試論教育事業(yè)統(tǒng)計(jì)檔案在提供利用中的作用

王璐

【摘要】本文詳細(xì)介紹了“檔案利用”在領(lǐng)導(dǎo)決策中發(fā)揮的作用及存在的問題。

【關(guān)鍵詞】統(tǒng)計(jì)檔案；教育事業(yè)；作用

【Abstract】This paper introduces in detail the "archives" play in the leading role in decision-making and problems.

【Key words】The statistical records；Education；Effect

1. 前言

（1）教育事業(yè)統(tǒng)計(jì)檔案是在對(duì)大量的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行采集、傳輸、加工、存儲(chǔ)和分析研究后形成的，是具有重要保存價(jià)值的數(shù)據(jù)資料，是認(rèn)識(shí)教育現(xiàn)象及其發(fā)展教育規(guī)律的重要手段，是制定教育政策、編制教育發(fā)展規(guī)劃的重要依據(jù)，是實(shí)行教育科學(xué)管理的一項(xiàng)基礎(chǔ)工作，它系統(tǒng)、完整、客觀、真實(shí)地記錄了教育事發(fā)展的進(jìn)程和軌跡，是國(guó)家檔案的重要組成部分。

（2）檔案是歷史的記錄，是黨和國(guó)家的寶貴財(cái)富。教育事業(yè)統(tǒng)計(jì)檔案的利用，是利用者通過檔案利用工作系統(tǒng)查找、利用檔案信息，滿足其利用需求的行為過程，也是檔案信息資源潛在的利用價(jià)值得以實(shí)現(xiàn)的過程。隨著人們對(duì)《檔案法》的逐步認(rèn)識(shí)，在強(qiáng)化檔案保管的同時(shí)，更重視檔案的開發(fā)利用。阿勒泰市教育局統(tǒng)計(jì)檔案管理人員，充分挖掘發(fā)揮統(tǒng)計(jì)檔案的功能和作用，積極服務(wù)教育事業(yè)發(fā)展，尤其在為領(lǐng)導(dǎo)決策提供參考依據(jù)方面發(fā)揮了很大的作用。

2. “檔案利用”在領(lǐng)導(dǎo)決策中發(fā)揮作用的現(xiàn)狀

胡錦濤同志指出：“檔案是全黨、全國(guó)人民各方面活動(dòng)的真實(shí)記錄，是各項(xiàng)事業(yè)持續(xù)發(fā)展的重要依據(jù)。”同樣，做好教育事業(yè)統(tǒng)計(jì)檔案利用工作對(duì)教育事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展有著重要的意義，通過對(duì)統(tǒng)計(jì)檔案的梳理、總結(jié)、分析，從中可以得出教育事業(yè)發(fā)展的規(guī)律，從而為我們科學(xué)決策提供有力的依據(jù)。

2.1在核定編制中的作用。

（1）檔案是直接形成的歷史紀(jì)錄，是再現(xiàn)歷史真實(shí)面貌的原始文獻(xiàn)。教育統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)是教育系統(tǒng)唯一的的法定數(shù)據(jù)，受《統(tǒng)計(jì)法》保護(hù)，我系統(tǒng)教職工編制的核定都是依據(jù)教育事業(yè)統(tǒng)計(jì)檔案。

（2）目前國(guó)內(nèi)中小學(xué)核定編制的標(biāo)準(zhǔn)有兩種，一為班師比，一為師生比。班師比即班額和教師之比，是一種傳統(tǒng)的核編方法，1984年和1993年核定中小學(xué)教職工編制時(shí)即采用了此種辦法。主要滿足班級(jí)教學(xué)之需，對(duì)于照顧農(nóng)村山區(qū)學(xué)校班容量過小的教學(xué)需要作用明顯。目前，鄉(xiāng)級(jí)學(xué)校都是采用的班師比，即師生比即教師和學(xué)生之比，是根據(jù)學(xué)生數(shù)依照一定比例核定教職工人數(shù)。編制部門在編寫編制數(shù)時(shí)，都是依據(jù)前3年的教育事業(yè)統(tǒng)計(jì)檔案中的班額數(shù)和學(xué)生數(shù)。

2.2在集中辦學(xué)中的作用。

（1）為優(yōu)化教育資源配置，節(jié)約教育資金，改善辦學(xué)條件，提高辦學(xué)水平；為實(shí)施素質(zhì)教育，全面提高教育質(zhì)量；為改變學(xué)生的生活方式，促進(jìn)農(nóng)村“兩個(gè)文明”建設(shè)；為改革學(xué)校內(nèi)部管理體制，優(yōu)化教師隊(duì)伍結(jié)構(gòu)，阿勒泰市教育局根據(jù)上級(jí)精神，依據(jù)教育事業(yè)統(tǒng)計(jì)檔案中教學(xué)點(diǎn)規(guī)模大小、布局特點(diǎn)、投入相對(duì)分散，以及各校的師資、儀器、設(shè)備的配置，課程設(shè)置不全，學(xué)科教師缺等統(tǒng)計(jì)表檔案數(shù)據(jù)和原因，撤并了部分教學(xué)點(diǎn)，對(duì)原來(lái)低水平分散辦學(xué)的學(xué)校實(shí)行了集中辦學(xué)，克服了上述諸多不利因素，提高了學(xué)校管理水平，教育質(zhì)量、教師的教學(xué)積極性也都相應(yīng)提高了。

（2） 近年來(lái)，教育事業(yè)統(tǒng)計(jì)檔案工作出色，檔案利用充分，本人自從1998年負(fù)責(zé)教育事業(yè)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的上報(bào)和教育事業(yè)統(tǒng)計(jì)檔案的歸案整理以來(lái)，共整理教育事業(yè)統(tǒng)計(jì)檔案3518卷，其中永久270卷，短期3143卷，統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)分析105卷。提供教育事業(yè)統(tǒng)計(jì)檔案利用1620人次，通過梳理歷年統(tǒng)計(jì)檔案資料、編研資料，為本市教育系統(tǒng)的發(fā)展歷程和領(lǐng)導(dǎo)決策提供了數(shù)據(jù)支撐和有力依據(jù)。

2.3引進(jìn)人才，加強(qiáng)培訓(xùn)，為教育事業(yè)提供有力的人力資源支撐。 從教育隊(duì)伍統(tǒng)計(jì)檔案情況看，經(jīng)過多年的發(fā)展，教育系統(tǒng)教職工隊(duì)伍數(shù)量、學(xué)歷、知識(shí)結(jié)構(gòu)發(fā)生了較大變化。近年來(lái)，通過公開招聘、引進(jìn)人才等方式不斷充實(shí)人才隊(duì)伍，特別是對(duì)具有高學(xué)歷和具有較高專業(yè)技術(shù)水平的教師加大了培養(yǎng)引進(jìn)力度。2004年的中小學(xué)教職工2767人，專任教師2374人，專任教師占85.8%；2014年有職工2475人，專任教師2283人，專任教師占92.2%，專任教師增加了6.4個(gè)百分點(diǎn)。目前教育系統(tǒng)具有大專以上學(xué)歷專業(yè)教師2145人（其中：研究生2人，大學(xué)本科916人，大學(xué)?？?227人）。這是教育事業(yè)迅猛發(fā)展，而不斷引進(jìn)高素質(zhì)人才的必然結(jié)果。

3. “檔案利用”在領(lǐng)導(dǎo)決策中發(fā)揮作用時(shí)存在的問題

3.1對(duì)統(tǒng)計(jì)檔案利用管理的重要性認(rèn)識(shí)不夠。 統(tǒng)計(jì)檔案工作是一項(xiàng)默默無(wú)聞的工作， 不像其他工作那樣容易引人注意， 也不容易在較短時(shí)間內(nèi)取得明顯成績(jī)。長(zhǎng)期以來(lái)，部分人員包括個(gè)別領(lǐng)導(dǎo)干部對(duì)統(tǒng)計(jì)檔案工作的認(rèn)識(shí)都存在一些誤區(qū)， 認(rèn)為統(tǒng)計(jì)檔案工作就是一些數(shù)據(jù)，收集、匯總、保管一下就完了的事務(wù)性工作， 不是單位的主要工作， 不能給單位創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益， 只要守?cái)偅粊G失， 能應(yīng)付檢查、驗(yàn)收就行了。因此，容易忽視統(tǒng)計(jì)檔案管理工作， 未把統(tǒng)計(jì)檔案利用管理工作納入到議事日程，這樣導(dǎo)致統(tǒng)計(jì)檔案利用工作長(zhǎng)期處低水平狀態(tài)， 難以高質(zhì)量地為領(lǐng)導(dǎo)決策發(fā)揮應(yīng)有的作用。

3.2檔案管理的科學(xué)化、信息化程度不高。 大量統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)資料因缺乏管理，散亂、丟失現(xiàn)象普遍，尤其是統(tǒng)計(jì)資料管理分散、多頭亂用的局面，制約了信息資源的共享。隨著科學(xué)技術(shù)手段的不斷更新， 檔案信息管理系統(tǒng)已得到普遍采用， 計(jì)算機(jī)應(yīng)用水平也在不斷提高， 但有些先進(jìn)的技術(shù)手段還沒有充分挖掘和發(fā)揮， 信息化技術(shù)在統(tǒng)計(jì)檔案管理中沒有廣泛運(yùn)用。

4. 進(jìn)一步提升“檔案利用”在領(lǐng)導(dǎo)決策中發(fā)揮作用的主要舉措

統(tǒng)計(jì)檔案作為單位在生產(chǎn)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的材料， 無(wú)論從教育事業(yè)發(fā)展， 還是從統(tǒng)計(jì)檔案管理工作要求來(lái)看都是非常必要的。統(tǒng)計(jì)檔案服務(wù)于教育可持續(xù)發(fā)展是知識(shí)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的必然。主要應(yīng)采取如下措施：endprint

4.1提高認(rèn)識(shí)， 加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)， 進(jìn)一步做好統(tǒng)計(jì)檔案利用管理工作。 應(yīng)加強(qiáng)各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)干部對(duì)統(tǒng)計(jì)檔案的認(rèn)識(shí)，提高對(duì)統(tǒng)計(jì)檔案工作的重視程度，把統(tǒng)計(jì)檔案工作作為一項(xiàng)基礎(chǔ)性的文化事業(yè)抓緊抓好。隨著國(guó)家“科教興檔”戰(zhàn)略的實(shí)施， 沒有一定的投入是難以實(shí)現(xiàn)檔案工作長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。這就要求領(lǐng)導(dǎo)干部進(jìn)一步理解、重視和支持統(tǒng)計(jì)檔案工作， 在計(jì)劃安排、工作部署、辦公經(jīng)費(fèi)和工作精力投入等方面向統(tǒng)計(jì)檔案工作傾斜。把統(tǒng)計(jì)檔案工作列入議事日程， 加強(qiáng)對(duì)統(tǒng)計(jì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)， 幫助解決統(tǒng)計(jì)檔案工作必需的物質(zhì)條件， 使統(tǒng)計(jì)檔案得到進(jìn)一步的開發(fā)和利用。因此，要糾正對(duì)統(tǒng)計(jì)檔案工作的偏見，促進(jìn)統(tǒng)計(jì)檔案工作在中心工作中具有突出位置，使教育事業(yè)統(tǒng)計(jì)檔案跟上時(shí)代前進(jìn)的步伐，更好地服務(wù)于教育工作。

4.2健全管理制度， 注重?cái)?shù)據(jù)采集。

（1）統(tǒng)計(jì)檔案工作是一項(xiàng)頭緒多、瑣碎繁雜的工作，如果沒有科學(xué)規(guī)范的制度來(lái)制約，就會(huì)無(wú)章可循、無(wú)所適從。應(yīng)結(jié)合教育事業(yè)統(tǒng)計(jì)檔案管理工作的實(shí)際和現(xiàn)實(shí)需要，進(jìn)一步完善各項(xiàng)統(tǒng)計(jì)檔案管理制度，并在抓落實(shí)上下功夫。尤其要建立健全教育事業(yè)統(tǒng)計(jì)檔案的計(jì)算機(jī)輔助管理制度，進(jìn)一步嚴(yán)格統(tǒng)計(jì)檔案材料收集歸檔的管理，更好地防止遺漏統(tǒng)計(jì)檔案資料，阻止虛假材料進(jìn)檔。要完善教育事業(yè)統(tǒng)計(jì)檔案整理工作細(xì)則，使教育事業(yè)統(tǒng)計(jì)檔案的整理更加科學(xué)、全面、完整，為教育事業(yè)統(tǒng)計(jì)檔案的開發(fā)利用奠定基礎(chǔ)。

（2）采集統(tǒng)計(jì)檔案數(shù)據(jù)是教育事業(yè)統(tǒng)計(jì)檔案工作的基礎(chǔ)，檔案管理人員必須及時(shí)采集有關(guān)的各類指標(biāo)，認(rèn)真分析、細(xì)致鑒別，做到取之有據(jù)。對(duì)不符合統(tǒng)計(jì)要求的數(shù)據(jù)材料要及時(shí)進(jìn)行反饋，確保統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)材料齊全完整、手續(xù)完備，保證教育事業(yè)統(tǒng)計(jì)檔案的權(quán)威性、準(zhǔn)確性和真實(shí)性。

4.3服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)決策，服務(wù)工作。 教育統(tǒng)計(jì)檔案也同其它檔案工作一樣， 由于種種原因， 沒有擺脫傳統(tǒng)工作模式的束縛，機(jī)制不健全，管理方式落后， 不能適應(yīng)形勢(shì)發(fā)展的需要。隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的不斷推進(jìn)， 檔案信息開發(fā)利用的重點(diǎn)也正逐步向“兩個(gè)根本性”戰(zhàn)略轉(zhuǎn)變和獲取最大經(jīng)濟(jì)效益、社會(huì)效益這一最終目標(biāo)轉(zhuǎn)變。因此，教育事業(yè)統(tǒng)計(jì)檔案工作要從被動(dòng)的檔案數(shù)據(jù)利用， 轉(zhuǎn)向主動(dòng)圍繞工作開發(fā)利用，主動(dòng)搞好服務(wù)，尤其要在領(lǐng)導(dǎo)決策時(shí)發(fā)揮好作用。要改變過去重文書檔案， 輕其他檔案的做法，利用先進(jìn)的電子設(shè)備，加大教育事業(yè)統(tǒng)計(jì)檔案的采集整理力度，增強(qiáng)保存價(jià)值。

4.4加強(qiáng)管理人員隊(duì)伍的自身建設(shè)， 提高管理人員素質(zhì)。 一是教育事業(yè)統(tǒng)計(jì)檔案專業(yè)人員的政治及業(yè)務(wù)素質(zhì)。每個(gè)檔案人員必須努力加強(qiáng)自身政治修養(yǎng)， 不斷提高政治覺悟， 熟悉教育事業(yè)統(tǒng)計(jì)業(yè)務(wù)，不斷拓寬自己的知識(shí)面。二是檔案專業(yè)人員的職業(yè)道德素質(zhì)。它要求檔案工作者要敬業(yè)愛崗， 甘于奉獻(xiàn)， 甘為他人做人梯， 要具備甘當(dāng)“配角”、甘當(dāng)無(wú)名英雄的胸懷，為檔案事業(yè)埋頭苦干、傾盡所能。三是堅(jiān)持原則， 熱情服務(wù)。檔案工作的政治性， 要求檔案人員必須遵紀(jì)守法， 堅(jiān)持原則， 以維護(hù)檔案的真實(shí)性。

4.5加強(qiáng)教育事業(yè)統(tǒng)計(jì)檔案管理現(xiàn)代化和信息化建設(shè)。 教育事業(yè)統(tǒng)計(jì)檔案是數(shù)據(jù)信息資源庫(kù)，必須合理利用各種資源，使其最大限度地發(fā)揮作用。必須要把先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)手段應(yīng)用于教育事業(yè)統(tǒng)計(jì)檔案管理， 以達(dá)到提高工作效率和延長(zhǎng)檔案壽命的目的。實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化， 是教育事業(yè)統(tǒng)計(jì)檔案服務(wù)教育事業(yè)可持續(xù)發(fā)展的需要， 也是適應(yīng)本單位對(duì)統(tǒng)計(jì)檔案信息需求日漸增強(qiáng)的客觀需要。

[文章編號(hào)]1619-2737（2014）04-08-291endprint