檔案自動(dòng)化管理的現(xiàn)狀與發(fā)展

李春花 童星

摘 要：隨著社會(huì)信息化進(jìn)程的飛速發(fā)展和信息技術(shù)的推廣應(yīng)用，為實(shí)現(xiàn)檔案工作各個(gè)環(huán)節(jié)的計(jì)算機(jī)化、提高檔案系統(tǒng)整體功能提供了基礎(chǔ)。檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)是一項(xiàng)需要運(yùn)用多種學(xué)科知識(shí)，多專業(yè)配合，多部門協(xié)作，多環(huán)節(jié)配套的復(fù)雜系統(tǒng)工程。本文就我國(guó)檔案管理自動(dòng)化管理的現(xiàn)狀進(jìn)行了簡(jiǎn)述，并且對(duì)如何推進(jìn)檔案自動(dòng)化管理的進(jìn)程提供了有效建議，為其發(fā)展進(jìn)行了合理展望。

關(guān)鍵詞：檔案；自動(dòng)化管理；現(xiàn)狀；發(fā)展

1 前言

檔案自動(dòng)化管理就是檔案的計(jì)算機(jī)管理，是檔案工作現(xiàn)代化的重要內(nèi)容和核心技術(shù)。計(jì)算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的崛起推動(dòng)了檔案管理自動(dòng)化的進(jìn)程。90年代以來(lái)，西方發(fā)達(dá)國(guó)家檔案館自動(dòng)化已經(jīng)朝著網(wǎng)絡(luò)化、電子化、數(shù)字化的方向發(fā)展，借助通訊網(wǎng)絡(luò)和高新技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，檔案館的發(fā)展出現(xiàn)飛躍。我國(guó)的檔案自動(dòng)化管理起步較晚，盡管經(jīng)過(guò)近十幾年的發(fā)展已經(jīng)取得了一定的成果，但是較許多發(fā)達(dá)國(guó)家來(lái)說(shuō)還比較落后。本文就我國(guó)檔案自動(dòng)化管理的現(xiàn)狀與其今后的發(fā)展方向進(jìn)行了綜述，旨在為推動(dòng)檔案自動(dòng)化管理進(jìn)程提供參考。

2 我國(guó)檔案自動(dòng)化的管理現(xiàn)狀

首先，我國(guó)檔案管理軟件缺乏統(tǒng)一性，從而降低了管理軟件的管理和使用功能，無(wú)法將自動(dòng)化的優(yōu)勢(shì)完全發(fā)揮出來(lái)，同時(shí)也限制了信息自動(dòng)化的管理，制約了檔案信息管理電子化的進(jìn)程。其次，我國(guó)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化程度還有待提高，只有標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的管理才能夠提高檔案管理質(zhì)量，才能更好的為社會(huì)服務(wù)。最后，我國(guó)檔案管理工作人員的專業(yè)化水平和綜合素質(zhì)都需要提高。檔案管理人員如果不能夠與時(shí)俱進(jìn)，提高思想覺(jué)悟和業(yè)務(wù)水平，接受現(xiàn)代化的高新管理手段，就無(wú)法有效全面的開展檔案自動(dòng)化管理。目前，現(xiàn)代化高科技人員還很匱乏，專業(yè)的檔案管理人才就更是少之又少，因此要加強(qiáng)專業(yè)檔案管理人才的培，同時(shí)提高現(xiàn)有工作人員的業(yè)務(wù)水平。除此之外，我國(guó)有些單位對(duì)檔案管理總量規(guī)劃和科學(xué)管理還缺乏重視。在檔案自動(dòng)化管理的進(jìn)程中，有些單位不斷的補(bǔ)充新設(shè)備，購(gòu)買新軟件，但是對(duì)總體規(guī)劃和科學(xué)管理有所忽視。盡管硬件設(shè)備準(zhǔn)備就緒，已經(jīng)能夠投入使用，但是因?yàn)闆](méi)有建立正常運(yùn)行的管理體制和運(yùn)行機(jī)制，影響了計(jì)算機(jī)作用的充分發(fā)揮。

3 加快檔案自動(dòng)化管理的措施

3.1 選拔和培養(yǎng)一批檔案信息專業(yè)人才和管理人才

在當(dāng)前這個(gè)知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，現(xiàn)代化的發(fā)展不能只靠先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備，還需要專業(yè)的復(fù)合型人才作為發(fā)展的前提和基礎(chǔ)。只有有了專業(yè)人才，才能夠?qū)⒏鞣N想法付諸實(shí)踐。因此，在檔案管理方面，也需要選拔和培養(yǎng)一批具有高素質(zhì)的檔案信息專業(yè)人才和管理人才。首先，檔案管理工作者要能夠掌握檔案管理的專業(yè)知識(shí)，熟悉檔案管理的業(yè)務(wù)流程，這樣才能夠制定相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)。其次，要想實(shí)現(xiàn)檔案的自動(dòng)化管理，檔案管理工作人員還必須掌握豐富的計(jì)算機(jī)管理知識(shí)和網(wǎng)絡(luò)知識(shí)，能夠同計(jì)算機(jī)專業(yè)技術(shù)人員進(jìn)行溝通與交流，從而完善檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的內(nèi)容和項(xiàng)目。具有豐富的網(wǎng)絡(luò)實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)是為了能夠通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)達(dá)到資源共享的目的。

3.2 提高檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化水平

盡管檔案自動(dòng)化管理主要靠計(jì)算機(jī)去完成，但是也不能完全的依靠計(jì)算機(jī)進(jìn)行管理，人工程序是不可避免的，這就需要提高檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化合規(guī)范化的水平。首先，在檔案的收集與裝訂方面要進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，要及時(shí)的收集和補(bǔ)充檔案材料。在整理檔案的過(guò)程中還要保證檔案的準(zhǔn)確性、完整性和真實(shí)性。其次，要充分發(fā)揮檔案管理軟件的功能。在進(jìn)行檔案錄入過(guò)程中，一定要保證檔案的完整性和準(zhǔn)確性，要根據(jù)實(shí)際情況將各個(gè)所需項(xiàng)目進(jìn)行錄入，這樣就方便利用軟件進(jìn)行篩選和查找。

3.3 利用檔案信息網(wǎng)絡(luò)，實(shí)現(xiàn)資源共享

實(shí)現(xiàn)資源共享能夠?yàn)闄n案管理提供更多的方便。隨著內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)，大部分的檔案都能夠進(jìn)行基本信息的共享。實(shí)現(xiàn)資源共享之后，檔案管理人員要相互學(xué)習(xí)，取長(zhǎng)補(bǔ)短，同時(shí)還要加強(qiáng)專業(yè)維護(hù)，保證網(wǎng)絡(luò)的暢通。

3.4 提高系統(tǒng)的整體水平

根據(jù)系統(tǒng)論思想和集成化要求，檔案信息自動(dòng)化建設(shè)的著眼點(diǎn)應(yīng)該是整個(gè)系統(tǒng)。要將檔案信息自動(dòng)化的組成系統(tǒng)中各節(jié)點(diǎn)都達(dá)到一定的水平，并且通過(guò)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行聯(lián)通，才能夠發(fā)揮出其整體的優(yōu)勢(shì)，從而提高系統(tǒng)的綜合能力。有一些節(jié)點(diǎn)甚至是某重要節(jié)點(diǎn)發(fā)生故障，都會(huì)造成系統(tǒng)的運(yùn)行不暢。盡管不能夠保證每個(gè)節(jié)點(diǎn)的應(yīng)用能力都在一個(gè)水平上，但是要不斷鼓勵(lì)和支持先進(jìn)單位提高自己的水平，甚至在一些單位進(jìn)行較高水平的試點(diǎn)，之后再進(jìn)行推廣，這些措施對(duì)整個(gè)系統(tǒng)都是有益的。但是一定要堅(jiān)持以提高整體水平為基本出發(fā)點(diǎn)才能成為一個(gè)先進(jìn)的系統(tǒng)。

4 結(jié)束語(yǔ)

總而言之，檔案管理工作的自動(dòng)化、現(xiàn)代化將是一次革命性的變革，包括已經(jīng)凸顯的優(yōu)點(diǎn)和未被發(fā)掘的作用，都將會(huì)給檔案工作帶來(lái)新的變化和實(shí)在的成效。因此，檔案管理人員應(yīng)積極主動(dòng)的發(fā)揮主觀能動(dòng)性和創(chuàng)造力，刻苦鉆研檔案管理自動(dòng)化軟件的應(yīng)用技術(shù)，增強(qiáng)實(shí)踐操作能力，并且根據(jù)自身檔案發(fā)展的特點(diǎn)及標(biāo)準(zhǔn)要求，設(shè)計(jì)和開發(fā)出具有行業(yè)特色的檔案管理自動(dòng)化軟件。

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