高校學(xué)籍學(xué)歷電子注冊工作的管理與完善對策研究

房麗華 尹晶華

（長春工業(yè)大學(xué) a.學(xué)生工作處；b.檔案館，吉林 長春 130012）

高校學(xué)籍管理是一個多方面、多角度的動態(tài)過程，它包括對學(xué)生入學(xué)資格復(fù)查、學(xué)籍電子注冊、學(xué)籍異動處理、畢業(yè)資格審核、學(xué)歷證書電子注冊等，它是對學(xué)生學(xué)習(xí)資格、學(xué)習(xí)狀態(tài)及學(xué)習(xí)結(jié)果的認定。是適應(yīng)高等教育改革，保證高等教育質(zhì)量，規(guī)范高等學(xué)校招生辦學(xué)行為，更是維護學(xué)歷證書嚴肅性的需要。教育部自2001年始實行高等教育學(xué)歷證書電子注冊，并逐步完善學(xué)歷證書電子注冊制度，于2002年實行學(xué)歷注冊圖像采集，畢業(yè)生信息連同照片一同上網(wǎng)。在此基礎(chǔ)上，又逐步實施了新生學(xué)籍電子注冊和在校生學(xué)年電子注冊，建立起高等教育學(xué)生從入學(xué)到畢業(yè)全程動態(tài)的學(xué)籍學(xué)歷電子網(wǎng)絡(luò)管理體系，規(guī)范了高等學(xué)校的學(xué)籍管理，促進了高等教育的健康發(fā)展。部分高校對新生入學(xué)資格復(fù)查不透徹，導(dǎo)致在新生學(xué)籍電子注冊時發(fā)生了重名重身份證號現(xiàn)象或畢業(yè)資格審核時找不到學(xué)籍信息等問題，這給在校生學(xué)習(xí)、畢業(yè)生就業(yè)等帶來許多麻煩。所以，抓好關(guān)鍵環(huán)節(jié)，充分發(fā)揮電子注冊在高校管理中的作用，具有較強的現(xiàn)實意義。

一、高校電子注冊中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)

（一）新生學(xué)籍電子注冊

教育部從2007年開始實行新生學(xué)籍電子注冊，這是完善高等教育學(xué)歷證書電子注冊制度，從源頭上治理違規(guī)招生，規(guī)范辦學(xué)行為的重要舉措。學(xué)籍電子注冊與學(xué)歷證書電子注冊相銜接，經(jīng)過學(xué)籍注冊的學(xué)生獲得的畢業(yè)證書才能進行學(xué)歷證書電子注冊。新生學(xué)籍電子注冊，即當年高考錄取結(jié)束，教育部在網(wǎng)上公布各高校新生名單，新生報到入學(xué)后，各高校上網(wǎng)下載核對錄取名單及錄取照片，將對其進行入學(xué)資格復(fù)查。學(xué)校通過學(xué)籍學(xué)歷信息管理平臺將復(fù)查合格，取得學(xué)籍的新生名單進行學(xué)籍注冊，教育部接受備案，轉(zhuǎn)為在校生，最后成為畢業(yè)生學(xué)歷證書電子注冊和就業(yè)派遣的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。針對部分高校未按國家規(guī)定招收的學(xué)生不予以注冊。［1］各省級行政部門將新生學(xué)籍電子注冊信息在教育廳網(wǎng)站公布注冊結(jié)果，并要求新生上網(wǎng)查詢本人學(xué)籍信息。

（二）在校生學(xué)年電子注冊

學(xué)年注冊是繼2001年學(xué)歷證書電子注冊和2007年新生學(xué)籍電子注冊后，電子注冊工作內(nèi)容的進一步延伸和擴展。介于兩大注冊之間的重要環(huán)節(jié)，學(xué)年注冊的主要目標是確保平臺中的在校生基本信息與實際情況一致，確保每個在校生都有學(xué)籍資格。每年8月1日，所有“注冊學(xué)籍”的在校生狀態(tài)都會變成“待注冊”，此時注冊狀態(tài)為：注冊學(xué)籍、暫緩注冊、保留學(xué)籍、休學(xué)，這需要重新進行學(xué)籍注冊認定；對于所有待注冊的學(xué)生，都必須在規(guī)定時間內(nèi)重新注冊學(xué)籍，并且對復(fù)學(xué)、轉(zhuǎn)專業(yè)、留級等學(xué)生學(xué)籍信息及時進行修改、處理，注冊使所有在校生到離校前都能在學(xué)信網(wǎng)上找到自己的真實學(xué)籍信息。

（三）畢業(yè)生學(xué)歷證書電子注冊

從2001年開始，教育部實行高等教育學(xué)歷證書電子注冊，即接受高等教育獲得的畢（結(jié)）業(yè)證書，上網(wǎng)提供社會查詢。高等教育學(xué)歷證書注冊工作實行三級管理，即：國家、省（自治區(qū)、直轄市）、學(xué)?；蚱渌逃龣C構(gòu)。高等學(xué)?；蚱渌逃龣C構(gòu)負責(zé)印制、填寫、頒發(fā)畢（結(jié)）業(yè)證書，于每年6月底前按規(guī)定的學(xué)歷證書注冊內(nèi)容要求報所在?。ㄗ灾螀^(qū)、直轄市）教育行政部門，省（自治區(qū)、直轄市）教育行政部門進行審核并予以注冊；［2］于每年7月底前將經(jīng)注冊的畢（結(jié)）業(yè)證書按規(guī)定的注冊內(nèi)容要求匯總報教育部備案，經(jīng)教育部審核后進入全國高等教育學(xué)歷證書檔案庫，供社會網(wǎng)上查詢。

學(xué)歷注冊首先學(xué)校要進入平臺提前下載預(yù)計畢業(yè)生數(shù)據(jù)，進行自查，做好預(yù)計畢業(yè)生的資格審核工作；其次，準備學(xué)歷注冊數(shù)據(jù)，按標準表結(jié)構(gòu)制作包括：考生號、姓名、性別、證書編號等17項學(xué)歷信息；再次，報送數(shù)據(jù)；最后，學(xué)歷信息查詢，從學(xué)校填寫的發(fā)證之日起，學(xué)歷證書在學(xué)信息網(wǎng)上即可查詢。

二、進一步完善高校學(xué)籍學(xué)歷電子注冊工作管理的幾點思考

（一）加強管理，建立制度保障

2005年，教育部出臺新的《普通高等學(xué)校學(xué)生管理規(guī)定》，各高校應(yīng)根據(jù)新規(guī)定的具體內(nèi)容，結(jié)合本校實際情況，對學(xué)籍管理細則進行修定，做到學(xué)籍管理有章可循、有據(jù)可查。隨著時代的發(fā)展，學(xué)校自身的變革和改進，學(xué)籍管理制度也要適應(yīng)時代發(fā)展不斷改進和創(chuàng)新：一方面，國家會有新的政策出臺，比如2008年教育部為進一步完善學(xué)籍管理制度，實行學(xué)年注冊。［3］參軍入伍的學(xué)生在教育部網(wǎng)站報名，并有一定的學(xué)費代償?shù)纫幌盗袃?yōu)惠政策；另一方面，學(xué)校也在不斷探索和改革由學(xué)年制向?qū)W分制逐步轉(zhuǎn)變，選修課、升（留）級的政策的更新等。為此，學(xué)籍管理工作就要不斷更新和轉(zhuǎn)變，以適應(yīng)新形勢的需要。另外，可以利用新生入學(xué)軍訓(xùn)的大好時機，通過各種形式集中對新生進行入學(xué)教育；還可以充分利用校園網(wǎng)建立信息交流平臺，點擊教務(wù)處（學(xué)生處）網(wǎng)頁學(xué)生可以查詢到學(xué)籍管理的各項制度、工作流程等。

（二）爭取高校領(lǐng)導(dǎo)對學(xué)籍管理工作的重視

1.引起各部門領(lǐng)導(dǎo)關(guān)注。學(xué)籍學(xué)歷電子注冊工作是一項政策性強、準確性高、業(yè)務(wù)素質(zhì)要求高的工作，既繁重又要細致。注冊工作體現(xiàn)為：時間有規(guī)定、操作程序有規(guī)定、上報內(nèi)容有規(guī)定。雖然學(xué)籍學(xué)歷電子注冊工作在學(xué)校教務(wù)處或者學(xué)生處，但學(xué)籍管理內(nèi)容還涉及財務(wù)處、各院（系）、保衛(wèi)處等學(xué)校很多部門。［4］如學(xué)生繳費注冊由學(xué)校財務(wù)處提供依據(jù)；學(xué)生獎懲由學(xué)生工作處提供信息；學(xué)生信息校對、照片核對需要各院系組織配合；入學(xué)報到名單及新生照片需要招生部門提供；一些特殊委托培養(yǎng)學(xué)習(xí)的學(xué)生，調(diào)整專業(yè)的學(xué)生，信息來源于教務(wù)處或招生部門等。這部分學(xué)生學(xué)籍注冊容易被漏掉，注冊前更要核實準確，因此，需要校領(lǐng)導(dǎo)及高校各級部門主管的重視和支持，才能保障學(xué)籍學(xué)歷電子注冊工作順利完成。同時，各部門要各司其職，責(zé)任明確，需要協(xié)作的工作，各部門之間要通力協(xié)作。

2.成立單獨的科室。各高校應(yīng)該成立學(xué)籍管理科，設(shè)立科級崗位，由政治素質(zhì)高、責(zé)任心強、能吃苦耐勞并且有一定計算機操作技能的人員專門負責(zé)此項工作，較大學(xué)校2～3人，設(shè)立單獨的辦公室，給學(xué)生及家長辦理業(yè)務(wù)提供方便。

3.保持人員穩(wěn)定。由于學(xué)籍管理工作本身具有一定的連續(xù)性、周期性、程序性，不宜頻繁更換學(xué)籍學(xué)歷管理人員，否則會導(dǎo)致在學(xué)籍學(xué)歷管理中因為業(yè)務(wù)不熟、經(jīng)驗不足而出現(xiàn)錯誤，使信息出錯的可能性增大。因此，搞好學(xué)籍學(xué)歷電子注冊工作的重要保障是保持學(xué)籍管理人員的相對穩(wěn)定。

（三）對學(xué)籍管理人員的要求

新的《普通高等學(xué)校學(xué)生管理規(guī)定》實施學(xué)籍管理信息化，使我國高等學(xué)校的學(xué)籍管理工作進入一個嶄新時代。在這一時期，高等學(xué)校學(xué)籍管理工作面臨許多新情況、新問題，表現(xiàn)出靈活性、繁雜性、人性化、數(shù)字化的特點。這對學(xué)籍管理人員的素質(zhì)提出了新的更高要求，主要體現(xiàn)在以下幾方面：

1.較強的服務(wù)意識。學(xué)籍管理工作的對象是全校師生，為了給師生提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)就應(yīng)該從以下幾方面入手：首先，學(xué)籍管理工作者必須確立以教學(xué)為中心，以學(xué)生為根本，以服務(wù)為宗旨的工作理念，樹立坐得住、耐得煩、不怕苦、不怕累的工作作風(fēng)，最大限度發(fā)揮自已的潛能，出色地完成繁雜的學(xué)籍管理任務(wù)；［5］其次，工作中強化自身的服務(wù)意識、管理觀念，由一個管理者變成服務(wù)者，在工作中強調(diào)工作的服務(wù)性，具備極大的耐心和責(zé)任心，多為學(xué)生著想。來辦事的學(xué)生及家長，都以禮相待、以笑迎人，不輕視、不責(zé)難、不冷落。

2.過硬的業(yè)務(wù)能力。要熟悉學(xué)籍學(xué)歷管理每一個時間段的各項工作，如新生學(xué)籍注冊新生資格復(fù)查和老生學(xué)年注冊時間，普通高等學(xué)?！皩Ｉ尽苯逃龍竺⒖荚嚂r間，學(xué)籍檔案材料存檔時間，畢業(yè)生畢業(yè)資格審核時間，畢業(yè)證書打印、驗印、學(xué)歷證書電子注冊時間；熟悉學(xué)校的辦學(xué)模式，［4］如合作辦學(xué)、聯(lián)合辦學(xué)，學(xué)制模式，所有專業(yè)名稱；熟悉學(xué)籍學(xué)歷注冊、學(xué)籍異動工作操作流程；熟悉學(xué)籍學(xué)歷管理平臺的操作，遇到刺手的問題能及時妥善地處理。

3.無私的敬業(yè)精神。學(xué)籍管理工作壓力大，涉及面廣，注冊數(shù)據(jù)龐大，數(shù)據(jù)要求準確度高，不能出現(xiàn)絲毫差錯；而且，工作經(jīng)常有交叉，如每年教務(wù)處畢業(yè)生學(xué)位數(shù)據(jù)審核、就業(yè)部門畢業(yè)生派遣，畢業(yè)生數(shù)據(jù)都由學(xué)籍管理部門提供，為確保數(shù)據(jù)信息完整、準確，不出現(xiàn)遺漏，不影響畢業(yè)生及時拿到學(xué)位證和報到證，學(xué)籍管理部門必須提前做準備，尤其對變更名字、轉(zhuǎn)學(xué)、專業(yè)調(diào)整的學(xué)生資料做到了如指掌。

作為一名學(xué)籍管理人員，時刻要以工作為重，換位思考，克服一切困難滿足學(xué)生需要，做學(xué)生的貼心人。對于不能在校安心學(xué)習(xí)，想休學(xué)、退學(xué)的學(xué)生要進行積極引導(dǎo)和教育，及時與學(xué)生家長聯(lián)系溝通，必要時與主管領(lǐng)導(dǎo)匯報，有效緩解學(xué)生輟學(xué)問題。

4.高度的法律意識。學(xué)籍管理政策性強，必須按照國家有關(guān)政策法規(guī)進行管理。［6］高校學(xué)籍管理法制化是依法治國、依法治校的具體體現(xiàn)。作為學(xué)籍管理人員，法律意識、政策意識必須要強，掌握并能熟練運用到學(xué)籍管理工作中，把法律、制度適用于具體人、具體事，提高依法辦事的自覺性，使學(xué)籍管理工作健康有序。

（四）使用配套的計算機管理軟件作為技術(shù)平臺

電子注冊所包含的信息量龐大，一般學(xué)校一次注冊數(shù)據(jù)達上百至數(shù)千條，較大學(xué)校一次注冊數(shù)據(jù)多達上萬條，必須使用配套的學(xué)籍管理軟件來管理。傳統(tǒng)的手工式的學(xué)籍檔案管理手段，難以準確地掌握學(xué)籍異動信息，難以快速、準確地完成學(xué)生數(shù)據(jù)的各種統(tǒng)計報表等；手工式管理，不僅效率低、錯誤頻出，而且根本無法進行學(xué)籍管理和電子注冊工作。針對教育部全程網(wǎng)絡(luò)化信息化的學(xué)籍管理方式，必須積極引進校外專業(yè)軟件公司開發(fā)或者高校本身自我開發(fā)的適合本校實際的成套學(xué)籍檔案管理軟件，采用計算機進行學(xué)籍管理，是完成學(xué)籍管理各項工作的有利保障。

高校學(xué)籍學(xué)歷電子注冊實現(xiàn)了全程網(wǎng)絡(luò)化學(xué)籍管理方式，實現(xiàn)了管理手段現(xiàn)代化，管理制度規(guī)范化，管理人員專業(yè)化，管理工作信息化。正逐步達到規(guī)范化、科學(xué)化、信息化、網(wǎng)絡(luò)化，已適應(yīng)了高校教育教學(xué)改革健康發(fā)展的需要。根據(jù)教育部學(xué)籍學(xué)歷管理工作的改革需求，高校應(yīng)采取積極有效的措施，進一步探索新的方法，保證及時、準確地完成學(xué)籍學(xué)歷電子注冊工作，有效地為高校和社會需求提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

［1］教育部關(guān)于印發(fā)《普通高等學(xué)校新生學(xué)籍電子注冊暫行辦法》的通知［Z］.2007－03－19.

［2］教育部關(guān)于印發(fā)《高等教育學(xué)歷證書電子注冊管理暫行規(guī)定》的通知［Z］.2001－02－05.

［3］牒玉萍.試論新形勢下如何進一步做好學(xué)籍管理工作［J］.時代教育，2012，（9）.

［4］陳海燕，周長順.試論電子注冊對高校學(xué)籍管理的挑戰(zhàn)及應(yīng)對措施［J］.知識經(jīng)濟，2009，（7）.

［5］辛紅，姜超穎.電子注冊制度在高校學(xué)籍管理工作中的重要性［J］.吉林省教育學(xué)院學(xué)報，2011，（3）.

［6］李萍.新時期高校學(xué)籍管理人員素質(zhì)的探討［J］.當代教育理論與實踐，2009，（8）.