淺析新形勢(shì)下縣級(jí)供電企業(yè)物資管理審計(jì)

摘要：從內(nèi)部審計(jì)防范風(fēng)險(xiǎn)的角度出發(fā)，通過(guò)剖析在當(dāng)前物資管理集約化的新形勢(shì)下，物資管理的現(xiàn)狀以及存在的問(wèn)題，分別從物資管理制度建設(shè)、物資需求計(jì)劃、物資采購(gòu)與監(jiān)督管理、物資設(shè)備運(yùn)維及質(zhì)量管控、倉(cāng)儲(chǔ)配送、廢舊物資以及集體企業(yè)物資管理等七個(gè)方面，分析目前縣級(jí)供電企業(yè)物資管理審計(jì)需要重點(diǎn)關(guān)注的內(nèi)容。以查找物資管理的薄弱環(huán)節(jié)，防范物資管理風(fēng)險(xiǎn)，推進(jìn)縣級(jí)供電企業(yè)規(guī)范管理，進(jìn)一步提升公司依法治企水平。

關(guān)鍵詞：供電企業(yè)；物資管理；審計(jì)

作者簡(jiǎn)介：王欣欣（1975-），女，山東德州人，國(guó)網(wǎng)山東省電力公司德州供電公司，經(jīng)濟(jì)師。（山東 德州 253008）

中圖分類(lèi)號(hào)：F274 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1007-0079（2014）06-0220-02

物資是企業(yè)的核心資源之一，也是內(nèi)部審計(jì)監(jiān)督的重要對(duì)象。與供電企業(yè)其他專(zhuān)業(yè)管理相比，物資管理業(yè)務(wù)流程鏈條長(zhǎng)，涉及的業(yè)務(wù)部門(mén)多，這也是物資管理的癥結(jié)所在。而在對(duì)縣級(jí)供電公司的內(nèi)部審計(jì)中，無(wú)論是常規(guī)的任期經(jīng)濟(jì)責(zé)任審計(jì)或資產(chǎn)經(jīng)營(yíng)審計(jì)，還是根據(jù)特殊需求開(kāi)展的專(zhuān)項(xiàng)審計(jì)調(diào)查或其他風(fēng)險(xiǎn)管理審計(jì)，物資管理始終都是審計(jì)關(guān)注的重點(diǎn)對(duì)象。本文結(jié)合內(nèi)部審計(jì)工作實(shí)際，剖析在當(dāng)前物資管理集約化形勢(shì)下物資管理的現(xiàn)狀，并從內(nèi)部審計(jì)防范風(fēng)險(xiǎn)的角度出發(fā)，分析物資管理的審計(jì)要點(diǎn)。

一、縣級(jí)供電企業(yè)物資管理存在的問(wèn)題

隨著企業(yè)內(nèi)外部環(huán)境的不斷變化，網(wǎng)、省電力公司對(duì)精細(xì)化管理要求的不斷深入，以及ERP系統(tǒng)物資模塊的上線(xiàn)運(yùn)行，縱向比較而言，近幾年縣級(jí)供電公司物資管理水平有了較大幅度的提高。但由于在計(jì)劃經(jīng)濟(jì)體制下形成的不良傳統(tǒng)和習(xí)慣，以及相對(duì)落后、簡(jiǎn)單的管理方法和手段形成的種種潛在和遺留問(wèn)題，仍然是當(dāng)前物資管理亟待解決的問(wèn)題。尤其是近年來(lái)隨著電網(wǎng)資金投入日益增加，對(duì)電力物資的技術(shù)含量、質(zhì)量及供貨方式都提出來(lái)了新的要求，也對(duì)企業(yè)物資管理提出了更高的標(biāo)準(zhǔn)和要求。但與此不相適應(yīng)的是，縣級(jí)供電企業(yè)物資管理普遍存在管理薄弱的問(wèn)題，具體表現(xiàn)在：物資管理模式不統(tǒng)一，管理水平參差不齊；管理機(jī)構(gòu)及內(nèi)部控制較為健全，但職能不明確；標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，流程不規(guī)范，信息不共享；一般管理人員精細(xì)化意識(shí)不強(qiáng)，管理粗放，手段落后，執(zhí)行力差，導(dǎo)致物資管控力度弱化，管理效率和運(yùn)行效益低下，系統(tǒng)資源得不到優(yōu)化配置等。

1.物資需求計(jì)劃方面

隨著國(guó)家電網(wǎng)公司“兩級(jí)招標(biāo)”體制采購(gòu)模式的日趨成熟和完善，市縣供電公司自行采購(gòu)物資的范圍越來(lái)越小，物資采購(gòu)方面的風(fēng)險(xiǎn)也相對(duì)減小。但物資需求計(jì)劃編制的預(yù)見(jiàn)性和準(zhǔn)確性不夠帶來(lái)的弊端日益明顯。如：一些物資未能預(yù)先做出計(jì)劃，造成為完成工作必須應(yīng)急采購(gòu)或越級(jí)采購(gòu)；部分工程采購(gòu)的物資多年未使用，造成庫(kù)存積壓或合同履約困難；對(duì)上級(jí)計(jì)劃了解不深，批次計(jì)劃多次超出申報(bào)范圍；由于物資計(jì)劃報(bào)送不準(zhǔn)確，造成工程在計(jì)劃竣工周期內(nèi)，ERP系統(tǒng)中物資數(shù)量、金額無(wú)法確定，影響工程決算速度，部分項(xiàng)目在工程送達(dá)審計(jì)時(shí)，仍然不能提供準(zhǔn)確的設(shè)備材料具體發(fā)生額。

2.物資標(biāo)準(zhǔn)化管理方面

部分單位對(duì)物資采購(gòu)標(biāo)準(zhǔn)和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)的應(yīng)用還不夠熟悉或存在抵觸情緒，與落實(shí)物資標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)要求不相適應(yīng)，經(jīng)常出現(xiàn)非標(biāo)現(xiàn)象。標(biāo)準(zhǔn)化技術(shù)規(guī)范書(shū)編制水平不高，需多次審核才能通過(guò)，影響審核、上報(bào)進(jìn)度。

3.物資信息化管理方面

ERP線(xiàn)內(nèi)、線(xiàn)外流程各縣不一，與業(yè)務(wù)同步操作性差，事后補(bǔ)錄現(xiàn)象十分嚴(yán)重，物資管理人員的技能水平也不能滿(mǎn)足ERP等管理的要求。

4.物資合同管理方面

部分縣公司合同簽訂數(shù)額與中標(biāo)通知書(shū)相差較大，甚至出現(xiàn)供應(yīng)商更換現(xiàn)象。

5.物資倉(cāng)儲(chǔ)配送方面

倉(cāng)庫(kù)陳舊，倉(cāng)儲(chǔ)管理較為粗放，倉(cāng)庫(kù)庫(kù)存能力弱。配送主要依賴(lài)供應(yīng)商，幾乎無(wú)自我配送能力和途徑，一旦遇到緊急情況，應(yīng)急物資準(zhǔn)確及時(shí)投放的能力無(wú)法保障。受倉(cāng)庫(kù)庫(kù)容等現(xiàn)狀影響，某些縣公司為節(jié)約材料二次運(yùn)輸、轉(zhuǎn)場(chǎng)資金，對(duì)購(gòu)自關(guān)聯(lián)公司及當(dāng)?shù)毓?yīng)商的物資辦理虛擬入庫(kù)現(xiàn)象較多，造成物資賬實(shí)不符。甚至有的大量物資存放基層，基層又存在管理粗放不規(guī)范，其整體管理情況值得探究。物資采購(gòu)到貨未嚴(yán)格執(zhí)行“三方”驗(yàn)收制度，而是由物資和生產(chǎn)部門(mén)對(duì)到貨產(chǎn)品進(jìn)行抽檢。針對(duì)物資設(shè)備運(yùn)行、使用過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題，項(xiàng)目部門(mén)不能準(zhǔn)確地逐級(jí)反映?；鶎庸╇娝毡榇嬖谫~實(shí)不符，甚至有物無(wú)帳的現(xiàn)象。

6.廢舊物資管理方面

由于受實(shí)際倉(cāng)庫(kù)條件限制，廢舊物資收繳后基本存放于各供電所倉(cāng)庫(kù)或院內(nèi)，廢舊物資競(jìng)價(jià)處置后，由物資部門(mén)和供應(yīng)商統(tǒng)一到現(xiàn)場(chǎng)回收。廢舊物資回收存在工程項(xiàng)目部門(mén)提供的應(yīng)回收清單與實(shí)際回收物資不符的現(xiàn)象，應(yīng)收未收情況時(shí)有發(fā)生。由于廢舊物資處理業(yè)務(wù)流程不健全，領(lǐng)用、收回、處理缺乏監(jiān)督，有領(lǐng)無(wú)繳、欲交無(wú)收、處理隨意等現(xiàn)象較普遍。

7.集體企業(yè)物資管理

在縣公司層面，集體企業(yè)物資管理與物流服務(wù)中心是一個(gè)機(jī)構(gòu)，兩塊牌子，物資采購(gòu)制度按照主業(yè)物資采購(gòu)程序、模式進(jìn)行操作。

據(jù)此，提高縣級(jí)供電企業(yè)物資管理水平，進(jìn)一步防范物資管理風(fēng)險(xiǎn)刻不容緩。

二、新形勢(shì)下物資審計(jì)的要點(diǎn)

實(shí)行物資集約化管理是解決傳統(tǒng)物資管理效率低的必由之路，而市縣供電企業(yè)是國(guó)家電網(wǎng)公司推進(jìn)物資集約化管理、建設(shè)一體化物流供應(yīng)鏈的重要組成部分。同時(shí)，地市公司要對(duì)縣級(jí)供電企業(yè)的物資管理制度建設(shè)、物資采購(gòu)管理、倉(cāng)儲(chǔ)配送管理、廢舊物資管理等工作進(jìn)行指導(dǎo)、檢查和考核。作為內(nèi)部監(jiān)督機(jī)構(gòu)的內(nèi)部審計(jì)必然要對(duì)物資管理的全過(guò)程進(jìn)行監(jiān)督檢查。筆者認(rèn)為，針對(duì)縣級(jí)供電企業(yè)物資管理存在的問(wèn)題，內(nèi)部審計(jì)在開(kāi)展物資審計(jì)時(shí)應(yīng)重點(diǎn)關(guān)注以下幾個(gè)方面：

1.物資管理體制的建立與制度健全方面需重點(diǎn)關(guān)注的問(wèn)題

（1）物資管理體系及組織機(jī)構(gòu)建立健全情況：層級(jí)是否清晰，流程是否具體完整，分工與職責(zé)是否明確，運(yùn)行是否高效順暢。

（2）現(xiàn)有的管理制度是否存在漏洞或盲區(qū)，是否導(dǎo)致潛在的管理風(fēng)險(xiǎn)。

（3）物資管理制度和工作機(jī)制的健全完善情況：工作標(biāo)準(zhǔn)是否明確，是否建立相應(yīng)的績(jī)效考核機(jī)制和責(zé)任追究制度。

2.物資需求計(jì)劃管理方面需重點(diǎn)關(guān)注的問(wèn)題

（1）大修、技改和農(nóng)網(wǎng)完善工程制度標(biāo)準(zhǔn)與審批流程的執(zhí)行情況，是否發(fā)生虛列、挪用項(xiàng)目資金，或擅自變更、置換項(xiàng)目等影響投資、造成企業(yè)損失的行為。

（2）物資需求單位報(bào)送計(jì)劃是否及時(shí)、準(zhǔn)確，需求計(jì)劃管理執(zhí)行是否嚴(yán)格，是否發(fā)生計(jì)劃外私自采購(gòu)，或以肢解項(xiàng)目、不當(dāng)理由等方式規(guī)避采購(gòu)等違規(guī)違紀(jì)行為。

3.物資采購(gòu)及監(jiān)督管理方面需重點(diǎn)關(guān)注的問(wèn)題

（1）是否發(fā)生規(guī)避采購(gòu)、虛假采購(gòu)、串通采購(gòu)、排斥潛在供應(yīng)商等行為。

（2）供應(yīng)商準(zhǔn)入、推薦、評(píng)價(jià)和淘汰機(jī)制建立及執(zhí)行情況，評(píng)審專(zhuān)家、物資管理及采購(gòu)工作人員履行職責(zé)情況，是否發(fā)生收受賄賂、謀取不正當(dāng)利益等違規(guī)違紀(jì)行為。

（3）采購(gòu)方案是否公正合理，審批手續(xù)、過(guò)程資料是否規(guī)范齊全，物資采購(gòu)工作紀(jì)律和廉政承諾書(shū)制度是否執(zhí)行到位。是否發(fā)生以明顯高于市場(chǎng)價(jià)直接采購(gòu)、價(jià)外加價(jià)收取回扣私設(shè)“小金庫(kù)”等違紀(jì)違法問(wèn)題。

（4）物資采購(gòu)合同簽訂管理規(guī)范，是否發(fā)生擅自變更采購(gòu)結(jié)果等實(shí)質(zhì)性?xún)?nèi)容，以及合同履行不力等行為。

4.物資設(shè)備運(yùn)維及質(zhì)量管控方面需重點(diǎn)關(guān)注的問(wèn)題

（1）物資采購(gòu)到貨是否嚴(yán)格執(zhí)行“三方”驗(yàn)收制度，管理制度和工作機(jī)制建立及執(zhí)行是否能確保新設(shè)備，“零缺陷”投產(chǎn)，是否發(fā)生違反合同偷換材質(zhì)、變更關(guān)鍵技術(shù)參數(shù)以及審驗(yàn)不嚴(yán)等行為。

（2）項(xiàng)目管理部門(mén)是否客觀、準(zhǔn)確地向物資部門(mén)反饋物資設(shè)備運(yùn)行、使用過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題，物資部門(mén)是否及時(shí)進(jìn)行整改和采取懲戒措施。

（3）設(shè)備運(yùn)行、退役及在庫(kù)的物資設(shè)備臺(tái)帳、資產(chǎn)卡片等技術(shù)資料是否完整，設(shè)備實(shí)物管理是否混亂、賬實(shí)是否一致。

5.物資倉(cāng)儲(chǔ)管理方面需重點(diǎn)關(guān)注的問(wèn)題

通過(guò)查閱各級(jí)倉(cāng)儲(chǔ)管理機(jī)制、制度建設(shè)和庫(kù)房、人員配備等有關(guān)資料，對(duì)管理體制、必備設(shè)施的完備性和計(jì)劃的真實(shí)性進(jìn)行評(píng)價(jià)；對(duì)倉(cāng)儲(chǔ)現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行檢查，對(duì)倉(cāng)儲(chǔ)管理的規(guī)范性和賬物的一致性進(jìn)行評(píng)價(jià)。

（1）物資出入庫(kù)流程是否健全、明晰，崗位是否分離，執(zhí)行是否到位，流程記錄單證是否齊全；是否嚴(yán)格按合同及配送單驗(yàn)收貨物，是否存在代管代存物資及虛擬入庫(kù)現(xiàn)象。

（2）工程驗(yàn)收是否到位，采用將工程決算書(shū)物資耗用情況與工程現(xiàn)場(chǎng)核對(duì)方式審查工程物資領(lǐng)用情況，關(guān)注領(lǐng)用數(shù)量與實(shí)際使用數(shù)量是否一致、規(guī)格型號(hào)是否一致以及剩余物料退庫(kù)處理情況。

（3）物資庫(kù)存賬、卡、物是否相符，是否實(shí)行統(tǒng)一調(diào)撥、統(tǒng)一利庫(kù)，加快物資周轉(zhuǎn)，有無(wú)混存混用現(xiàn)象。是否定期進(jìn)行物資盤(pán)存，有無(wú)因趕工期而物資計(jì)劃上報(bào)程序未流轉(zhuǎn)結(jié)束直接從倉(cāng)庫(kù)借用材料，或因工程項(xiàng)目時(shí)間發(fā)生變化而出現(xiàn)工程互相挪用材料等造成領(lǐng)用物資與項(xiàng)目現(xiàn)場(chǎng)安裝物資規(guī)格型號(hào)不符現(xiàn)象。

6.廢舊物資管理情況方面需重點(diǎn)關(guān)注的問(wèn)題

（1）廢舊物資內(nèi)控管理體系是否完善，運(yùn)行是否順暢有效，監(jiān)督機(jī)制是否健全。

（2）廢舊物資管理制度是否完備，管理流程是否科學(xué)合理。

（3）資產(chǎn)實(shí)物報(bào)廢是否嚴(yán)格執(zhí)行利舊鑒定及審批程序，相關(guān)責(zé)任部門(mén)編制填列廢舊物資回收清單，廢舊物資能否全部及時(shí)回收，是否存在應(yīng)收未收、擅自截流處理廢舊物資，處理庫(kù)存物資產(chǎn)生的貨幣資金是否及時(shí)全額上繳本單位財(cái)務(wù)部門(mén)，是否存在私自截留、私設(shè)“小金庫(kù)”等違紀(jì)違法行為。

（4）廢舊物資回收移交、設(shè)備利舊續(xù)用是否辦理調(diào)撥或入庫(kù)手續(xù)，財(cái)務(wù)資產(chǎn)管理程序履行情況。

（5）是否建立完善廢舊物資管理及出入庫(kù)臺(tái)帳，并分類(lèi)劃區(qū)存放，定期盤(pán)點(diǎn)核對(duì)，是否發(fā)生廢舊物資與設(shè)備材料混放、賬務(wù)不符等問(wèn)題；在對(duì)改造擴(kuò)建、大修技改等工程下達(dá)項(xiàng)目時(shí)，是否同時(shí)下達(dá)了工程應(yīng)回收廢舊物資的品名和數(shù)量。

（6）廢舊物資出售是否遵循“公開(kāi)、公平、公正和誠(chéng)實(shí)信用”的原則，實(shí)行公開(kāi)拍賣(mài)或集中競(jìng)價(jià)方式進(jìn)行變現(xiàn)處置。是否發(fā)生處置過(guò)程不規(guī)范、移交監(jiān)督不到位、內(nèi)外勾結(jié)謀取私利等問(wèn)題。

（7）集中處置程序是否合規(guī)，二次利用使用單位是否辦理留用手續(xù)，變賣(mài)處理是否履行審批手續(xù)，是否采用競(jìng)價(jià)出售等方式處置。

7.集體企業(yè)物資管理方面需重點(diǎn)關(guān)注的問(wèn)題

（1）集體企業(yè)有無(wú)完善的物資采購(gòu)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)制和監(jiān)督機(jī)制。

（2）物資采購(gòu)制度是否健全、完善，程序是否規(guī)范。

（3）集體企業(yè)是否按省市公司規(guī)定采購(gòu)，資料是否完整，有無(wú)監(jiān)督記錄或會(huì)議記錄。

通過(guò)以上各關(guān)鍵控制環(huán)節(jié)的審計(jì)與檢查，查找縣供電公司物資管理的薄弱環(huán)節(jié)，促進(jìn)縣級(jí)供電公司在物資管理方面建章立制、規(guī)范管理，防控風(fēng)險(xiǎn)。同時(shí)，良好的物資管理也能促進(jìn)企業(yè)低成本采購(gòu)，減少庫(kù)存與資金占用，加快資金周轉(zhuǎn)，保證生產(chǎn)及時(shí)供應(yīng)，從而順利實(shí)現(xiàn)企業(yè)的經(jīng)營(yíng)目標(biāo)。

（責(zé)任編輯：孫晴）