為企業(yè)的內(nèi)部控制帶來不少困擾。

【摘 要】會(huì)計(jì)電算化；內(nèi)部控制制度；措施對(duì)策

一、會(huì)計(jì)電算化為企業(yè)內(nèi)部控制帶來的便利

1.人力投入逐步減少，會(huì)計(jì)工作的效率得以提高

所謂會(huì)計(jì)電算化，就是將現(xiàn)代數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)運(yùn)用到會(huì)計(jì)工作中，主要表現(xiàn)在利用會(huì)計(jì)軟件來替代傳統(tǒng)的人工記賬、算賬和報(bào)賬以及部分代替人腦完成對(duì)會(huì)計(jì)信息的分析、預(yù)測(cè)、決策。在這個(gè)過程中，會(huì)計(jì)人員只需要錄入相關(guān)的會(huì)計(jì)憑證和審核，便可完成從前繁復(fù)的手工記賬、平帳工作，因此會(huì)計(jì)人員的勞動(dòng)難度和強(qiáng)度都被大大削減。企業(yè)為降低成本，提高效益，在保證財(cái)會(huì)管理工作高效運(yùn)作的前提下，便大幅降低了在此領(lǐng)域的人力投入。

由于計(jì)算機(jī)在處理信息數(shù)據(jù)方面的速率、準(zhǔn)確性大大高于手工操作，因此財(cái)會(huì)管理工作在廣泛應(yīng)用電算化技術(shù)之后也呈現(xiàn)出前所未有的高效、精準(zhǔn)之勢(shì)。

2.會(huì)計(jì)工作不斷朝規(guī)范化，優(yōu)質(zhì)化發(fā)展

在利用計(jì)算機(jī)操作會(huì)計(jì)工作的過程中，各部門企業(yè)使用的會(huì)計(jì)軟件具有相當(dāng)?shù)囊?guī)格要求，例如會(huì)計(jì)電算化設(shè)置的賬戶科目和會(huì)計(jì)報(bào)表必須經(jīng)由財(cái)政部門審查、輸出打印會(huì)計(jì)信息的計(jì)算機(jī)在運(yùn)行過程中會(huì)對(duì)會(huì)計(jì)資料進(jìn)行真?zhèn)巫R(shí)別等。因而在一定程度上避免了之前手工操作為“人為因素”所左右的弊端，有利于國家和企業(yè)對(duì)會(huì)計(jì)工作的管理，進(jìn)而促進(jìn)會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作的規(guī)范化。

另外，傳統(tǒng)手工記賬由于受會(huì)計(jì)人員自身素質(zhì)的制約以及手工操作時(shí)“賬證”，“帳賬”，“帳表”的核算繁瑣復(fù)雜的影響，使得會(huì)計(jì)工作中時(shí)常出現(xiàn)“亂賬”、“錯(cuò)帳”。與之相比由于計(jì)算機(jī)操作具有處理數(shù)據(jù)高效準(zhǔn)確，保存資料完整清晰等優(yōu)勢(shì)，因此，較之傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案，電算化會(huì)計(jì)檔案在查詢速度、檢索能力以及貯藏保存等方面都顯示了手工不可比擬的優(yōu)勢(shì)。

3.企業(yè)內(nèi)部管理得以不斷發(fā)展

人們常說，會(huì)計(jì)掌握著企業(yè)的命脈，據(jù)統(tǒng)計(jì)，一個(gè)企業(yè)的管理信息中有百分之七十都是會(huì)計(jì)信息，因此會(huì)計(jì)手段的電算化本身就是現(xiàn)代企業(yè)促進(jìn)管理工作與時(shí)俱進(jìn)的一種表現(xiàn)。

另外，由于會(huì)計(jì)電算化以后，計(jì)算機(jī)中存儲(chǔ)的數(shù)據(jù)豐富而且易于調(diào)動(dòng)，通過觀察和處理過去經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的詳細(xì)記錄，會(huì)計(jì)人員可以及時(shí)掌握當(dāng)前經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的最新動(dòng)態(tài)，對(duì)企業(yè)的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)進(jìn)行預(yù)測(cè)和分析，與其他部門之間形成高效的聯(lián)動(dòng)。在這一過程中，企業(yè)的部門管理不斷趨于合理化，運(yùn)營(yíng)機(jī)制也不斷得以完善。

二、實(shí)行會(huì)計(jì)電算化潛藏于企業(yè)內(nèi)部控制管理的問題

關(guān)于潛藏于企業(yè)內(nèi)部控制管理的問題，主要集中在“舞弊”行為上，一些別有用心的企業(yè)和個(gè)人通過利用會(huì)計(jì)軟件的一些缺陷以及基礎(chǔ)管理工作的漏洞，肆意妄為。因此實(shí)施會(huì)計(jì)電算化，就必須是出臺(tái)一套與之相匹配的內(nèi)部控制制度，然而一些單位卻忽略了這個(gè)問題，利用電算化操作員權(quán)限的設(shè)置，違背崗位不相容制約，使得一些膽大妄為之徒在超越權(quán)限或未經(jīng)授權(quán)的情況下仍有機(jī)可乘，肆意篡改、復(fù)制、偽造、銷毀企業(yè)的重要數(shù)據(jù)，造成嚴(yán)重后果。

另外，現(xiàn)行的會(huì)計(jì)軟件多由各軟件公司自行開發(fā)。在競(jìng)爭(zhēng)心理的驅(qū)動(dòng)下，各公司其支持軟件的操作平臺(tái)不盡相同，為了技術(shù)保密，各公司之間缺少交流溝通和業(yè)界的協(xié)議，因此造成會(huì)計(jì)電算化下數(shù)據(jù)接口不統(tǒng)一的現(xiàn)象，為會(huì)計(jì)工作帶來不便。同時(shí)市場(chǎng)上的會(huì)計(jì)軟件良莠不齊，很多企業(yè)使用的軟件在保密性和安全性方面存在諸多的隱患。還有一些軟件的數(shù)據(jù)庫管理缺少必要的加密措施等等都造成了會(huì)計(jì)電算化健康發(fā)展的困擾。

三、優(yōu)化企業(yè)內(nèi)部控制的措施

1.逐步健全企業(yè)電算化內(nèi)部控制制度

企業(yè)要想應(yīng)對(duì)好會(huì)計(jì)電算化環(huán)境為企業(yè)管理帶來的諸多不利，首當(dāng)其沖就是制定相應(yīng)的組織和管理制度。其一，要明確職責(zé)分工，在具體操作中，應(yīng)該合理分配系統(tǒng)管理員、操作員和數(shù)據(jù)維護(hù)員的工作，使其相互制約、相互監(jiān)督。按照實(shí)際崗位設(shè)置分配操作員權(quán)限。例如：主管會(huì)計(jì)擁有總賬會(huì)計(jì)權(quán)限負(fù)責(zé)審核憑證，但是不得編制憑證。具體編制會(huì)計(jì)憑證人員不得兼具審核憑證權(quán)利，出納人員操作權(quán)限限于現(xiàn)金、銀行模塊。嚴(yán)格設(shè)置操作權(quán)限，任何會(huì)計(jì)人員不得隨意修改他人編制的會(huì)計(jì)憑證。另外一些特殊的修正業(yè)務(wù)權(quán)限例如：反審核、反過賬、反結(jié)賬、刪除功能必須按照審批程序說明原因?qū)Ｈ瞬僮鳎錂n備查。其二應(yīng)加強(qiáng)組織控制，特別是系統(tǒng)安全控制。例如建立操作日志制度并定期審核、加強(qiáng)對(duì)機(jī)房工作環(huán)境的保護(hù)以及定期的數(shù)據(jù)備份。其三加強(qiáng)會(huì)計(jì)電算化培訓(xùn)，提高財(cái)務(wù)人員的業(yè)務(wù)能力，減少操作失誤帶來的工作麻煩。其四加強(qiáng)內(nèi)部審計(jì)控制，保證內(nèi)部審計(jì)機(jī)構(gòu)設(shè)置、人員配備和工作的獨(dú)立性，加強(qiáng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)原始資料的審核，完善資金運(yùn)營(yíng)中審批程序，例如：采購支出前的申購報(bào)價(jià)、詢價(jià)、審批、驗(yàn)收等一系列措施確保原始資料的真實(shí)，保證經(jīng)營(yíng)管理合法合規(guī)、企業(yè)資產(chǎn)安全完整、財(cái)務(wù)報(bào)告真實(shí)可靠。

2.選擇好的財(cái)務(wù)軟件，從源頭上進(jìn)行控制

企業(yè)在選擇財(cái)務(wù)軟件時(shí)應(yīng)結(jié)合自身需求和國家的相關(guān)條例規(guī)定，選擇適合的財(cái)務(wù)軟件，這樣才能達(dá)到提高自身財(cái)務(wù)工作效率質(zhì)量的初衷。在選擇財(cái)務(wù)軟件時(shí)，一定要審核好產(chǎn)品的加密技術(shù)，訪問控制技術(shù)，以及認(rèn)證技術(shù)等，確保其在使用過程中的安全性和保密性。

3.政府機(jī)關(guān)不斷健全相關(guān)的法制建設(shè)并加強(qiáng)審計(jì)監(jiān)督

政府機(jī)關(guān)應(yīng)以法律的形式明確計(jì)算機(jī)系統(tǒng)操作的權(quán)責(zé)，使得違規(guī)行為的處置有法可依。除此之外加強(qiáng)審計(jì)監(jiān)督，通過提高審計(jì)的廣度和深度，加大力度監(jiān)督企業(yè)、單位中是否存在影響經(jīng)濟(jì)活動(dòng)正常運(yùn)轉(zhuǎn)的行為，這樣一來，外部的強(qiáng)大壓力與企業(yè)內(nèi)部的加強(qiáng)控制相結(jié)合一定能實(shí)現(xiàn)財(cái)政工作的優(yōu)化發(fā)展。

四、小結(jié)

優(yōu)化會(huì)計(jì)電算化環(huán)境，健全與之相配套的企業(yè)內(nèi)部控制制度，是促進(jìn)現(xiàn)代企業(yè)更好地參與到經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中的有力保證。

參考文獻(xiàn)：

[1]楊蕙漩.會(huì)計(jì)電算化對(duì)內(nèi)部控制的影響[J].齊齊哈爾大學(xué)學(xué)報(bào)，2003，（9）