高等職業(yè)院校評(píng)建檔案建設(shè)探究

沈樹華+謝煒聰

摘 要 高等職業(yè)院校評(píng)建檔案建設(shè)是迎評(píng)促建工作的重要環(huán)節(jié)，也是評(píng)估專家對(duì)高職院校人才培養(yǎng)工作做出評(píng)價(jià)和判斷的重要依據(jù)。在評(píng)建檔案建設(shè)過(guò)程中，必須明確評(píng)建檔案建設(shè)的意義，正確把握評(píng)建檔案材料積累的原則、收集的范圍，認(rèn)真遵循檔案建設(shè)要求和規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，科學(xué)、規(guī)范地對(duì)評(píng)建檔案材料進(jìn)行審定、立卷、整理、歸檔，才能使之在評(píng)估中真正起到積極的佐證效果、在學(xué)校規(guī)范管理中發(fā)揮促進(jìn)作用。

關(guān)鍵詞 高等職業(yè)院校 人才培養(yǎng)工作評(píng)估 評(píng)建檔案建設(shè)

中圖分類號(hào)：G647 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

Vocational Colleges Build Archives and Assessment Inquiry

——Take Guangdong Polytechnic Institute as an example

SHEN Shuhua[1][2]， XIE Weicong[1][2]

（[1] Guangdong Radio & TV University， Guangzhou， Guangdong 510091；

[2] Guangdong Polytechnic Institute， Guangzhou， Guangdong 510091）

Abstract Evaluation and construction files assessment and construction of higher vocational colleges are an important part of the work， but also make an important basis for assessing expert evaluation and judgment of personnel training in higher vocational colleges. In the assessment process of building construction file， the file must be clear evaluation and construction of meaning construction， correctly grasp the principles of evaluation and construction materials accumulated files， range collected carefully follow the requirements and specifications archives building standards， scientific， standardized file for evaluation and construction materials validation， Filing， organize， archive， in order to make a real assessment of the evidence has played a positive effect， play a catalytic role in the management of school norms.

Key words higher vocational college； talents training job evaluation； build archives and assessment

教育部對(duì)高等職業(yè)院校人才培養(yǎng)工作評(píng)估的總方針是“以評(píng)促建，以評(píng)促改，以評(píng)促管，評(píng)建結(jié)合，重在建設(shè)”， ①根據(jù)評(píng)估的“二十字”方針，不難發(fā)現(xiàn)：高等職業(yè)院校人才培養(yǎng)工作評(píng)估不僅是上級(jí)教育主管部門對(duì)學(xué)校人才培養(yǎng)工作質(zhì)量的一種外在干預(yù)行為，更是學(xué)校自我質(zhì)量保障的自覺行動(dòng)。因此，學(xué)校自評(píng)自建工作勢(shì)必成為迎評(píng)促建過(guò)程中不可或缺的組成部分。在評(píng)建過(guò)程中，學(xué)校自覺對(duì)照評(píng)估文件相關(guān)要求，結(jié)合自身特點(diǎn)，認(rèn)真貫徹評(píng)估方針，加大投入、加快改革、規(guī)范管理。其中，學(xué)校的檔案建設(shè)是規(guī)范管理的重要環(huán)節(jié)，也是反映學(xué)校管理和內(nèi)涵建設(shè)狀態(tài)的重要依據(jù)。因此，學(xué)校要以評(píng)估為契機(jī)，加強(qiáng)和規(guī)范學(xué)校檔案室、各職能部門、各教學(xué)機(jī)構(gòu)的檔案建設(shè)，使之制度化、規(guī)范化、常規(guī)化。

1 高職評(píng)建檔案建設(shè)的重要意義

1.1 評(píng)建檔案是學(xué)校接受評(píng)估的重要依據(jù)

廣東省教育廳高職院校人才培養(yǎng)工作評(píng)估專家組進(jìn)?，F(xiàn)場(chǎng)重點(diǎn)考察，一般歷時(shí)三天，考察方式包括：聽取匯報(bào)、查閱資料、深度訪談、專業(yè)剖析、座談會(huì)等。以筆者所在學(xué)校為例，專家組進(jìn)校期間，在聽取學(xué)校自評(píng)情況匯報(bào)會(huì)之后，他們首先會(huì)帶著問(wèn)題或奇異點(diǎn)有針對(duì)性地查閱學(xué)校提供的評(píng)建檔案材料或索要原始資料。從某種意義上講，高職院校人才培養(yǎng)工作評(píng)估離不開評(píng)建檔案的支撐，在一定程度上有賴于學(xué)校評(píng)建檔案建設(shè)水平，學(xué)校評(píng)建檔案的作用在人才培養(yǎng)工作評(píng)估中得以彰顯，往往將直接影響到評(píng)估的結(jié)果。從評(píng)建檔案本身來(lái)看，它原樣地保留著形成者當(dāng)時(shí)的親筆手稿、領(lǐng)導(dǎo)簽署、機(jī)關(guān)和個(gè)人的印章、照片、錄像或原聲錄音，是形成者的原稿、原作、原貌，是知識(shí)和信息儲(chǔ)存的一種形式，同時(shí)也是學(xué)校自我認(rèn)識(shí)、自我總結(jié)提高、自我發(fā)展和查考與處理問(wèn)題的依據(jù)。所以說(shuō)，評(píng)建檔案信息是高職院校接受評(píng)估考察的有力憑證，也是評(píng)估主體實(shí)施評(píng)估的重要依據(jù)。根據(jù)評(píng)建工作要求，學(xué)校主要依據(jù)評(píng)估指標(biāo)體系涉及到的7個(gè)評(píng)估指標(biāo)、22個(gè)關(guān)鍵評(píng)估要素，分層次、有條理得構(gòu)建評(píng)建檔案。確保專家組能夠快速、方便地獲取相關(guān)資料，為學(xué)校通過(guò)評(píng)估發(fā)揮一定作用。

1.2 評(píng)建檔案精煉地反映學(xué)校的整體面貌

高職院校評(píng)建檔案是從數(shù)量巨大的檔案中抽取出來(lái)、或經(jīng)梳理提煉的材料，這些材料基于高等職業(yè)院校人才培養(yǎng)工作評(píng)估指標(biāo)體系的要求，既全面又精煉地反映了學(xué)校人才培養(yǎng)工作的基本狀態(tài)和效果。評(píng)建檔案不僅在學(xué)校接受評(píng)估時(shí)發(fā)揮重要作用，而且可以延伸到更廣的范圍內(nèi)使用，只要在一定時(shí)期內(nèi)涉及學(xué)校整體面貌展現(xiàn)的活動(dòng)，都可以以此為藍(lán)本，進(jìn)行適當(dāng)加工，加以利用。endprint

1.3 評(píng)建檔案為教學(xué)改革提供基礎(chǔ)數(shù)據(jù)

無(wú)論是迎評(píng)檔案還是評(píng)估過(guò)程檔案，都涵蓋了許多學(xué)校圍繞人才培養(yǎng)工作的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，如在校生數(shù)量、就業(yè)率、實(shí)訓(xùn)課開出率、生師比、教師學(xué)歷結(jié)構(gòu)、教學(xué)研究情況、教學(xué)管理隊(duì)伍結(jié)構(gòu)、學(xué)生參與創(chuàng)新活動(dòng)的比例等。這些數(shù)據(jù)體現(xiàn)了人才培養(yǎng)工作的基本狀態(tài)與成效，是學(xué)校深化教學(xué)改革的參考資料和重要依據(jù)。

2 高職評(píng)建檔案材料的積累原則

2.1 時(shí)效性

高等職業(yè)院校人才培養(yǎng)工作評(píng)估，主要考察學(xué)校近三年的發(fā)展?fàn)顩r。由此，學(xué)校評(píng)建檔案主要涵蓋學(xué)校近三年發(fā)展過(guò)程中自然形成的，能夠體現(xiàn)人才培養(yǎng)工作狀態(tài)的相關(guān)材料，這就體現(xiàn)了它的時(shí)效性原則。

2.2 真實(shí)性

高職評(píng)建檔案客觀地再現(xiàn)了高職院校的發(fā)展歷史，是高職院校發(fā)展的歷史憑證，這是檔案的原生特性，是其它形式不能夠代替的。檔案的憑證作用是檔案的基本屬性。高職評(píng)建檔案是隨著學(xué)校的發(fā)展而產(chǎn)生的，是在學(xué)校的實(shí)踐活動(dòng)中自然形成的，是學(xué)校發(fā)展的真實(shí)記錄，是高職院校評(píng)估中最直接的資料。高職評(píng)建檔案不僅記錄了學(xué)校歷史活動(dòng)的事實(shí)經(jīng)過(guò)，而且記錄了人們?cè)诟黜?xiàng)活動(dòng)中的思想發(fā)展、經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，以及創(chuàng)造性成果。比如評(píng)估中準(zhǔn)備的課程建設(shè)、實(shí)踐教學(xué)條件、管理規(guī)范等佐證材料中，教學(xué)檔案至關(guān)重要，它所提供的人才培養(yǎng)方案、課標(biāo)、教案、教學(xué)過(guò)程記錄等，都是學(xué)校師生員工智慧和經(jīng)驗(yàn)的結(jié)晶，是學(xué)校教學(xué)工作的真實(shí)反映。對(duì)許多工作來(lái)說(shuō)，它是一種寶貴的資料，對(duì)高職院校人才培養(yǎng)工作評(píng)估是不可缺少的參考依據(jù)。

2.3 原始性

高職評(píng)建檔案積累的原始性，主要體現(xiàn)在它主要來(lái)自檔案材料產(chǎn)生的源頭部門。比如師資隊(duì)伍建設(shè)材料中，教師業(yè)務(wù)檔案就是最原始的佐證材料。教師業(yè)務(wù)檔案是教師個(gè)人親自整理、不斷更新的檔案信息，涵蓋了教師基本信息、學(xué)歷學(xué)位證明、教師資格證明、職業(yè)資格證明、實(shí)踐進(jìn)修情況、教學(xué)科研情況等。

3 高職評(píng)建檔案材料的收集范圍

對(duì)照《高等職業(yè)院校人才培養(yǎng)工作評(píng)估指標(biāo)體系》和高等職業(yè)院校人才培養(yǎng)工作狀態(tài)數(shù)據(jù)采集平臺(tái)，積極做好評(píng)建過(guò)程中形成的有價(jià)值的各種門類和載體的文件材料的收集歸檔工作，對(duì)高職院校的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展關(guān)系密切。就收集范圍而言，具體應(yīng)包括以下幾大類：

3.1 撰寫性材料

包括省教育廳組織的評(píng)估專家組到校時(shí)的匯報(bào)材料，如學(xué)校自評(píng)情況匯報(bào)和宣傳材料；學(xué)院自評(píng)報(bào)告、人才培養(yǎng)工作狀態(tài)數(shù)據(jù)分析報(bào)告等。

3.2 提供性材料

包括專家工作手冊(cè)，學(xué)校機(jī)構(gòu)設(shè)置一覽表，學(xué)校建設(shè)發(fā)展規(guī)劃、各年級(jí)人才培養(yǎng)方案匯編、學(xué)校管理制度匯編，在校學(xué)生花名冊(cè)、學(xué)校教職工花名冊(cè)等。

3.3 支撐性材料

包括所有支撐學(xué)校自評(píng)報(bào)告、人才培養(yǎng)工作狀態(tài)數(shù)據(jù)分析報(bào)告的原始文件材料、數(shù)據(jù)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、賬目等。具體評(píng)估指標(biāo)體系所規(guī)定的內(nèi)涵進(jìn)行收集，大體應(yīng)從以下7個(gè)方面來(lái)考慮：（1）領(lǐng)導(dǎo)作用：包括學(xué)校事業(yè)發(fā)展規(guī)劃、辦學(xué)目標(biāo)與定位、對(duì)人才培養(yǎng)重視程度、校園穩(wěn)定四個(gè)方面的佐證材料；（2）師資隊(duì)伍：包括專任教師和兼職教師基本情況相關(guān)的檔案材料；（3）課程建設(shè)：包括課程內(nèi)容、教學(xué)方法手段、主講教師、教學(xué)資料等有關(guān)內(nèi)容的檔案材料；（4）實(shí)踐教學(xué)：包括頂崗實(shí)習(xí)、實(shí)踐教學(xué)課程體系設(shè)計(jì)、教學(xué)管理、實(shí)踐教學(xué)條件、雙證書獲取等有關(guān)內(nèi)容的檔案材料；（5）特色專業(yè)建設(shè)：包括從建設(shè)目標(biāo)、培養(yǎng)模式、課程體系與教學(xué)內(nèi)容、實(shí)踐教學(xué)、教學(xué)設(shè)計(jì)與教學(xué)方法、師資隊(duì)伍、社會(huì)服務(wù)等方面體現(xiàn)出的特色的有關(guān)內(nèi)容的檔案材料；（6）教學(xué)管理：包括管理規(guī)范、學(xué)生管理、質(zhì)量監(jiān)控等相關(guān)內(nèi)容的檔案材料；（7）社會(huì)評(píng)價(jià)：包括體現(xiàn)生源、就業(yè)、社會(huì)服務(wù)等有關(guān)內(nèi)容的檔案材料。

4 高職評(píng)建檔案材料的時(shí)間范圍

高職評(píng)建檔案材料具有一定的時(shí)效性，因此，材料的收集必須符合所要求的時(shí)間段。其中，一般表格為近三學(xué)年度；經(jīng)費(fèi)收入、經(jīng)費(fèi)支出為近三個(gè)自然年度；標(biāo)注累計(jì)的信息為學(xué)校成立以來(lái)的所有材料。

5 高職評(píng)建檔案材料的整理規(guī)范

5.1 評(píng)建檔案材料制式要求

（1）各類材料（如管理文件、制度，會(huì)議記錄、紀(jì)要、歷年工作計(jì)劃、總結(jié)、影像、實(shí)物等）有原件的存放原件，沒(méi)有原件的存放復(fù)印件，要體現(xiàn)針對(duì)性、原始性和真實(shí)性。（2）總結(jié)材料一律用A4紙打印，統(tǒng)計(jì)材料、各類表格統(tǒng)一用Excel格式排版，A4紙打印，個(gè)別較大的表格可用A3紙打印。（3）照片資料裝盒后分類保存，并標(biāo)明內(nèi)容與數(shù)量。（4）實(shí)物材料（如獲獎(jiǎng)作品、科技作品等）須拍制照片，列出清單。（5）各類獲獎(jiǎng)證書、榮譽(yù)證書由各單位統(tǒng)計(jì)后列出清單，并用A4或A3紙復(fù)印。

5.2 評(píng)建材料目錄格式要求

主要包括對(duì)各級(jí)目錄的字號(hào)、字體和編號(hào)、頁(yè)邊距、行距、排版格式方面的具體要求，同時(shí)材料整理及審核人必須在材料目錄頁(yè)簽名。

5.3 評(píng)建文檔材料格式要求

（1）各級(jí)標(biāo)題的字號(hào)、字體和編號(hào)：文檔標(biāo)題：2號(hào)字，宋體加粗；一級(jí)標(biāo)題：3號(hào)字，仿宋_GB2312，加粗，編號(hào)為“一、”、“二、”等；二級(jí)標(biāo)題：3號(hào)字，仿宋_GB2312，編號(hào)為“（一）”、“（二）”等；三級(jí)標(biāo)題：3號(hào)字，仿宋_GB2312，編號(hào)為“1.”、“2.”等；四級(jí)標(biāo)題：3號(hào)字，仿宋_GB2312；編號(hào)為“（1）”、“（2）”等。（2）頁(yè)邊距：上、下邊距：2.54厘米，2.54厘米；左邊距：3.17厘米，右邊距：3.17厘米。（3）行距：1.5倍行間距。（4）排版格式：用Word格式。（5）正文字體：仿宋_GB2312，字體大小全部采用3號(hào)字。（6）附件：正文下一行左空2格用3號(hào)仿宋_GB2312標(biāo)識(shí)“附件”后標(biāo)半角冒號(hào)和名稱，序號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)字，附件名稱后不加標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。（7）落款：材料正文右下方落款處寫成文單位全稱，在下行相應(yīng)處標(biāo)明成文日期（中文 年 月 日）。endprint

5.4 評(píng)建表格材料格式要求

（1）標(biāo)題、頁(yè)邊距與材料文檔格式的標(biāo)題和頁(yè)邊距一致。（2）文本對(duì)齊方式：水平對(duì)齊，居中；垂直對(duì)齊，居中；文本控制，自動(dòng)換行。（3）紙張：A4打印紙（較大表格A3打印紙）。（4）正文字體：仿宋體字，字體大小全部采用四號(hào)字，標(biāo)題用2號(hào)字，宋體加粗。

5.5 評(píng)建材料歸檔要求

（1）各單位須對(duì)應(yīng)《高等職業(yè)院校人才培養(yǎng)工作評(píng)估指標(biāo)體系任務(wù)分解一覽表》的目錄進(jìn)行材料歸檔，層層深入細(xì)化。每一級(jí)目錄下的材料需按照統(tǒng)計(jì)表、登記表和原始佐證材料的層級(jí)分類整理；統(tǒng)計(jì)表、登記表可按全校、分校區(qū)、分系（部）、分專業(yè)、分班級(jí)、分學(xué)生自上而下逐層歸類。佐證材料的歸檔原則是按學(xué)生、班級(jí)、專業(yè)、系（部）、校區(qū)、學(xué)院自下而上構(gòu)建。（2）對(duì)于信息量較大的原始佐證材料，如學(xué)生畢業(yè)實(shí)習(xí)報(bào)告等，建議以電子文檔或光盤的形式保存，但必須打印目錄索引，并備注存放位置，以便迅速查找出相關(guān)材料。（3）評(píng)建材料歸檔必須采取審核負(fù)責(zé)制。首先，在每盒材料的目錄頁(yè)下方，材料整理人必須簽名確認(rèn)；其次，部門負(fù)責(zé)人必須對(duì)本部門材料進(jìn)行查閱審核，并簽名確認(rèn)。

5.6 評(píng)建材料保存要求

（1）各單位須設(shè)置評(píng)建檔案材料專用文件柜，用于存放各類評(píng)建材料。并將材料參照評(píng)估指標(biāo)體系進(jìn)行分類整理，裝入學(xué)校統(tǒng)一的文件盒（文件盒為裝A4紙的藍(lán)色資料盒），同時(shí)保存相應(yīng)的電子文檔。（2）根據(jù)評(píng)估指標(biāo)體系將材料分類并裝入文件盒，如果資料太多，可以分開裝入多個(gè)盒子，但需要標(biāo)注清楚。（3）每個(gè)文件盒側(cè)面和正面必須根據(jù)評(píng)估指標(biāo)體系中的指標(biāo)要素標(biāo)注清楚文件的類型以及文件內(nèi)容。具體格式參照評(píng)建辦提供的模板。（4）每個(gè)文件盒內(nèi)必須有打印的材料目錄，列出材料清單。具體格式參照評(píng)建辦提供的模板。（5）各單位材料管理人員應(yīng)對(duì)評(píng)估材料妥善保管，以防缺失，并要求材料管理人員必須十分熟悉材料的存放位置和內(nèi)容，在需要時(shí)能夠快速查找到相應(yīng)的材料。

6 未來(lái)工作建議

在檔案建設(shè)過(guò)程中，需要不斷探索創(chuàng)新，提高工作水平。目前，多數(shù)高職評(píng)建檔案建設(shè)主要基于紙質(zhì)文檔的收集歸檔。隨著數(shù)字信息化水平的不斷提高，無(wú)紙化辦公的普及程度越來(lái)越高，建立電子檔案的需求也日趨迫切。筆者所在學(xué)校，在建立完善紙質(zhì)檔案的同時(shí)，積極探索建立高職評(píng)建電子文檔。初步的實(shí)踐證明：電子檔案的建立，不僅便于評(píng)估專家組查閱相關(guān)資料；而且有利于學(xué)校檔案材料的共享、更新、保存和轉(zhuǎn)移；在一定程度上，更加方便相關(guān)人員的學(xué)習(xí)分享；從環(huán)保角度看，更是可持續(xù)發(fā)展的必然選擇。

基金項(xiàng)目：廣東省高職院校評(píng)估制度發(fā)展的軌跡分析與對(duì)策研究——基于規(guī)范性文件及其執(zhí)行機(jī)制的研究，編號(hào)：1331

注釋

① 教育部關(guān)于印發(fā)《高等職業(yè)院校人才培養(yǎng)工作評(píng)估方案》的通知（教高[2008]5號(hào)）endprint