實(shí)施ERP促進(jìn)物資管理水平提升

1.原有物資管理模式滯后性剖析

遼河油田總醫(yī)院供應(yīng)站承擔(dān)著總部各部門(mén)和遼油礦區(qū)內(nèi)全部x家醫(yī)院日常物資的計(jì)劃、采購(gòu)、存儲(chǔ)、發(fā)放、配送及售后服務(wù)工作，對(duì)遼河油田總醫(yī)院各個(gè)單位的正常經(jīng)營(yíng)活動(dòng)起著舉足輕重的作用。

1.1 物資積壓嚴(yán)重，流動(dòng)資金大量沉淀

由于此前在油田很多地點(diǎn)都設(shè)有自己的物資供應(yīng)站，各供應(yīng)站又要設(shè)立多個(gè)庫(kù)房，這樣造成物資處處存放、層層積壓，無(wú)法盤(pán)活各物資供應(yīng)站及下屬各處庫(kù)房的庫(kù)存物資；再由于物資存儲(chǔ)倉(cāng)庫(kù)分散，有時(shí)貨到后入庫(kù)單不能送達(dá)到倉(cāng)庫(kù)，時(shí)間一長(zhǎng)宕賬現(xiàn)象比較嚴(yán)重，造成物資囤積甚至毀損變質(zhì)。導(dǎo)致資金使用效率低，物資積壓嚴(yán)重，沉淀了大量的流動(dòng)資金。

1.2 數(shù)據(jù)不能共享，信息嚴(yán)重滯后

由于各物資供應(yīng)站分別隸屬于油田不同的礦區(qū)，甚至跨市設(shè)立，造成總部與周邊礦區(qū)的站與站之間、站與庫(kù)房之間信息溝通困難，數(shù)據(jù)無(wú)法共享；大量的物資入庫(kù)、出庫(kù)單依靠人工簡(jiǎn)單的分類統(tǒng)計(jì)，數(shù)據(jù)處理和傳遞時(shí)間長(zhǎng)，形成的采集數(shù)據(jù)信息嚴(yán)重滯后。加上各部門(mén)的數(shù)據(jù)入口不一致，統(tǒng)計(jì)的標(biāo)準(zhǔn)也各不相同，數(shù)出多家，統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確，給總部物資管理的全方位管理帶來(lái)困難。

1.3 物資管理費(fèi)時(shí)費(fèi)力，管理效率低下

各礦區(qū)的物資管理人員除了做大量繁瑣復(fù)雜的核算工作，每月大量的收、發(fā)、存單據(jù)，使得管理成本高、效率低、誤差大。對(duì)每一種（類）物料的合理儲(chǔ)備數(shù)量、合理的儲(chǔ)備期限缺少分析，容易造成超儲(chǔ)或短缺，使庫(kù)存長(zhǎng)短不齊，急用的缺料，不急用的庫(kù)存積壓不少。

1.4 全方位管理不到位，監(jiān)督功能相對(duì)薄弱

由于總醫(yī)院物資供應(yīng)站承擔(dān)著油區(qū)內(nèi)醫(yī)療所需物資的采購(gòu)和供應(yīng)任務(wù)，采購(gòu)和供應(yīng)業(yè)務(wù)量大，其涉足點(diǎn)多、攤大。相應(yīng)管理部門(mén)，特別是財(cái)務(wù)人員在沒(méi)有ERP技術(shù)信息系統(tǒng)支持的條件下，對(duì)總庫(kù)、各供應(yīng)站和庫(kù)房的庫(kù)存物資的管理是“鞭長(zhǎng)莫及”，在途材料和物資采購(gòu)過(guò)程更是缺乏有效的監(jiān)督，對(duì)物資采購(gòu)的方式、價(jià)格、供應(yīng)商選擇等環(huán)節(jié)，難以做到事前、事中的監(jiān)督和控制。

2.ERP系統(tǒng)實(shí)施后物資管理水平得到有效提升

2.1 推進(jìn)了集中采購(gòu)管理的進(jìn)程

ERP物資供應(yīng)管理是企業(yè)實(shí)行歸口管理、集中采購(gòu)、統(tǒng)一儲(chǔ)備和統(tǒng)一結(jié)算的物資供應(yīng)管理體制有利平臺(tái)。對(duì)物資主數(shù)據(jù)中不同采購(gòu)類型（直接集中采購(gòu)、組織集中采購(gòu)、自采）的設(shè)置，有效地控制了主要物資集中到物資供應(yīng)部門(mén)實(shí)施集中采購(gòu)，避免了多頭重復(fù)采購(gòu)，規(guī)范了物資供應(yīng)管理體制和運(yùn)行機(jī)制，用先進(jìn)的信息化技術(shù)手段取代了以往靠規(guī)章制度和事后監(jiān)督考核的傳統(tǒng)管理方式。

2.2 實(shí)現(xiàn)了物流、信息流和資金流的同步運(yùn)行

通過(guò)物資供應(yīng)模塊（MRO）與項(xiàng)目管理模塊（PS）、財(cái)務(wù)模塊（FI/CO）的高度集成，各模塊不再是相對(duì)獨(dú)立的信息孤島，基礎(chǔ)信息高度共享，物流、資金流和信息流“三流合一”，在整個(gè)系統(tǒng)運(yùn)行中得到較好體現(xiàn)。物資供應(yīng)用戶在系統(tǒng)上完成相關(guān)收發(fā)業(yè)務(wù)的操作后，在財(cái)務(wù)模塊中自動(dòng)產(chǎn)生相應(yīng)的財(cái)務(wù)憑證；項(xiàng)目管理模塊產(chǎn)生的甲方供料預(yù)留和非安裝設(shè)備采購(gòu)申請(qǐng)能自動(dòng)傳遞到物資供應(yīng)模塊，實(shí)現(xiàn)了信息集成。

2.3 實(shí)現(xiàn)了對(duì)采購(gòu)計(jì)劃和采購(gòu)價(jià)格的有效控制

通過(guò)項(xiàng)目模塊自動(dòng)產(chǎn)生的物資需求信息或物資需求單位在系統(tǒng)中直接錄入的需求信息，運(yùn)行ERP，自動(dòng)進(jìn)行物料需求計(jì)劃平衡，產(chǎn)生采購(gòu)計(jì)劃，極大地改善了傳統(tǒng)的手工進(jìn)行平庫(kù)存，解決了由于人為因素造成的采購(gòu)計(jì)劃準(zhǔn)確性偏低的問(wèn)題。線上通過(guò)物料帳實(shí)時(shí)更新，并可對(duì)更新結(jié)果進(jìn)行對(duì)比和實(shí)施對(duì)每筆業(yè)務(wù)的價(jià)格審核、審批，實(shí)現(xiàn)價(jià)格的動(dòng)態(tài)監(jiān)控，堵塞采購(gòu)漏洞。

2.4 及時(shí)、準(zhǔn)確地反映了材料成本

長(zhǎng)期以來(lái)，各單位物資供應(yīng)部門(mén)的材料成本核算采用的是物資計(jì)劃價(jià)格計(jì)價(jià)，通過(guò)材料價(jià)差來(lái)反映材料真實(shí)成本。當(dāng)市場(chǎng)價(jià)格偏差較大，物資庫(kù)存和企業(yè)內(nèi)部各單位領(lǐng)用的材料成本不能及時(shí)、準(zhǔn)備的反映出來(lái)。實(shí)施ERP后，物資價(jià)格會(huì)隨著采購(gòu)價(jià)格的變動(dòng)而進(jìn)行更新調(diào)整，與市場(chǎng)價(jià)格趨于一致，及時(shí)、真實(shí)地反映了庫(kù)存物資價(jià)值。

2.5 規(guī)范了操作和過(guò)程控制

利用ERP系統(tǒng)的審核、控制功能，采購(gòu)計(jì)劃經(jīng)線上審批后，才能進(jìn)行后續(xù)業(yè)務(wù)操作；采購(gòu)訂單經(jīng)審批后，才能進(jìn)行過(guò)程控制和收貨業(yè)務(wù)處理；供應(yīng)商基本信息和準(zhǔn)入產(chǎn)品目錄同步到系統(tǒng)中，未經(jīng)準(zhǔn)入的供應(yīng)商或超準(zhǔn)入產(chǎn)品目錄范圍不能在系統(tǒng)中創(chuàng)建采購(gòu)訂單，也不能支付貨款?？傊?，任何一個(gè)環(huán)節(jié)若未按規(guī)定程序?qū)嵭袑徍?、審批，相?yīng)的業(yè)務(wù)均不能向下一個(gè)環(huán)節(jié)運(yùn)行，有效地規(guī)范了物資采購(gòu)行為。

3.ERP物資管理應(yīng)用中存在的問(wèn)題

當(dāng)前企業(yè)ERP物資管理模塊在應(yīng)用中還存在一些問(wèn)題，具體體現(xiàn)在以下4個(gè)方面：

3.1 操作界面陌生以及沒(méi)有待辦工作的提示

由于ERP實(shí)施所使用的是德國(guó)SAP軟件，這個(gè)SAP軟件的界面不像已經(jīng)熟悉的國(guó)內(nèi)研發(fā)軟件界面那樣直觀，這對(duì)系統(tǒng)的操作帶來(lái)一些不便，特別是在系統(tǒng)中每做一件事都要輸入事務(wù)代碼，對(duì)初期使用的人員來(lái)說(shuō)是一個(gè)不小的麻煩。同時(shí)，對(duì)于參與人員眾多的系統(tǒng)，不同專業(yè)人員要通過(guò)電話聯(lián)系或者采取定期檢查以及時(shí)解決工作中的問(wèn)題，這在一定程度上影響了業(yè)務(wù)人員的工作效率。

3.2 庫(kù)存物資根據(jù)評(píng)估類來(lái)發(fā)放，需做工廠內(nèi)的轉(zhuǎn)儲(chǔ)，人為增加了工作量

ERP實(shí)施對(duì)生產(chǎn)單位庫(kù)存物資進(jìn)行更精細(xì)的劃分，即分為工程物資和原材料。庫(kù)存物資在向不同評(píng)估類發(fā)放材料時(shí)都要做工廠內(nèi)的邏輯轉(zhuǎn)儲(chǔ)后才能發(fā)料。這種庫(kù)存物資評(píng)估類精細(xì)劃分的初衷是為了解決在建工程物資的資金計(jì)息準(zhǔn)確，但因當(dāng)期發(fā)料不用計(jì)息，ERP系統(tǒng)實(shí)施不得不分兩步來(lái)做工作，這樣既不能解決工作中任何實(shí)質(zhì)性的問(wèn)題，又增加了倉(cāng)庫(kù)保管員的工作量，需要進(jìn)行完善。

3.3 ERP系統(tǒng)的物資平庫(kù)范圍是以二級(jí)單位為界，不能以根據(jù)庫(kù)存位置靈活進(jìn)行選擇平庫(kù)

眾所周知，物資平庫(kù)的目的是減少庫(kù)存物資的積壓，充分挖掘企業(yè)內(nèi)部資源，但這種以二級(jí)單位為范圍的平庫(kù)只考慮到物資需要量與物資資源的平衡，沒(méi)有考慮到物資需要量與可能的平衡（如運(yùn)輸條件、運(yùn)輸距離、運(yùn)輸費(fèi)用）。如遼河油田地跨遼寧三市，按照二級(jí)單位為范圍的平庫(kù)，運(yùn)輸距離將達(dá)到250km，這種不計(jì)成本的平庫(kù)勢(shì)必會(huì)失去其應(yīng)有的意義。

3.4 對(duì)形成的庫(kù)存物資追溯源頭困難

在ERP系統(tǒng)中要查某種具體庫(kù)存物資的形成原因，不如以前使用的物資管理信息系統(tǒng)簡(jiǎn)單、便捷。

4.深化ERP物資管理的對(duì)策

4.1 積極轉(zhuǎn)變觀念，充分認(rèn)識(shí)ERP物資管理的本質(zhì)在于精細(xì)化管理

企業(yè)的業(yè)務(wù)管理人員對(duì)ERP物資管理一定要從業(yè)務(wù)管理的角度來(lái)認(rèn)識(shí)，而不要被ERP理論或計(jì)算機(jī)技術(shù)所困惑，要用業(yè)務(wù)管理知識(shí)確立在ERP中的主導(dǎo)地位，只有更好地運(yùn)用新的管理信息系統(tǒng)，才能提高管理效率，達(dá)到實(shí)施ERP物資管理的目的。

4.2 加強(qiáng)學(xué)習(xí)，以不斷適應(yīng)現(xiàn)代化管理的需要

對(duì)ERP本身而言，它僅僅是一個(gè)管理工具，只是這個(gè)管理工具跟其他工具的不同之處在于不同專業(yè)的業(yè)務(wù)管理人員要以協(xié)調(diào)的方式共同使用。那么，作為管理工具本身，其使用效率的好壞取決于工具的使用者，要想成為熟練的使用者，必須加強(qiáng)業(yè)務(wù)管理知識(shí)的學(xué)習(xí)。

4.3 各專業(yè)參與人員要發(fā)揮團(tuán)隊(duì)精神，為ERP物資管理營(yíng)造一個(gè)整體環(huán)境

ERP物資管理知識(shí)ERP系統(tǒng)中的一個(gè)模塊，具體實(shí)施中涉及項(xiàng)目、設(shè)備、物資、銷售、財(cái)務(wù)等不同專業(yè)管理人員參與的項(xiàng)目。ERP物資管理的成功運(yùn)行，沒(méi)有任何僥幸取勝之道，只有靠各專業(yè)參與人員循序漸進(jìn)，將前一部分的實(shí)施作為后一部分的基礎(chǔ)，大家風(fēng)雨同舟，緊密配合，方能獲得ERP運(yùn)用的最大功效。

4.4 充分認(rèn)識(shí)ERP物資管理實(shí)施風(fēng)險(xiǎn)

ERP物資管理的實(shí)施是一項(xiàng)企業(yè)管理的改革，是改革就必然面對(duì)傳統(tǒng)與革新的沖突，那么它在實(shí)施中困難是不可避免的，如工作習(xí)慣的改變、新流程操作的適應(yīng)等。每一位參與實(shí)施的ERP物資管理的業(yè)務(wù)管理人員要充分認(rèn)識(shí)實(shí)施風(fēng)險(xiǎn)，嚴(yán)格、認(rèn)真、持續(xù)地在所屬專業(yè)模塊中完成各自的工作。

5.結(jié)束語(yǔ)

ERP系統(tǒng)功能強(qiáng)大，現(xiàn)在使用的僅是其中的很少一部分，就見(jiàn)到了比較好的效果。要想充分發(fā)揮ERP的作用，仍需深入學(xué)習(xí)研究，使之更好地服務(wù)于業(yè)務(wù)工作，進(jìn)一步提高物資采購(gòu)工作績(jī)效和物資管理水平。

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