房地產(chǎn)檔案管理改進(jìn)的幾點思考

馬茜

摘 要：隨著經(jīng)濟(jì)發(fā)展和社會需求擴(kuò)大，房地產(chǎn)檔案管理的改進(jìn)成為房地產(chǎn)發(fā)展的必然趨勢。本文針對目前房地產(chǎn)檔案管理的現(xiàn)狀，從當(dāng)前社會的需求出發(fā)，提出了房地產(chǎn)檔案人性化和數(shù)字化管理的思考以及建議。

關(guān)鍵詞：房地產(chǎn)檔案；人性化；數(shù)字化；管理；思考

一、房地產(chǎn)檔案管理存在的意義

房地產(chǎn)檔案是記載城市房地產(chǎn)行政主管部門在房屋權(quán)屬登記、調(diào)查、轉(zhuǎn)移、變更等房屋產(chǎn)權(quán)管理工作中有保存價值的文字、圖表、聲像等形式的歷史資料，它在促進(jìn)經(jīng)濟(jì)發(fā)展、推動城市建設(shè)和保障社會穩(wěn)定中發(fā)揮了很大的作用。隨著信息化時代的來臨和房地產(chǎn)業(yè)的迅猛發(fā)展，房地產(chǎn)交易活動中出現(xiàn)了大量電子文件，這些數(shù)字檔案能否得到有效的管理，直接決定著房地產(chǎn)信息系統(tǒng)能否為群眾提供高效的服務(wù)。因此，如何加強(qiáng)房地產(chǎn)檔案數(shù)字化管理問題已成為房地產(chǎn)檔案工作者急待研討的重要課題。

二、房地產(chǎn)檔案管理中存在的問題

房地產(chǎn)檔案是法律認(rèn)可的確認(rèn)房地產(chǎn)權(quán)歸屬方、鑒證房地產(chǎn)處置的有效法律證明，其內(nèi)容客觀性決定了它作為法律依據(jù)的憑證性和權(quán)威性。但在實際操作過程中卻存在著種種的問題：

（一）形式單一，缺乏發(fā)展性

一般完整的房地產(chǎn)檔案中，除了圖表、文字之外，還應(yīng)有一些相關(guān)的錄音、照片、重要數(shù)據(jù)的底版和其他影像資料。但隨著信息時代的發(fā)展，這些資料已經(jīng)無法滿足日益發(fā)展的群眾的需求。隨著信息化技術(shù)的發(fā)展，以計算機(jī)技術(shù)為主體的現(xiàn)代信息處理技術(shù)正在深入到房地產(chǎn)檔案管理之中，從而取代檔案管理以手工管理為主的傳統(tǒng)手段。隨著計算機(jī)技術(shù)應(yīng)用的不斷深入，房地產(chǎn)檔案的無紙化管理將成為可能，這就是電子檔案。電子檔案的特點是：數(shù)字化的信息形態(tài)，對計算機(jī)設(shè)備的依賴、信息與載體的相分離性、信息的易改性、信息的共享性。這些特點又決定了電子檔案長期保存和保密原則的困難性，因此必須借助新型技術(shù)來處理檔案，如機(jī)讀檔案、影像檔案等，并對它們的歸檔、整理、編目、保管和利用采取現(xiàn)代化技術(shù)，也就是要構(gòu)建一個滿足現(xiàn)實需求且人性化的房地產(chǎn)檔案管理信息化系統(tǒng)。

（二）檔案的開發(fā)利用意識不足

許多人對檔案工作的認(rèn)識僅局限保存和提取，但具體涉及到利用以及內(nèi)容卻均不清楚，甚至許多領(lǐng)導(dǎo)干部都認(rèn)為檔案工作只是單純保管好檔案實體，無需開發(fā)利用。還有就是檔案工作者自身素質(zhì)問題。多數(shù)檔案工作人員僅具備簡單的檔案知識，而熟悉精通計算機(jī)信息化、管理、法律等綜合知識人員很少少，單一知識結(jié)構(gòu)滿足不了檔案信息資源開發(fā)利用的需求。

目前我國相關(guān)法律法規(guī)中并沒有明確規(guī)定哪些檔案可以隨時開發(fā)利用，哪些不可以，而到期卻不適合開放的檔案需要如何處理，檔案部門需要如何審查檔案均沒有相應(yīng)的法律法規(guī)指引與指示，檔案室對檔案信息開發(fā)利用具體尺度無法準(zhǔn)確把握，另外《中華人民共和國檔案法》與《中華人民共和國檔案法實施辦法》中雖對公民隱私權(quán)做出保護(hù)，但是，相關(guān)檔案法律法規(guī)中并沒有明確指出，涉及到公民隱私的檔案需要如何處理，什么是涉及公民隱私的檔案，檔案開發(fā)利用重要還是保護(hù)隱私重要等問題均沒有涉及。一定程度上阻礙了房地產(chǎn)檔案信息的開發(fā)與利用。

三、房地產(chǎn)檔案管理改進(jìn)的對策建議

（一）形成信息化管理思維

提高業(yè)務(wù)主管領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理人員的信息化管理的認(rèn)識，形成信息化管理思維。房地產(chǎn)行業(yè)的高速發(fā)展和人們對房地產(chǎn)檔案的利用率提高，對房地產(chǎn)檔案管理提出新的課題。傳統(tǒng)手工方式的檔案管理、封閉型管理模式已經(jīng)難以滿足需求。所以，需要領(lǐng)導(dǎo)者和管理人員管理觀念的轉(zhuǎn)變，要順應(yīng)社會的發(fā)展，將信息化的管理的理念應(yīng)用到房地產(chǎn)檔案管理中，形成信息化的管理思維，推動房地產(chǎn)檔案管理深化改革和創(chuàng)新，以滿足現(xiàn)實需求。

（二）加快推動房地產(chǎn)檔案數(shù)字化

房地產(chǎn)檔案信息化建設(shè)的前提和基礎(chǔ)是房地產(chǎn)檔案數(shù)字化建設(shè)，加快對房地產(chǎn)檔案資料加以數(shù)字化處理、整編，生成檢索工具的工作，以便為檔案資料利用者提供優(yōu)質(zhì)高效、準(zhǔn)確便捷的信息查詢服務(wù)。

（三）建立房地產(chǎn)檔案信息歸集系統(tǒng)

房地產(chǎn)檔案信息歸集系統(tǒng)的建立是房地產(chǎn)檔案信息系統(tǒng)化的保證。建立房地產(chǎn)檔案信息歸集系統(tǒng)，將房地產(chǎn)檔案信息系統(tǒng)與房地產(chǎn)交易系統(tǒng)相結(jié)合，房地產(chǎn)交易過程中生成的全部產(chǎn)權(quán)信息自動歸集到房地產(chǎn)檔案信息管理系統(tǒng)，并加以保存，從而保證房地產(chǎn)信息收集的及時性、全面性和準(zhǔn)確性。

（四）房地產(chǎn)檔案信息系統(tǒng)化構(gòu)建的過程要遵循科學(xué)和人性化的原則。

1.房地產(chǎn)檔案信息采集的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。所謂房地產(chǎn)檔案信息采集標(biāo)準(zhǔn)，是指在實現(xiàn)檔案實體管理逐步向信息管理的過程中，所必須依賴的業(yè)務(wù)規(guī)范和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。房地產(chǎn)檔案信息的采集是房地產(chǎn)檔案管理的起點和基礎(chǔ)，是房地產(chǎn)管理活動中德重要環(huán)節(jié)，由于房產(chǎn)的變更在收集信息的過程中確保每次產(chǎn)權(quán)登記變更和涉及產(chǎn)權(quán)活動的產(chǎn)權(quán)文件材料完整準(zhǔn)確、詳實、力求文件材料的形式、規(guī)格、各項技術(shù)指標(biāo)和驗收標(biāo)準(zhǔn)達(dá)到高度統(tǒng)一。檔案信息采集標(biāo)準(zhǔn)化要求檔案信息在著錄與索引時，要嚴(yán)格按照國家相關(guān)的法律法規(guī)進(jìn)行，當(dāng)然，也可視具體情況根據(jù)相應(yīng)法規(guī)建立本單位的檔案信息采集標(biāo)準(zhǔn)，以便于實際操作系統(tǒng)中得以應(yīng)用。具體我們應(yīng)該從以下幾點做到其標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范化：一是頒布的公文標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、公文是檔案的基礎(chǔ)。公文本身的質(zhì)量決定了檔案工作能否規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。二是實施立卷歸檔原則并堅持“以我為主”。為了加強(qiáng)房地產(chǎn)檔案的科學(xué)管理，提高檔案工作的質(zhì)量，要實施立卷歸檔原則，并且堅持“以我為主”的原則即歸檔的文件不能脫離本單位的主要只是方向，要以本單位的文件為主體。三是要注意有效地維護(hù)卷宗的完整。提高案卷質(zhì)量。通過不斷實踐證明，案卷材料收集的是否完整對檔案價值有很重要的意義，因此，在推進(jìn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的工作進(jìn)程中，我們要把解決好上面的問題放在重要位置，這樣才有利于檔案管理的分類和檢索。

2.房地產(chǎn)檔案信息的數(shù)字化處理標(biāo)準(zhǔn)化。這些信息數(shù)字化是復(fù)雜的，即通過計算機(jī)、掃描儀等計算機(jī)錄入設(shè)備把檔案信息轉(zhuǎn)化為數(shù)字化檔案，進(jìn)行儲存、查詢、管理并與其它部門業(yè)務(wù)信息化的對接。根據(jù)房地產(chǎn)檔案的特點我們歸納了以下的幾類房地產(chǎn)信息需要進(jìn)行數(shù)字化處理：一是房產(chǎn)的客觀信息，本房產(chǎn)的自然形態(tài)，與其他房產(chǎn)不同的地方。二是房產(chǎn)的原始信息，即該房產(chǎn)的原始登記資料。三是房產(chǎn)的變更信息，即房產(chǎn)的歷次變更登記記錄。四是房產(chǎn)的限制信息， 即該房產(chǎn)被司法機(jī)關(guān)、其它政府部門查封、解封資料，及是否抵押、典當(dāng)?shù)认拗平灰踪Y料。

3.房地產(chǎn)檔案信息管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫選擇要合理、有效，有利于房地產(chǎn)檔案管理的人性化操作。房地產(chǎn)檔案管理系統(tǒng)開發(fā)能否取得成功關(guān)鍵在于數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)選擇是否適合現(xiàn)實的情況和人性化操作，只有完成這兩方面的需要就會起到事半功倍的效果。

（五）檔案信息管理系統(tǒng)的協(xié)同性

房地產(chǎn)檔案信息管理系統(tǒng)的開發(fā)既是獨立自成體系，也要考慮到與房產(chǎn)登記審批軟件系統(tǒng)、房產(chǎn)管理地理系統(tǒng)、自動計費制證系統(tǒng)、房改房數(shù)據(jù)系統(tǒng)、網(wǎng)上抵押系統(tǒng)等等關(guān)連系統(tǒng)的協(xié)同性，要切實保證這些系統(tǒng)的緊密結(jié)合與兼容共享，只有使這些部分與協(xié)調(diào)一致，才能使開發(fā)出的管理系統(tǒng)更好地發(fā)其揮應(yīng)有的作用。

（六）房地產(chǎn)檔案信息化管理系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)化

由于公共網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)的加步，房地產(chǎn)檔案信息化管理需要網(wǎng)絡(luò)化管理的支持。但是要做好數(shù)據(jù)庫的安全工作，及時備份。

以上為本人對房地產(chǎn)檔案管理改進(jìn)的幾點思考，在房地產(chǎn)檔案管理工作中，作為管理人員，應(yīng)該注重平時積累，發(fā)現(xiàn)問題，積極思考解決方案。

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