企業(yè)駐外機(jī)構(gòu)檔案管理現(xiàn)狀與對策

張迎九

隨著企業(yè)的不斷發(fā)展壯大，分離出企業(yè)本部的駐外機(jī)構(gòu)（辦事處、子公司等）越來越多，圍繞企業(yè)駐外機(jī)構(gòu)的資產(chǎn)和各項工作也形成了大量檔案資料，與企業(yè)本部檔案工作相比，駐外機(jī)構(gòu)檔案工作存在檔案意識淡薄、管理不規(guī)范、制度空白多的突出問題，亟待解決。

1 企業(yè)駐外機(jī)構(gòu)檔案管理現(xiàn)狀

1.1 駐外機(jī)構(gòu)領(lǐng)導(dǎo)和工作人員檔案意識淡薄，對檔案工作重要性的認(rèn)識有待進(jìn)一步提高。大多數(shù)駐外機(jī)構(gòu)在開始項目運(yùn)作時，并沒有將檔案工作列入相關(guān)的工作計劃和領(lǐng)導(dǎo)議事日程，從項目負(fù)責(zé)人到一般工作人員，對項目的進(jìn)度、質(zhì)量以及所產(chǎn)生的經(jīng)濟(jì)效益都很重視，卻對由此產(chǎn)生的文件資料并不在意，往往是隨著項目工作的完成，所產(chǎn)生的文件資料也隨之散失。或者有從本位主義立場出發(fā)，只圖自己方便或技術(shù)壟斷，將文件資料據(jù)為己有，拒絕歸檔，造成文件資料的收集難、歸檔難。

1.2 沒有專門的檔案機(jī)構(gòu)，缺乏專業(yè)檔案人員和業(yè)務(wù)指導(dǎo)。大多數(shù)駐外機(jī)構(gòu)沒有建立專門的檔案機(jī)構(gòu)或明確專（兼）職檔案人員負(fù)責(zé)本單位的檔案工作，檔案的收集多依賴于參與具體工作的人員兼職完成。這些人員大多沒有經(jīng)過系統(tǒng)的檔案專業(yè)培訓(xùn)，即便有一定歸檔意識，在檔案人員不能親臨現(xiàn)場，缺乏專業(yè)人員指導(dǎo)的情況下，其歸檔文件的質(zhì)量也很難保證，檔案資料收集不完整、歸檔不規(guī)范的現(xiàn)象在所難免。

1.3 檔案管理制度不健全。駐外機(jī)構(gòu)普遍缺乏一套真正符合自身檔案管理實(shí)際、統(tǒng)一規(guī)范的檔案管理制度和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系，檔案管理隨意性較大，文件資料的歸檔往往是通過電話、信函等形式，向駐外機(jī)構(gòu)部門或項目負(fù)責(zé)人索要，使得文件資料的歸檔質(zhì)量、時間無法保證。另外，由于沒有建立與完善駐外機(jī)構(gòu)檔案管理制度及檔案分類辦法，駐外機(jī)構(gòu)檔案管理無章可循，文件資料的收集、歸檔工作也無法順利進(jìn)行。

2 企業(yè)駐外機(jī)構(gòu)檔案管理的對策

2.1 強(qiáng)化駐外機(jī)構(gòu)領(lǐng)導(dǎo)和工作人員的檔案意識。檔案是企業(yè)生產(chǎn)要素和有形、無形資產(chǎn)的組成部分，是持續(xù)有效和諧發(fā)展的特殊資源。駐外機(jī)構(gòu)檔案是駐外機(jī)構(gòu)的生產(chǎn)經(jīng)營和業(yè)務(wù)往來的重要憑據(jù)，蘊(yùn)含著豐富的信息資源，對駐外資產(chǎn)的保值增值具有不可替代的重要作用。因此，駐外機(jī)構(gòu)的各級領(lǐng)導(dǎo)和工作人員必須提高對檔案工作重要性的認(rèn)識，增強(qiáng)做好檔案工作的責(zé)任感，自覺做好駐外機(jī)構(gòu)檔案資料的收集、整理和歸檔工作，確保駐外機(jī)構(gòu)檔案資料的完整與安全。

2.2 建立健全駐外機(jī)構(gòu)檔案管理制度。一是制定《駐外機(jī)構(gòu)檔案管理辦法》；二是將駐外機(jī)構(gòu)文件材料的收集、整理和歸檔工作納入駐外機(jī)構(gòu)管理制度；三是將駐外機(jī)構(gòu)檔案工作情況作為駐外機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人離任審計和項目結(jié)束審計內(nèi)容之一；四是將檔案資料交接作為駐外機(jī)構(gòu)工作人員工作交接內(nèi)容之一，檔案資料交接不清，不得離開原工作崗位。使企業(yè)駐外機(jī)構(gòu)檔案工作有章可循，使檔案管理工作規(guī)范化、制度化，這是做好駐外機(jī)構(gòu)檔案資料歸檔工作的基本保證。

2.3 采取相對集中與分散保管相結(jié)合的管理方式。規(guī)模較大的駐外機(jī)構(gòu)應(yīng)建立檔案室，配備專職檔案人員，設(shè)置專門庫房，集中統(tǒng)一保管各類檔案。規(guī)模較小的駐外機(jī)構(gòu)要明確專人專職或兼職負(fù)責(zé)集中保管駐外機(jī)構(gòu)涉密檔案和永久、長期檔案，非涉密、短期檔案和業(yè)務(wù)資料可由項目負(fù)責(zé)人或具體工作人員暫管。涉及駐外機(jī)構(gòu)產(chǎn)權(quán)、債權(quán)債務(wù)、營銷策略和核心技術(shù)方面的檔案應(yīng)集中管理，重要檔案應(yīng)及時向企業(yè)本部主管單位報送備份的電子文件。項目負(fù)責(zé)人或具體工作人員應(yīng)定期向?qū)＃妫┞殭n案人員移交需要集中保管的檔案或及時移交辦理完畢的需要?dú)w檔的文件材料。

2.4 加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，提高檔案服務(wù)的時效性。日常工作中，駐外機(jī)構(gòu)需要來自企業(yè)本部的快捷、及時、有效的檔案信息支持，實(shí)現(xiàn)企業(yè)本部與駐外機(jī)構(gòu)各類信息的及時交流。但是，傳統(tǒng)手工管理的檔案服務(wù)方式，純紙質(zhì)檔案無法進(jìn)行檔案信息服務(wù)的遠(yuǎn)程快速存取，無法實(shí)現(xiàn)不同地域企業(yè)人員之間檔案信息資源的共享。此外，駐外機(jī)構(gòu)大量產(chǎn)生的電子文件也需要實(shí)時有效管理，紙質(zhì)檔案的數(shù)字化加工還可解決駐外機(jī)構(gòu)檔案庫房、裝具緊張的問題。因此，應(yīng)在保證企業(yè)檔案信息安全的前提下，加強(qiáng)駐外機(jī)構(gòu)檔案信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)企業(yè)各類信息的管理一體化、功能多元化，提高檔案服務(wù)的時效性。