運(yùn)用ERP系統(tǒng)加強(qiáng)企業(yè)財(cái)務(wù)管理與控制

洪躍軍

摘 要：現(xiàn)代企業(yè)是由生產(chǎn)系統(tǒng)、營銷系統(tǒng)、人事管理系統(tǒng)以及財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)等諸多系統(tǒng)構(gòu)成的，其中財(cái)務(wù)系統(tǒng)管理是企業(yè)良好發(fā)展的關(guān)鍵，加強(qiáng)企業(yè)管理首先要加強(qiáng)企業(yè)財(cái)務(wù)的管理與控制。ERP（企業(yè)資源計(jì)劃）系統(tǒng)能夠?qū)⑾冗M(jìn)的網(wǎng)絡(luò)科學(xué)技術(shù)與現(xiàn)代企業(yè)制度相結(jié)合，充分考慮企業(yè)所擁有的人力資源、流動(dòng)資金、設(shè)備情況、可分配時(shí)間等，對企業(yè)進(jìn)行科學(xué)管理，為管理者提供準(zhǔn)確的企業(yè)管理信息。本文主要闡述的是運(yùn)用ERP系統(tǒng)加強(qiáng)企業(yè)財(cái)務(wù)管理與控制。

關(guān)鍵詞：ERP系統(tǒng)；財(cái)務(wù)管理；控制

一、ERP系統(tǒng)財(cái)務(wù)管理的特點(diǎn)

ERP系統(tǒng)是建立在全局角度去考慮企業(yè)事務(wù)的一項(xiàng)系統(tǒng)，它把企業(yè)運(yùn)行的整個(gè)流程當(dāng)做一個(gè)整體，是相對于整個(gè)業(yè)務(wù)流程而言的，并將對企業(yè)內(nèi)部的管理拓展到外部，在企業(yè)整條運(yùn)行鏈上進(jìn)行集成管理。ERP系統(tǒng)能夠?qū)⑵髽I(yè)中的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)功能與管理會(huì)計(jì)功能有機(jī)的結(jié)合起來，將企業(yè)中的財(cái)務(wù)管理與業(yè)務(wù)開展聯(lián)系到一起，與此同時(shí)，也能夠使得財(cái)務(wù)獲得企業(yè)財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)的實(shí)時(shí)的信息，使企業(yè)內(nèi)的會(huì)計(jì)人員從往常繁重的會(huì)計(jì)工作中解放出來，更多的將時(shí)間應(yīng)用到運(yùn)用ERP系統(tǒng)對公司業(yè)務(wù)的分析預(yù)測以及將財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)功能與管理會(huì)計(jì)功能統(tǒng)計(jì)的數(shù)據(jù)進(jìn)行整合分析上。

1.ERP系統(tǒng)的高度集成的特點(diǎn)。企業(yè)內(nèi)實(shí)施ERP系統(tǒng)主要完成了兩方面的功能：財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)功能與管理會(huì)計(jì)功能。其中財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)主要負(fù)責(zé)的是總賬、應(yīng)收、應(yīng)付、資金、報(bào)表等。而管理會(huì)計(jì)功能負(fù)責(zé)的是成本中心的管理、利潤中心的管理、內(nèi)部訂單的管理、成本核算的管理以及項(xiàng)目成本的管理。ERP系統(tǒng)能夠?qū)⒇?cái)務(wù)會(huì)計(jì)功能與管理會(huì)計(jì)功能有機(jī)的結(jié)合起來，并且ERP系統(tǒng)會(huì)將財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)與管理會(huì)計(jì)統(tǒng)計(jì)出的數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)一的采集及整合，有效的預(yù)測并計(jì)算項(xiàng)目成本以及利潤，為公司管理者提供更加科學(xué)合理的決策依據(jù)。運(yùn)用ERP系統(tǒng)管理公司后，業(yè)務(wù)流程將成為公司運(yùn)營的導(dǎo)向，采購環(huán)節(jié)、銷售環(huán)節(jié)、庫存管理、生產(chǎn)管理、設(shè)備管理等信息都會(huì)和財(cái)務(wù)管理信息有效的結(jié)合起來，使企業(yè)的物流系統(tǒng)，資金流動(dòng)，以及信息交換能夠?qū)崟r(shí)的整合與分析。

2.ERP系統(tǒng)的實(shí)時(shí)動(dòng)態(tài)的特點(diǎn)。ERP系統(tǒng)能夠使得財(cái)務(wù)獲得企業(yè)財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)的實(shí)時(shí)的信息。并且這些信息可以提供給財(cái)務(wù)完整的業(yè)務(wù)流程信息，包括業(yè)務(wù)的根源以及接受過程，實(shí)施過程以及其中的財(cái)務(wù)信息。這樣可以幫助企業(yè)財(cái)務(wù)更加及時(shí)的發(fā)現(xiàn)財(cái)務(wù)過程的漏洞以及缺點(diǎn)并且及時(shí)的改正和彌補(bǔ)，實(shí)現(xiàn)了財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)對于企業(yè)業(yè)務(wù)流程的全程的監(jiān)控。確保公司的生產(chǎn)經(jīng)營不發(fā)生財(cái)務(wù)方面的問題，也是保證財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的及時(shí)、準(zhǔn)確。

3.ERP系統(tǒng)使得控制職能和決策支持能力增強(qiáng)。ERP系統(tǒng)的運(yùn)用使企業(yè)內(nèi)的會(huì)計(jì)人員從往常繁重的會(huì)計(jì)工作中解放出來，更多的將時(shí)間應(yīng)用到運(yùn)用ERP系統(tǒng)對公司業(yè)務(wù)的分析預(yù)測以及將財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)功能與管理會(huì)計(jì)功能統(tǒng)計(jì)的數(shù)據(jù)進(jìn)行整合分析上。更大的節(jié)省了財(cái)務(wù)系統(tǒng)的人力資源，能夠讓企業(yè)的財(cái)務(wù)工作向決策層次發(fā)展。ERP系統(tǒng)會(huì)將財(cái)務(wù)的管理與業(yè)務(wù)的發(fā)展結(jié)合起來，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)發(fā)展依據(jù)財(cái)務(wù)系統(tǒng)的分析與整合，財(cái)務(wù)系統(tǒng)的計(jì)算與分析以業(yè)務(wù)的數(shù)據(jù)為依據(jù)。財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)隨時(shí)更新，互相幫襯，實(shí)現(xiàn)相關(guān)人員都可以的得到業(yè)務(wù)與財(cái)務(wù)的實(shí)時(shí)信息，保證數(shù)據(jù)的及時(shí)性與準(zhǔn)確性。

二、運(yùn)用 ERP 系統(tǒng)加強(qiáng)企業(yè)財(cái)務(wù)管理和控制

ERP系統(tǒng)能夠?qū)⑵髽I(yè)的財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)一體化，并且能夠加強(qiáng)企業(yè)存貨的管理與控制，提高了企業(yè)的入庫、出庫工作效率以及企業(yè)對于存貨的管控效率。并且ERP系統(tǒng)能夠?qū)⑵髽I(yè)的內(nèi)部和外部的資源整合到一起考慮，并且將資金流動(dòng)信息以及物流信息及時(shí)的更新與共享。從而通過財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)對于業(yè)務(wù)的分析，達(dá)到財(cái)務(wù)對市場的未來發(fā)展方向的預(yù)測管理、對業(yè)務(wù)應(yīng)有利潤的管理、對成本投資的控制管理等，從而達(dá)到加強(qiáng)企業(yè)財(cái)務(wù)管理和控制的能力的作用。

1.實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)的一體化。ERP系統(tǒng)會(huì)將企業(yè)中相關(guān)的財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)信息統(tǒng)一的結(jié)合起來，業(yè)務(wù)的原始單據(jù)、衍生的單據(jù)以及各個(gè)業(yè)務(wù)以及財(cái)務(wù)的負(fù)責(zé)人一同錄入系統(tǒng)，再由管理會(huì)計(jì)功能將所錄入的數(shù)據(jù)進(jìn)行分析、比對，進(jìn)而生成可信度很高的會(huì)計(jì)憑證。這樣做實(shí)現(xiàn)了財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)的同步管理，用ERP系統(tǒng)將這兩方面有機(jī)的結(jié)合起來，使業(yè)務(wù)的財(cái)務(wù)情況透明化，并且可以追溯到業(yè)務(wù)的原始數(shù)據(jù)以及經(jīng)辦人的數(shù)據(jù)，解決了財(cái)務(wù)審查復(fù)雜的問題，保證了財(cái)務(wù)以及業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)錄入的準(zhǔn)確、及時(shí)，保證了企業(yè)業(yè)務(wù)的決策、預(yù)測、分析的準(zhǔn)確性，加強(qiáng)了財(cái)務(wù)系統(tǒng)對于公司的管理控制能力。

2.加強(qiáng)企業(yè)存貨的管理和控制。貨物的入庫管理以及企業(yè)對于存貨的核對是存貨管理系統(tǒng)中的關(guān)鍵部分。只有業(yè)務(wù)經(jīng)辦人將業(yè)務(wù)的原始數(shù)據(jù)錄入ERP系統(tǒng)中，并且履行正常的入庫出庫手續(xù)，企業(yè)才會(huì)頒發(fā)相應(yīng)的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)憑證。而且，只有當(dāng)錄入的數(shù)據(jù)正確或者是核實(shí)無誤時(shí)企業(yè)的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)才會(huì)記賬并且付款。所以，當(dāng)錄入的數(shù)據(jù)未通過審核時(shí)，企業(yè)中的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)是不會(huì)審批相應(yīng)的業(yè)務(wù)的。因此，當(dāng)企業(yè)中運(yùn)行ERP系統(tǒng)時(shí)，資金流動(dòng)信息、物流信息的交流與更新都是實(shí)時(shí)進(jìn)行的，以便財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)可以實(shí)時(shí)準(zhǔn)確的管理企業(yè)的業(yè)務(wù)，了解企業(yè)的實(shí)時(shí)庫存狀況和資金狀況，加強(qiáng)對于入庫、出庫的管理。同時(shí)，為了方便財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)管理。ERP系統(tǒng)還為內(nèi)部提供了一個(gè)供需鏈條管理系統(tǒng)，這個(gè)系統(tǒng)將財(cái)務(wù)信息，業(yè)務(wù)信息以及庫存情況集中于一體。讓財(cái)務(wù)人員能夠更加方便的管理這三個(gè)方面的信息，做到財(cái)務(wù)工作的簡便化。讓財(cái)務(wù)人員能夠省下大量的不必要的時(shí)間。同時(shí)，也提高了企業(yè)的入庫、出庫工作效率以及企業(yè)對于存貨的管控效率。

3.加強(qiáng)企業(yè)資金的管理與控制。資金管理的正常是一個(gè)企業(yè)正常運(yùn)營的保障。企業(yè)對于企業(yè)資金的使用、管理以及監(jiān)管都在資金管理的范疇之內(nèi)。保證企業(yè)資金的正常運(yùn)行才能實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)系統(tǒng)對于業(yè)務(wù)的管理與控制。ERP系統(tǒng)能夠?qū)⑵髽I(yè)的內(nèi)部和外部的資源整合到一起考慮，并且將資金流動(dòng)信息以及物流信息及時(shí)的更新與共享。ERP系統(tǒng)使財(cái)務(wù)系統(tǒng)不單單是一個(gè)子系統(tǒng)而是管理企業(yè)影響企業(yè)決策的關(guān)鍵系統(tǒng)。這樣做，使企業(yè)的資金流動(dòng)更加透明化，也便于財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)對其進(jìn)行更好的整合和分析，幫助企業(yè)分析業(yè)務(wù)的可行性以及利潤預(yù)測，提高企業(yè)對于企業(yè)資金的利用率。ERP系統(tǒng)更能幫助財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)對于業(yè)務(wù)的管理延伸到銷售環(huán)節(jié)中，通過財(cái)務(wù)管理銷售業(yè)務(wù)。ERP系統(tǒng)不急能夠版主企業(yè)自動(dòng)分析業(yè)務(wù)的可行性、預(yù)測利潤收入，還能通過對于業(yè)務(wù)原始數(shù)據(jù)的分析，分析企業(yè)的財(cái)務(wù)系統(tǒng)運(yùn)行情況，保證企業(yè)的正常運(yùn)行。endprint

4.加強(qiáng)企業(yè)對成本費(fèi)用的分析和控制。衡量業(yè)務(wù)成本的指標(biāo)設(shè)定、衡量成本的指標(biāo)分解以及成本差異的確定與分析是加強(qiáng)企業(yè)成本控制的關(guān)鍵。企業(yè)成本費(fèi)用中日常運(yùn)營費(fèi)用占據(jù)了主導(dǎo)部分，是企業(yè)分析與控制的關(guān)鍵。ERP系統(tǒng)能夠?qū)⑵髽I(yè)中大塊的費(fèi)用核算分成各個(gè)平行的小項(xiàng)進(jìn)行管理與控制。同時(shí)，ERP系統(tǒng)可以從多維度分析企業(yè)的成本費(fèi)用，在最小的成本費(fèi)用下取得最大的利益。為企業(yè)的業(yè)務(wù)決策提供了科學(xué)的依據(jù)。企業(yè)內(nèi)的業(yè)務(wù)決策起源于財(cái)務(wù)決策。財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)通過財(cái)務(wù)預(yù)算與控制，參照預(yù)算指標(biāo)以及指標(biāo)控制，對業(yè)務(wù)的成本費(fèi)用進(jìn)行管理。其中預(yù)算管理決定了費(fèi)用憑證的預(yù)制。財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)通過憑證審核記賬財(cái)務(wù)信息對費(fèi)用進(jìn)行控制分析，進(jìn)而提出決策的建議方案。在其他方面，ERP系統(tǒng)還能夠?qū)⑽锪现鲾?shù)據(jù)、物料清單以及采購時(shí)的原始數(shù)據(jù)結(jié)合起來，生成采購、生產(chǎn)以及銷售成本的會(huì)計(jì)憑證。為財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)分析數(shù)據(jù)制定銷售方案提供了科學(xué)的依據(jù)。所有相關(guān)的成本數(shù)據(jù)會(huì)在同時(shí)錄入到系統(tǒng)當(dāng)中，供給財(cái)務(wù)快進(jìn)對各級成本進(jìn)行分析，大大的提高了財(cái)務(wù)人員對于成本控制的效率。

5.加強(qiáng)企業(yè)利潤的管理和控制。ERP系統(tǒng)與傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)不同，其中的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)與管理會(huì)計(jì)是一個(gè)不可分割的整體。這兩個(gè)方面相互配合，相互制約，能夠從各個(gè)層面反映企業(yè)的成本以及利潤情況。ERP系統(tǒng)將會(huì)把整體的利潤以及收入情況分割成不同業(yè)務(wù)領(lǐng)域獨(dú)自的收入、成本以及利潤信息，確保每一個(gè)業(yè)務(wù)領(lǐng)域都能夠?yàn)槠髽I(yè)創(chuàng)造應(yīng)有的利潤，并且也是對各個(gè)業(yè)務(wù)領(lǐng)域的獲利情況與投資情況進(jìn)行監(jiān)督。確保，每一個(gè)業(yè)務(wù)領(lǐng)域都能夠分析和總結(jié)其利潤收入情況。另外，這些業(yè)務(wù)領(lǐng)域模塊可以幫助企業(yè)多維度的分析其獲利能力，判斷哪些領(lǐng)域可以加大投資或者是減少投資，為企業(yè)的未來發(fā)展方向提供依據(jù)。通過財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)對于業(yè)務(wù)的分析，達(dá)到財(cái)務(wù)對市場的未來發(fā)展方向的預(yù)測管理、對業(yè)務(wù)應(yīng)有利潤的管理、對成本投資的控制管理等，從而達(dá)到加強(qiáng)企業(yè)財(cái)務(wù)管理和控制的能力的作用。

三、運(yùn)用ERP系統(tǒng)所需要的環(huán)境

1.以大局為重的思想。企業(yè)里面主要決策層領(lǐng)導(dǎo)要有大局意識，應(yīng)充分認(rèn)識到ERP系統(tǒng)的實(shí)施是一項(xiàng)宏大的工程，對企業(yè)整條產(chǎn)業(yè)鏈的產(chǎn)入產(chǎn)出、施工周期、投資成本、遠(yuǎn)近目標(biāo)等都要有一個(gè)清醒的認(rèn)識，注重ERP系統(tǒng)測試階段與實(shí)際應(yīng)用階段的不同，以及新舊系統(tǒng)過渡過程所帶來的麻煩。系統(tǒng)維護(hù)和安全工作要注重崗位人員經(jīng)驗(yàn)的寶貴，對于不可抗拒的非技術(shù)因素要盡量避免。因此，RP系統(tǒng)的正式實(shí)施不僅要有快很準(zhǔn)的干勁，也要做好系統(tǒng)轉(zhuǎn)化工作所帶來的思想變化。

2.先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)。ERP系統(tǒng)是一個(gè)龐大的綜合系統(tǒng)，應(yīng)用ERP系統(tǒng)不僅要對全體員工進(jìn)行全方位的素質(zhì)培訓(xùn)，也要成立專家小組對企業(yè)下達(dá)的任務(wù)進(jìn)行及時(shí)指定完成，以完成對各項(xiàng)信息的重新組合。對于網(wǎng)絡(luò)規(guī)劃等基礎(chǔ)性工作，要及時(shí)處理，也應(yīng)考慮成立屬于企業(yè)自己的網(wǎng)管中心，進(jìn)一步增強(qiáng)系統(tǒng)安全和企業(yè)管理。

3.雄厚的企業(yè)資金。ERP系統(tǒng)在企業(yè)中的推廣與建設(shè)是一項(xiàng)改造工作，而不僅僅是一項(xiàng)先進(jìn)技術(shù)的引進(jìn)與使用。上市企業(yè)應(yīng)及時(shí)把資金使用情況上報(bào)董事會(huì)，以便在實(shí)際實(shí)施過程中避免挪用企業(yè)流動(dòng)資金。相關(guān)負(fù)責(zé)人應(yīng)準(zhǔn)備包括硬件資金、培訓(xùn)資金、場地資金、軟件資金、顧問資金等多方面在內(nèi)的資金。只有資金充足的情況下，ERP系統(tǒng)才能夠在企業(yè)中順利的實(shí)行。

4.充足的建設(shè)物資。ERP的主要辦公場所應(yīng)根據(jù)實(shí)際生產(chǎn)布局，節(jié)約光纜光纖等昂貴價(jià)物的使用，對于場地和管線要系統(tǒng)安排，整體考慮，對于原先舊設(shè)備要進(jìn)行適當(dāng)處理，有價(jià)值的要繼續(xù)使用，以便降低企業(yè)生產(chǎn)成本。物資對于ERP系統(tǒng)的建立有著關(guān)鍵的作用。

四、總結(jié)

綜上所述，ERP系統(tǒng)能夠?qū)⑵髽I(yè)中的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)功能與管理會(huì)計(jì)功能有機(jī)的結(jié)合起來，將企業(yè)中的財(cái)務(wù)管理與業(yè)務(wù)開展聯(lián)系到一起。這種管理方式能夠大大的減少財(cái)務(wù)人員的工作強(qiáng)度，而且還會(huì)提高企業(yè)決策的科學(xué)性。另外，系統(tǒng)數(shù)據(jù)的安全和意外情況下數(shù)據(jù)恢復(fù)的情況應(yīng)該引起企業(yè)部門的足夠重視，必須要有完善的責(zé)任追究機(jī)制和技術(shù)防護(hù)措施來保證系統(tǒng)的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。企業(yè)管理層對于外在環(huán)境應(yīng)該有一個(gè)清晰的認(rèn)識和判斷，動(dòng)態(tài)環(huán)境中的統(tǒng)一認(rèn)識將有助于企業(yè)獲取更大的企業(yè)效益。因此，外在環(huán)境變化的動(dòng)態(tài)大小與企業(yè)經(jīng)營戰(zhàn)略和變化幅度呈負(fù)相關(guān)，外在環(huán)境的敵意性變化與企業(yè)經(jīng)營戰(zhàn)略和變化幅度呈正相關(guān)。企業(yè)不同階段經(jīng)營戰(zhàn)略的制定與外在環(huán)境的匹配程度將直接影響到企業(yè)效益，有關(guān)調(diào)查數(shù)據(jù)表明，不斷調(diào)整戰(zhàn)略適應(yīng)性將會(huì)提升企業(yè)的經(jīng)營效益。從經(jīng)營結(jié)構(gòu)來說，為了始終保持企業(yè)內(nèi)外較高的匹配系數(shù)，企業(yè)必須根據(jù)實(shí)際調(diào)查數(shù)據(jù)，制定合理的經(jīng)營措施，動(dòng)態(tài)戰(zhàn)略匹配外在環(huán)境有利于企業(yè)優(yōu)化資源配置，減輕外在惡劣環(huán)境對原先制定目標(biāo)實(shí)現(xiàn)可能性的沖擊。因此，企業(yè)內(nèi)外適應(yīng)度與績效是直接掛鉤的，并呈現(xiàn)正相關(guān)關(guān)系。但是，ERP系統(tǒng)畢竟只是企業(yè)發(fā)展的一種提高手段，想要充分發(fā)揮ERP系統(tǒng)對于財(cái)務(wù)管理和控制的優(yōu)勢還需不斷試驗(yàn)，不斷總結(jié)，不斷改進(jìn)，將ERP系統(tǒng)與現(xiàn)代的信息技術(shù)巧妙地結(jié)合起來。

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