淺析科技檔案信息化建設(shè)的實踐與思考

摘 要：隨著檔案事業(yè)的發(fā)展，必然要求科技檔案實行信息化管理，不可回避的是，當(dāng)前在檔案信息化建設(shè)過程中存在一些問題，這需要進一步開發(fā)科技檔案的信息資源，加快制訂檔案信息化管理的規(guī)范，優(yōu)化服務(wù)，確保檔案信息安全，培養(yǎng)一批業(yè)務(wù)素質(zhì)精良的檔案信息人才，加快檔案信息化建設(shè)。

關(guān)鍵詞：科技檔案；信息化；管理

從陳舊的管理方式向信息化管理的過渡，是檔案管理發(fā)展到一定階段的必然要求。怎樣實現(xiàn)檔案信息化，檔案信息化將會發(fā)展到什么階段，這些問題都是檔案管理人員需要面對的。在檔案信息化建設(shè)中，要做好培養(yǎng)人才、配置好硬件、建設(shè)好管理系統(tǒng)、對管理制度進行配套等工作。

最近幾年，在企業(yè)中，信息技術(shù)被普遍應(yīng)用，很多企業(yè)選擇以電子形式來存儲、處理、記錄文件和信息。隨著信息化的快速發(fā)展，企業(yè)普遍采用現(xiàn)代化的管理模式，這使得陳舊的檔案管理模式顯然不能適應(yīng)企業(yè)的發(fā)展需求，因此，檔案管理必然會向信息化過渡，檔案人員首先面對的問題是“怎樣實現(xiàn)檔案信息化”、“檔案信息化將會發(fā)展到怎樣的階段”。

1 科技檔案信息化建設(shè)的目標(biāo)

建設(shè)信息化的科技檔案是一個系統(tǒng)工程，環(huán)節(jié)復(fù)雜，需要花費很長的時間，消耗不少的物力和人力，假如忽視自身情況，全盤照搬，往往就會把路走彎。因此，要從企業(yè)自身實際出發(fā)，權(quán)衡各方面的需求和影響，合理設(shè)定建設(shè)目標(biāo)，才能少走或不走冤枉路，提高效率，獲得預(yù)期的效果。

第一，要對企業(yè)內(nèi)部科技人員需求科技信息的廣度和深度進行充分考量。科技檔案的服務(wù)對象就是企業(yè)內(nèi)部的科技人員，首先考慮的就是科技人員需要什么科技檔案信息。在瞬息萬變的信息時代，在信息的廣度和深度方面，科技人員的需求發(fā)生了許多變化。也許，有的檔案管理人員說，科技人員常來查閱、借閱書籍或資料，我們清楚他們的需求，不需要對此做深入調(diào)研?？墒牵覀儜?yīng)該看到，科技人員所借閱、查閱的資料只能反映出他們當(dāng)前需求，被忽視的是他們更深層次的長期需要，假如在調(diào)研過程中挖掘出這些潛在的需求，并展開相應(yīng)地管理軟件的開發(fā)和選擇，這樣將更有利于讓科技人員享受到檔案信息化的建設(shè)成果、能夠更深入地利用并開發(fā)檔案信息資源、讓科技檔案更好地為科研生產(chǎn)服務(wù)，實現(xiàn)科技檔案的現(xiàn)實價值。

第二，需要在檔案管理部門的管理功能中尊重工作人員的需求。科技檔案管理中，檢索功能和數(shù)據(jù)管理極其常用，在對檔案文件進行電子信息的錄入時，一定要遵從檔案管理人員的想法建立文件庫、組成案卷，而且要能夠方便地修改或添加條目信息；在檢索需要的數(shù)據(jù)時能夠準(zhǔn)確快速的找到，且按照規(guī)定制作表格，進行打印等。在科技檔案的管理功能中，要把科技檔案的質(zhì)量管理、保密管理以及自身管理結(jié)合起來，在整個的科技檔案管理過程中，保密管理和質(zhì)量管理是必須要貫穿始終。

2 科技檔案信息化建設(shè)的實現(xiàn)途徑

2.1 選取恰當(dāng)?shù)能浖M行檔案管理

在工礦企業(yè)和科研院所中，會廣泛地運用科技檔案的管理，因為企業(yè)規(guī)模不一，性質(zhì)不同，相應(yīng)地需求也存在差異，所以科技檔案部門的業(yè)務(wù)功能以及規(guī)模大小也會不一樣。在某些單位中，檔案管理部門的業(yè)務(wù)相當(dāng)繁多復(fù)雜，有二三十個人在忙；而在某些單位中，科技檔案的管理業(yè)務(wù)較少，只需要五個或十個人甚至更少就夠用，在科技檔案信息化建設(shè)上，各工作單位應(yīng)該根據(jù)自己的實際情況選擇恰當(dāng)?shù)毓芾碥浖Ｔ诳萍紮n案管理軟件的選擇上，可以是自主開發(fā)；可以購買在市場上應(yīng)用較好的商用軟件，也可以根據(jù)自身需求，尋找有經(jīng)驗的科技檔案開發(fā)公司進行軟件開發(fā)。

2.2 增強并革新服務(wù)理念，增加檔案信息的服務(wù)項目

隨著社會的發(fā)展，出現(xiàn)了電子檔案，信息化步伐進一步加快，服務(wù)環(huán)境、服務(wù)領(lǐng)域、、服務(wù)時間、服務(wù)模式等也發(fā)生了一些新的變化，特別是電子文件的漸趨普及，它為科技檔案館提供了全新的資源，相應(yīng)地，檔案管理由單純地實體管理向信息管理過渡，這就要求檔案管理人員在全面掌握現(xiàn)代技術(shù)的前提下，更好地服務(wù)于科技人員。管理科技檔案的工作者可以充分利用軟件功能特點，開展一些檔案信息專題項目的管理，并且可以進行科技檔案的研制和編排，將更全面更深入地信息資源提供給科技人員，積極向科技人員提供信息資源服務(wù)；同時，也可以按照科技人員的個性化需求，通過管理系統(tǒng)把具有鮮明個體性的服務(wù)提供給利用者，使科技檔案的服務(wù)領(lǐng)域不斷增加，滿足不同科技人員對科技檔案的需求。

2.3 革新管理體制

其實，檔案管理的信息化建設(shè)是檔案管理程序和資源的重新組合和創(chuàng)造，通過建設(shè)信息化的檔案，促進檔案資源的更合理搭配，進一步規(guī)范管理程序，努力創(chuàng)造出更多的社會效益或經(jīng)濟效益。因此，開展檔案信息化建設(shè)要目標(biāo)明確，要清楚是為了獲得良好的社會效益還是創(chuàng)造更多的經(jīng)濟效益，以建立信息化檔案為途徑，開展體制改革，進行管理程序的重新創(chuàng)造。開展檔案信息化建設(shè)，不能狹隘的在順應(yīng)原有管理流程和體制的基礎(chǔ)上而進行，否則將會出現(xiàn)舍本逐末的錯誤。

1、管理制度的配套

做任何事要需要遵循一定的法則，檔案信息化建設(shè)也一樣。人們往往熟悉用慣了的東西，對新鮮事物具有本能的抵觸。既然說，檔案管理的信息化建設(shè)是檔案管理程序和資源的重新組合和創(chuàng)造，那么就需要將落后、陳舊的流程和框架通通顛覆，所以，檔案信息化建設(shè)也不是輕輕松松就能完成的。其間，需要建立相應(yīng)地規(guī)章制度對工作人員進行約束和規(guī)范，讓人來逐漸適應(yīng)高效、科學(xué)、合理的流程，以規(guī)章制度為依托，快速推動檔案的信息化建設(shè)步伐。

2、優(yōu)化管理流程

科技檔案的整理、統(tǒng)計、收集、利用、保管、鑒定、收集等傳統(tǒng)管理的大部分業(yè)務(wù)是由檔案管理部門來擔(dān)負(fù)的。在推行科技檔案信息化之后，科技檔案管理部門不僅要負(fù)擔(dān)檔案管理的傳統(tǒng)業(yè)務(wù)，還負(fù)責(zé)圖紙資料的分發(fā)、還原和接收等，并且將檔案管理程序與圖紙資料的分發(fā)、還原和接收相結(jié)合，使檔案管理和資料管理實現(xiàn)一體化。再造后的管理流程強調(diào)對科技檔案實行提前管理，對整個過程進行跟蹤管理，這樣以來，就使圖紙資料在流轉(zhuǎn)過程中縮減了很多環(huán)節(jié)，工作效率大大提高，工作質(zhì)量明顯改善，這與形成科技檔案的規(guī)律和特點更加貼近，更方便對科技檔案進行管理。

3、建立統(tǒng)一規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，增強相互合作

在檔案管理的信息化系統(tǒng)中，處于不同職位上的檔案人員具有不同的分工，每個人的操作權(quán)限也不同，這就需要加強工序與工序之間的協(xié)作，前道工序要為后道工序服好務(wù)，對工作進度和工作流程進行科學(xué)安排，有力地保障檔案管理系統(tǒng)的有效運行。并且，一定要制定切實可行的操作標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)格按標(biāo)準(zhǔn)操作，使整個流程順利運轉(zhuǎn)，確保系統(tǒng)數(shù)據(jù)的精準(zhǔn)和安全。

3 結(jié)束語

在信息化時代的大背景下，科技檔案信息化建設(shè)快速發(fā)展，檔案管理對網(wǎng)絡(luò)和系統(tǒng)更加依賴。所以，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境只要稍有變化，就會立刻影響到信息系統(tǒng)。所以，一定要強化網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)的自主研發(fā)，采用堅強有效的安全措施，全方位地增強檔案信息的安全性。檔案信息化建設(shè)不是單純地購進幾臺先進設(shè)備、不是多安排幾個人來操作設(shè)備和系統(tǒng)，也不是研發(fā)出幾個系統(tǒng)，它是一項復(fù)雜的系統(tǒng)工程。它更是一個平臺，讓檔案人員有地方展示自己的工作成績，讓檔案資源的價值能夠充分得到體現(xiàn)。所以，科技檔案的信息化建設(shè)需要多個方面的協(xié)調(diào)推進，一起努力，順利、快速、平穩(wěn)地推進科技檔案信息化建設(shè)。

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作者簡介

朱志勇（1980-），男，江蘇省南京市，工程師、本科，研究方向：檔案信息化。endprint