美國新墨西哥大學(xué)圖書館部門合作策略研究

關(guān)鍵詞：部門合作；溝通；圖書館文化

摘要：文章介紹了美國新墨西哥大學(xué)圖書館部門合作策略，分析了其成功的原因，旨在對國內(nèi)同仁有所啟迪。

中圖分類號：G258.6文獻標識碼：A文章編號： 1003-1588（2014）04-0041-02

收稿日期：2014-03-07

作者簡介：張淑萍(1959-)，北京師范大學(xué)圖書館館員。為使圖書館在整體上更加成功，成為館員樂在其中的工作場所，美國新墨西哥大學(xué)圖書館成功實施了部門合作策略，［1］在美國圖書館中堪稱典范。筆者介紹了該合作策略，分析了其成功的原因，旨在對國內(nèi)同仁有所啟迪。

1部門合作策略簡介

1.1創(chuàng)建支持與鼓勵合作的組織文化

圖書館要實現(xiàn)部門間長期有效地合作，首先要建立起支持與鼓勵合作的組織文化，因為組織文化代表著一種價值標準。圖書館組織文化確定了館員的價值取向, 規(guī)定了館員所追求的目標, 對圖書館館員的價值標準具有明顯的導(dǎo)向作用。［2］圖書館組織文化一旦被全體館員所認同，將會產(chǎn)生巨大的凝聚力。然而，圖書館組織文化的建設(shè)不是一蹴而就的。為此，新墨西哥大學(xué)圖書館的領(lǐng)導(dǎo)者做了許多細致的工作。他們向全體館員闡述了部門間合作的意義，明確了部門間合作的基本模式，組建了正式和非正式的溝通機制，定期在各部門間提供互相學(xué)習(xí)的機會并舉辦小組討論活動。通過館領(lǐng)導(dǎo)潛移默化地宣傳、教育和正面引導(dǎo)，圖書館全體館員逐步產(chǎn)生了認同感，并樂于參與部門間合作的事務(wù)，主動將個人目標與圖書館目標相聯(lián)系。新墨西哥大學(xué)圖書館把部門間的合作作為一種制度確定了下來，由此，支持與鼓勵合作的組織文化形成了。

1.2以溝通促進合作

溝通是為了一個既定的目標，把信息、思想和情感在個人或群體中傳遞，并且達成共同協(xié)議的過程。良好的溝通是成功互動的關(guān)鍵， 而成功互動能夠使彼此產(chǎn)生依賴。有了共同的目標，有了相互依存的關(guān)系，走向合作自然水到渠成。新墨西哥大學(xué)圖書館采取了以下的溝通方式，最終實現(xiàn)了完美的合作。

1.2.1溝通從彼此了解開始。傳統(tǒng)上，圖書館被分成技術(shù)和公共服務(wù)兩部分。從圖書館的制度和程序來看，這兩種服務(wù)的功能還是有明顯區(qū)別的。但是即使是現(xiàn)代圖書館，館員仍傾向于將自己分為技術(shù)類或者是公共服務(wù)類，并堅定地認為這兩種館員是不能互換的。部門間的溝通、互動和最終的合作需要各部門了解彼此的工作環(huán)境、專業(yè)術(shù)語、 制度、程序和時間安排。了解這些情況并尊重彼此的制度是成功互動和合作的第一步。新墨西哥大學(xué)圖書館采取各部門之間向?qū)Ψ街v解本部門的工作情況以及工作程序的方法，邁出了部門之間彼此了解的第一步。

1.2.2搭建深入溝通平臺。新墨西哥大學(xué)圖書館搭建深入溝通平臺的方法有兩種：①“教育擴展”，包括：學(xué)習(xí)、培訓(xùn)、討論等方式。②建立聯(lián)合跨部門協(xié)作組。各部門的員工常務(wù)委員會定期召開會議，設(shè)定共同的日程安排并解決共同的問題。

新墨西哥大學(xué)圖書館通過教育培訓(xùn)機會進行交流、學(xué)習(xí)。這些講習(xí)會主題的來源有多種渠道：有的是受到了內(nèi)部請求追溯系統(tǒng)中發(fā)送給編目部門問題的啟發(fā)；有一些會議主題則來自于某些變動，如書籍編碼變動或者某種新工具的運用。2010年，現(xiàn)有的編目部門成立。編目與探索服務(wù)部門組織了教育擴展討論會，主題是“如何閱讀MARC記錄”，向公共服務(wù)館員演示了MARC（機讀編目格式標準）記錄。此后，圖書館又為參考咨詢服務(wù)和其他部門人員舉辦了該討論會。此類活動可以讓各部門人員更加深入地了解彼此的工作和需要。

新墨西哥大學(xué)圖書館在采用了本地搜索失敗后使用OCLC（在線計算機圖書館中心）聯(lián)合書目進行搜索的方法后，編目人員也舉辦了類似的培訓(xùn)。因為編目員迅速意識到了參考和教育館員不會自動認識到聯(lián)合書目中的OCLC和定制區(qū)域版本中書目記錄的區(qū)別，是說明兩者區(qū)別并為這種新的搜索工具提供信息的最佳人選。

圖書館還將舉行另一次針對公共服務(wù)人員的、題為“了解RDA的工作原理”的討論會。這個討論會的目的在于讓技術(shù)服務(wù)人員和公共服務(wù)人員能夠?qū)τ绊懛?wù)的新技術(shù)擁有共同的理解。該討論會將在RDA使用頻率較為明顯后舉辦，借此，不太了解編目的館員可以對該系統(tǒng)有更加深入的了解。

2000年初，新墨西哥大學(xué)圖書館建立了聯(lián)合跨部門協(xié)作組。組員包括技術(shù)部門和公共服務(wù)部門的管理人員。小組定期召開會議以確定圖書館的工作日程安排。該小組為圖書館大部分活動提供了一個計劃、討論、實施、監(jiān)控和解決方案的平臺?，F(xiàn)在，該小組已成為館長的咨詢團隊。

1.3走向合作

1.3.1組成臨時合作小組。良好的合作關(guān)系確定之后，館員需要找出并確定各部門工作重疊的部分并在相互依托的前提下進行分工合作。舉例而言：編目部門注意訂購和收貨周期；教育部門注意訂購和編目的周轉(zhuǎn)時間；另外，所有部門都需要了解預(yù)算周期、學(xué)術(shù)或財政年度周期的情況。一旦出現(xiàn)合作機會，館員就很容易組成臨時合作小組。每個館員都可以參與其中，為一個共同的目標、為項目的圓滿完成投入時間和付出努力。

1.3.2項目內(nèi)容。目前，新墨西哥大學(xué)圖書館已完成的部門合作項目包括：聯(lián)邦政府寄存的政府文件的保存與公眾服務(wù)；新墨西哥大學(xué)交付的任務(wù)；為實現(xiàn)本圖書館首要戰(zhàn)略目標以及解決日常工作中遇到的問題而設(shè)立的合作項目等等。

1.3.3項目管理方法。項目管理工作是由聯(lián)合跨部門協(xié)作組負責(zé)的。小組使用項目管理的方法來確定和跟蹤圖書館項目工作中的所有計劃進展。這種方法首先需要提供一份項目說明來闡述項目的目標以及實現(xiàn)目標的方法。其次，還要說明全體館員以及志愿者的任務(wù)分配，填寫項目工作完成協(xié)議以及詳細的時間安排。新墨西哥大學(xué)圖書館使用的項目規(guī)劃方法有助于合作項目的圓滿完成，同時也提高了館員的責(zé)任感和成就感。而將項目和首要戰(zhàn)略目標聯(lián)系起來，可以為圖書館管理建立起一座溝通的橋梁，將員工努力與圖書館管理聯(lián)系起來。

張淑萍：美國新墨西哥大學(xué)圖書館部門合作策略研究張淑萍：美國新墨西哥大學(xué)圖書館部門合作策略研究1.4分析評價

新墨西哥大學(xué)圖書館的部門合作形成了一個基本的模式。專業(yè)人員通過該模式分析部門之間互動的情況；圖書館的管理人員根據(jù)該模式評價各部門之間互動與合作的水平，然后鼓勵成功、找出不足、改進提高。

2成功原因分析

2.1合作文化使圖書館產(chǎn)生了強大的凝聚力

組織文化是指組織成員共同形成或接受的價值觀體系，包括信仰、價值觀和行為準則［3］ 。價值觀和價值觀體系是決定人的行為的心理基礎(chǔ)［4］。美國新墨西哥大學(xué)圖書館創(chuàng)建的、支持與鼓勵部門合作的組織文化經(jīng)過多年的成功實踐，已經(jīng)深入到全體館員的心中。良好的組織文化使新墨西哥大學(xué)圖書館的館員有了共同的價值觀念，形成了共同的最高目標。他們工作熱情高漲，部門間密切合作，相互依存、齊心協(xié)力，大大提高了新墨西哥大學(xué)圖書館的工作績效，對圖書館戰(zhàn)略目標的實現(xiàn)、圖書館整體的提高發(fā)揮了巨大的作用。

2.2橫向溝通激發(fā)了館員主人翁意識與參與熱情

在圖書館傳統(tǒng)的溝通模式中，組織與館員溝通的渠道是層層匯報的縱向溝通方式，其產(chǎn)生的結(jié)果是上層領(lǐng)導(dǎo)和基層群眾相距甚遠，下屬自主性小，參與決策的程度低，創(chuàng)造潛能難以釋放。

美國新墨西哥大學(xué)圖書館實施的部門與部門之間的橫向溝通打破了單一的縱向溝通方式，從“單一的任務(wù)溝通”發(fā)展成“人與組織的相協(xié)調(diào)”和重視人的主體意識的“全方位知識共享的溝通”［5］，縮短了上層領(lǐng)導(dǎo)與基層群眾的距離，使溝通更加充分與平等。在既無等級觀念而又充分發(fā)揚民主的溝通平臺上，新墨西哥大學(xué)圖書館館員的主人翁意識和參與熱情得到了極大的激發(fā)。他們共討圖書館業(yè)務(wù)建設(shè)，為圖書館的美好明天發(fā)揮了自己的聰明才智。

2.3團隊的正確應(yīng)用為提高工作績效提供了保障

團隊現(xiàn)象已成為當今企業(yè)管理中的一個熱點現(xiàn)象。正確的應(yīng)用團隊可以大大地提高工作績效，因此，團隊現(xiàn)象也成為理論界研究的熱門話題［6］。

何為團隊？團隊是指為了實現(xiàn)某種特定目標，按照約定的共同規(guī)范和方法，在技術(shù)或技能上形成互補的成員進行協(xié)同合作的臨時性群體。團隊具有以目標為導(dǎo)向、以協(xié)作為基礎(chǔ)、需要共同的行為規(guī)范、在技術(shù)或技能上互補、臨時性等五個基本特征［7］。

美國新墨西哥大學(xué)圖書館的臨時性合作小組具備團隊的基本特征：圖書館定有嚴格的項目管理辦法，團隊成員具有共同的特定目標，團員之間緊密協(xié)作、責(zé)任共擔、技能互補、成果同享。多年來，新墨西哥大學(xué)圖書館根據(jù)工作需要組建過許多臨時性團隊，這些團隊出色地完成了一個個校內(nèi)外、館內(nèi)外的項目。團隊的組織形式，團隊的正確應(yīng)用，為提高圖書館的工作績效提供了保障。

3結(jié)語

鑒于美國新墨西哥大學(xué)圖書館的成功經(jīng)驗，我國高校圖書館應(yīng)根據(jù)自身情況，創(chuàng)建屬于自己的、正確的圖書館文化，制定和實施相應(yīng)的策略，在管理中順應(yīng)自然法則，實現(xiàn)人與人、人與組織、人與社會、自然的和諧發(fā)展, 在信息網(wǎng)絡(luò)化時代走出一條自己的成功之路。

參考文獻：

［1］Interaction Between Departments: Strategies for Improving Interdepartmental Collaboration through Communication［EB/OL］.［2013-03-23］.https://repository.unm.edu/handle/1928/20582.

［2］［3］康存輝.圖書館組織文化的價值體現(xiàn)［J］.現(xiàn)代情報，2006(5):109-108.

［4］價值觀.［EB/OL］.［2013-04-15］. http://baike.baidu.com/view/135672.htm.

［5］金秋平.組織溝通機制的思考［J］.現(xiàn)代商業(yè),2008(30)：65.

［6］王慶.淺談團隊及團隊建設(shè)［J］.管理觀察,2008(17)：184.

［7］戚文舉.溝通：團隊的靈魂［J］.經(jīng)濟師,2006（12）192.

（編校：嚴真）