淺論電子檔案的管理與利用

羅翠純

摘 要：隨著信息時(shí)代的不斷發(fā)展，檔案管理以手工管理為主的傳統(tǒng)手段正在發(fā)生變化，逐漸向利用現(xiàn)代先進(jìn)技術(shù)手段和方式、方法過(guò)渡。以網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為支撐的計(jì)算機(jī)技術(shù)，促進(jìn)了檔案管理模式的改變，促進(jìn)了檔案信息的收集整理、檢索利用管理等的網(wǎng)絡(luò)化，極大地提高了檔案管理的應(yīng)用水平和利用質(zhì)量，為社會(huì)經(jīng)濟(jì)建設(shè)發(fā)展服務(wù)。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用的進(jìn)一步發(fā)展，電子檔案管理的發(fā)展趨勢(shì)將不可阻擋。

關(guān)鍵詞：檔案管理；電子檔案；開(kāi)發(fā)利用

1 由電子檔案引發(fā)的變化

1.1 檔案載體的轉(zhuǎn)變

在電子檔案管理活動(dòng)中，電子文件以其快捷的辦文進(jìn)度和傳遞速度逐步取代了紙質(zhì)文件。電子檔案以手工制作所無(wú)可比擬的優(yōu)勢(shì)大量出現(xiàn)。保存電子檔案要比保存紙質(zhì)檔案方便、省時(shí)、省力并且有意義得多。

1.2 檔案的分類變化

舊有的傳統(tǒng)分類方案將被打破，取而代之以電子檔案管理系統(tǒng)中各個(gè)管理模塊、流程的設(shè)置。一份完整的檔案信息分散在幾個(gè)管理系統(tǒng)中，計(jì)算機(jī)依照規(guī)定指令根據(jù)工作目標(biāo)隨時(shí)設(shè)立和調(diào)整類目。

1.3 檔案接收和保管上也有所改變

在電子環(huán)境中，如果檔案人員不積極介入文件的形成和保管過(guò)程，文件很可能不存在或至少不可能被鑒定、保存、編目或者提供利用。這就是說(shuō)檔案人員如果不進(jìn)入到信息集成系統(tǒng)中去，則很難掌握到信息的核心部分甚至接收不到檔案。他們必須在產(chǎn)生電子文件的源頭就行使檔案的監(jiān)督指導(dǎo)職能，控制和維護(hù)檔案信息資源的有效性、可靠性和實(shí)時(shí)性，掌握電子檔案信息的收集、管理。檔案的保管也不再只以卷盒和柜架為裝具，更多的經(jīng)過(guò)檔案人員鑒定歸檔的檔案信息將存入“虛擬庫(kù)房”。

2 電子檔案的管理要求

電子檔案的特性決定了其管理的復(fù)雜性、艱巨性。電子檔案管理過(guò)程中，主要有如下要求：

2.1 電子檔案管理過(guò)程中對(duì)設(shè)備的要求

電子檔案離不開(kāi)相應(yīng)的計(jì)算機(jī)軟硬件設(shè)備：數(shù)據(jù)庫(kù)設(shè)備和數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)；計(jì)算機(jī)軟硬件及外部設(shè)備；電子檔案計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)；控制溫濕度、使?jié)崈舳劝礃?biāo)準(zhǔn)控制，并遠(yuǎn)離強(qiáng)磁場(chǎng)的電子檔案存儲(chǔ)載體的保存庫(kù)等。

2.2 電子檔案管理過(guò)程中對(duì)存取、理解和使用的要求

要保證電子檔案的有效利用，就必須做到如下“三個(gè)確保”：

1、確保電子檔案可存取。在實(shí)踐中，可采用如下一些方法解決電子檔案的可存取性問(wèn)題：

（1）采用通用的技術(shù)。具體方法是在電子文件歸檔時(shí)，把屬于特殊的格式轉(zhuǎn)換成各種軟硬件平臺(tái)都能適用的文本文件格式，消除由于技術(shù)不同所帶來(lái)的影響。

（2）采用轉(zhuǎn)換軟件技術(shù)。對(duì)于已經(jīng)形成又無(wú)法統(tǒng)一文件格式的電子文件，或?qū)τ谳^為特殊的電子檔案內(nèi)容模式及數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)，可采用相應(yīng)的轉(zhuǎn)換軟件，使電子檔案內(nèi)容格式及數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)和所使用的軟硬件環(huán)境保持一致，解決電子檔案可存取性問(wèn)題。

（3）采用“打包”方法?！按虬狈椒ǖ膬?yōu)點(diǎn)是保存電子檔案原始的格式和數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)?！按虬钡木唧w方法是在保存電子檔案的同時(shí)，將與電子檔案相關(guān)的軟件及應(yīng)用系統(tǒng)一并保存，并與電子檔案存儲(chǔ)在一起。當(dāng)需要電子檔案輸出，可運(yùn)用同電子檔案存儲(chǔ)在一起的這些軟件系統(tǒng)，使其按本來(lái)面目輸出。

2.3 電子檔案管理過(guò)程中對(duì)載體性能的要求

電子檔案要選用性能穩(wěn)定、檢索方便、存取容易的載體，同時(shí)還要考慮各種不同載體“壽命” 的長(zhǎng)短。具體選擇方法是：一是計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)、輔助制造的產(chǎn)品，可存儲(chǔ)在一次寫入光盤上；二是辦公自動(dòng)化形成的電子檔案，可選擇只讀式或一次寫入式光盤的磁帶作為存儲(chǔ)載體。對(duì)特別重要的電子檔案，可制作紙質(zhì)或縮微品的備份件。

2.4 電子檔案管理過(guò)程中對(duì)維護(hù)真實(shí)性及專利權(quán)的要求

為了保證立檔單位移交到檔案部門的電子檔案內(nèi)容沒(méi)有任何改變，檔案管理部門要從管理制度上、技術(shù)措施上下功夫，千方百計(jì)地保護(hù)電子檔案的真實(shí)性。

檔案管理部門應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行“使用權(quán)限保護(hù)單”中有關(guān)注意事項(xiàng)及密鑰規(guī)定等，維護(hù)專利權(quán)限。有專利權(quán)限要求的電子檔案，要填寫“使用權(quán)限保護(hù)單”。已批準(zhǔn)有專利保護(hù)的電子檔案，要在檢索工具、目錄、載體上進(jìn)行標(biāo)識(shí)。

3 電子檔案的保管

檔案管理部門在管理電子檔案時(shí)必然遇到電子檔案載體的壽命問(wèn)題、電子檔案所依賴的計(jì)算機(jī)軟硬件技術(shù)更新問(wèn)題、電子檔案真實(shí)性的維護(hù)等問(wèn)題。

3.1 如何解決電子檔案存儲(chǔ)載體壽命短的問(wèn)題

目前主要的對(duì)策之一是使用復(fù)制方式。復(fù)制是在原來(lái)的技術(shù)環(huán)境下重寫信息數(shù)據(jù)，防止由于電子檔案存儲(chǔ)載體理化性能變化而引起的信息丟失。這是檔案管理部門管理和保存電子檔案的一種基本方法，復(fù)制的載體常用磁帶、硬盤、光盤、移動(dòng)硬盤等。

3.2 如何解決電子檔案所依賴的計(jì)算機(jī)軟硬件更新的問(wèn)題

計(jì)算機(jī)軟硬件過(guò)時(shí)后，會(huì)使電子檔案的壽命受到威脅。面對(duì)電子檔案所依賴的計(jì)算機(jī)軟硬件過(guò)時(shí)問(wèn)題，檔案管理部門應(yīng)采取如下有效對(duì)策：

1、建立計(jì)算機(jī)軟硬件技術(shù)庫(kù)

建立一個(gè)計(jì)算機(jī)軟硬件技術(shù)庫(kù)，收集保存過(guò)時(shí)的計(jì)算機(jī)軟硬件，提供利用，讀取那些當(dāng)時(shí)記錄在存儲(chǔ)載體上的信息。

2、采用仿真技術(shù)

仿真技術(shù)是通過(guò)制造一種能運(yùn)行過(guò)時(shí)軟硬件來(lái)實(shí)現(xiàn)原有數(shù)據(jù)的讀取的方法。即在這種軟件中對(duì)某些過(guò)時(shí)的軟硬件進(jìn)行模仿，使得原來(lái)軟硬件功能，能在現(xiàn)在的軟硬件上運(yùn)行。

3、使用遷移方法

遷移方法是將數(shù)字信息從一種技術(shù)環(huán)境轉(zhuǎn)換另一種技術(shù)環(huán)境的復(fù)制方法。這種方法是隨著計(jì)算機(jī)軟硬件變更而適時(shí)改變數(shù)字信息格式的一種處理方式。這種方式使得數(shù)字信息在將來(lái)也可被讀取。

4、使用再生性保存技術(shù)

所謂再生性，是指將過(guò)時(shí)技術(shù)存儲(chǔ)在磁性載體或光盤上的電子檔案，適時(shí)地轉(zhuǎn)移到紙或縮微膠片上，不再使用計(jì)算機(jī)軟硬件讀取。這種方法的優(yōu)點(diǎn)是為長(zhǎng)期保存電子檔案信息提供了一條途徑，并避免了計(jì)算機(jī)軟硬件過(guò)時(shí)所帶來(lái)的各種麻煩。

綜述，以上四種方法各有優(yōu)缺點(diǎn)，不能盡善盡美，可以將幾種方法結(jié)合起來(lái)使用。任何一份文件其使用頻率總是逐漸下降的。若使用頻率很高，只是所依賴的計(jì)算機(jī)軟硬件技術(shù)已快過(guò)時(shí)的，可用遷移的方法；若使用頻率很低，所依賴的計(jì)算機(jī)軟硬件技術(shù)已快過(guò)時(shí)，但其確有長(zhǎng)期保存價(jià)值，可用再生性保存技術(shù)，采取將電子檔案信息轉(zhuǎn)移到紙張或縮微膠片上的方法。

3.3 如何維護(hù)電子檔案信息的真實(shí)性

電子檔案中的數(shù)字信息可以不留任何痕跡地被修改。這樣從電子文件到電子檔案的多個(gè)步驟和處理過(guò)程中，檔案管理部門要進(jìn)行全過(guò)程監(jiān)督和指導(dǎo)，不僅保證數(shù)字信息的可存性，而且更要確保被存取信息的真實(shí)性。數(shù)字信息的真實(shí)性，會(huì)受到多方面的干擾，如人為目的對(duì)數(shù)字信息進(jìn)行的巧妙修改，管理人員就很難覺(jué)察出來(lái)；事故原因也可造成數(shù)字信息的改變，而事故是很難完全避免的；蓄意破壞者故意制造事端更能造成數(shù)字信息的丟失等。為確保電子檔案的真實(shí)性，即保證提供給用戶的電子檔案真實(shí)可靠，檔案管理部門要采取如下幾種措施：

1、制定制度，加強(qiáng)管理

建立健全電子檔案管理制度，保證從電子文件設(shè)計(jì)開(kāi)始到電子文件歸檔、移交檔案管理部門、及以后的電子檔案開(kāi)發(fā)利用和長(zhǎng)期保存等各個(gè)環(huán)節(jié)，都有完善的管理制度和法規(guī)，并嚴(yán)格遵照?qǐng)?zhí)行。

2、跟蹤記錄，防止修改

采用全過(guò)程實(shí)時(shí)記錄系統(tǒng)，對(duì)電子檔案進(jìn)行利用跟蹤記錄，以記錄來(lái)辨認(rèn)和防止各種人員對(duì)電子檔案信息可能造成的修改。

3、健全隊(duì)伍，防患未然

對(duì)涉及電子文件、電子檔案的人員進(jìn)行審查，防止一些懷有惡意的人混入電子文件制作和電子檔案管理隊(duì)伍。對(duì)制作和管理人員要進(jìn)行嚴(yán)格管理和教育，提高他們對(duì)電子文件及電子檔案真實(shí)可靠重要性的認(rèn)識(shí)，提高他們管理電子檔案的素質(zhì)，使他們以高度責(zé)任感對(duì)待電子檔案的各項(xiàng)管理工作。

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