運用WPS分節(jié)符、目錄自動生成等技術(shù)編寫科研報告

摘要：以實際工作為例，較為詳細地敘述了采用WPS分節(jié)符插入、目錄自動生成等技術(shù)編寫一部完整科研報告的主要過程，為雜志發(fā)布、畢業(yè)論文撰寫等類似工作提供了借鑒。同時，撰寫了應(yīng)用體會，從國家安全戰(zhàn)略的角度出發(fā)，提出了開發(fā)和使用國產(chǎn)應(yīng)用軟件的重要性。

關(guān)鍵詞：分節(jié)符；正文；標(biāo)題；目錄；體會

中圖分類號：E866 文獻標(biāo)識碼：A 文章編號：1009-3044（2014）05-0995-02

WPS （Word Processing System），中文意為文字編輯系統(tǒng)，是金山軟件公司W(wǎng)PS Office 軟件包中的一種文字辦公軟件。最初出現(xiàn)于1989年，在微軟Windows系統(tǒng)出現(xiàn)以前，DOS系統(tǒng)盛行的年代，WPS曾是中國最流行的文字處理軟件。

早在20世紀(jì)90年代初，某些單位還能看見中國金山公司的WPS文字處理軟件在使用，后來微軟Word軟件成為了大家常用的文字處理軟件，甚至就連有些單位的計算機技能考試也把Word軟件的應(yīng)用水平作為主要測試手段。

近些年來，由于WPS軟件的功能不斷強大，以及處于國家、企業(yè)安全的需要，國產(chǎn)軟件逐漸回歸到大眾的視野。

由于工作性質(zhì)的原因，本單位的科研人員每年都要撰寫相關(guān)的研究報告。在沒有電腦的時候，都是由科研人員手工撰寫，然后將文稿交到對口的制圖印刷廠由印刷廠技術(shù)人員，編排出版。在前些年電腦較少的時候，相應(yīng)的辦公軟件配備較少，雖說文字錄入由研究人員自己完成，但最后的編排出版還是交由制圖印刷廠處理。后來，由于電腦應(yīng)用比較普及，同時網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用發(fā)展較快，單位的信息安全也日益受到重視。為此，公司要求所有的研究報告都要由科研人員自己編寫完成，并在自己單位打印成冊，只是最后的封面印刷和裝訂拿到印刷廠辦理。

對于文字錄入來說，科研人員輕車熟路，但要編寫一本完整的科研報告頗費一番功夫。由于不懂得自動生成目錄以及頁面分隔符的運用，起初只好將封面、內(nèi)封、摘要、目錄、正文、附件等分別形成文檔。如果正文部分做了修改，還得到摘要、目錄等部分的文檔中進行修改，費時費力。雖說有些資料可以借鑒，但沒有一個完整的制作過程可以參考。所以，該文就以自身實際工作為例，介紹利用WPS軟件的相關(guān)技術(shù)編寫一部科研報告的全過程。此過程，可以沿用到雜志、書籍的出版以及大學(xué)生畢業(yè)論文撰寫當(dāng)中。

1 科研報告編寫過程

一本完整的科研報告主要包括：封面、內(nèi)封、摘要、目錄、正文、附件、封底等幾部分。由于目前WPS應(yīng)用比較廣泛，以下就以WPS 2012為例，敘述運用該軟件相關(guān)技術(shù)編寫科研報告的主要過程。

1.1 文檔錄入及格式編排

首先，按照本公司《科研成果管理規(guī)范》中對封面、內(nèi)封、摘要、正文以及表格、圖件所要求的規(guī)范，在一個文檔中完成所有上述部分的錄入和編排。每部分的具體格式以及文字大小、行間距、頁面設(shè)置等問題，這里不做具體詳述。

但是要注意的是：科研報告將來都要實現(xiàn)雙面打印，為了裝訂美觀，封面、內(nèi)封、摘要、正文等各部分都要單獨從一頁開始，因此封面、內(nèi)封、摘要、正文之間編排時要留出空白頁。而且，正文部分如果有若干章的話，每一章都要獨立開始，也就是說后一章不續(xù)著前一章的后部錄入，而是另起一頁開始本章的內(nèi)容。

1.2 分節(jié)符及正文頁碼插入

作為一部完整的報告，一般來說報告的正文部分是必須標(biāo)注頁碼的，而封面、內(nèi)封、摘要、目錄等部分則不必標(biāo)注頁碼。但是如果不采取技術(shù)手段，插入頁碼時，卻會將封面等部分都標(biāo)注上頁碼。這就要求正文部分在插入頁碼時獨立進行，封面、摘要等部分與正文不應(yīng)是一個連續(xù)的整體。實現(xiàn)此項上述要求，需要應(yīng)用WPS的分節(jié)符功能才可以將正文與前面的封面等部分分節(jié)。

1.2.1分節(jié)符插入

在WPS主菜單上點擊“章節(jié)”，可以看到主菜單下面有“章節(jié)管理”項，點擊其中的“拆分章節(jié)”，在出現(xiàn)的下拉菜單中，選定“下一頁分節(jié)符”。這樣就會將前后兩頁分為相對獨立的兩節(jié)，當(dāng)鼠標(biāo)點擊到分節(jié)符前后不同頁時，文檔最下面的狀態(tài)欄就會顯示頁碼、節(jié)數(shù)、文檔總頁數(shù)以及當(dāng)前具體頁數(shù)等信息。

比如，已將正文和封面等部分為前后兩節(jié)，當(dāng)鼠標(biāo)點擊到正文開始的部分時，狀態(tài)欄上如果顯示“頁面：9/71 節(jié)：2/2節(jié)”等信息，則表明所編寫的報告共有71頁，正文部分位于第二節(jié)，目前正處于總報告第9頁的位置。

1.2.2正文頁碼插入

對正文與前面的封面等部分分節(jié)后，就可以單獨為正文部分插入頁碼。

將鼠標(biāo)定位在正文部分，在WPS主菜單上點擊“章節(jié)”，可以看到主菜單下面有“章節(jié)管理”項，再點擊“頁眉/頁腳”項中的“頁眉和頁腳”，此時主菜單下面顯示的都是“頁眉和頁腳”的功能項，并且光標(biāo)是停留在頁眉的位置。在出現(xiàn)“頁眉和頁腳”的菜單界面上點擊“頁眉頁腳切換”，則光標(biāo)會轉(zhuǎn)換定位在頁腳的位置。

由于正文與封面等部分已經(jīng)分為前后兩節(jié)，要想只為正文插入頁碼則必須在“頁眉和頁腳”菜單界面上，點擊已經(jīng)處于亮著狀態(tài)的“同前節(jié)”按鈕，將其變灰，這樣在為正文插入頁碼時，前面的封面等部分才不會跟著插入頁碼。

接下來，點擊文檔下面出現(xiàn)的“插入頁碼”按鈕。在隨后出現(xiàn)的“插入頁碼”圖形界面上，根據(jù)自己的需要，選定 “樣式”、“位置”、“應(yīng)用范圍”項，確定“重新開始編號”的“起始值”，然后，點擊“插入頁碼”圖形界面上的“確定”項，正文頁腳上即刻會標(biāo)注上頁碼，而且此時封面等部分卻不會附帶頁碼。

1.3 目錄自動生成

通常，長文檔的正文內(nèi)容完成之后，還需要制作目錄。

所謂“目錄”，就是文檔中各級標(biāo)題的列表，目錄的作用在于方便閱讀者可以快速地檢閱或定位到感興趣的內(nèi)容，同時比較容易了解文章的綱目結(jié)構(gòu)。

如果手動為長文檔制作目錄或索引，工作量都是相當(dāng)大的。而且弊端很多，比如當(dāng)對文檔的標(biāo)題內(nèi)容更改后，又得再次更改目錄。所以利用WPS自動生成目錄功能，是提高長文檔制作效率的有效途徑之一。

使用WPS 2012為文檔創(chuàng)建目錄，最好的方法是依據(jù)標(biāo)題的樣式生成。具體地說，就是先為文檔的各級標(biāo)題指定恰當(dāng)?shù)臉?biāo)題樣式，然后WPS就會識別相應(yīng)的標(biāo)題樣式，從而完成目錄的制作。

1.3.1 目錄各級標(biāo)題確定

在目錄自動生成文檔之前，必須搞清楚編寫的報告需要顯示幾級目錄，然后確定報告正文中的標(biāo)題級別。一般來，報告目錄中顯示3級目錄就可以，所以在正文中首先要劃分1級標(biāo)題，然后是2級標(biāo)題，再確定3級標(biāo)題。自動生成目錄時，一級目錄對應(yīng)的是1級標(biāo)題，其他類推。

比如，某一個報告共有如下幾部分，如圖1所示。在劃分標(biāo)題時就應(yīng)將“概況”、“ ***技術(shù)研究”、“ 應(yīng)用效果”、“結(jié)論及建議”確定為1級標(biāo)題，將“數(shù)據(jù)安全策略研究與實施”等確定為2級標(biāo)題，將“數(shù)據(jù)自動歸檔技術(shù)開發(fā)”等確定為3級標(biāo)題。只有這樣，才會最終形成三級目錄。

圖1 科研報告結(jié)構(gòu)示意圖

具體做法如下：

首先，點擊WPS主菜單的“開始”項，主菜單下面的樣式項中會出現(xiàn)“正文”、“標(biāo)題1”、“標(biāo)題2”、“標(biāo)題3”等信息。

接著，將正文中的“概況”等標(biāo)題用鼠標(biāo)選定變黑。點擊 “樣式”菜單中“標(biāo)題1”，按要求將“概況”設(shè)置為一級標(biāo)題，此時“概況”會變得與以前不同，字體大小、粗細都會發(fā)生變化。然后，按照《科研成果管理規(guī)范》中對1級標(biāo)題的要求，調(diào)整已經(jīng)成為1級標(biāo)題“概況”的字體大小、粗細以及行間距等。報告中的“ ***技術(shù)研究”、“ 應(yīng)用效果”、“結(jié)論及建議”等標(biāo)題，依上述方法處理，確定為1級標(biāo)題。

剩下正文中2級和3級標(biāo)題確定方法，以及字體的要求也與上述1級標(biāo)題處理方法類似。

1.3.2 目錄自動生成

為文檔的各級標(biāo)題指定了恰當(dāng)?shù)臉?biāo)題樣式后，就可以直接制作文檔目錄了。

將鼠標(biāo)點擊到正文的前面的空白頁，在此頁的上部居中輸入“目錄”，二字，然后鼠標(biāo)點擊到“目錄”下方恰當(dāng)?shù)奈恢?，選擇主菜單“引用→插入目錄”命令，打開“目錄”對話框。

在這里主要需確定的是“制表符前導(dǎo)符”、 “顯示級別”項，選定“顯示頁碼”、“頁碼右對齊”、“使用超鏈接”。“制表符前導(dǎo)符”主要是根據(jù)大家可以接受的樣式來確定。而“顯示級別”則根據(jù)科研報告需要顯示幾級目錄來規(guī)定。該文前面的例子要顯示三級目錄，而且也已經(jīng)確定好了3級標(biāo)題，所以此時的“顯示級別”設(shè)置為3即可，打印預(yù)覽方框內(nèi)則顯示的是3級標(biāo)題的式樣。

完成與目錄格式相關(guān)的選項設(shè)置之后，單擊“確定”按鈕，WPS即可自動生成目錄。

目錄生成后，也許外觀并不符合要求，在這種情況下，可以方便地根據(jù)自己的要求進行更改。 （下轉(zhuǎn)第1002頁）

（上接第996頁）

最后，值得注意的是，如果當(dāng)目錄制作完成后又對文檔進行了修改，不管是修改了標(biāo)題或正文內(nèi)容，為了保證目錄的絕對正確，請對目錄進行更新。操作方法為：將鼠標(biāo)移至目錄區(qū)域單擊右鍵，在彈出的菜單中選擇“更新域”命令，打開“更新目錄”對話框，選擇“更新整個目錄”單選框，然后單擊“確定”即可更新目錄。

2 WPS軟件應(yīng)用體會

利用WPS自動生成目錄等技術(shù)，確實為編寫科研報告提供了便捷的途徑。而且，在日常的辦公過程中WPS軟件為文字錄入、版面編排等方面也提供很多了便利之處。但應(yīng)用之余，產(chǎn)生了一點體會。

由于中國很多用戶長期使用微軟Office軟件包開展工作，已經(jīng)對該套軟件非常熟悉，所以自然而然會產(chǎn)生一定的依賴性。而且，隨著軟件的不斷升級，國內(nèi)用戶也會逐漸更新電腦中的Office辦公軟件。這樣產(chǎn)生的結(jié)果是，本國用戶會慢慢被外國公司套牢，最終受制于人。

并且，這些新版本軟件在安裝配置方面存在限制。比如，一套微軟Office 2010軟件只能限定安裝5臺電腦。最新版本的微軟Office 2013還有一個比較令人頭疼的問題，一旦零售版微軟Office 2013在一臺PC機上安裝并激活，用戶就無法卸載并在其他機器上重新安裝。也就是說，零售版的Office 2013在安裝后將和該電腦永久綁定，用戶無法將授權(quán)遷移至其他設(shè)備當(dāng)中。這些情況對于電腦用戶較多的企業(yè)以及因工作需要更換電腦的用戶來說，使用國外軟件無疑會增加應(yīng)用成本以及應(yīng)用上的麻煩。況且，微軟新發(fā)行的軟件必須通過互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)注冊才可以擁有使用權(quán)，由此還會涉及到信息安全方面的諸多問題。

國產(chǎn)軟件不但價格低廉，而且通過多年不斷地完善，在功能上絲毫不遜于國外軟件。因此，從國家安全戰(zhàn)略以及獨立自主的角度出發(fā)，應(yīng)該大力提倡發(fā)展和使用國產(chǎn)應(yīng)用軟件。中國的市場大，用戶多，發(fā)展國產(chǎn)應(yīng)用軟件大有希望。

3 結(jié)束語

WPS Office是一款辦公軟件套裝，可以實現(xiàn)辦公軟件最常用的文字、表格、演示等多種功能。內(nèi)存占用低，運行速度快，體積小巧。具有強大插件平臺支持，免費提供海量在線存儲空間及文檔模板，支持閱讀和輸出PDF文件，可以直接保存和打開微軟Word、Excel 和 PowerPoint 文件，也可以用微軟 Office輕松編輯WPS系列文檔，已成為眾多企事業(yè)單位的標(biāo)準(zhǔn)辦公平臺。

本文以實際工作為例，較為詳細敘述了采用WPS 文字模塊相關(guān)技術(shù)編寫一部完整科研報告的主要過程。某些雜志、書籍的出版以及大學(xué)生、研究生畢業(yè)論文的撰寫都可以以此為借鑒。企業(yè)為了節(jié)約成本，應(yīng)該盡可能地可以使用價格低廉，實用性強的國產(chǎn)應(yīng)用軟件。最重要的是從國家安全戰(zhàn)略的角度出發(fā)，為了防止受制于人，應(yīng)大力提倡發(fā)展國產(chǎn)相關(guān)應(yīng)用軟件。

參考文獻：

[1] 黃漢軍.WPS Office 2012應(yīng)用基礎(chǔ)教程[M].廣州：暨南大學(xué)出版社，2012：39-52.