論鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院檔案管理工作現(xiàn)狀

楊恒寶，楊金亮

摘 要：本文對現(xiàn)階段鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院的檔案管理工作狀況進行總結(jié)分析，其主要問題體現(xiàn)在檔案管理意識淡薄、管理技術(shù)及設(shè)備更新不足、檔案管理制度不夠健全等方面。繼而針對其發(fā)展現(xiàn)狀，提出檔案管理工作的創(chuàng)新性改進措施，具體包括：建立健全檔案管理制度，提高檔案管理與利用的自覺性；更新檔案管理硬件設(shè)備，對檔案管理者進行系統(tǒng)培訓(xùn)；構(gòu)建衛(wèi)生院網(wǎng)絡(luò)管理體系，加大對檔案資源的開發(fā)利用等。

關(guān)鍵詞：鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院；檔案；管理；工作現(xiàn)狀

檔案管理是鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院管理工作中必不可少的組成部分，在衛(wèi)生院發(fā)展過程中具有重要的意義。健全有序的檔案管理工作是推動衛(wèi)生院日常工作正常運轉(zhuǎn)、促進其醫(yī)療工作及醫(yī)學(xué)研究深入發(fā)展的助推器。因此，鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院應(yīng)當提高對檔案管理工作的重視度，深入分析檔案管理工作的現(xiàn)狀，并積極尋求與探索創(chuàng)新性的改善措施，以提高衛(wèi)生院的檔案管理工作水平。

1 鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院檔案管理工作現(xiàn)狀分析

目前我國各鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院管理工作往往側(cè)重于醫(yī)療管理、人事管理與行政管理等方面，在檔案管理方面則明顯關(guān)注不足，缺少完備而有效的檔案管理制度，也未形成較為全面與系統(tǒng)的衛(wèi)生院檔案管理體系。統(tǒng)觀各鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院檔案管理的工作現(xiàn)狀，我們可以將其基本問題歸納為以下幾個方面。

1.1 檔案管理意識淡薄，檔案利用率有待提高

鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院對于檔案的價值缺乏認識，在檔案工作方面的利用意識與管理意識都較為淡薄，因此往往會忽略或輕視檔案管理工作，沒有意識到檔案管理工作在衛(wèi)生院管理工作可以發(fā)揮多么重要的作用。鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院對檔案本身以及檔案管理重視不足，因此造成了衛(wèi)生院內(nèi)檔案資源的開發(fā)與存儲工作都處于一種匱乏的狀態(tài)。這不僅體現(xiàn)在檔案資源開發(fā)與儲備的不足，而且表現(xiàn)為衛(wèi)生院對檔案的利用效率較為低下，由此造成衛(wèi)生院管理工作稍顯拖沓，效率不高。

1.2 檔案管理技術(shù)及設(shè)備更新不足，管理方法有待改善

不少鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院的檔案存儲與保管缺少足夠的空間，甚至在某些情況下，原有檔案用房會被騰出來用作醫(yī)療用房，導(dǎo)致檔案空間嚴重不足。檔案管理的硬件設(shè)施更新不足，設(shè)備較為落后，同時缺乏現(xiàn)代化的檔案管理技術(shù)與方法。隨著計算機網(wǎng)絡(luò)與信息技術(shù)的發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)也滲透到鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院的管理工作中。很多鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院充分利用計算機管理技術(shù)，對管理工作起到很大的促進作用。但在衛(wèi)生院工作中，現(xiàn)代信息管理技術(shù)在檔案管理工作中的運用卻非常少。檔案管理工作無論在硬件設(shè)備還是信息技術(shù)、管理方法方面都沒有跟上時代發(fā)展的步伐。

1.3 檔案管理制度不夠健全，工作人員專業(yè)水平有待提高

鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院中沒有形成較為完善的檔案管理制度。檔案管理制度不健全，往往會導(dǎo)致檔案管理工作的檔案不齊全、分類不細致、利用效率低下。沒有嚴格的檔案管理制度來約束的檔案管理常會出現(xiàn)管理混亂與效率低下的情況。很多衛(wèi)生院沒有將檔案管理工作納入到工作人員的考核過程中。而從事檔案管理工作的人員缺少專業(yè)人才，專業(yè)知識缺乏，業(yè)務(wù)水平不高。鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院對檔案管理人員提供系統(tǒng)培訓(xùn)的機會不多，因此他們在檔案管理工作中嚴重依賴往日的經(jīng)驗，在思維方式及管理方法方面都更新不足，墨守成規(guī)，缺乏創(chuàng)新。

2 鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院檔案管理工作的創(chuàng)新措施

2.1 建立健全檔案管理制度，提高檔案管理與利用的自覺性

鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院應(yīng)加強對檔案管理制度的建立，形成較為完善的檔案管理體系，推行衛(wèi)生院檔案工作的規(guī)范化管理。檔案管理制度的制定與完善要依據(jù)我國檔案法的有關(guān)規(guī)定，并結(jié)合相應(yīng)衛(wèi)生院檔案管理辦法的相關(guān)規(guī)定，建立起一套既具有科學(xué)性又具有可行性的較為系統(tǒng)全面的管理制度。在一整套嚴密而科學(xué)的檔案管理制度下，鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院還應(yīng)該注重培養(yǎng)員工形成檔案意識，普及檔案知識，提高檔案的利用效率。鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院的檔案管理工作，要嚴格遵循嚴密的檔案管理制度，發(fā)動工作人員的檔案管理意識與檔案利用意識，正確處理檔案管理與醫(yī)療管理、人事管理、行政管理的關(guān)系，切實發(fā)揮檔案管理在衛(wèi)生院管理工作中的作用。

2.2 更新檔案管理硬件設(shè)備，對檔案管理者進行系統(tǒng)培訓(xùn)

鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院需要技術(shù)更新檔案管理的硬件設(shè)備，引進先進的檔案管理經(jīng)驗與技術(shù)方法，提高大綱管理水平，實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化。在硬件設(shè)備更新方面，衛(wèi)生院要及時提供相應(yīng)的管理設(shè)備，比如足夠的檔案管理空間、防濕防潮防蟲的空調(diào)設(shè)備或其他設(shè)備，提供計算機設(shè)備推進檔案的信息化管理。在軟件更新方面，衛(wèi)生院應(yīng)大力推進檔案資源的數(shù)字化，利用先進的計算機基礎(chǔ)建立系統(tǒng)的檔案管理數(shù)據(jù)庫，既豐富了檔案儲存方式與方法，實現(xiàn)檔案管理的自動化，又能提高檔案利用效率，節(jié)約檔案提取及傳遞的時間。另外，衛(wèi)生院應(yīng)對檔案管理人員進行集中的系統(tǒng)培訓(xùn)，為檔案工作者提供更多的學(xué)習(xí)機會，或者安排各衛(wèi)生部門之間進行集中學(xué)習(xí)培訓(xùn)，或定時組織不同部門與醫(yī)院之間的學(xué)習(xí)交流活動，促進工作人員之間相互學(xué)習(xí)與借鑒經(jīng)驗，交流專業(yè)知識與技能。鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院可以通過系統(tǒng)培訓(xùn)與學(xué)習(xí)交流活動，更新與提高從業(yè)人員的專業(yè)知識與業(yè)務(wù)技能，提升其檔案管理的專業(yè)素質(zhì)及整體水平。

2.3 構(gòu)建衛(wèi)生院網(wǎng)絡(luò)管理體系，加大對檔案資源的開發(fā)利用

鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院可以構(gòu)建一種網(wǎng)絡(luò)化逐級管理的體系，比如，院長或副院長直接領(lǐng)導(dǎo)，以辦公室主任作為負責(zé)人，檔案管理人員為具體操作人員，形成一個檔案管理三級網(wǎng)絡(luò)體系，實行集中領(lǐng)導(dǎo)、分級負責(zé)與統(tǒng)一操作的檔案管理體系。這樣的網(wǎng)絡(luò)管理體系的建立，既有利于各級部門進行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、有效監(jiān)督，又能提高檔案工作人員的工作積極性，提高檔案管理工作的效率。此外，衛(wèi)生院應(yīng)積極鼓勵檔案工作人員加大檔案資源的開發(fā)力度，增加檔案資源的開發(fā)方法，拓寬資源開發(fā)渠道，比如可以在不同衛(wèi)生院或醫(yī)院之間進行檔案資源的網(wǎng)絡(luò)聯(lián)接，實現(xiàn)院與院之間部分檔案資源的共享。檔案資源的開發(fā)與管理最終是為了提供檔案信息資源，實現(xiàn)檔案資源利用的最大化，提高檔案利用效益。

檔案管理在衛(wèi)生院工作中的有效利用，既可以促進行政工作與人事管理工作的進行，又可以為衛(wèi)生院臨床醫(yī)療以及科學(xué)研究工作提供服務(wù)。鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院應(yīng)該提高對檔案管理工作的重視，合理地開發(fā)與利用檔案信息資源，完善檔案管理制度，提高檔案工作效率，使檔案資源發(fā)揮其最大的作用，推進衛(wèi)生院各項工作的發(fā)展。

作者簡介

楊恒寶（1977—） ，男，畢業(yè)于濱州醫(yī)學(xué)院中醫(yī)專業(yè)，山東省委黨校研究生在讀。現(xiàn)任山東省鄒平縣碼頭鎮(zhèn)衛(wèi)生院院長，從事院日常業(yè)務(wù)及檔案管理等工作十幾年