信息化背景下文書(shū)檔案管理工作分析

王麗巖

摘 要：隨著21世紀(jì)信息時(shí)代的到來(lái)，現(xiàn)代高科技的通訊技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等信息技術(shù)無(wú)孔不入，各個(gè)領(lǐng)域都有它們的身影，人們的生活和工作也逐漸因?yàn)樾畔r(shí)代而改變。實(shí)際上，這也是時(shí)代的發(fā)展，時(shí)代的進(jìn)步，人們運(yùn)用現(xiàn)代電子技術(shù)使工作效率和工作質(zhì)量大大提高了。文書(shū)檔案也要與時(shí)俱進(jìn)，傳統(tǒng)文書(shū)檔案管理方式向信息化管理方式的轉(zhuǎn)變勢(shì)在必行。

關(guān)鍵詞：文書(shū)檔案管理；信息化；分析

我國(guó)正在逐漸電子化，網(wǎng)絡(luò)化，同時(shí)，越來(lái)越多的電子文檔取代了傳統(tǒng)的紙質(zhì)文檔。傳統(tǒng)的記錄方式已不再適應(yīng)信息時(shí)代。因此，檔案管理者，必須適應(yīng)時(shí)代潮流，不斷創(chuàng)新，不斷發(fā)展文書(shū)檔案管理的方式，以一種新觀念，新思想，新方法來(lái)代替?zhèn)鹘y(tǒng)的陳舊保守的管理。我相信只要廣大文書(shū)檔案管理工作者齊心協(xié)力，堅(jiān)持不懈，共同開(kāi)拓進(jìn)取，我國(guó)文書(shū)檔案管理一定會(huì)實(shí)現(xiàn)完全信息化管理的。

1 文書(shū)檔案管理信息化是時(shí)代發(fā)展的必然趨勢(shì)

在生活學(xué)習(xí)及工作中記載的具有保存意義和價(jià)值的文字或其它形式的對(duì)個(gè)人過(guò)去的真實(shí)記錄叫做檔案。國(guó)家規(guī)定其下面的檔案管理部門(mén)根據(jù)自己部門(mén)的實(shí)際情況進(jìn)行有序統(tǒng)一的計(jì)劃安排和具體組織工作。大范圍應(yīng)用現(xiàn)代化信息技術(shù)重新對(duì)檔案及相關(guān)的文書(shū)資源進(jìn)行整理、管理。并建立一個(gè)電子系統(tǒng)方便其查詢(xún)和利用。因?yàn)闄n案管理是一個(gè)需要長(zhǎng)期管理的工作，所以文書(shū)檔案管理部門(mén)每年都要投入一定的資金用于文書(shū)檔案管理。若全面實(shí)現(xiàn)文書(shū)檔案的信息化管理，運(yùn)用最多的是電子系統(tǒng)，其需要的管理資金就會(huì)大大減少文書(shū)管理經(jīng)費(fèi)。換個(gè)角度，對(duì)于文書(shū)檔案的特點(diǎn)，由于人們的需要，紙質(zhì)檔案會(huì)經(jīng)常被查詢(xún)，翻閱，時(shí)間長(zhǎng)了，紙質(zhì)檔案或多或少會(huì)受到一定的破壞，甚至有時(shí)會(huì)丟失。同時(shí)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的保存會(huì)由于自然環(huán)境的影響而遭到一些損壞，包括很多具有價(jià)值意義的文書(shū)檔案，文書(shū)檔案的管理就遇到了諸多困難。而對(duì)于文書(shū)檔案管理，最為重要的就是能使檔案不遭到損壞、丟失。紙質(zhì)檔案的保存對(duì)紙的質(zhì)量就提出了很高的要求，耐久性是關(guān)鍵，紙的質(zhì)量由纖維素決定，而纖維素極其不穩(wěn)定，高溫、高壓或酸、氧化劑等等都會(huì)讓其化解。所以，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的管理工作稍有不慎，不可估量的損失就會(huì)造成。但是，在信息化背景下對(duì)檔案實(shí)現(xiàn)信息化管理，利用計(jì)算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)對(duì)檔案信息進(jìn)行整理、記錄、保存、分類(lèi)。這樣，完全信息化以后，檔案管理工作就會(huì)更加方便、簡(jiǎn)潔。會(huì)大大的降低文書(shū)檔案管理者的負(fù)擔(dān)與工作量?？偠灾?，文書(shū)檔案信息化在我國(guó)社會(huì)信息化發(fā)展中是絕不會(huì)缺少的。

2 我國(guó)檔案管理信息化建設(shè)存在的諸多問(wèn)題

盡管檔案管理信息化給文書(shū)檔案管理工作帶來(lái)了很多便利。但目前我國(guó)信息化文書(shū)檔案管理工作仍然面臨許多問(wèn)題。主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面。

1.檔案管理工作人員的專(zhuān)業(yè)知識(shí)太過(guò)薄弱，一些先進(jìn)的信息化檔案管理技術(shù)不能掌握，工作人員也沒(méi)有主動(dòng)的去學(xué)習(xí)，還有一些因?yàn)闆](méi)有經(jīng)常接觸電腦，而不懂電腦的基本操作。所以，所謂的信息化檔案管理只能隨口說(shuō)說(shuō)，不能完全落實(shí)。

2.信息化檔案管理設(shè)施沒(méi)有完善。目前，由于對(duì)信息化檔案管理的不重視，導(dǎo)致很多設(shè)施早已不能在現(xiàn)代化檔案管理中應(yīng)用，只能成為一個(gè)擺設(shè)。信息化檔案管理設(shè)施主要是檔案管理信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)與檔案管理數(shù)字化設(shè)備等硬件。這兩者可以實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化檔案管理的信息數(shù)據(jù)傳輸、替換與資源共享。

3.創(chuàng)新意識(shí)淡薄。工作人員在相關(guān)工作中，只知道單一的保管檔案，得過(guò)且過(guò)。沒(méi)有想過(guò)怎樣保存能更方便，使使用者更為簡(jiǎn)單快捷的對(duì)檔案進(jìn)行相關(guān)操作。

3 對(duì)我國(guó)檔案信息化管理建設(shè)的幾點(diǎn)建議

1.對(duì)檔案管理建立統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化檔案信息化管理。整體以管理信息化為中心，最大化利用檔案管理資源。但因?yàn)殚L(zhǎng)期相關(guān)部門(mén)對(duì)檔案管理的不重視，致使檔案管理工作沒(méi)有制定完整統(tǒng)一的實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)。檔案管理要想實(shí)現(xiàn)信息化管理必須要首先全面規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。所以，在電子文件的制作、轉(zhuǎn)發(fā)、處理和最終的歸檔等所有環(huán)節(jié)都要標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。這樣就可以建立一個(gè)平臺(tái)用以檔案管理，從而對(duì)檔案進(jìn)行有效、統(tǒng)一的管理。

2.以現(xiàn)代化的思想觀念提高對(duì)檔案信息化的管理。一個(gè)部門(mén)的管理是否成功與其管理思想有很大關(guān)系，而管理思想主要在于領(lǐng)導(dǎo)。所以，檔案管理部門(mén)的領(lǐng)導(dǎo)一定要提高思想覺(jué)悟。一般而言，一項(xiàng)工作的發(fā)展與負(fù)責(zé)該工作的領(lǐng)導(dǎo)有很大關(guān)系。領(lǐng)導(dǎo)要格外重視檔案管理工作，把檔案信息化建設(shè)作為一項(xiàng)計(jì)劃來(lái)進(jìn)行。盡量多多的開(kāi)展與信息化檔案管理相關(guān)的培訓(xùn)，實(shí)行獎(jiǎng)勵(lì)制度。檔案管理工作人員也應(yīng)該主動(dòng)通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)、圖書(shū)館等等方式學(xué)習(xí)與信息化管理相關(guān)的專(zhuān)業(yè)知識(shí)，同時(shí)提升自己的思想境界，改變思維方式，形成一個(gè)新的現(xiàn)代化的檔案管理理念，從而建立一個(gè)新的管理模式。

3.檔案管理部門(mén)的工作人員需要具有專(zhuān)業(yè)知識(shí)，熟練的技能以及超強(qiáng)的領(lǐng)導(dǎo)能力等等。這樣的人員才能保證檔案管理工作的萬(wàn)無(wú)一失。但是，目前只有極少數(shù)的人達(dá)到了這些要求。檔案管理機(jī)構(gòu)的專(zhuān)業(yè)人員嚴(yán)重不足。其實(shí)，這反應(yīng)的仍然是管理理念的問(wèn)題，沒(méi)有及時(shí)跟上時(shí)代步伐，沒(méi)有培養(yǎng)相關(guān)人才，對(duì)技術(shù)也沒(méi)能及時(shí)創(chuàng)新，最終日復(fù)一日，管理工作的進(jìn)程嚴(yán)重落后。

4.加大檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施投入額度和力度。要想檔案管理信息化工作能順利的開(kāi)展，首先要確定一個(gè)正確的檔案管理的發(fā)展方向，還要增加檔案管理資金投入，以改進(jìn)設(shè)施。以現(xiàn)有的可利用的人力和物力配之相應(yīng)的檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施。在網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)支持的前提下，配置先進(jìn)的現(xiàn)代計(jì)算機(jī)設(shè)備與信息數(shù)據(jù)采集設(shè)備的設(shè)施，并建立先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)，從而為檔案管理的信息化建設(shè)做出努力。

結(jié)束語(yǔ)：在當(dāng)今信息化背景下，檔案管理的信息化是時(shí)代的必須，同時(shí)，檔案管理工作是一項(xiàng)為人民服務(wù)，對(duì)歷史負(fù)責(zé)的工作，看似簡(jiǎn)單卻有著非同一般的重要性。因此信息化檔案管理需要得到檔案機(jī)構(gòu)的重視，相關(guān)工作人員也要勇于奉獻(xiàn)，開(kāi)拓進(jìn)取，主動(dòng)學(xué)習(xí)專(zhuān)業(yè)知識(shí)，并提高信息化檔案管理意識(shí)，這樣文書(shū)檔案管理的信息化工作才會(huì)取得成功。

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