高等院校二級(jí)學(xué)院教學(xué)檔案管理的探討

傅銀燕

摘 要：主要對(duì)高等院校二級(jí)學(xué)院教學(xué)檔案管理進(jìn)行了探討，詳細(xì)闡述了二級(jí)院系教學(xué)檔案的作用和歸檔范圍，并提出了相應(yīng)的管理方法，以期為提高學(xué)院教學(xué)檔案的管理質(zhì)量提供參考借鑒。

關(guān)鍵詞：二級(jí)學(xué)院；教學(xué)；檔案；管理

中圖分類號(hào)：G647.24 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：2095-6835（2014）11-0096-02

教學(xué)檔案是高等院校發(fā)展記憶的基石，是高等院校辦學(xué)歷史的原始記錄；同時(shí)，作為一種重要的信息資源，高校檔案的質(zhì)量和完整程度影響到高等教育甚至整個(gè)社會(huì)記憶的留存。因此，促進(jìn)教學(xué)檔案管理工作的發(fā)展已成為眾多高等院校普遍重視的問(wèn)題?；诖?，本文就高等院校二級(jí)學(xué)院教學(xué)檔案管理展開了探討，以期為相關(guān)方面提供有益的參考和借鑒。

1 二級(jí)院系教學(xué)檔案的作用

1.1 衡量學(xué)校教學(xué)質(zhì)量和教學(xué)管理水平

教學(xué)檔案是指在教學(xué)管理和教學(xué)實(shí)踐中直接形成的具有保存價(jià)值的文字材料、圖表、聲像、計(jì)算機(jī)和軟件等不同載體的文件材料的總和。它客觀地反映了教育教學(xué)活動(dòng)，是衡量教學(xué)質(zhì)量和教學(xué)管理水平的一個(gè)重要內(nèi)容。一所高校的教學(xué)質(zhì)量取決于其二級(jí)院系的教學(xué)管理水平，而二級(jí)院系的教學(xué)檔案作為教育管理的重要信息源，可以用來(lái)衡量院系教學(xué)質(zhì)量和管理水平。

1.2 優(yōu)化教學(xué)過(guò)程，改進(jìn)教學(xué)工作

教學(xué)檔案記述了專業(yè)人才培養(yǎng)方案、教師教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)內(nèi)容、教學(xué)方法和學(xué)生成績(jī)分析等原始材料，凝聚了廣大教師從事課堂教學(xué)、實(shí)踐教學(xué)、科研活動(dòng)的成功經(jīng)驗(yàn)和一些教學(xué)、管理中的不足，為教學(xué)活動(dòng)提供了多方面的教學(xué)材料和歷史記錄，為改進(jìn)教學(xué)工作提供了依據(jù)，對(duì)教師日后的教學(xué)實(shí)踐具有普遍的參考和借鑒作用，從而為學(xué)校教學(xué)工作的改進(jìn)打好基礎(chǔ)。

1.3 有利于規(guī)范教學(xué)秩序

教學(xué)檔案真實(shí)記錄了二級(jí)院系教育教學(xué)工作的實(shí)際情況，記載了教師和教學(xué)管理人員的教學(xué)思想、方法和過(guò)程，是院系各項(xiàng)管理決策的重要依據(jù)。二級(jí)院系負(fù)責(zé)人和教學(xué)管理人員在進(jìn)行教學(xué)改革、制訂管理措施、實(shí)施管理計(jì)劃時(shí)，必須熟悉、了解并掌握過(guò)去和現(xiàn)在的教學(xué)情況，從而穩(wěn)步推進(jìn)教學(xué)改革，保證教學(xué)管理的連續(xù)性，使教學(xué)質(zhì)量穩(wěn)步提高。

1.4 有利于教學(xué)評(píng)估

二級(jí)院系教學(xué)檔案是評(píng)估高校教學(xué)管理水平和教育質(zhì)量的重要依據(jù)之一，是高校檔案的主體和核心，是高校教學(xué)方面整體工作的記錄、經(jīng)驗(yàn)總結(jié)和參考依據(jù)。它能夠完整、準(zhǔn)確、真實(shí)地反映教學(xué)管理的全過(guò)程，直接為教學(xué)活動(dòng)服務(wù)，是教學(xué)工作的重要組成部分。根據(jù)教育部教學(xué)評(píng)估的指標(biāo)體系，主要是從辦學(xué)指導(dǎo)思想、師資隊(duì)伍、教學(xué)條件及利用、專業(yè)建設(shè)和教學(xué)改革、教學(xué)管理、學(xué)風(fēng)和教學(xué)效果等方面對(duì)教學(xué)質(zhì)量進(jìn)行了

分析。教學(xué)檔案的特殊屬性，可以從靜態(tài)再現(xiàn)教學(xué)的過(guò)程中展示凝結(jié)的教學(xué)效果。因此，充實(shí)和完整的教學(xué)檔案是學(xué)校順利通過(guò)教學(xué)評(píng)估的必要條件，它直接影響著學(xué)校教學(xué)評(píng)估的結(jié)果，是高校教學(xué)評(píng)估的基礎(chǔ)和依據(jù)。

2 二級(jí)院系教學(xué)檔案的歸檔范圍

二級(jí)院系教學(xué)檔案的歸檔范圍包括日常教學(xué)管理活動(dòng)和教學(xué)業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的材料，大致歸納為以下幾個(gè)方面。

2.1 教學(xué)綜合

教學(xué)綜合的內(nèi)容包括以下幾點(diǎn)：①學(xué)校教學(xué)改革、培養(yǎng)目標(biāo)、培養(yǎng)規(guī)格、學(xué)制等方面的指示、規(guī)定和辦法；②學(xué)校教學(xué)規(guī)劃、教學(xué)實(shí)施計(jì)劃、有關(guān)教學(xué)的規(guī)章制度、會(huì)議記錄、調(diào)研報(bào)告、簡(jiǎn)報(bào)和總結(jié)；③有關(guān)教學(xué)的統(tǒng)計(jì)報(bào)表；④教學(xué)檢查和評(píng)估材料；⑤其他重要的文件材料。

2.2 專業(yè)與實(shí)驗(yàn)室建設(shè)

專業(yè)與實(shí)驗(yàn)室建設(shè)的內(nèi)容包括以下幾點(diǎn)：①本學(xué)院有關(guān)專業(yè)設(shè)置、調(diào)整、撤銷、合并的文件；②學(xué)科、專業(yè)評(píng)估、申報(bào)和審批材料；③學(xué)科、專業(yè)統(tǒng)計(jì)報(bào)表；④實(shí)驗(yàn)室論證、評(píng)估、申報(bào)、審批材料；⑤實(shí)驗(yàn)室建設(shè)統(tǒng)計(jì)報(bào)表；⑥其他重要的文件材料。

2.3 學(xué)籍管理

學(xué)籍管理的內(nèi)容有以下幾點(diǎn)：①學(xué)生入學(xué)登記表；②學(xué)生在校生名冊(cè)；③學(xué)生成績(jī)總冊(cè)；④學(xué)生學(xué)籍變更材料（留級(jí)、休學(xué)、復(fù)學(xué)、轉(zhuǎn)學(xué)、退學(xué)和轉(zhuǎn)專業(yè)等）；⑤學(xué)生獎(jiǎng)勵(lì)材料（優(yōu)秀學(xué)生、先進(jìn)班級(jí)等）；⑥獲得各種獎(jiǎng)學(xué)金、貸學(xué)金、助學(xué)金和特困補(bǔ)助的學(xué)生名冊(cè)；⑦學(xué)生考試違紀(jì)、違法的處分決定和有關(guān)材料；⑧其他重要的文件材料。

2.4 課堂教學(xué)與教學(xué)實(shí)踐

課程教學(xué)與教學(xué)實(shí)踐的內(nèi)容包括以下幾點(diǎn)：①各專業(yè)人才培養(yǎng)方案、教學(xué)大綱和教學(xué)計(jì)劃；②各專業(yè)年度教學(xué)安排表、教學(xué)執(zhí)行計(jì)劃和教學(xué)任務(wù)書；③課程安排表、選修課程表和通識(shí)課程表；④精品課程建設(shè)，包括典型教案、重要備課記錄等內(nèi)容；⑤學(xué)生參加校級(jí)以上各類學(xué)習(xí)、技能競(jìng)賽和大學(xué)生科技創(chuàng)新大賽的有關(guān)材料；⑥教學(xué)質(zhì)量獎(jiǎng)申報(bào)表和獲獎(jiǎng)名單；⑦教師教學(xué)競(jìng)賽申報(bào)表和獲獎(jiǎng)名單；⑧各專業(yè)實(shí)習(xí)、教學(xué)實(shí)踐計(jì)劃、總結(jié)；⑨優(yōu)秀畢業(yè)論文（設(shè)計(jì)）。

2.5 教研教改及科研成果

教研教改及科研成果的內(nèi)容有以下幾點(diǎn)：①國(guó)家和省級(jí)的重點(diǎn)學(xué)科、專業(yè)和課程的立項(xiàng)、申報(bào)、評(píng)估、成果等材料；②各類教改項(xiàng)目和科研課題的立項(xiàng)、申報(bào)、評(píng)估、成果等材料；③獲院級(jí)以上的教學(xué)成果的申報(bào)、評(píng)估、成果等材料；④教師發(fā)表的教學(xué)教研論文目錄等材料。

2.6 教材

教材的內(nèi)容有以下幾點(diǎn)：①教材出版規(guī)劃、計(jì)劃；②各專業(yè)使用教材目錄；③評(píng)選優(yōu)秀教材的有關(guān)材料和獲獎(jiǎng)名單；④自編講義、參考資料；⑤其他重要的文件材料。

3 院系教學(xué)檔案的管理

3.1 制訂制度，統(tǒng)一管理

教學(xué)檔案管理工作是一項(xiàng)時(shí)間跨度大、涉及面廣、綜合性強(qiáng)的系統(tǒng)性工作，教學(xué)檔案實(shí)行統(tǒng)一管理，避免出現(xiàn)分散、零碎或混亂等情況，從而遵循自然規(guī)律，使文件之間保持有機(jī)的聯(lián)系。因此，要根據(jù)本學(xué)院教學(xué)檔案的特點(diǎn)，制訂一整套規(guī)范、操作性強(qiáng)的規(guī)章制度，包括教學(xué)文件等材料的形成、收集、整理、分類和歸檔制度；相應(yīng)的歸檔范圍；設(shè)立教學(xué)檔案專職管理人員，并明確崗位職責(zé)，做好教學(xué)檔案的收集工作。此外，堅(jiān)持資料來(lái)源的原始性、真實(shí)性，保證教學(xué)檔案資料收集的齊全、完整，按照規(guī)范性、統(tǒng)一性、科學(xué)性的原則做好歸檔、建檔工作，便于教學(xué)檔案的高效、合理利用。

3.2 “三納入”“四同步”管理

按照《中華人民共和國(guó)檔案法》和《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》的規(guī)定，檔案工作必須做到“三納入”“四參加”和“四同步”。根據(jù)二級(jí)院系的工作實(shí)際，教學(xué)檔案必須做到“三納入”和“四同步”?！叭{入”，即納入教學(xué)計(jì)劃和規(guī)劃，納入教學(xué)管理制度，納入有關(guān)人員的職責(zé)范圍。以此作為考核教學(xué)質(zhì)量和管理水平的標(biāo)準(zhǔn)之一。“四同步”，即下達(dá)教學(xué)任務(wù)與提出教學(xué)文件材料的歸檔要求同步，檢查教學(xué)工作與檢查教學(xué)文件材料形成積累同步，評(píng)審、鑒定教學(xué)質(zhì)量、材料畢業(yè)論文、優(yōu)秀教學(xué)成果與審查、驗(yàn)收檔案材料同步，畢業(yè)分配、上報(bào)評(píng)審材料、教師考核晉升與檔案部門出具檔案證明同步。

3.3 利用信息平臺(tái)

《高等學(xué)校檔案管理辦法》第五條第二款提出，將檔案工作納入學(xué)校整體發(fā)展規(guī)劃，促進(jìn)檔案信息化建設(shè)與學(xué)校其他工作同步發(fā)展。目前，各高校的校園網(wǎng)和學(xué)校公共信息平臺(tái)的建設(shè)，為學(xué)校的教學(xué)檔案管理和資源建設(shè)搭建了一個(gè)現(xiàn)代化的工作平臺(tái)；同時(shí)，教學(xué)檔案管理的方式可以有所改變，做到與時(shí)俱進(jìn)。將文字材料變成電子檔案存檔，例如，可以將教學(xué)檔案中一些優(yōu)秀的教研成果、教學(xué)課件、典型教案和示范課視頻制成數(shù)據(jù)庫(kù)放在校園網(wǎng)上，利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)快捷便利的優(yōu)越條件做到全校師生資源共享，更好地為教學(xué)服務(wù)。

3.4 強(qiáng)化培訓(xùn)，提高水平

目前，二級(jí)學(xué)院的教學(xué)檔案管理人員絕大部分是教學(xué)秘書兼任的，沒(méi)有接受過(guò)檔案管理的專業(yè)教育。隨著高校評(píng)估工作中評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)的逐步提高和檔案信息化建設(shè)的發(fā)展，對(duì)教學(xué)檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和技能水平有了更高的要求。學(xué)校要有計(jì)劃、有步驟地對(duì)教學(xué)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，幫助他們系統(tǒng)地學(xué)習(xí)和掌握檔案管理的知識(shí)、規(guī)律和方法，逐步與檔案管理規(guī)范化、現(xiàn)代化和高效化的要求相適應(yīng)。此外，要通過(guò)建立和完善有效的培訓(xùn)機(jī)制和考核方式，為教學(xué)檔案管理水平的不斷提高提供人力資源上的有力保證。

總之，要正確認(rèn)識(shí)教學(xué)檔案的地位和作用，把二級(jí)院系教學(xué)檔案管理工作作為學(xué)院的重要工作來(lái)抓。在日常教學(xué)和管理工作中，認(rèn)真、扎實(shí)地做好教學(xué)檔案的收集和整理工作，不斷優(yōu)化教學(xué)檔案的管理，使教學(xué)檔案在學(xué)校的發(fā)展中起到積極的作用。

4 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，教學(xué)檔案對(duì)于高等院校來(lái)說(shuō)有著非常重要的作用，為了促進(jìn)高等院校的發(fā)展，有關(guān)的教學(xué)工作者應(yīng)該要深切體會(huì)教學(xué)檔案對(duì)教學(xué)評(píng)估的重要性，從而更加重視教學(xué)檔案管理工作。本文就高等院校二級(jí)學(xué)院教學(xué)檔案管理展開了探討，相信對(duì)教學(xué)檔案的管理能起到一定的幫助。

參考文獻(xiàn)

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〔編輯：李玨〕