探究學(xué)校成人教育學(xué)員檔案管理工作的重要意義和作用

史波

摘 要：成人教育檔案管理水平是衡量一個(gè)學(xué)校教育質(zhì)量和管理效果的標(biāo)準(zhǔn)，也是成人教育發(fā)展過程的真實(shí)記錄和歷史見證。檔案信息是開展成人教育教學(xué)的主要信息來(lái)源，建立完善的檔案管理體系對(duì)教學(xué)研究起到積極的作用。本文主要就成人教育檔案管理工作的意義和作用進(jìn)行探討。

關(guān)鍵詞：成人教育；檔案管理；意義；作用

成人教育檔案是高校管理活動(dòng)中具有保存價(jià)值的重要文件，做好檔案管理工作對(duì)于提高成人教育管理質(zhì)量，促進(jìn)成人教育事業(yè)的發(fā)展具有重要意義。近幾年來(lái)，隨著成人教育的不斷發(fā)展，檔案管理的的需求也在不斷的增長(zhǎng)，對(duì)檔案管理的要求也在不斷提高，信息化、系統(tǒng)化的管理方式被廣泛使用，更能適應(yīng)高等教育事業(yè)發(fā)展的需要。

1 成人教育檔案管理的意義

1.1 強(qiáng)化檔案管理能有效確保檔案材料的完整度

成人檔案的內(nèi)容相對(duì)豐富，涵蓋了學(xué)生從入校到畢業(yè)以及畢業(yè)之前的各種信息和具體表現(xiàn)，而且檔案形成的周期較長(zhǎng)，材料形成時(shí)間分散，在此過程中稍有疏忽就會(huì)造成材料的損失，從而使得材料的完整度受到破壞，一些材料的存放比較分散，例如有的存放于教育管理處，有的存放于院系教學(xué)部門，導(dǎo)致材料不集中。除此之外，一些材料中含有學(xué)生的身份證號(hào)和出生信息等，屬于個(gè)人隱私，需要對(duì)其進(jìn)行保密。檔案管理工作的有效實(shí)施可以使得一些重要材料更好的保存，隨著信息化水平的不斷提高，檔案管理過程中使用數(shù)據(jù)庫(kù)管理相對(duì)廣泛，可以利用數(shù)據(jù)庫(kù)的自動(dòng)閉鎖功能對(duì)一些存在的隱私情況進(jìn)行保密，避免了隱私泄漏給學(xué)生帶來(lái)的麻煩。

1.2 強(qiáng)化檔案管理能提高檔案的利用效率

根據(jù)統(tǒng)計(jì)顯示，在所有的高校學(xué)生檔案使用中，利用率最高的就是成人教育學(xué)生的檔案，學(xué)生需要專升本或是考研、去國(guó)外學(xué)習(xí)、補(bǔ)辦畢業(yè)證等都需要用到教育檔案。除此之外，隨著技術(shù)的發(fā)展，學(xué)歷造假越來(lái)越多，用人單位為了能夠招聘到基礎(chǔ)能力較強(qiáng)的技術(shù)性人才，需要對(duì)證書進(jìn)行鑒定，在鑒定中自然就會(huì)用到學(xué)生檔案，但是一些檔案由于管理不善就會(huì)造成丟失，或是在檔案移交過程中出現(xiàn)一些錯(cuò)誤，阻礙了人事部門的查詢。做好教育檔案的管理工作可以從根本上避免這些問題的發(fā)生，利用計(jì)算機(jī)管理檔案可以對(duì)檔案信息加以備份，避免紙質(zhì)檔案的撕毀現(xiàn)象發(fā)生，也可以對(duì)丟失的檔案信息在其備份中查詢，方便用人單位的查詢，一定程度上提高了檔案的利用效率。

除此之外，成人教育檔案管理的不斷加強(qiáng)有利于用人單位擇優(yōu)選聘人才，現(xiàn)代企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)一定程度上是人才的競(jìng)爭(zhēng)，用人單位選用人才的標(biāo)準(zhǔn)是德才兼?zhèn)?、高素質(zhì)的全面發(fā)展的人才，他們?cè)谌瞬胚x用的過程中希望通過學(xué)校對(duì)應(yīng)聘學(xué)生的真實(shí)表現(xiàn)和實(shí)際水平進(jìn)行了解，這樣可以幫助他們?cè)诒姸鄬W(xué)生中選擇較為優(yōu)秀的人才。學(xué)生檔案可以滿足用人單位的要求，查閱檔案可以讓用人單位更加快捷的了解學(xué)生的知識(shí)、能力和素養(yǎng)，確保他們錄用到思想品德好、政治覺悟高又具有發(fā)展?jié)摿Φ娜瞬拧?/p>

1.3 強(qiáng)化檔案管理能提高教學(xué)質(zhì)量

學(xué)生檔案可以幫助教師了解學(xué)生的具體情況，包括他們的政治思想、學(xué)習(xí)能力和家庭情況等，只有對(duì)學(xué)生進(jìn)行全面了解，才能消除教師和學(xué)生之間的隔閡，拉近師生之間的距離，使得教師更具有親和力，激發(fā)學(xué)生學(xué)習(xí)的興趣，更好的促進(jìn)教學(xué)發(fā)展。除此之外，教師通過學(xué)生檔案可以了解學(xué)生的學(xué)習(xí)成績(jī)以及愛好等，在教學(xué)的過程中可以因人而異，因材施教，提高學(xué)生整體水平和知識(shí)，全面提高學(xué)生的素質(zhì)，還可以根據(jù)學(xué)生的能力對(duì)教學(xué)過程進(jìn)行全面的分析和改革，使得教學(xué)內(nèi)容能夠反映學(xué)生的實(shí)際情況，進(jìn)而提高學(xué)校整體教學(xué)質(zhì)量。

2 成人教育檔案管理的作用

檔案是學(xué)生各項(xiàng)信息的原始記錄，也是學(xué)生在學(xué)校學(xué)習(xí)中的歷史見證，一定程度上可以反映教育活動(dòng)的發(fā)展情況。具有總結(jié)學(xué)習(xí)中的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，為管理人員提供數(shù)據(jù)和資料，提高管理工作效率的作用。在成人教育不斷發(fā)展的過程中，教育檔案的管理內(nèi)容逐漸從單一性向多樣性的綜合管理方式發(fā)展，在不斷發(fā)展中豐富了管理內(nèi)容，也使得管理部門更加齊全。隨著成人教育的繁榮發(fā)展，成人檔案管理也在發(fā)揮著自身存在的價(jià)值和作用。學(xué)校成人檔案管理范圍一般包括四個(gè)方面，首先是文書檔案材料，其次是招生工作材料，緊接著是學(xué)籍管理材料，最后一項(xiàng)是教學(xué)管理材料。

1、文書檔案材料的主要內(nèi)容主要包括上級(jí)下達(dá)的關(guān)于成人教育工作的文件，教學(xué)改革方法的文件，學(xué)生培養(yǎng)的目標(biāo)和培養(yǎng)層次的文件，每個(gè)學(xué)生的學(xué)制等，除此之外，還有成人教育的具體規(guī)劃和實(shí)施成人教育的計(jì)劃，在成人教育中應(yīng)該遵守的規(guī)章制度，管理人員的會(huì)議記錄和課題研究報(bào)告，對(duì)成人教學(xué)的檢查和系通評(píng)估，對(duì)一些優(yōu)秀的教學(xué)質(zhì)量進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì)的材料等。

2、招生工作材料的主要內(nèi)容包括成人教育招生具體計(jì)劃，與招生有關(guān)的工作文件，成人教育招生的簡(jiǎn)章和宣傳單，所有新生的錄取名單，新生錄取通知書，還有招生工作情況的總結(jié)資料等。

3、學(xué)籍管理材料的主要內(nèi)容包括新生詳細(xì)信息表，新生在注冊(cè)學(xué)籍時(shí)候填的表格，學(xué)籍變更材料，學(xué)位申報(bào)名單，授予學(xué)位的學(xué)生名單以及學(xué)位授予通知，畢業(yè)生的名單表，畢業(yè)班的集體照，所有畢業(yè)學(xué)生的聯(lián)系方式，畢業(yè)證領(lǐng)取簽收冊(cè)，學(xué)生在校期間的獎(jiǎng)勵(lì)和處分材料，優(yōu)秀班干部評(píng)選以及優(yōu)秀畢業(yè)生評(píng)選名單。

4、教學(xué)管理材料的具體內(nèi)容有不同層次不同專業(yè)的教學(xué)計(jì)劃和教學(xué)大綱，具體教學(xué)情況安排表，課程設(shè)置的目的及要求，教學(xué)進(jìn)度表，課程表，考試的試題庫(kù)和各科考試試卷，考試中考場(chǎng)登記表，考試完成后的試卷分析表，學(xué)生成績(jī)單和整個(gè)學(xué)期的考勤表，畢業(yè)論文以及評(píng)審意見。

在成人教育的過程中，管理者會(huì)根據(jù)工作需要制定和總結(jié)各種文件和材料，這些工作材料的制定體現(xiàn)了他們的工作意愿，工作目標(biāo)和具體追求，通過材料可以反映出當(dāng)時(shí)制作者的一種思想觀和工作方法。材料在成人教育工作中的使用對(duì)特定時(shí)期的教學(xué)開展起著指導(dǎo)作用，可以促進(jìn)學(xué)校組織和開展教育活動(dòng)和管理工作。雖然在后期的教學(xué)中這些資料不具有原先的教育效果，但是作為一種過時(shí)的材料也具有其保存的意義。管理者在管理的過程中可以對(duì)過去的檔案進(jìn)行查閱，從中吸取經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)，針對(duì)工作需要再次提出新的管理方法和意見，促進(jìn)教學(xué)的合理化，使得教學(xué)制度更加完善，讓成人教育工作做得更好，促進(jìn)成人教育的快速發(fā)展。此外，管理者可以通過分析大量的檔案材料，從中找出管理的具體規(guī)律性問題，從中得到新思路、新觀點(diǎn)，使得成人教育改革進(jìn)一步得到深化，為教學(xué)管理的有效進(jìn)行提供依據(jù)，更好地提高教學(xué)質(zhì)量。

3 結(jié)束語(yǔ)

檔案管理工作是一項(xiàng)基礎(chǔ)性的工作，其管理程序相對(duì)復(fù)雜，對(duì)管理的質(zhì)量要求較高，對(duì)管理人員的責(zé)任意識(shí)要求嚴(yán)格，要想更好的發(fā)揮其作用，就要不斷提高其管理能力，培養(yǎng)管理人員的職業(yè)道德和責(zé)任意識(shí)，使得檔案管理工作逐漸向著現(xiàn)代化、規(guī)范化的方向發(fā)展，在服務(wù)的過程中變被動(dòng)為主動(dòng)，在管理的過程中吸取經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，積極探索行之有效的管理方法，使成人檔案管理在教育和科研方面發(fā)揮起到關(guān)鍵作用，為社會(huì)發(fā)展提供更多的技術(shù)性和創(chuàng)新型人才。

參考文獻(xiàn)

[1]馬雅靜，許向陽(yáng).高校成人教育檔案管理發(fā)展方向探討[J].黔南民族醫(yī)專學(xué)報(bào)，2011（1）.

[2]李麗虹.做好成人教育檔案管理工作的幾點(diǎn)認(rèn)識(shí)[J].黑龍江檔案，2011（3）.

[3]王成英.關(guān)于普通高校成人教育檔案管理的思考[J].消費(fèi)導(dǎo)刊 ，2013（7）.

[4]蒙海理.高校成人教育檔案管理信息化建設(shè)存在的問題及對(duì)策[J].黑龍江檔案，2013（2）.

[5]潘立勤.加強(qiáng)高校成人教育檔案管理的若干思考[J].文教資料，2011（20）.