淺談如何做好醫(yī)院基建檔案工作

曹志軍

摘 要：隨著醫(yī)院基建工程項目的逐年增多，其重要性越來越受到重視。本文通過對醫(yī)院基建檔案中存在的問題進行分析總結，提出了加強醫(yī)院基建檔案管理的建議，以促進醫(yī)院基建檔案的管理水平。

關鍵詞：醫(yī)院；基建檔案；建議

近年來，隨著國家社會經濟的發(fā)展，人民生活水平的提高，陳舊的醫(yī)療環(huán)境已不能滿足人民的需求，也影響了醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展。全國醫(yī)院迎來了改擴建的浪潮，很多醫(yī)院建設項目也被列入省、市重點建設項目。隨著醫(yī)院基礎設施建設的快速發(fā)展，基建檔案工作的重要性也越來越清晰的體現(xiàn)出來。

1 醫(yī)院基建檔案的重要性

1.1 為醫(yī)院建設發(fā)展提供歷史資料

醫(yī)院基建檔案為醫(yī)院規(guī)劃、建設、管理提供歷史依據(jù)，它不僅服務于今天，也有利于未來。基建檔案中的文字、圖紙、影像為醫(yī)院的規(guī)劃建設發(fā)展提供技術參數(shù)指標，為歷史查找、產權查證、經濟糾紛以及科學研究等提供素材，所以，做好工程項目的檔案管理工作對推動醫(yī)院經濟可持續(xù)發(fā)展具有十分重要的意義。

1.2 為醫(yī)院改擴建工程提供數(shù)據(jù)

基建檔案的好壞直接關系到醫(yī)院整體建設和維修改造的速度、成本，甚至影響到建筑安全，是醫(yī)院基建管理中長期而重要的工作任務[]。隨著時間的推移，當初的基建人員或退休或調離，當樓內水暖電檢修、改造、新型大型醫(yī)療設備安裝、科室調整改造等后續(xù)工程，完全依賴基建檔案。尤其醫(yī)院不同于一般的建筑物，其內部的放射科、手術室、感染科等特殊建筑，原始的基建檔案可以為這些特殊的科室維護、改造提供非常重要的依據(jù)。

1.3 為反腐倡廉提供重要資料

基建檔案不僅記錄了醫(yī)院建設與發(fā)展的歷史，同時也記錄了工程項目的招、投標過程、施工過程中設計變更、簽證，工程材料選用等一系列的資料，為后期審計部門審查，打擊貪污腐敗、維護廉政提供重要依據(jù)。

2 目前醫(yī)院基建檔案主要存在的問題

2.1 基建檔案工作滯后

基建檔案收集整理具有涉及建設單位、監(jiān)理、施工等多個部門、施工程序復雜、時間跨度大等特點。參與建設的施工單位技術水平、管理水平良莠不齊，大部分只重視工程進度、工程質量等硬性指標的效果，對工程資料收集滯后。有時因工程款沒有及時到位，施工出現(xiàn)間歇現(xiàn)象，施工單位的領導或負責工程的技術員不斷更換，資料交接不到位，導致一些資料殘缺不全。往往在項目竣工接近驗收時采取補救措施，按照以往工作慣例編制資料，交到建設單位的資料不能真實反映施工現(xiàn)場實際數(shù)據(jù)，給后期的維修和日常使用帶來很大的麻煩。

2.2 缺少專業(yè)專職檔案員人員

有些醫(yī)院派醫(yī)院的檔案人員對建設檔案進行管理，檔案人員只懂得檔案知識，沒有工程項目建設的相關技術知識，難以確定歸檔資料能否反映工程竣工時的實際情況，判斷不清是否圖物相符，不能準確辨別數(shù)據(jù)可靠性。有些醫(yī)院派基建部門的技術員兼職檔案工作，多數(shù)兼職檔案員對檔案基礎不扎實，不熟悉檔案工作規(guī)律、分類方法及有關規(guī)范，同時肩負著繁重的基建任務，對基建資料不能及時進行整理、收集、立卷、歸檔等，直接影響了檔案質量。

2.3 文件材料收集不規(guī)范、不全面

由于收集單位多，各單位管理方式不一致，使檔案資料不規(guī)范。如許多參建單位將原始資料保存在本單位，只將復印件交予建設單位，不符合檔案管理制度；有些原始資料無經規(guī)范手續(xù)被多次涂改；有些質檢報告等用私章或計算機打印代替簽名。缺少圖像、聲像等形式資料。

2.4 竣工圖紙與實物不符

工程變更簽證較多的時候，有的施工單位為了節(jié)省資金，將原施工圖與變更圖加蓋上竣工圖章就合成了竣工圖，竣工圖中沒有根據(jù)設計變更通知單作相應的修改圖。更有的直接用施工圖代替竣工圖，無任何標志說明。有的沒有加蓋竣工圖章、設計出圖章等。使竣工圖紙失去準確性，造成竣工圖與實物不符。

3 對醫(yī)院基建檔案工作的建議

3.1 健全、完善基建檔案管理制度

醫(yī)院要結合本單位的實際工作情況，制定出一套切實可行的規(guī)章制度、工作細則、崗位職責等，主要明確基建檔案管理的范圍，歸檔的基本要求和基本內容，基建檔案的移交與整理、保存與借閱的要求，使檔案人員及相關工程人員有章可循，確保檔案的歸檔率、完整率和準確率。

3.2 明確工程檔案資料收集范圍

要做好醫(yī)院基建檔案資料收集工作，就必須對工程檔案資料的收集有一個明確的范圍。對于不同的項目收集資料的范圍不相一致，不能僅僅依靠施工單位的經驗進行收取，建設單位檔案人員要事先了解清楚工程項目的規(guī)模、前期手續(xù)、使用功能等情況，同時對照相關檔案部門的檔案整編要求，列出必須收集的檔案資料清單，在開工時將清單印發(fā)到監(jiān)理、各施工單位及相關部門。

3.3 配置專業(yè)的基建檔案人員，同時加強業(yè)務培訓，提高業(yè)務素質

隨著基建檔案管理向著信息化、規(guī)范化邁進，基建檔案管理工作又是一項很復雜的工作，這就需要檔案管理者：一是必須懂得建筑工程的專業(yè)知識，二是必須懂得檔案業(yè)務，三是掌握電子文檔管理和網(wǎng)絡技術，四是具備較高的政治素質、理論修養(yǎng)、法規(guī)觀念、職業(yè)道德和敬業(yè)精神。同時，檔案管理人員必須與時俱進，醫(yī)院應當經常地派檔案人員到檔案管理部門進行學習、業(yè)務交流，逐步規(guī)范檔案資料編制流程、歸案范圍、整理分類方法等，從而提高基建檔案管理質量。

3.4 信息化進程

對于有條件的醫(yī)院，應當實現(xiàn)基建檔案管理的電子化。從工程準備、監(jiān)理、施工、竣工驗收等幾個階段進行錄入收集，進行合理立卷。對于紙質檔案，可以通過電子掃描的方式將其形成電子文件保存下來。電子檔案的實現(xiàn)，不僅可以減少原件的損耗，而且也可提高查詢檢索速度，其統(tǒng)計功能也很強大，能提高工作效率和質量，提高檔案利用率。

總之，基建檔案反映基建工程項目的真實面貌，是基建工程項目的重要組成部分之一。它既為醫(yī)院的建設、維修、管理、改建、擴建服務，又為醫(yī)院的經濟建設和醫(yī)療事業(yè)的不斷發(fā)展服務。因此，我們必須做好基建檔案建設及管理工作，把好質量關，維護基建檔案的完整、準確、系統(tǒng)、安全，并不斷地提高業(yè)務水平和服務質量，使基建檔案在提供利用中更好的發(fā)揮其作用，為醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展提供更好的服務。

參考文獻

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