談人員因素對高校辦公自動化系統(tǒng)的影響

黃碩芩

摘 要：辦公自動化系統(tǒng)建設(shè)是高校信息化建設(shè)的重要組成部分，是實現(xiàn)高校管理現(xiàn)代化、促進大學(xué)內(nèi)涵建設(shè)的必然選擇和發(fā)展趨勢。然而，受制于人員方面的因素，目前我國高校辦公自動化系統(tǒng)建設(shè)水平有限、發(fā)展不平衡。鑒于此，應(yīng)當(dāng)從高校領(lǐng)導(dǎo)、辦公人員、技術(shù)管理人員三個維度，分析人員因素對高校辦公自動化系統(tǒng)的影響，有針對性地提高這三大群體對系統(tǒng)建設(shè)的積極性和能力，以期為推進高校辦公自動化系統(tǒng)建設(shè)提供理論參考和實踐動力。

關(guān)鍵詞：人員因素；高校；辦公自動化系統(tǒng)

中圖分類號：G647 文獻標(biāo)志碼：A 文章編號：1001-7836(2014)06-0199-02

隨著信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展，高校辦公自動化體系逐步完善。它改變了傳統(tǒng)的辦公模式，有利地推進了高校制度建設(shè)，提高了管理決策水平，成為高校現(xiàn)代化管理的必然趨勢。許多高校都按照自己的需求及具備的軟、硬件條件建立了辦公自動化系統(tǒng)或者網(wǎng)絡(luò)辦公系統(tǒng)，但各高校辦公自動化建設(shè)階段、完善程度及使用情況參差不齊，發(fā)展很不平衡。究其原因，最主要是受到人員因素的制約。

在辦公自動化系統(tǒng)中，人是最根本的要素［1］。人員具備的素質(zhì)、持有的態(tài)度、人與系統(tǒng)的關(guān)系等因素對系統(tǒng)效能的發(fā)揮具有至關(guān)重要的作用。從人員的類別和層次上看，高校領(lǐng)導(dǎo)、辦公人員和技術(shù)管理人員等三個方面均對辦公自動化系統(tǒng)建設(shè)起著不可替代的作用。這三方面因素的作用雖各不相同，但又相輔相成，相互制約與影響。

一、高校領(lǐng)導(dǎo)：辦公自動化系統(tǒng)應(yīng)用的決策者

高校辦公自動化系統(tǒng)的建設(shè)是一項系統(tǒng)工程，需要得到院校領(lǐng)導(dǎo)的支持。據(jù)調(diào)查，在未實現(xiàn)無紙化辦公的高校里，約1/4的學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對辦公自動化建設(shè)重視程度“一般”，約62.5%的重視程度是“非常重視”和“比較重視”。而在已經(jīng)基本實現(xiàn)辦公自動化的高校中，一把手領(lǐng)導(dǎo)的重視程度全為“非常重視”［2］，由此可見，一把手的重視是實現(xiàn)辦公自動化的必要條件。因此，高校一把手領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)更新觀念，與時俱進，積極支持和參與辦公自動化建設(shè)。要正確理解辦公自動化系統(tǒng)建設(shè)與學(xué)科、教學(xué)、科研等主要業(yè)務(wù)的辯證關(guān)系，通過實施辦公自動化，提升學(xué)校管理和服務(wù)水平，更好地促進教學(xué)科研工作。

（一）高校領(lǐng)導(dǎo)統(tǒng)籌規(guī)劃辦公自動化系統(tǒng)建設(shè)

辦公自動化系統(tǒng)的建設(shè)需要綜合考慮學(xué)校信息化建設(shè)的現(xiàn)狀與需求，從全局和整體的角度進行規(guī)劃。學(xué)校高層領(lǐng)導(dǎo)要建立長期發(fā)展的戰(zhàn)略指導(dǎo)思想，親自參與，保證規(guī)劃符合學(xué)校發(fā)展需要。整體規(guī)劃的制定是一項具有高度科學(xué)性、規(guī)范性的工作，必須實事求是、周到細致，既要有宏觀的方針策略，也要有細致的實施計劃［1］。要在規(guī)劃工作中貫徹民主集中、分工負責(zé)的決策原則，可綜合采用分管領(lǐng)導(dǎo)和職能部門負責(zé)、第三方機構(gòu)評估、專家論證、二級單位及師生聽證等形式，從而盡可能地避免在新技術(shù)引進過程中容易出現(xiàn)的片面求新求異、貪大求全，以及簡單粗放、低水平重復(fù)建設(shè)等錯誤傾向。在辦公自動化系統(tǒng)的建設(shè)上應(yīng)該要科學(xué)安排軟硬件的資金投入比例，重視軟件的“校本”開發(fā)。

（二）高校領(lǐng)導(dǎo)帶頭使用辦公自動化系統(tǒng)

高校領(lǐng)導(dǎo)在辦公自動化系統(tǒng)中既是管理決策者，又是使用者。領(lǐng)導(dǎo)帶頭轉(zhuǎn)變工作習(xí)慣，帶頭使用辦公自動化系統(tǒng)對系統(tǒng)的推廣應(yīng)用意義重大，往往對全校推廣自動化系統(tǒng)具有事半功倍的作用。應(yīng)當(dāng)鼓勵學(xué)校各級領(lǐng)導(dǎo)熟練掌握計算機技術(shù)，能夠隨時依托辦公自動化系統(tǒng)查閱信息、批閱文件、下達指令等。反之，如果領(lǐng)導(dǎo)層固守紙質(zhì)辦公的舊習(xí)慣，不但效率低下、浪費嚴(yán)重，而且其本身將成為新系統(tǒng)推進中最大、最核心的障礙。

二、辦公人員：辦公自動化系統(tǒng)應(yīng)用的管理者

作為辦公系統(tǒng)應(yīng)用的管理者，辦公人員也是高校實施辦公自動化的重要環(huán)節(jié)，據(jù)調(diào)查，高校辦公人員對推行辦公自動化基本持肯定態(tài)度。但在實際工作中，辦公人員計算機水平參差不齊，部分人員對傳統(tǒng)的公文處理模式有較強的依賴性，對辦公自動化的認(rèn)識存在偏差，對嘗試新的辦公方式缺乏積極性和自信心，也無網(wǎng)絡(luò)安全意識。因此，辦公人員的意識問題已成為當(dāng)前部分高校辦公自動化建設(shè)中的瓶頸，轉(zhuǎn)變辦公人員工作觀念、樹立辦公人員的網(wǎng)絡(luò)安全意識、加強使用辦公自動化系統(tǒng)的培訓(xùn)，是推行辦公自動化系統(tǒng)應(yīng)用的重要環(huán)節(jié)。

（一）樹立辦公人員的網(wǎng)絡(luò)安全意識

高校在教學(xué)、科研、管理方面的特殊作用，使高校辦公系統(tǒng)的保密工作非常重要。辦公自動化系統(tǒng)的信息傳遞途徑主要是網(wǎng)絡(luò)和軟件，這極大改變了原有保密工作的對象和范圍，使得泄密的渠道和范圍也相應(yīng)增加。對網(wǎng)絡(luò)安全加強保密工作，成為辦公自動化中一項重要的工作。除了軟硬件保密漏洞之外，一些高校辦公人員普遍存在的麻痹思想也會成為泄密的重大隱患。例如離機不關(guān)機，或未采取屏幕保護加密，使各種信息暴露在界面上；在專業(yè)交流中，向無關(guān)者透露涉密數(shù)據(jù)；計算機損壞送去修理或者報廢時沒有及時清除掉硬盤中的資料數(shù)據(jù)；涉密系統(tǒng)的移交、報廢過程不規(guī)范；公用機器沒加密碼等等，都可能造成泄密［3］。因此，必須建立嚴(yán)格的辦公安全流程，加強督促管理，規(guī)范使用程序，使高校全體辦公人員牢固樹立網(wǎng)絡(luò)安全意識。

（二）強化辦公人員的學(xué)習(xí)培訓(xùn)

辦公自動化系統(tǒng)是一種應(yīng)用型系統(tǒng)，只有熟悉掌握，才能使其效能和價值真正得到發(fā)揮。學(xué)?？梢詫τ脩羧后w進行分類指導(dǎo)，分階段分層次進行培訓(xùn)，逐步提高辦公人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。對于一線的教務(wù)、科研、財務(wù)、信息管理人員等常用和關(guān)鍵用戶，可以采用集中學(xué)習(xí)的方式，使他們的技能水平迅速得到提高。培訓(xùn)內(nèi)容應(yīng)涵蓋系統(tǒng)操作技能、辦公自動化基礎(chǔ)知識、信息安全保密等方面，在培訓(xùn)結(jié)束后，實施考核，強化培訓(xùn)效果［4］。對于極少數(shù)經(jīng)過培訓(xùn)后仍無法勝任系統(tǒng)工作的，可進行調(diào)崗。

三、技術(shù)管理人員：辦公自動化系統(tǒng)應(yīng)用的維護者

在高校領(lǐng)導(dǎo)和辦公人員對辦公自動化系統(tǒng)的應(yīng)用中，難免會遇見軟硬件的運行和開發(fā)等問題，這就需要技術(shù)人員參與辦公系統(tǒng)維護，以保證辦公自動化系統(tǒng)的正常運作。

（一）充分發(fā)揮技術(shù)管理人員的雙重職能

專業(yè)技術(shù)隊伍在辦公自動化系統(tǒng)的開發(fā)和維護中，具有技術(shù)和管理兩大職能。在技術(shù)方面，無論購買成熟軟件還是自主開發(fā)，辦公自動化的運行都會遇到一系列技術(shù)故障。如果沒有及時解決，勢必影響辦公人員的使用熱情和領(lǐng)導(dǎo)層的決策信心［4］。高校必須建立和培養(yǎng)自己的技術(shù)隊伍，確保辦公自動化正常使用；在管理方面，不同的高校往往根據(jù)自身的情況需要對辦公軟件進行“二次開發(fā)”，而且在軟件開發(fā)過程中，難免有欠缺和漏洞，許多技術(shù)問題會在長期的應(yīng)用過程中逐漸暴露，需要升級改造。因此，專業(yè)技術(shù)人員應(yīng)成為懂管理的復(fù)合型人才，以推動系統(tǒng)開發(fā)改造進程。

（二）建立技術(shù)管理CIO體系

各高校在設(shè)置辦公自動化管理部門上各有不同，有的設(shè)置在網(wǎng)絡(luò)中心，有的設(shè)置在學(xué)校辦公室，有的則是兩個部門聯(lián)合起來管理，其中各有利弊。網(wǎng)絡(luò)中心作為技術(shù)部門，通常從純技術(shù)的角度解決現(xiàn)實問題，效果不佳；而學(xué)校辦公室雖然可以組織協(xié)調(diào)全局，但技術(shù)力量薄弱，開展工作難度大。最好的模式是在校辦設(shè)立專門的辦公自動化管理機構(gòu)和配備技術(shù)人員。比如，中國農(nóng)業(yè)大學(xué)的校辦就設(shè)立了信息科，配備了專門的計算機專業(yè)人員，這樣的機構(gòu)和人員既能協(xié)調(diào)處理各職能部門的關(guān)系，又能解決系統(tǒng)運行過程中的技術(shù)問題。

高校管理層通常缺乏既懂信息技術(shù)和業(yè)務(wù)，又懂管理的領(lǐng)導(dǎo)人才。因此，可以借鑒國外高校的成功經(jīng)驗，在高校決策層引入CIO (Chief Information Officer,首席信息官)體制，設(shè)立高校CIO職位［5］，全面規(guī)劃信息化建設(shè)。通過健全CIO負責(zé)下的相應(yīng)管理機制，把高校內(nèi)部管理體制改革與辦公自動化建設(shè)結(jié)合起來，把辦公自動化的應(yīng)用和辦公業(yè)務(wù)本身有機融和起來，有計劃、有步驟地推進，對辦公流程進行優(yōu)化、重組，提高管理效率。

高校辦公自動化系統(tǒng)建設(shè)是一項長期工程，既不能一蹴而就，又不能止步不前。高校領(lǐng)導(dǎo)和辦公人員觀念的更新，技術(shù)管理人員的培育和管理體制的健全都需要長期努力。高校工作者應(yīng)充分發(fā)揮主觀能動性，為實現(xiàn)無紙化辦公的目標(biāo)做出努力。

參考文獻：

［1］桑春曉.高校行政管理辦公自動化系統(tǒng)研究［D］.成都：西南交通大學(xué)碩士學(xué)位論文，2006.

［2］陶艷紅.我國高校辦公自動化現(xiàn)狀分析及對策研究［D］.武漢：華中農(nóng)業(yè)大學(xué)碩士學(xué)位論文，2004.

［3］葛愛英.淺談辦公自動化在高校辦公室秘書工作中的利與弊［J］.消費導(dǎo)刊，2009，(1)：229.

［4］黃智軍，劉成.加強高校辦公自動化建設(shè)的措施［J］.科教文匯，2009，(3)：33.

［5］龔東明.強化校園辦公自動化建設(shè)策略［J］.內(nèi)蒙古科技與經(jīng)濟，2009，(9)：100-101. 2014年6月第33卷第6期

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