流程管理理論在高?？⒐そY(jié)算審計(jì)中的運(yùn)用

郁炯 劉丹丹

[摘要]本文從高校建設(shè)工程竣工結(jié)算審計(jì)的特點(diǎn)和現(xiàn)實(shí)需求出發(fā)，借鑒流程管理方法，對(duì)傳統(tǒng)竣工結(jié)算審計(jì)的關(guān)鍵業(yè)務(wù)流程進(jìn)行調(diào)整，并通過創(chuàng)建和運(yùn)用建設(shè)工程審計(jì)管理軟件平臺(tái)，高質(zhì)高效地完成高校建設(shè)工程審計(jì)工作。

[關(guān)鍵詞]流程管理? ? 高校? ? 建設(shè)工程? ? 竣工結(jié)算審計(jì)? ? 管理平臺(tái)

一、高?？⒐そY(jié)算審計(jì)的特點(diǎn)和難點(diǎn)

（一）送審項(xiàng)目類別多樣、數(shù)量繁多

隨著近年來國(guó)家對(duì)高等教育投入的持續(xù)加大，高校的新建和修繕任務(wù)日趨繁重，工程內(nèi)容涉及土建、安裝、裝飾、園林綠化、校園管網(wǎng)、信息化和安防技防等各種類別;時(shí)間跨度短則數(shù)月，長(zhǎng)則一年、兩年甚至若干年。

2000年，教育部發(fā)布了《教育部關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)建設(shè)工程、修繕工程項(xiàng)目審計(jì)的通知》，明確規(guī)定建設(shè)工程、修繕工程項(xiàng)目未經(jīng)審計(jì)不得辦理結(jié)算手續(xù)，由此，建設(shè)工程竣工結(jié)算審計(jì)的業(yè)務(wù)需求急劇膨脹。

（二）送審資料有失完整和規(guī)范

審計(jì)證據(jù)是對(duì)被審計(jì)事項(xiàng)作出正確評(píng)價(jià)、出具審計(jì)結(jié)論的基礎(chǔ)性證明材料，在審計(jì)過程中起著至關(guān)重要的作用。建設(shè)工程竣工結(jié)算審計(jì)證據(jù)的重要來源之一，就是經(jīng)工程管理部門收集、確認(rèn)和簽署審核意見的各類建設(shè)投資活動(dòng)信息，統(tǒng)稱為“送審資料”。

送審資料是實(shí)時(shí)、完整記錄建設(shè)工程運(yùn)行過程所有業(yè)務(wù)活動(dòng)的載體。只有通過這些載體，審計(jì)才能在事后對(duì)已完成的建設(shè)工程各主要階段、重要環(huán)節(jié)的業(yè)務(wù)活動(dòng)進(jìn)行檢查和評(píng)價(jià)。送審資料真實(shí)可靠、合法充分是作出正確審計(jì)結(jié)論的前提，直接影響審計(jì)效率與效果。

就目前高校建設(shè)工程管理體制、機(jī)制、制度及隊(duì)伍建設(shè)的現(xiàn)狀來看，工程資料管理的現(xiàn)狀與目標(biāo)尚存差距。在建設(shè)工程的管理運(yùn)行中，由于工程管理部門或工程實(shí)施方未實(shí)時(shí)建立或妥善保管各類準(zhǔn)確記錄投資活動(dòng)的必備資料，常常導(dǎo)致送審資料不完備或不規(guī)范。因此，把好送審資料審核關(guān)，是建設(shè)工程竣工結(jié)算審計(jì)的首要環(huán)節(jié)，也是至關(guān)重要的環(huán)節(jié)。

（三）審計(jì)證據(jù)管理費(fèi)時(shí)耗力

建設(shè)工程竣工結(jié)算審計(jì)的基本方法是以書面送審資料（含電子影像資料）為主要依據(jù)，輔以對(duì)現(xiàn)場(chǎng)的查勘驗(yàn)證以及審理過程的對(duì)賬、校驗(yàn)等相關(guān)工作。

在建設(shè)工程審計(jì)實(shí)施過程中，當(dāng)初始送審資料不完備或不規(guī)范而影響結(jié)算金額時(shí)，工程管理部門或工程實(shí)施方往往會(huì)提出進(jìn)一步補(bǔ)充資料的需求;審計(jì)也會(huì)要求工程管理部門對(duì)某些約定含糊或表達(dá)不清的事項(xiàng)再作補(bǔ)充說明;在審計(jì)實(shí)施過程中，有時(shí)會(huì)生成一系列記錄審理過程的書面資料，如“工程量征求意見函”“造價(jià)咨詢報(bào)告征求意見函”;在協(xié)調(diào)督辦過程中，也會(huì)隨之形成各類證明審計(jì)時(shí)效的通知、工作聯(lián)系函、催辦函等文本記錄。

實(shí)現(xiàn)以上大量繁雜審計(jì)證據(jù)的準(zhǔn)確、快速傳遞和妥善保管，是一項(xiàng)相當(dāng)艱巨的管理工作。在缺乏科學(xué)有序流程管理的情況下，各類審計(jì)證據(jù)管理事故頻繁發(fā)生。

（四）審計(jì)裁量權(quán)不易制約

在建設(shè)工程竣工結(jié)算審計(jì)實(shí)施過程中，審計(jì)人員在審計(jì)任務(wù)順序安排、審計(jì)時(shí)間掌控、工程造價(jià)專業(yè)判斷等方面，均具有一定的自由裁量權(quán)。自由裁量權(quán)的運(yùn)作空間與范圍，很大程度上取決于審計(jì)人員的職業(yè)道德和執(zhí)業(yè)水平，以及對(duì)自由裁量權(quán)的認(rèn)知狀況。

故此，如果審計(jì)部門沒有建立相應(yīng)的制度、規(guī)則和程序，審計(jì)行為的主觀隨意性和自由裁量權(quán)的錯(cuò)用與濫用就無法得到有效制約，最終審計(jì)結(jié)論與法律規(guī)定的自由裁量權(quán)目標(biāo)將產(chǎn)生較大的偏差，甚至發(fā)生個(gè)別審計(jì)人員徇私舞弊，玩忽職守，利用職務(wù)之便謀取不正當(dāng)利益而錯(cuò)用、濫用自由裁量權(quán)的情況，這些都直接影響高等學(xué)校建設(shè)資金的投資效益。

（五）審計(jì)時(shí)效難以保障

審計(jì)時(shí)效是實(shí)施建設(shè)工程竣工結(jié)算審計(jì)中不可輕視或低估的問題，甚者可能引發(fā)法律訴訟案件而直接關(guān)乎學(xué)校經(jīng)濟(jì)利益。

在實(shí)際運(yùn)行中，工程管理部門的實(shí)際送審時(shí)間，往往遠(yuǎn)遠(yuǎn)滯后于建設(shè)工程竣工驗(yàn)收合格的時(shí)點(diǎn)。而建設(shè)工程送審時(shí)間的滯后，常常帶來施工現(xiàn)場(chǎng)滅失、施工管理人員變動(dòng)等情況，導(dǎo)致審計(jì)實(shí)施過程中出現(xiàn)工程管理部門無法及時(shí)提交、甚至根本無法提交所需補(bǔ)充資料等配合不力的情況，從而造成審計(jì)證據(jù)不足，無法準(zhǔn)確支持審計(jì)結(jié)論。由于高校內(nèi)部審計(jì)無法利用國(guó)家審計(jì)的公權(quán)力主動(dòng)推進(jìn)審理進(jìn)程，因而高校建設(shè)工程竣工結(jié)算審計(jì)周期往往較長(zhǎng)，審計(jì)時(shí)效難以保障，客觀上增加了高校建設(shè)工程的審計(jì)風(fēng)險(xiǎn)。

二、流程管理理論及特點(diǎn)

流程管理（Process Management）是一個(gè)包括流程分析、流程定義、資源分配、時(shí)間安排、流程測(cè)評(píng)、流程優(yōu)化等內(nèi)容的系統(tǒng)工程。主要包括七個(gè)特點(diǎn)：

一是目標(biāo)性。流程要有明確的輸出結(jié)果，即目標(biāo)或任務(wù)。目標(biāo)可以是一次滿意的服務(wù)，也可以是一次及時(shí)的產(chǎn)品送達(dá)等。目標(biāo)越具體，越容易評(píng)價(jià)。二是內(nèi)在性。流程包含于行為或活動(dòng)過程中。對(duì)于所有的事物與行為都可以描述——輸入的是什么資源，中間的一系列活動(dòng)是怎樣的，輸出了什么結(jié)果，輸出為誰創(chuàng)造了怎樣的價(jià)值。三是整體性。流程由多個(gè)活動(dòng)組成，因此需注意總體的把握和整體觀念。四是動(dòng)態(tài)性。流程是動(dòng)態(tài)延伸的，即按照一定的時(shí)序關(guān)系由一項(xiàng)活動(dòng)到另一項(xiàng)活動(dòng)依次展開。五是可重復(fù)性。某一項(xiàng)流程在不同項(xiàng)目中可以進(jìn)行重復(fù)操作。六是層次性。組成流程的活動(dòng)本身也可以是一個(gè)流程，即該流程可被看作總流程的子流程，可以繼續(xù)分解成若干活動(dòng)。七是結(jié)構(gòu)性。流程的結(jié)構(gòu)可以有多種表現(xiàn)形式，如串聯(lián)、并聯(lián)、反饋等。不同的結(jié)構(gòu)往往給流程的輸出結(jié)果帶來很大影響。

三、流程管理理論在高?？⒐そY(jié)算審計(jì)中的探索

（一）再造“流水線”作業(yè)模式

針對(duì)以上送審項(xiàng)目數(shù)量繁多、若干作業(yè)環(huán)節(jié)重復(fù)工作的問題，將原由一位審計(jì)人員“一條龍”作業(yè)到底的工作模式進(jìn)行全程分解，即根據(jù)內(nèi)在規(guī)律將可批量操作的作業(yè)環(huán)節(jié)進(jìn)行合并，清晰描述每個(gè)作業(yè)環(huán)節(jié)的內(nèi)容，并給每個(gè)作業(yè)環(huán)節(jié)安排合適的審計(jì)人員，從而形成新的“流水線”作業(yè)模式。

（二）增設(shè)“預(yù)審核”環(huán)節(jié)

針對(duì)以上送審資料有失規(guī)范、不夠完整的問題，在審計(jì)流程源頭增設(shè)“預(yù)審核”環(huán)節(jié)，即在審計(jì)正式立項(xiàng)之前，由預(yù)分配的審計(jì)組對(duì)送審項(xiàng)目是否符合審計(jì)立項(xiàng)條件進(jìn)行全面檢查與評(píng)估。一旦發(fā)現(xiàn)存在無法立項(xiàng)的情況，立即反饋送審部門。該環(huán)節(jié)的設(shè)置，既為立項(xiàng)后的實(shí)質(zhì)性審計(jì)奠定基礎(chǔ)，又有效避免了可能產(chǎn)生的送審時(shí)效法律問題，達(dá)到“磨刀不誤砍柴工”的效果。

（三）建立全文檔、電子化管理文本

針對(duì)審計(jì)證據(jù)管理費(fèi)時(shí)耗力的問題，借用現(xiàn)代先進(jìn)電子技術(shù)，建立全文檔、電子化的審計(jì)管理文本，并逐漸拓展與工程管理部門、社會(huì)中介機(jī)構(gòu)以及檔案館等部門管理平臺(tái)的銜接，讓各參與方均可根據(jù)權(quán)限進(jìn)行分享和傳送，從而實(shí)現(xiàn)各相關(guān)方從繁雜的書面資料傳遞和保管工作中脫離出來，充分促進(jìn)工程項(xiàng)目審計(jì)的有效開展。

（四）實(shí)行多層級(jí)審核機(jī)制

為提高審計(jì)結(jié)論的準(zhǔn)確性，竣工結(jié)算審計(jì)過程中出具的各類審計(jì)文本（工程造價(jià)咨詢報(bào)告、管理建議書、年度綜合審計(jì)報(bào)告等），均需經(jīng)過社會(huì)中介機(jī)構(gòu)主審、社會(huì)中介機(jī)構(gòu)總師室、審計(jì)處主審員、審計(jì)處業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人等多級(jí)審核，必要時(shí)還需提交辦公室主任或分管處長(zhǎng)協(xié)調(diào)解決。

（五）強(qiáng)化審計(jì)時(shí)效預(yù)警機(jī)制

針對(duì)審計(jì)時(shí)效難以保障問題，可設(shè)立項(xiàng)目審計(jì)預(yù)警機(jī)制，即要求主審人員實(shí)時(shí)關(guān)注審計(jì)進(jìn)程，將應(yīng)進(jìn)入而逾期未進(jìn)入下一工作環(huán)節(jié)的項(xiàng)目進(jìn)行分類統(tǒng)計(jì)，定期催辦工程管理部門或社會(huì)中介機(jī)構(gòu)。對(duì)于久拖不決的項(xiàng)目，應(yīng)及時(shí)報(bào)告上級(jí)予以協(xié)調(diào)督辦。

四、流程管理理論在復(fù)旦大學(xué)竣工結(jié)算審計(jì)中的運(yùn)用

復(fù)旦大學(xué)于2011年起探索建立了其建設(shè)工程審計(jì)管理系統(tǒng)，并于2013年投入運(yùn)行。從實(shí)踐情況來看，該系統(tǒng)的應(yīng)用有效提升了竣工結(jié)算審計(jì)的整體效能。

（一）系統(tǒng)主要特點(diǎn)

1.多部門協(xié)同操作。系統(tǒng)的操作部門涵蓋學(xué)校工程管理部門、審計(jì)處、檔案館以及社會(huì)中介機(jī)構(gòu)。從工程管理部門項(xiàng)目送審開始，到項(xiàng)目整體資料送達(dá)檔案館歸檔，各部門在統(tǒng)一管理平臺(tái)上協(xié)同操作，確保相關(guān)工作的準(zhǔn)確和高效。

2.多權(quán)限統(tǒng)一管理。由各部門負(fù)責(zé)人對(duì)系統(tǒng)使用人員進(jìn)行統(tǒng)一權(quán)限管理。在統(tǒng)一權(quán)限管理下，授權(quán)部門負(fù)責(zé)人設(shè)置本部門可使用本系統(tǒng)的人員名單及相關(guān)信息。各使用人員需采用統(tǒng)一身份認(rèn)證信息登錄，登錄后僅可訪問本人所授權(quán)的項(xiàng)目?jī)?nèi)容，從而確保系統(tǒng)操作身份的唯一性和安全性。

3.定制化審計(jì)流程。系統(tǒng)中所有模塊和流程均按照復(fù)旦大學(xué)建設(shè)工程管理審計(jì)的崗位設(shè)置和工作規(guī)則設(shè)計(jì)。各操作人員在書面操作時(shí)只需同步進(jìn)行相應(yīng)的系統(tǒng)操作。雖然從表面上看增加了操作人員的工作量，但考量整體效率和效果，收益遠(yuǎn)遠(yuǎn)大于成本。

4.多文檔電子管理。系統(tǒng)除了兼容多種電子文檔（Word、Excel、CAD文檔等）外，還提供各類紙質(zhì)文檔的掃描錄入功能，從而實(shí)現(xiàn)對(duì)各類文檔的統(tǒng)一數(shù)字化管理。具體來說，在項(xiàng)目送審環(huán)節(jié)，工程管理部門將各類無電子版的紙質(zhì)送審資料通過高拍儀進(jìn)行掃描，然后連同其他電子版資料一同提交審計(jì)處預(yù)審核;在項(xiàng)目審理環(huán)節(jié)，審計(jì)人員將電子審計(jì)文書（工作聯(lián)系函、工程量征求意見函等）通過系統(tǒng)發(fā)給各相關(guān)人員，從而確保信息傳遞的準(zhǔn)確與快速，并力求全面、完整地反映和記錄整個(gè)審理過程;在項(xiàng)目審結(jié)歸檔環(huán)節(jié)，審計(jì)處對(duì)電子版項(xiàng)目資料根據(jù)檔案館歸檔要求進(jìn)行整理，連同書面項(xiàng)目資料同步存檔。

（二）系統(tǒng)主要功能

構(gòu)建復(fù)旦大學(xué)建設(shè)工程審計(jì)管理系統(tǒng)的主要目的是在項(xiàng)目立項(xiàng)、資料審核、現(xiàn)場(chǎng)查勘、初稿定價(jià)和項(xiàng)目審結(jié)等各階段，使各方參與人員及時(shí)進(jìn)行系統(tǒng)操作，了解進(jìn)展情況，發(fā)現(xiàn)審理問題，最終實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目順利審結(jié)。系統(tǒng)主要包括權(quán)限管理、資料送審、資料審核、項(xiàng)目審理、項(xiàng)目審結(jié)、項(xiàng)目歸檔以及項(xiàng)目查詢和分析幾大模塊。通過各模塊之間有效的銜接和延伸，檢查、記錄、評(píng)價(jià)、統(tǒng)計(jì)、分析建設(shè)工程審計(jì)的過程和結(jié)果，從而實(shí)現(xiàn)對(duì)建設(shè)工程審計(jì)的全流程管理。

1. 資料送審模塊。主要用于工程管理部門提交項(xiàng)目基本信息和相關(guān)送審資料。工程管理部門錄入附件資料時(shí)，對(duì)于電子文檔的文本可以直接以Word、Excel或PDF文檔形式上傳，對(duì)于沒有電子文檔的資料可以通過高拍儀拍照上傳。系統(tǒng)會(huì)記錄送審資料的份數(shù)和頁數(shù)，并自動(dòng)打印送審表和交接表。

2. 資料審核模塊。主要對(duì)送審資料的完整性和有效性進(jìn)行檢查，為后續(xù)項(xiàng)目審理奠定基礎(chǔ)。系統(tǒng)按照內(nèi)設(shè)的分配規(guī)則，選擇系統(tǒng)內(nèi)主審和社會(huì)中介機(jī)構(gòu)項(xiàng)目組成預(yù)審核審計(jì)組。審計(jì)人員在系統(tǒng)中逐一確認(rèn)工程管理部門提交資料的完整性和有效性。對(duì)于符合審計(jì)立項(xiàng)條件的項(xiàng)目，向工程管理部門發(fā)送“提交書面送審資料通知”;對(duì)于不符合審計(jì)立項(xiàng)條件的項(xiàng)目，在系統(tǒng)中退回工程管理部門，同時(shí)告知不予立項(xiàng)的原因。

3. 項(xiàng)目審理模塊。主要記錄、傳遞項(xiàng)目送審資料和審計(jì)文本（如審計(jì)資料交接表、項(xiàng)目立項(xiàng)書、任務(wù)下達(dá)書、審計(jì)意見征詢函、工作催辦函、查勘工作表、審結(jié)情況報(bào)告書、造價(jià)咨詢意見書、管理建議書等），同時(shí)智能提醒每個(gè)環(huán)節(jié)超期的項(xiàng)目情況。審計(jì)處領(lǐng)導(dǎo)可以對(duì)項(xiàng)目進(jìn)度實(shí)時(shí)監(jiān)控，及時(shí)掌握項(xiàng)目在每個(gè)階段的執(zhí)行情況。同時(shí)，為保證社會(huì)中介機(jī)構(gòu)的審計(jì)質(zhì)量，系統(tǒng)中預(yù)定義了各項(xiàng)審計(jì)工作要點(diǎn)和審計(jì)問題詳細(xì)分類，并要求社會(huì)中介機(jī)構(gòu)在系統(tǒng)中對(duì)這些問題逐一確認(rèn)和回復(fù)，最終自動(dòng)生成并打印問題記錄表或情況報(bào)告書。

4. 項(xiàng)目歸檔模塊。主要是將項(xiàng)目整體資料按照相關(guān)規(guī)定整理、歸檔，以供備查。同時(shí)可導(dǎo)出每個(gè)項(xiàng)目詳細(xì)的審計(jì)日志，出現(xiàn)問題可以及時(shí)追溯。

5. 項(xiàng)目查詢和分析模塊。主要用于查詢、統(tǒng)計(jì)各項(xiàng)目的審理進(jìn)程及審理數(shù)據(jù)，自動(dòng)生成年度竣工結(jié)算審結(jié)項(xiàng)目一覽表、年度項(xiàng)目超合同金額統(tǒng)計(jì)表、年度超合同數(shù)據(jù)綜合分析表、年度送審時(shí)效平均值和審計(jì)時(shí)效平均值分析表、審計(jì)時(shí)效分析表、審計(jì)費(fèi)效益分析表、各事務(wù)所審計(jì)費(fèi)效益分析表、延時(shí)送審時(shí)間統(tǒng)計(jì)表、年度施工單位項(xiàng)目綜合數(shù)據(jù)分析表、年度管理部門項(xiàng)目負(fù)責(zé)人綜合數(shù)據(jù)分析表、年度主審項(xiàng)目綜合數(shù)據(jù)分析表、年度事務(wù)所項(xiàng)目綜合分析表等審計(jì)報(bào)表，為審計(jì)公開和審計(jì)整改提供基礎(chǔ)。

此外，在竣工結(jié)算審計(jì)管理系統(tǒng)運(yùn)行日趨成熟的基礎(chǔ)上，復(fù)旦大學(xué)自2016年起還開始研發(fā)建設(shè)工程全過程跟蹤審計(jì)整體管理系統(tǒng)，并擬于2018年投入試運(yùn)行。期望更好地將流程管理理論運(yùn)用于高校建設(shè)工程審計(jì)，構(gòu)造工程審計(jì)規(guī)范運(yùn)行的良好環(huán)境，以進(jìn)一步促進(jìn)學(xué)校建設(shè)工程造價(jià)控制、管理規(guī)范和責(zé)任落實(shí)，為實(shí)現(xiàn)高校內(nèi)部審計(jì)“加強(qiáng)控制、防范風(fēng)險(xiǎn)、提高效益、促進(jìn)發(fā)展”的使命發(fā)揮積極而卓有成效的作用。

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