SQL Server數(shù)據(jù)庫技術(shù)在教學(xué)四項(xiàng)經(jīng)費(fèi)統(tǒng)計(jì)中的應(yīng)用

2014-07-28 02:35:12楊曉珊

電腦知識與技術(shù) 2014年16期

楊曉珊

摘要：在高校的本科教學(xué)水平評估指標(biāo)體系中，教學(xué)四項(xiàng)經(jīng)費(fèi)指標(biāo)有著重要的地位。目前統(tǒng)計(jì)“四項(xiàng)經(jīng)費(fèi)”的主要方法是財(cái)務(wù)人員從賬務(wù)系統(tǒng)中導(dǎo)出日常明細(xì)賬的Excel文檔進(jìn)行手工篩選，工作任務(wù)繁重，效率低下。該文采用SQL Server數(shù)據(jù)庫技術(shù)進(jìn)行教學(xué)四項(xiàng)經(jīng)費(fèi)統(tǒng)計(jì)。根據(jù)四項(xiàng)經(jīng)費(fèi)定義，日常明細(xì)賬保留日期、憑證號、摘要、科目、項(xiàng)目、金額字段，導(dǎo)入SQL Server數(shù)據(jù)庫進(jìn)行操作，設(shè)計(jì)查詢，工作效率大大提高。

關(guān)鍵詞：教學(xué)四項(xiàng)經(jīng)費(fèi)；統(tǒng)計(jì)；SQL Server；字符串匹配；查詢；SQL 語句

中圖分類號：TP311.13 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1009-3044（2014）16-3697-02

Abstract： Teaching fund quota plays an important part in university teaching level evaluation. Currently，the main method of counting teaching fund is Excel， heavy work， low efficiency. In this paper， SQL Server is used in counting teaching fund. Daily ledger retains date， voucher number， abstract， accounting titles， project， amount of money and imports into SQL Server to deal with. It can improve work efficiency.

Key words： teaching fund； count； SQL Server； string matching； query； SQL statement

高等院校每年進(jìn)行的績效考評和教學(xué)評估中，四項(xiàng)經(jīng)費(fèi)是必不可少的評估指標(biāo)，它是用來衡量高校教學(xué)經(jīng)費(fèi)投入情況是否合理的一項(xiàng)重要的依據(jù)。一所院校四項(xiàng)教學(xué)經(jīng)費(fèi)投入充足與否，反映出學(xué)校教學(xué)條件質(zhì)量的好壞，因?yàn)樗粌H能為本科教學(xué)的各項(xiàng)活動提供資金支持，而且也是本科教學(xué)質(zhì)量的必要保證條件。在2004年頒布的《普通高等學(xué)校本科教學(xué)工作水平評估方案（試行）》中，將教學(xué)經(jīng)費(fèi)作為教學(xué)條件與利用的二級指標(biāo)進(jìn)行考察[1]，它將高校對于本科教學(xué)的投人情況予以量化，用“四項(xiàng)經(jīng)費(fèi)占學(xué)費(fèi)收人的比例” 與“ 生均四項(xiàng)經(jīng)費(fèi)” 兩個(gè)指標(biāo)作為衡量高校是否達(dá)標(biāo)的標(biāo)準(zhǔn)。目前普遍采用的四項(xiàng)教學(xué)經(jīng)費(fèi)的統(tǒng)計(jì)方法需要查閱大量的會計(jì)憑證，每個(gè)被考評的學(xué)校都要抽調(diào)專門的財(cái)務(wù)人員參加。現(xiàn)行的會計(jì)賬務(wù)系統(tǒng)不能直接對教學(xué)四項(xiàng)經(jīng)費(fèi)取數(shù)，必須將相關(guān)年度的公用支出費(fèi)用科目從賬務(wù)管理系統(tǒng)導(dǎo)出，保存為Excel文檔，然后對現(xiàn)行支出科目直接進(jìn)行篩選統(tǒng)計(jì)，這樣需要消耗很大的人力和時(shí)間成本[2]。該文就 SQL Server 數(shù)據(jù)庫技術(shù)應(yīng)用于四項(xiàng)經(jīng)費(fèi)統(tǒng)計(jì)中進(jìn)行探討，能減輕財(cái)務(wù)工作者的工作量。

1 四項(xiàng)經(jīng)費(fèi)的含義

四項(xiàng)經(jīng)費(fèi)是依據(jù)原國家教委1988年制定的（高等學(xué)校會計(jì)制度）確定和分類的[3]，包括本?？茦I(yè)務(wù)費(fèi)、教學(xué)差旅費(fèi)、體育維持費(fèi)和教學(xué)儀器設(shè)備維修費(fèi)。

1）本專科業(yè)務(wù)費(fèi)指本?？粕M(jìn)行實(shí)驗(yàn)實(shí)習(xí)，畢業(yè)設(shè)計(jì)所需各種原料、低值易耗品及加工、運(yùn)雜費(fèi)、生產(chǎn)實(shí)習(xí)費(fèi)、畢業(yè)論文答辯費(fèi)、資料講義印刷費(fèi)及學(xué)生講義差價(jià)支出等。

2）教學(xué)差旅費(fèi)指教師進(jìn)行教學(xué)調(diào)查、資料搜集、教材編審調(diào)查等業(yè)務(wù)活動的市內(nèi)交通費(fèi)、誤餐費(fèi)、外地差旅費(fèi)。

3）體育維持費(fèi)指各種低值體育器械（包括各種球類、冰鞋、跑鞋、鐵餅、標(biāo)槍、鉛球等器材）和運(yùn)動服裝的購置費(fèi)、修理費(fèi)、體育運(yùn)動會的教職工運(yùn)動員的伙食補(bǔ)助費(fèi)以及公共體育教研室的業(yè)務(wù)性報(bào)刊、雜志、資料等零星費(fèi)用。

4）維修維護(hù)費(fèi)指教學(xué)儀器設(shè)備的經(jīng)常性維護(hù)修理費(fèi)，不包括實(shí)驗(yàn)室改造、實(shí)驗(yàn)室電氣工程及網(wǎng)絡(luò)工程改造費(fèi)、設(shè)備購置費(fèi)。

2 目前主要采用的四項(xiàng)經(jīng)費(fèi)的統(tǒng)計(jì)方法

目前主要采用的四項(xiàng)經(jīng)費(fèi)的統(tǒng)計(jì)方法，需要查閱大量的原始憑證，學(xué)校要抽調(diào)專門的財(cái)務(wù)人員進(jìn)行。

首先，從賬務(wù)管理系統(tǒng)導(dǎo)出數(shù)據(jù)，保存為Excel表格格式。然后，對現(xiàn)行支出科目進(jìn)行篩選統(tǒng)計(jì)。例如：本?？茦I(yè)務(wù)費(fèi)從公用支出的教學(xué)材料費(fèi)、辦公費(fèi)、印刷費(fèi)等科目中取數(shù)；教學(xué)差旅費(fèi)直接從教學(xué)差旅費(fèi)取數(shù)；體育維持費(fèi)從辦公費(fèi)、教學(xué)材料費(fèi)、維修維護(hù)費(fèi)等科目取數(shù)；維修維護(hù)費(fèi)從維修維護(hù)費(fèi)和材料費(fèi)等科目取數(shù)。再采用科目加項(xiàng)目、摘要部門輔助進(jìn)行篩選統(tǒng)計(jì)。由于高校分部門、分項(xiàng)目預(yù)算，對于不能全部直接歸結(jié)為教學(xué)用的支出科目，需要在科目內(nèi)按照摘要部門、項(xiàng)目進(jìn)一步篩選。例如：其他專用材料、印刷費(fèi)、資料費(fèi)、辦公費(fèi)、培訓(xùn)費(fèi)、勞務(wù)費(fèi)等科目，需要按照用于教學(xué)的原則根據(jù)費(fèi)用開支部門一一進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。具體操作是在科目選定的基礎(chǔ)上再進(jìn)行部門篩選，將篩選結(jié)果按四項(xiàng)經(jīng)費(fèi)歸類。最后，分塊整理，統(tǒng)一排序。分塊進(jìn)行金額統(tǒng)計(jì)，整理匯總，設(shè)置各經(jīng)費(fèi)明細(xì)賬的格式，即可得到較為完整、合規(guī)的四項(xiàng)經(jīng)費(fèi)明細(xì)賬[3]。

用以上方法統(tǒng)計(jì)四項(xiàng)經(jīng)費(fèi)，數(shù)據(jù)量大，通過Excel進(jìn)行手工篩選，要耗費(fèi)的人力和時(shí)間成本很大，統(tǒng)計(jì)人員工作繁重。

3 SQL Server數(shù)據(jù)庫技術(shù)在四項(xiàng)經(jīng)費(fèi)統(tǒng)計(jì)中的應(yīng)用

SQL Server數(shù)據(jù)庫是目前比較流行的一種大型數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)。

實(shí)際應(yīng)用中，人們大多習(xí)慣使用Excel 編輯數(shù)據(jù)，而不是直接往SQL Server數(shù)據(jù)庫中輸入數(shù)據(jù)[4]，這樣我們就可以通過SQL Server 本身提供的DTS（Data Transform Service）即數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換服務(wù)功能來實(shí)現(xiàn)Excel 數(shù)據(jù)的導(dǎo)入導(dǎo)出[5]。該文主要是把財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)中導(dǎo)出的Excel格式的日常賬務(wù)處理數(shù)據(jù)導(dǎo)入到SQL Server數(shù)據(jù)庫中進(jìn)行處理。先對財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)中導(dǎo)出的Excel文檔進(jìn)行初步處理，保留日期、憑證號、摘要、科目和金額字段，并給各個(gè)字段命名，然后導(dǎo)入數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)。

根據(jù)前面講過的四項(xiàng)經(jīng)費(fèi)的統(tǒng)計(jì)方法，該文提出如下數(shù)據(jù)庫設(shè)計(jì)思路：

第一步：對科目字段進(jìn)行分類統(tǒng)計(jì)。根據(jù)四項(xiàng)經(jīng)費(fèi)的定義，本專科業(yè)務(wù)費(fèi)主要從辦公費(fèi)、印刷費(fèi)、郵電費(fèi)、教學(xué)材料費(fèi)等科目中取數(shù)；教學(xué)差旅費(fèi)從教學(xué)差旅費(fèi)取數(shù)；維修維護(hù)費(fèi)從維修維護(hù)費(fèi)和材料費(fèi)取數(shù)；體育維持費(fèi)有點(diǎn)特殊，體育維持費(fèi)和本?？茦I(yè)務(wù)費(fèi)、教學(xué)差旅費(fèi)、維修維護(hù)費(fèi)有交叉，根據(jù)實(shí)際情況，設(shè)計(jì)數(shù)據(jù)庫查詢時(shí)，先篩選體育維持費(fèi)[6]。

第二步：從摘要里的部門來篩選。保留各個(gè)學(xué)院的數(shù)據(jù)，刪除行政部門的數(shù)據(jù)。

第三步：對篩選出來的數(shù)據(jù)進(jìn)行細(xì)化和匯總統(tǒng)計(jì)[7]。

4 構(gòu)造樣例

涉及財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的保密性，該文不用真實(shí)的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)舉例。為了更好地說明問題和解決辦法，先模擬實(shí)際情況構(gòu)造數(shù)據(jù)庫表KJZW（會計(jì)賬務(wù)）[8]，字段如下：

根據(jù)前面的思路，設(shè)計(jì)數(shù)據(jù)庫查詢，執(zhí)行第一步操作，按科目排序

Select * from KJZW order by Item

體育維持費(fèi)是體育學(xué)院用于公用支出的辦公費(fèi)、維修維護(hù)費(fèi)、材料費(fèi)、交通費(fèi)、差旅費(fèi)等，和本?？茦I(yè)務(wù)費(fèi)、教學(xué)差旅費(fèi)、維修維護(hù)費(fèi)科目有交叉，根據(jù)實(shí)際情況，先篩選體育維持費(fèi)，篩選摘要中有“體育學(xué)院”或是“體院”字符的記錄，具體操作如下：

Select * from KJZW where Abstract like “體院%” or Abstract like “體育學(xué)院%” into TYWC1

摘要的格式是部門名稱+報(bào)銷人+報(bào)銷內(nèi)容，因此以“體院”或“體育學(xué)院”開頭的字符串是體育學(xué)院支出，再篩選出辦公費(fèi)、維修維護(hù)費(fèi)、材料費(fèi)、交通費(fèi)、差旅費(fèi)等

Select * from TYWC1 where Item in （“辦公費(fèi)”，“維修維護(hù)費(fèi)”，“材料費(fèi)”，“交通費(fèi)”，“差旅費(fèi)”） into TYWC

其他三項(xiàng)按照相應(yīng)的科目，分別篩選出本?？茦I(yè)務(wù)費(fèi)、教學(xué)差旅費(fèi)、維修維護(hù)費(fèi)

Select * from KJZW where Item in（“辦公費(fèi)”，”印刷費(fèi)”，”教學(xué)材料費(fèi)”，”教學(xué)材料費(fèi)”） into BKYW

Select * from KJZW where Item in（“教學(xué)差旅費(fèi)”，”差旅費(fèi)”） into CLF

Select * from KJZW where Item=“維修維護(hù)費(fèi)”into WXF

把查詢結(jié)果分別保存到表BKYW、CLF、WXF三個(gè)表中。再按照摘要中的部門來篩選。

Select * from BKYW where Abstract like “%院%”or Abstract like “%學(xué)院%”

Select * from CLF where Abstract like “%院%”or Abstract like “%學(xué)院%”

Select * from WXF where Abstract like “%院%”or Abstract like “%學(xué)院%”

只篩選學(xué)院的報(bào)銷記錄，把各個(gè)行政部門的記錄過濾掉。篩選結(jié)果保存為表或查詢。以上是數(shù)據(jù)庫查詢設(shè)計(jì)的核心思想，最后通過DTS導(dǎo)出篩選結(jié)果的Excel文檔。

5 結(jié)束語

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展與推廣，現(xiàn)在幾乎各行各業(yè)都在應(yīng)用各自領(lǐng)域的計(jì)算機(jī)應(yīng)用系統(tǒng)，這些系統(tǒng)基本上都需要數(shù)據(jù)庫來存儲數(shù)據(jù)。而對于有大量數(shù)據(jù)操作和處理的會計(jì)行業(yè)，應(yīng)用數(shù)據(jù)庫技術(shù)進(jìn)行數(shù)據(jù)處理，能擺脫繁重的人工用Excel的操作，大大提高工作效率，保證數(shù)據(jù)處理結(jié)果的準(zhǔn)確性。

參考文獻(xiàn)：

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