淺談醫(yī)院檔案信息化管理

李碧玉

摘 要：隨著醫(yī)療體制改革的不斷深入發(fā)展，對(duì)醫(yī)院的全面管理工作提出了更高的要求。特別是在檔案管理方面，作為醫(yī)療衛(wèi)生系統(tǒng)重要資料、數(shù)據(jù)來(lái)源的醫(yī)院檔案部門，檔案管理信息化成為現(xiàn)代化醫(yī)療衛(wèi)生管理工作的重要手段之一，本文針對(duì)目前醫(yī)院檔案管理信息化的必要性進(jìn)行分析，并提出了實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理信息化的建議。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院檔案；信息化技術(shù) 檔案信息化建設(shè)

隨著醫(yī)療體制改革的不斷深入發(fā)展，對(duì)醫(yī)院的全面管理工作提出了更高的要求。特別是在檔案管理方面，作為醫(yī)療衛(wèi)生系統(tǒng)重要資料、數(shù)據(jù)來(lái)源的醫(yī)院檔案部門，必然要面臨一場(chǎng)劃時(shí)代的變革。而檔案管理信息化建設(shè)做為醫(yī)院發(fā)展管理體系中不可或缺的組成部分，必然占有越來(lái)越重要的地位，發(fā)揮越來(lái)越重要的作用。

檔案管理正面臨著現(xiàn)代技術(shù)的挑戰(zhàn)和難得的發(fā)展機(jī)遇。信息資源在管理模式上正在實(shí)現(xiàn)向網(wǎng)絡(luò)動(dòng)態(tài)的改變，在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下進(jìn)行醫(yī)院檔案管理能使檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，并提高勞動(dòng)效率和工作質(zhì)量。因此，如何將現(xiàn)代信息處理技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與醫(yī)院檔案管理相結(jié)合，加快檔案信息化、網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，是醫(yī)改形勢(shì)下大數(shù)據(jù)時(shí)代必不可少的一部份。

1 院檔案信息化的內(nèi)容

1.1 檔案信息化的概念

醫(yī)院檔案是由管理文件、會(huì)議記錄、各類報(bào)表、病歷檔案 化驗(yàn)單據(jù)以及各種影像資料等構(gòu)成。醫(yī)院檔案系統(tǒng)是醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)決策支持和科研人員科研工作的重要參考依據(jù)，也是反映醫(yī)院醫(yī)療質(zhì)量、管理水平，為病人健康提供具有法律效應(yīng)的有效司法依據(jù)。

1.2 檔案信息化的內(nèi)容

（1）數(shù)據(jù)資料信息化。應(yīng)用掃描儀、計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)把應(yīng)當(dāng)存檔的文件、資料信息等以統(tǒng)一規(guī)范的數(shù)據(jù)格式錄入計(jì)算機(jī)，以備處理。

（2）工作流程信息化。通過(guò)應(yīng)用信息技術(shù)對(duì)檔案信息系統(tǒng)集成、有序分類、便于查詢、開發(fā)應(yīng)用，對(duì)檔案的鑒定分類、編目、排序、檢索、歸檔保存等進(jìn)行高效的管理，為此首先需要規(guī)范管理流程、確定崗位員工的工作標(biāo)準(zhǔn)，減少人為調(diào)控和干預(yù)。為保證文檔一致性，醫(yī)院辦公自動(dòng)化系統(tǒng)要與檔案管理系統(tǒng)兼容。

（3）檔案檢索信息化。在施行分級(jí)檢索制度的前提下，通過(guò)醫(yī)院網(wǎng)絡(luò)和互聯(lián)網(wǎng)可隨時(shí)準(zhǔn)確地檢索到所需要的存檔文件、資料、原始記錄、文獻(xiàn)等。

2 醫(yī)院檔案信息化管理的必要性

2.1 知識(shí)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展重新定義了醫(yī)院檔案信息化建設(shè)的概念和地位

Internet的崛起，給檔案工作帶來(lái)更多機(jī)遇，也同時(shí)存在著更多的挑戰(zhàn)。知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的核心是信息產(chǎn)業(yè)，如何把檔案事業(yè)發(fā)展成一種信息產(chǎn)業(yè)，這是進(jìn)入知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代檔案工作者首先面臨的問(wèn)題？檔案的收集、整理、存貯、利用，本質(zhì)上就是信息的生產(chǎn)、加工、傳播和利用，也是一個(gè)完整的信息產(chǎn)業(yè)體系。

2.2 實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理信息化是解決自身存在問(wèn)題，提升管理水平的根本途徑

近年來(lái)，各級(jí)醫(yī)院在實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化方面雖然做了一些工作，但總體來(lái)看，現(xiàn)代化程度仍不高，有些單位還比較落后，主要是管理意識(shí)，設(shè)備和技術(shù)方法比較落后，檔案管理和利用水平較低。解決這些問(wèn)題的唯一辦法，就是不斷更新管理意識(shí)，改革管理方法，運(yùn)用先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備，從手工勞動(dòng)中解脫出來(lái)，提高工作效率，完全實(shí)現(xiàn)管理現(xiàn)代化，從根本上提高檔案的管理利用水平。

2.3 實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理信息化是確保醫(yī)療事業(yè)可持續(xù)發(fā)展和自身發(fā)展的需要

醫(yī)療事業(yè)需要發(fā)現(xiàn)、培養(yǎng)和造就大批的建設(shè)人才，而只有詳實(shí)全面地掌握人事檔案材料，才能合理使用人才，充分發(fā)揮人才的作用，確保實(shí)現(xiàn)醫(yī)院事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化就顯得十分迫切和必要。實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化不僅有利于發(fā)現(xiàn)、培養(yǎng)和造就大批人才為醫(yī)院事業(yè)發(fā)展服務(wù)，而且將會(huì)使檔案信息資源得到更加充分的開發(fā)利用，同時(shí)可以延長(zhǎng)檔案壽命。

3 加強(qiáng)醫(yī)院檔案信息化系統(tǒng)的建設(shè)

3.1 醫(yī)院檔案信息化存在的問(wèn)題

（1）網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施不完善。大部分醫(yī)院的基本上建設(shè)了局域網(wǎng)建設(shè)，但還有待完善，有的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)尚未實(shí)施，形成不了醫(yī)院檔案專業(yè)體系，或且在設(shè)計(jì)時(shí)不考慮檔案的收集，因此檔案信息化管理也由此受到制約。

（2）檔案信息化建設(shè)意識(shí)不足，檔案管理人員的思想觀念落后。

檔案部門在醫(yī)院各部門中長(zhǎng)期處于比較弱勢(shì)地位，單位領(lǐng)導(dǎo)檔案工作重視不夠，特別是對(duì)檔案信息化作用的認(rèn)識(shí)更不到位，也沒有將其納入醫(yī)院崗位責(zé)任和考核內(nèi)容中。在檔案信息化建設(shè)總體設(shè)計(jì)上還處于初級(jí)狀態(tài)，檔案信息化還普遍停留在簡(jiǎn)單的錄入，查詢等階段，沒有考慮建設(shè)能滿足部門和醫(yī)生護(hù)士更多用戶對(duì)檔案信息的利用需求。

（3）人力資源力量薄弱，政策支持不夠。

信息化建設(shè)離不開軟、硬件的大力建設(shè)和開發(fā)，然而上級(jí)沒有統(tǒng)一的醫(yī)療檔案信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，相關(guān)法律、法規(guī)、規(guī)章和標(biāo)準(zhǔn)的引導(dǎo)，電子文件的法律地位尚未確立。另外信息安全技術(shù)問(wèn)題也缺乏明確的管理性、業(yè)務(wù)性和技術(shù)性標(biāo)準(zhǔn)。醫(yī)院基本上根據(jù)自己的能力和技術(shù)條件自行規(guī)劃和建設(shè)，造成了醫(yī)院的檔案信息化水平參差不齊，大多數(shù)醫(yī)院還處于原始的手工操作或單機(jī)歸檔階段，軟硬件都不到位。另外，檔案信息化覆蓋的廣度和深度不夠，并且檔案信息管理系統(tǒng)大多獨(dú)立于醫(yī)院的整個(gè)業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)之外，沒有能有效的進(jìn)行資源整合，系統(tǒng)也缺乏對(duì)檔案信息的再加工和自行處理能力。

（3）相關(guān)體系規(guī)范有待健全。檔案信息化建設(shè)的前提和必要條件是檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。目前雖然已有一些標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范出臺(tái)，但還不能滿足檔案信息化快速、有序的發(fā)展。制約著信息交流的范圍和程度，直接影響著檔案信息化建設(shè)的步伐。

3.2 醫(yī)院檔案信息化建設(shè)的思路和措施

（1）加強(qiáng)基礎(chǔ)網(wǎng)絡(luò)建設(shè)。醫(yī)院普遍建立了單位局域網(wǎng)絡(luò)，但局域網(wǎng)的建立沒有按規(guī)范和系統(tǒng)的總體要求建設(shè)，不僅要方便內(nèi)部信息的交流，還應(yīng)配備快速掃描、復(fù)制、打印等系列化配套設(shè)備來(lái)方便信息的輸出利用。醫(yī)院檔案部門在規(guī)范的基礎(chǔ)上建立局域網(wǎng)，將文書、病案、人事和圖書檔案納入其中，統(tǒng)一納入醫(yī)院信息中心，并在中心網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)上編制一套系統(tǒng)的，包含文秘、病案、人事和圖書檔案管理的自動(dòng)化軟件，也就是醫(yī)院信息中心檔案管理網(wǎng)絡(luò)。

（2）加大檔案管理人才培養(yǎng)力度。掌握現(xiàn)代化信息技術(shù)的檔案管理人才是實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理的保證。

信息化技術(shù)的發(fā)展，特別是網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用改變著傳統(tǒng)的檔案管理模式，這就要求檔案管理人員能夠在網(wǎng)上進(jìn)行收集、整理、編目、檢索、借閱、統(tǒng)計(jì)工作。加強(qiáng)對(duì)人才的專業(yè)化培養(yǎng)，將醫(yī)療工作者與信息技術(shù)工作者整編入列。醫(yī)療信息的精準(zhǔn)關(guān)乎健康與生命，檔案信息化工程是一項(xiàng)結(jié)合專業(yè)知識(shí)與職業(yè)技能的系統(tǒng)工程。要不斷提高檔案工作者的知識(shí)水平和業(yè)務(wù)技能，逐步改變現(xiàn)有業(yè)務(wù)人員隊(duì)伍專業(yè)結(jié)構(gòu)。滿足檔案信息化建設(shè)工作的需要。

（3）加強(qiáng)信息系統(tǒng)安全管理。檔案信息要有區(qū)別地分類、應(yīng)用和公布。在信息與公眾分享上，要考慮到醫(yī)療問(wèn)題不能一概舉一反三，病癥存在個(gè)體和治療的差異性，為避免以偏概全地應(yīng)用，就要從信息等級(jí)分類方面進(jìn)行甄選。其次，在整個(gè)醫(yī)院的信息化系統(tǒng)中，包括檔案信息網(wǎng)絡(luò)，必須要加強(qiáng)信息安全保障，特別是檔案具有原始性，不得被篡改，由于電子信息應(yīng)用會(huì)受到來(lái)自能源、病毒和黑客等問(wèn)題的影響。

一方面要制定嚴(yán)格的檔案信息化安全保密制度，強(qiáng)化從業(yè)人員的安全保密意識(shí)和安全防范技能，另一方面要完善檔案管理系統(tǒng)和嚴(yán)密的流程化處理機(jī)制，引入科學(xué)實(shí)用的網(wǎng)絡(luò)安全應(yīng)對(duì)策略，加強(qiáng)監(jiān)控。