淺析知識管理服務對企業(yè)檔案管理及發(fā)展的影響

摘 要：企業(yè)檔案部門實施知識服務是順應時代發(fā)展潮流、應對市場競爭壓力、解決當前企業(yè)檔案工作困惑的需要。知識管理、檔案后保管范式為企業(yè)檔案知識服務提供了理論論據(jù)。實施知識服務要求企業(yè)檔案部門從服務理念、服務目的、服務主體、服務方式、服務手段、服務策略、服務過程等諸多方面實現(xiàn)對傳統(tǒng)檔案服務的超越。

關鍵詞：知識管理；企業(yè)檔案；影響方向；方式區(qū)別

1 知識管理服務與傳統(tǒng)管理服務的區(qū)別

1.知識服務首先是一種觀念，一種認識和組織服務的理念，即以信息知識的搜尋、組織、重組的知識和能力為基礎，根據(jù)企業(yè)決策者、經(jīng)營者、管理者的問題和企業(yè)環(huán)境融入他們解決問題的過程中，提供能夠有效支持知識應用和知識創(chuàng)新的服務。從觀念上看，它與傳統(tǒng)的信息服務不同。

2.知識服務是對企業(yè)的決策者、經(jīng)營者、管理者的目標提供的服

務。它關注的焦點和最后的評價不在于是否提供了信息，而在于是否通過服務解決了企業(yè)的決策者、經(jīng)營者、管理者的問題。信息服務的基點、重點、終點都是信息資源的獲取和傳遞。

3.知識服務是面向知識內(nèi)容的服務。它非常重視的是對企業(yè)的決策者、經(jīng)營者、管理者的需求的分析，根據(jù)問題確定他們的需求，通過對信息的分析和重組來形成符合需要的知識產(chǎn)品，并能夠?qū)χR產(chǎn)品的質(zhì)量和它對企業(yè)生存、發(fā)展的實用性進行評價。而傳統(tǒng)的信息服務則只是基于簡單的文獻循環(huán)式獲取的服務。

4.知識服務是面向解決方案的服務。它致力于幫助企業(yè)的決策者、經(jīng)營者、管理者找到解決方案的辦法。信息和知識的作用最主要的體現(xiàn)是對解決方案的貢獻；解決方案的形成過程，又是一個對信息和知識不斷查詢、分析、組織的過程。知識服務將提供解決企業(yè)生存、發(fā)展、競爭的方案，而傳統(tǒng)的信息服務則只是滿足于對具體信息、數(shù)據(jù)或文獻的提供。

5.知識服務是貫穿于對企業(yè)決策者、經(jīng)營者、管理者解決問題的整個過程的服務。這種知識服務應貫穿于企業(yè)的決策者、經(jīng)營者、管理者進行知識捕獲、分析、重組、應用的整個過程的全程式服務，應根據(jù)他們的需求動態(tài)地、連續(xù)地組織服務，而不像傳統(tǒng)信息服務那樣以固有的模式，固有的過程或固有的服務。

6.知識服務是面向企業(yè)增值的服務。它關注和強調(diào)利用自己獨特的知識匯總編輯能力，對現(xiàn)有資料進行加工形成新的具有獨特價值的信息產(chǎn)品，為企業(yè)的決策者、經(jīng)營者、管理者提供其信息產(chǎn)品解決問題。通過知識和專業(yè)能力來為企業(yè)的決策者、經(jīng)營者、管理者創(chuàng)造價值，通過顯著提高庫收藏檔案、資料進行知識應用和知識創(chuàng)新效率來實現(xiàn)檔案的價值；通過直接介入利用知識的創(chuàng)新過程的最困難部分和關鍵部分來提高價值，而不僅僅是像傳統(tǒng)的信息服務那樣基于資源占有，機構的物理式的積累，規(guī)模生產(chǎn)等來體現(xiàn)價值。

2 現(xiàn)代企業(yè)檔案管理中知識服務的方式

1.知識服務是融入對企業(yè)的決策者、經(jīng)營者、管理者之中和對他們決策過程的服務，而不是基于信息機構的服務，也不是游離于對企業(yè)利用者之外的服務。它將需求服務人員和企業(yè)的決策者、經(jīng)營者、管理者之間的聯(lián)系更明確、更緊密，要求建立起一種針對企業(yè)的具體的利用者或利用過程式的服務責任制。

2.知識服務將是基于專業(yè)和個人化的服務。專業(yè)化要求按照具

體專業(yè)或課題領域、經(jīng)營目標來組織和實施服務，保證對企業(yè)服務的對象，企業(yè)環(huán)境的把握；保證知識服務的質(zhì)量；個人化，要求針對個別的企業(yè)決策者、經(jīng)營者、管理者的具體需要和過程提供知識服務，保障對服務對象的了解和聯(lián)系，保障對服務對象的決策過程的跟蹤和全面信息服務。

3.知識服務將是基于集成的服務而不是依靠大而全的系統(tǒng)服務。它應當通過系統(tǒng)集成、服務集成等多種方式聯(lián)合、協(xié)調(diào)，利用多種知識、資源、人員、系統(tǒng)、服務來組織和提供對企業(yè)的經(jīng)營和發(fā)展的知識服務。

4.知識服務將是基于自主和創(chuàng)新的服務，不再是標準化和事務性工作。它要求知識服務的人員根據(jù)實際情況動態(tài)地搜尋、選擇、分析、利用各種知識，動態(tài)地設計、組織、安排、協(xié)調(diào)有關服務工作和服務目標，要求具有自主的管理意識和權利，具有創(chuàng)新精神、研究能力和管理能力。

3 知識管理是企業(yè)檔案工作走出困境的方向

傳統(tǒng)企業(yè)檔案工作要適應外部環(huán)境的變化、走出當前面臨的困境，唯有進行根本性的變革和創(chuàng)新。而根本性的變革和創(chuàng)新需要有先進工作者的管理理念與管理模式指導。而能夠指導企業(yè)檔案工作創(chuàng)新的管理理念與管理模式就是知識管理。因為知識管理是知識經(jīng)濟時代的管理范式，它能從各個層面目為企業(yè)檔案工作創(chuàng)新提供新的思維。

3.1 知識管理是知識經(jīng)濟時代的管理范式

當前，全球最根本的社會經(jīng)濟背景、時代發(fā)展潮流是知識經(jīng)濟的興起。知識經(jīng)濟是直接依賴知識和信息的生產(chǎn)、分配和使用的經(jīng)濟。在知識經(jīng)濟時代，知識成為了關鍵的經(jīng)濟資源和比較優(yōu)勢的主導的、甚至可能是唯一的源泉。知識經(jīng)濟作為一種完全不同于農(nóng)業(yè)經(jīng)濟、工業(yè)經(jīng)濟的全新的經(jīng)濟形態(tài)，必然需要一種全新的管理理念、管理模式和管理方法與之相對應。“因為知識社會是一個組織的社會，其中心器官是管理。僅僅管理就能使今日的所有知識成為有效?！敝R管理強調(diào)通過知識應用、知識創(chuàng)新，充分發(fā)揮知識在經(jīng)濟生活中的作用，最大限度地實現(xiàn)知識的價值，順應了知識經(jīng)濟這種“空前關注知識的價值”的要求，因而成為知識經(jīng)濟時代的管理范式。

3.2 知識管理是企業(yè)檔案工作創(chuàng)新的方向

檔案管理不能只重視檔案的悼念、整理和保管，而應該從關注對檔案實體的管理轉移到關注對檔案所存儲的信息、所蘊含的知識的管理。在檔案悼念過程中，應該不僅確保正式文件的歸檔，而且加強隱性知識的記錄與收集，加強非正式文件、外部信息的悼念，從而將檔案悼念活動拓展為知識積累活動。在檔案整理過程中，應該在檔案實體分類的基礎上，按照用戶的檢索偏好與利用習慣，進行多、深層次的檔案內(nèi)容分類（知識分類），從而使檔案整理活動演進為知識組織活動。在檔案鑒定過程中，應該不僅重視檔案的憑證性價值、長遠價值和保存價值，而且關注檔案的情報性價值、現(xiàn)實價值和利用價值，從而是新為知識評價活動。在檔案服務過程中，應該貫徹以用戶為中心的理念，通過信息化、網(wǎng)絡化、智能化手段，開展主動中、個性化服務、全過程服務與超前服務，努力為用戶提供具體的知識與問題解決方案（而不僅僅是檔案實體本身），從而將檔案服務活動提升為知識服務活動。

4 總結

說到知識資源管理，就不得不說一說知識管理。從知識管理審視企業(yè)檔案工作，可以促使企業(yè)檔案工作很好地適應外部環(huán)境變化的要求，通過挖掘企業(yè)檔案的知識價值，為價值創(chuàng)造活動服務，為提升企業(yè)核心競爭力服務，以適應現(xiàn)代企業(yè)制度建立和市競爭日舉國激烈的要求；通過應用現(xiàn)代信息技術，以應對電子工業(yè)文件涌現(xiàn)的沖擊；從而最終走出妝前面臨的困境，進而取得利潤。

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作者簡介

邵興蘭（1975-）， 女， 山東青島， ?？疲?廣東大唐潮州發(fā)電有限責任公司， 初級，研究方向：檔案管理