淺談檔案信息化建設(shè)中的問題探究及建議

李桃

摘 要：檔案信息化建設(shè)是目前檔案管理中的一項重要工作。目前尚存在重視程度與認(rèn)知程度不足、人員素質(zhì)較低、服務(wù)功能發(fā)揮欠缺等問題。解決這些問題的建議則是加大投入、加強培訓(xùn)、注重應(yīng)用發(fā)揮。

關(guān)鍵詞：檔案工作；信息化管理

1 信息化建設(shè)與檔案工作的關(guān)系

1、檔案信息是的信息資源。檔案信息是人類知識的結(jié)晶，是人類活動的記錄，是人們認(rèn)識和把握客觀規(guī)律的依據(jù)，是特殊的信息產(chǎn)品。信息時代的到來，檔案原生信息源，越來越社會和，主要包含三個層次：檔案的內(nèi)在信息，也檔案的內(nèi)容，這是檔案信息的；檔案的信息，也檔案的外在和特征，它依附于檔案的內(nèi)容有密切；綜述、匯編等等二次加工信息。事實上，檔案的收集、整理、存儲為檔案開發(fā)作，信息的生產(chǎn)、加工、傳播和的過程，已構(gòu)成完整的信息產(chǎn)業(yè)體系。

2、信息化建設(shè)是知識經(jīng)濟時代主線。信息是知識經(jīng)濟的主導(dǎo)和支柱。信息技術(shù)的發(fā)展將馬人類聯(lián)貫在一起，構(gòu)成全球化的人和機器的體，所謂的“網(wǎng)絡(luò)空間”或稱作“邪氣社會”的信息化環(huán)境。種社會形態(tài)下的檔案工作，檔案的信息化建設(shè)當(dāng)然是貫穿的發(fā)展主線。

3、檔案工作改革是信息化建設(shè)的要求。在信息社會中，信息消費將社會信息化進程的源。在信息化建設(shè)發(fā)展的過程中，社會各信息擔(dān)負(fù)著、存儲、加工和傳播信息的職責(zé)，有權(quán)利和義務(wù)對社會信息消費的需求反應(yīng)，社會發(fā)展和人們生活所需要的信息。這是時代賦予包括檔案在內(nèi)的社會信息的使命，是經(jīng)濟發(fā)展途徑變革的要求，是生產(chǎn)力進步轉(zhuǎn)變的要求。生產(chǎn)要素了，信息將失去生產(chǎn)力發(fā)展的關(guān)鍵因素。，檔案的文獻信息源的社會地位得以確立和，使得經(jīng)濟發(fā)展途徑的變革和發(fā)展模式的轉(zhuǎn)變，從上了社會各工作的發(fā)展和運作模式。

4、信息化建設(shè)是檔案工作改革的。信息社會的特點是信息生產(chǎn)量大，信息內(nèi)容，信息需求量激增，信息效益不均。社會信息消費需求主要來源于兩：一是生產(chǎn)需求，另一是生活需求。信息化建設(shè)，現(xiàn)階段社會龐大的信息消費需求將來信息化程度時的潛在信息消費需求，者是檔案工作改革的直接。人們生活和文化的，人們的文化需求也越來越高，檔案本身的作用社會的進步和人們思想觀念的解放而，停留在查找和借閱上，而且可以和文化教育、社會休閑等，人們的文化需求。此外，檔案售貨員、檔案學(xué)科人員與檔案工作有密切關(guān)系的人們。當(dāng)在工作中感覺到社會對檔案信息需求急劇時，工作熱情就會，責(zé)任感。而當(dāng)信息的消費者，感覺到信息消費的不可替代性時，會意識到肩負(fù)的工作的性和使命感，從而檔案工作改革加速前進。

2 當(dāng)前檔案信息化建設(shè)存在的主要問題

1、對檔案信息化建設(shè)認(rèn)知存在誤區(qū)，長遠(yuǎn)規(guī)劃缺失，建設(shè)質(zhì)量不高。部分單位對檔案信息化建設(shè)缺乏足夠的思想認(rèn)識，甚至存在認(rèn)識誤區(qū)。當(dāng)提到檔案管理時，有的認(rèn)為把檔案資料輸入電腦中就標(biāo)志著實現(xiàn)信息化管理了，所以在實施信息化的過程中，會遇到人為觀念的影響。出于思想觀念和知識水平所限，一些人對于新技術(shù)、新流程不去主動學(xué)習(xí)接受，從而產(chǎn)生抵觸情緒。所以，因為缺乏足夠的思想認(rèn)識，個別單位對檔案信息化建設(shè)缺乏長遠(yuǎn)規(guī)劃，直接影響到檔案信息化建設(shè)的成功實施。

2、工作人員信息化素養(yǎng)較低，尤其缺乏專業(yè)人才。檔案信息化建設(shè)對工作人員的要求之一就是具備良好的信息處理能力。它要求檔案管理者必須要有極為敏銳的信息意識，能夠廣泛地收集、整理、加工所面對的信息，并且能夠把這些加工整理后的信息精確地提供給需求者，以便使之能夠得以充分利用。而目前大多數(shù)檔案工作者面對信息缺乏較強的敏銳性，習(xí)慣于分裂地觀照信息現(xiàn)象，單純地從某一定的時間或空間去看待信息，不善于把它和工作實際相關(guān)聯(lián)，從而導(dǎo)致對信息資源應(yīng)有價值的辨別的失誤。因為對于檔案工作者來說，最突出的是對信息的整理、分析、加工以及對信息價值的深入挖掘和利用。

除此以外，檔案工作者還應(yīng)該提高應(yīng)用現(xiàn)代自動化辦公設(shè)備的能力。這也是檔案信息化建設(shè)對檔案工作者提出的重要要求之一。受制于傳統(tǒng)的檔案管理模式，部分檔案工作者習(xí)慣于依賴現(xiàn)有的知識、經(jīng)驗、手段開展檔案管理工作，不習(xí)慣運用新的管理模式和手段，提高工作效率和質(zhì)量。他們大多未接受過專業(yè)教育或正規(guī)培訓(xùn)，在運用現(xiàn)代化設(shè)備和手段管理檔案方面十分薄弱。

3、利用手段單一，服務(wù)能力不足。檔案信息資源有效整合程度不夠。在推進檔案管理信息化建設(shè)過程中，很重要的是充分利用各種信息資源為檔案管理服務(wù)。但一些檔案管理系統(tǒng)、辦公自動化系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)的提取和共享難以轉(zhuǎn)換，很大程度上造成了系統(tǒng)的低效運作，必然會造成在信息系統(tǒng)軟硬件完成后，檔案信息資源不能有效對接共享。

3 解決問題的建議

1、高度重視，加大資金投入

檔案信息化建設(shè)是一項大投入、長積累、晚見效的工作，我們要強化檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，積極做好檔案信息化建設(shè)的資金籌措工作，保障檔案信息化建設(shè)的資金需求。應(yīng)當(dāng)根據(jù)《檔案法》的要求，將檔案信息化建設(shè)所需經(jīng)費納入預(yù)算范圍，為檔案工作者配備與信息化建設(shè)相配套的計算機、高速掃描儀、光盤刻錄機等基礎(chǔ)設(shè)備，打好檔案信息化建設(shè)的硬件基礎(chǔ)。加大檔案基礎(chǔ)網(wǎng)絡(luò)和業(yè)務(wù)管理現(xiàn)代化等信息化建設(shè)方面的總投入，拓展信息化服務(wù)領(lǐng)域，全面提升技術(shù)服務(wù)能力。

2、加強培訓(xùn)，提高人員素質(zhì)

檔案管理者都必須經(jīng)過檔案信息化專業(yè)知識的培訓(xùn)，不斷提高運用現(xiàn)代化技術(shù)管理檔案的技能水平，按照檔案信息化建設(shè)的要求不斷更新觀念，學(xué)習(xí)新知識，掌握新技能。

加大信息化技術(shù)人才引進和培訓(xùn)力度，采取引進和培養(yǎng)并重的措施，造就一批既懂檔案業(yè)務(wù)管理又精通電子政務(wù)、現(xiàn)代信息技術(shù)和計算機操作的復(fù)合型人才。建立檔案管理員工作網(wǎng)絡(luò)；提高管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，一是認(rèn)真做好現(xiàn)職人員計算機、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)字化技術(shù)、信息管理、現(xiàn)代管理技術(shù)等知識的培訓(xùn)。二是積極開展多種形式的技術(shù)培訓(xùn)和技術(shù)交流，努力營造學(xué)習(xí)高新技術(shù)知識的良好環(huán)境。要將檔案信息化知識納入崗位培訓(xùn)的內(nèi)容和考核范圍。要配備計算機專業(yè)人員，負(fù)責(zé)網(wǎng)絡(luò)和信息系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫等的業(yè)務(wù)管理工作。要定期開展信息化研修，更新專業(yè)知識，不斷提升應(yīng)用能力。

保證檔案室常規(guī)工作的正常開展的需要，根據(jù)檔案室人員各自的特點和各項工作的需要，需全面投入，團結(jié)協(xié)作，各有側(cè)重，共同努力。

3、注重應(yīng)用，發(fā)揮檔案效益

加強檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)的建設(shè)。遵循“規(guī)范、先進、實用”的原則，把檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)納入辦公自動化系統(tǒng)中， 對文書工作和檔案工作統(tǒng)籌規(guī)劃、優(yōu)化管理，使檔案管理工作與檔案管理辦公自動化同步發(fā)展，既要滿足當(dāng)前工作需要，又要兼顧信息技術(shù)發(fā)展的趨勢。

（1）要進一步提高運用檔案管理軟件的普及率，采用符合紙質(zhì)檔案和電子文件管理標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范要求的檔案系統(tǒng)管理軟件，適應(yīng)檔案信息化發(fā)展的要求，為檔案信息采集、交換、資源共享創(chuàng)造條件。

（2）加強檔案信息建庫入網(wǎng)工作?！凹訌娋W(wǎng)絡(luò)信息服務(wù)，增強檔案管理的質(zhì)量，使的檔案管理信息得到充分的物暢其流，通過檔案管理的服務(wù)化，多樣化，現(xiàn)代化，來滿足檔案管理全方位的需求”。充分利用和發(fā)揮互聯(lián)網(wǎng)網(wǎng)站的作用，把檔案數(shù)據(jù)庫作為單位的重要信息資源，納入整體格局中，逐步構(gòu)建檔案文獻數(shù)據(jù)庫。

（3）以檔案網(wǎng)站為主體，形成方便快捷、四通八達的檔案工作信息網(wǎng)，積極促進檔案信息資源共享。把檔案網(wǎng)站建設(shè)成為宣傳檔案工作、開展檔案信息服務(wù)的窗口。提供網(wǎng)上查詢和使用服務(wù)，進一步發(fā)揮檔案信息資源的服務(wù)作用。通過檔案網(wǎng)站將數(shù)字化的檔案目錄、文件目錄、編研信息、學(xué)生檔案去向信息、畢業(yè)生照片等展現(xiàn)出來。

參考文獻

[1]《全國檔案信息化建設(shè)綱要》.

[2]戴玉霞.淺議檔案管理信息化[J].黑龍江科技信息，2010（29）.endprint