探究學校成人教育學員檔案管理工作的重要意義和作用

史波

摘 要：成人教育檔案管理水平是衡量一個學校教育質量和管理效果的標準，也是成人教育發(fā)展過程的真實記錄和歷史見證。檔案信息是開展成人教育教學的主要信息來源，建立完善的檔案管理體系對教學研究起到積極的作用。本文主要就成人教育檔案管理工作的意義和作用進行探討。

關鍵詞：成人教育；檔案管理；意義；作用

成人教育檔案是高校管理活動中具有保存價值的重要文件，做好檔案管理工作對于提高成人教育管理質量，促進成人教育事業(yè)的發(fā)展具有重要意義。近幾年來，隨著成人教育的不斷發(fā)展，檔案管理的的需求也在不斷的增長，對檔案管理的要求也在不斷提高，信息化、系統(tǒng)化的管理方式被廣泛使用，更能適應高等教育事業(yè)發(fā)展的需要。

1 成人教育檔案管理的意義

1.1 強化檔案管理能有效確保檔案材料的完整度

成人檔案的內容相對豐富，涵蓋了學生從入校到畢業(yè)以及畢業(yè)之前的各種信息和具體表現(xiàn)，而且檔案形成的周期較長，材料形成時間分散，在此過程中稍有疏忽就會造成材料的損失，從而使得材料的完整度受到破壞，一些材料的存放比較分散，例如有的存放于教育管理處，有的存放于院系教學部門，導致材料不集中。除此之外，一些材料中含有學生的身份證號和出生信息等，屬于個人隱私，需要對其進行保密。檔案管理工作的有效實施可以使得一些重要材料更好的保存，隨著信息化水平的不斷提高，檔案管理過程中使用數(shù)據(jù)庫管理相對廣泛，可以利用數(shù)據(jù)庫的自動閉鎖功能對一些存在的隱私情況進行保密，避免了隱私泄漏給學生帶來的麻煩。

1.2 強化檔案管理能提高檔案的利用效率

根據(jù)統(tǒng)計顯示，在所有的高校學生檔案使用中，利用率最高的就是成人教育學生的檔案，學生需要專升本或是考研、去國外學習、補辦畢業(yè)證等都需要用到教育檔案。除此之外，隨著技術的發(fā)展，學歷造假越來越多，用人單位為了能夠招聘到基礎能力較強的技術性人才，需要對證書進行鑒定，在鑒定中自然就會用到學生檔案，但是一些檔案由于管理不善就會造成丟失，或是在檔案移交過程中出現(xiàn)一些錯誤，阻礙了人事部門的查詢。做好教育檔案的管理工作可以從根本上避免這些問題的發(fā)生，利用計算機管理檔案可以對檔案信息加以備份，避免紙質檔案的撕毀現(xiàn)象發(fā)生，也可以對丟失的檔案信息在其備份中查詢，方便用人單位的查詢，一定程度上提高了檔案的利用效率。

除此之外，成人教育檔案管理的不斷加強有利于用人單位擇優(yōu)選聘人才，現(xiàn)代企業(yè)的競爭一定程度上是人才的競爭，用人單位選用人才的標準是德才兼?zhèn)?、高素質的全面發(fā)展的人才，他們在人才選用的過程中希望通過學校對應聘學生的真實表現(xiàn)和實際水平進行了解，這樣可以幫助他們在眾多學生中選擇較為優(yōu)秀的人才。學生檔案可以滿足用人單位的要求，查閱檔案可以讓用人單位更加快捷的了解學生的知識、能力和素養(yǎng)，確保他們錄用到思想品德好、政治覺悟高又具有發(fā)展?jié)摿Φ娜瞬拧?/p>

1.3 強化檔案管理能提高教學質量

學生檔案可以幫助教師了解學生的具體情況，包括他們的政治思想、學習能力和家庭情況等，只有對學生進行全面了解，才能消除教師和學生之間的隔閡，拉近師生之間的距離，使得教師更具有親和力，激發(fā)學生學習的興趣，更好的促進教學發(fā)展。除此之外，教師通過學生檔案可以了解學生的學習成績以及愛好等，在教學的過程中可以因人而異，因材施教，提高學生整體水平和知識，全面提高學生的素質，還可以根據(jù)學生的能力對教學過程進行全面的分析和改革，使得教學內容能夠反映學生的實際情況，進而提高學校整體教學質量。

2 成人教育檔案管理的作用

檔案是學生各項信息的原始記錄，也是學生在學校學習中的歷史見證，一定程度上可以反映教育活動的發(fā)展情況。具有總結學習中的經驗教訓，為管理人員提供數(shù)據(jù)和資料，提高管理工作效率的作用。在成人教育不斷發(fā)展的過程中，教育檔案的管理內容逐漸從單一性向多樣性的綜合管理方式發(fā)展，在不斷發(fā)展中豐富了管理內容，也使得管理部門更加齊全。隨著成人教育的繁榮發(fā)展，成人檔案管理也在發(fā)揮著自身存在的價值和作用。學校成人檔案管理范圍一般包括四個方面，首先是文書檔案材料，其次是招生工作材料，緊接著是學籍管理材料，最后一項是教學管理材料。

1、文書檔案材料的主要內容主要包括上級下達的關于成人教育工作的文件，教學改革方法的文件，學生培養(yǎng)的目標和培養(yǎng)層次的文件，每個學生的學制等，除此之外，還有成人教育的具體規(guī)劃和實施成人教育的計劃，在成人教育中應該遵守的規(guī)章制度，管理人員的會議記錄和課題研究報告，對成人教學的檢查和系通評估，對一些優(yōu)秀的教學質量進行獎勵的材料等。

2、招生工作材料的主要內容包括成人教育招生具體計劃，與招生有關的工作文件，成人教育招生的簡章和宣傳單，所有新生的錄取名單，新生錄取通知書，還有招生工作情況的總結資料等。

3、學籍管理材料的主要內容包括新生詳細信息表，新生在注冊學籍時候填的表格，學籍變更材料，學位申報名單，授予學位的學生名單以及學位授予通知，畢業(yè)生的名單表，畢業(yè)班的集體照，所有畢業(yè)學生的聯(lián)系方式，畢業(yè)證領取簽收冊，學生在校期間的獎勵和處分材料，優(yōu)秀班干部評選以及優(yōu)秀畢業(yè)生評選名單。

4、教學管理材料的具體內容有不同層次不同專業(yè)的教學計劃和教學大綱，具體教學情況安排表，課程設置的目的及要求，教學進度表，課程表，考試的試題庫和各科考試試卷，考試中考場登記表，考試完成后的試卷分析表，學生成績單和整個學期的考勤表，畢業(yè)論文以及評審意見。

在成人教育的過程中，管理者會根據(jù)工作需要制定和總結各種文件和材料，這些工作材料的制定體現(xiàn)了他們的工作意愿，工作目標和具體追求，通過材料可以反映出當時制作者的一種思想觀和工作方法。材料在成人教育工作中的使用對特定時期的教學開展起著指導作用，可以促進學校組織和開展教育活動和管理工作。雖然在后期的教學中這些資料不具有原先的教育效果，但是作為一種過時的材料也具有其保存的意義。管理者在管理的過程中可以對過去的檔案進行查閱，從中吸取經驗和教訓，針對工作需要再次提出新的管理方法和意見，促進教學的合理化，使得教學制度更加完善，讓成人教育工作做得更好，促進成人教育的快速發(fā)展。此外，管理者可以通過分析大量的檔案材料，從中找出管理的具體規(guī)律性問題，從中得到新思路、新觀點，使得成人教育改革進一步得到深化，為教學管理的有效進行提供依據(jù)，更好地提高教學質量。

3 結束語

檔案管理工作是一項基礎性的工作，其管理程序相對復雜，對管理的質量要求較高，對管理人員的責任意識要求嚴格，要想更好的發(fā)揮其作用，就要不斷提高其管理能力，培養(yǎng)管理人員的職業(yè)道德和責任意識，使得檔案管理工作逐漸向著現(xiàn)代化、規(guī)范化的方向發(fā)展，在服務的過程中變被動為主動，在管理的過程中吸取經驗教訓，積極探索行之有效的管理方法，使成人檔案管理在教育和科研方面發(fā)揮起到關鍵作用，為社會發(fā)展提供更多的技術性和創(chuàng)新型人才。

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