淺析煤炭企業(yè)檔案管理

曹紅翠

摘 要：21世紀(jì)是知識(shí)經(jīng)濟(jì)的時(shí)代，各種信息多元化，各類企業(yè)的檔案管理工作也發(fā)生了很大的變化，煤炭企業(yè)亦是如此。本文首先介紹了檔案管理的概念，其次介紹了煤炭企業(yè)檔案管理的意義，然后分析了煤炭企業(yè)檔案管理存在的問(wèn)題，最后提出了相應(yīng)的對(duì)策。

關(guān)鍵詞：煤炭企業(yè)；檔案管理；問(wèn)題；對(duì)策

引言：煤炭企業(yè)檔案是企業(yè)在發(fā)展過(guò)程中形成重要信息資源，是企業(yè)各項(xiàng)工作活動(dòng)的重要組成部分，對(duì)傳承企業(yè)文化、經(jīng)濟(jì)利益、合法權(quán)利及全面發(fā)展具有不可替代的作用。煤炭企業(yè)檔案工作者的重要使命就是開(kāi)發(fā)和利用檔案信息資源，不斷創(chuàng)新檔案服務(wù)機(jī)制，積極主動(dòng)地為煤炭企業(yè)安全管理服務(wù)，為生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)服務(wù)，為全面建設(shè)和諧煤炭企業(yè)服務(wù)。

一、檔案管理的含義

檔案管理亦稱檔案工作，是檔案館（室）直接對(duì)檔案實(shí)體和檔案信息進(jìn)行管理并提供利用服務(wù)的各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作的總稱，也是國(guó)家檔案事業(yè)最基本的組成部分。企業(yè)檔案是在企業(yè)活動(dòng)中形成的作為原始記錄保存起來(lái)以備查考的信息材料——包括文字、圖表、影片、照片、錄音帶、錄像帶、光盤(pán)等，是“企業(yè)在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的全部檔案的總和”。企業(yè)檔案，一方面它記述和反映了企業(yè)文化建設(shè)的歷史，可為新時(shí)期企業(yè)文化建設(shè)提供借鑒和依據(jù)；另一方面，對(duì)它加強(qiáng)管理的本身就是企業(yè)文化建設(shè)的重要組成部分。企業(yè)檔案應(yīng)當(dāng)、且已經(jīng)在企業(yè)文化建設(shè)中發(fā)揮出了越來(lái)越重要的作用。

二、煤炭企業(yè)檔案管理的意義

檔案管理工作是促進(jìn)企業(yè)發(fā)展的必然要求，建立科學(xué)規(guī)范的檔案管理體系，可衡量企業(yè)業(yè)績(jī)與管理水平狀態(tài)。在煤炭企業(yè)的檔案中，記錄了整個(gè)企業(yè)的發(fā)展歷史及經(jīng)營(yíng)成果，對(duì)研究煤炭企業(yè)的科學(xué)發(fā)展?fàn)顩r及經(jīng)營(yíng)業(yè)績(jī)水平提供了資料，是實(shí)現(xiàn)企業(yè)科學(xué)分析、合理發(fā)展的基礎(chǔ)。只有做好了煤炭企業(yè)的檔案管理工作，一方面，可加快管理者對(duì)企業(yè)發(fā)展的整體認(rèn)識(shí)，及時(shí)根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)狀況調(diào)整戰(zhàn)略規(guī)劃，為生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)提供重要決策；另一方面，利于社會(huì)各方面了解企業(yè)經(jīng)營(yíng)成果狀況，促進(jìn)與社會(huì)各方面的合作交流?？梢?jiàn)，做好新時(shí)期煤炭企業(yè)檔案管理工作，對(duì)提高企業(yè)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力，促進(jìn)社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展具有重要意義。具體意義如下：

1.有利于企業(yè)做出正確決策：煤炭企業(yè)的經(jīng)營(yíng)管理和安全生產(chǎn)關(guān)鍵取決于決策的制定，只有加強(qiáng)煤炭企業(yè)的檔案管理，才能為煤炭企業(yè)的發(fā)展提供真實(shí)有效的信息，才能準(zhǔn)確分析和評(píng)估煤炭企業(yè)當(dāng)前的狀況，從而實(shí)事求是的為煤炭企業(yè)做出科學(xué)合理的決策。真正使決策和各項(xiàng)管理措施促進(jìn)煤炭企業(yè)的發(fā)展壯大。

2.有利于對(duì)事故救援工作的開(kāi)展：在井下幾百米往往會(huì)發(fā)生煤礦事故，由于井下情況復(fù)雜，實(shí)施難度大，事故發(fā)生后如果沒(méi)有詳細(xì)的檔案材料，就很難了解井下的基本情況，更難以進(jìn)行及時(shí)、準(zhǔn)確地制定救援方案，從而影響被困人員位置的確定和必需品的輸送。

3.有利于煤炭企業(yè)合法權(quán)利的維護(hù)：煤炭企業(yè)的實(shí)物檔案是當(dāng)時(shí)、當(dāng)?shù)睾彤?dāng)事人在工作中形成的原始記錄，是開(kāi)展各項(xiàng)工作的第一手資料，能夠保護(hù)企業(yè)員工的合法權(quán)益。當(dāng)出現(xiàn)諸如塌陷賠償、土地征用等問(wèn)題時(shí)，煤炭企業(yè)就可以利用它來(lái)維護(hù)自己的合法權(quán)益。

三、現(xiàn)狀及存在問(wèn)題

1.企業(yè)檔案管理意識(shí)淡薄：在企業(yè)的檔案管理過(guò)程中，無(wú)論是文章的起草、打印，還是文章的及時(shí)歸案方面都存在著很大的問(wèn)題。如有人在起草檔案使用圓珠筆寫(xiě)而不是用鋼筆，有的單位用針式打印機(jī)打印存檔，這些都會(huì)影響檔案質(zhì)量；還有的管理人員不按規(guī)定移交存檔，影響檔案的完整性。對(duì)此我們應(yīng)該在公司內(nèi)部開(kāi)展宣傳檔案管理意識(shí)的活動(dòng)，宣傳學(xué)習(xí)檔案法，把檔案管理納入企業(yè)的規(guī)劃過(guò)程中。增強(qiáng)專業(yè)人員的檔案管理意識(shí)和業(yè)務(wù)水平，充分發(fā)揮其主觀能動(dòng)性，做好分內(nèi)工作，以優(yōu)質(zhì)的服務(wù)取得企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的重視，樹(shù)立良好的職業(yè)形象，從而提升檔案管理在企業(yè)中的地位。

2.檔案管理工作不規(guī)范：當(dāng)前，我國(guó)煤炭企業(yè)的檔案管理工作主要存在卷宗編制內(nèi)容不完整、體制不規(guī)范、缺乏必要的管理工具等問(wèn)題。一些企業(yè)出于使用方便，將原本應(yīng)該集中保管的資料分散管理，使用檔案的人員不能及時(shí)歸還檔案，造成檔案的內(nèi)容不健全、材料不完整，嚴(yán)重影響檔案管理與使用質(zhì)量。

3.隊(duì)伍建設(shè)亟需創(chuàng)新。隨著知識(shí)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，煤炭企業(yè)面臨的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)實(shí)際上就是人才競(jìng)爭(zhēng)。在檔案管理工作中，人才也是智力資料的重要載體。因此，加快檔案人才隊(duì)伍建設(shè)，實(shí)現(xiàn)知識(shí)型人才戰(zhàn)略，是加快企業(yè)檔案管理創(chuàng)新與發(fā)展的關(guān)鍵。

四、提高煤炭企業(yè)檔案管理工作的對(duì)策

1.更新觀念意識(shí)：首先，觀念更新是實(shí)踐更新的前提條件。煤炭企業(yè)檔案工作不能拘泥于舊的管理模式之中，要意識(shí)到一切事物經(jīng)過(guò)一段時(shí)間之后，都會(huì)隨著客觀形勢(shì)的變化而變化，要跟；其次，各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)干部和檔案管理工作人員要樹(shù)立起解放思想、實(shí)事求是意識(shí)。在具體工作當(dāng)中，把檔案管理工作重點(diǎn)放在煤炭企業(yè)發(fā)展對(duì)檔案的需求上來(lái)，使企業(yè)檔案作為一種信息資源來(lái)發(fā)揮重要作用。

2.完善檔案管理工作：建立起一套與市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)相適應(yīng)的檔案管理工作體系，強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任和崗位責(zé)任，促進(jìn)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作真正重視起來(lái)，并給予支持，使檔案工作從上到下形成一種檔案管理工作鏈，使檔案工作責(zé)任真正落到實(shí)處。同時(shí)，建立起一套與企業(yè)自身相適應(yīng)的科學(xué)、完整的檔案管理責(zé)任制度，確保文件材料從形成到收集、整理、歸檔、保存、利用的程序化。如果責(zé)任不明確，條塊管理各行其是，不重視資源的收集，勢(shì)必造成檔案的散失，就會(huì)給企業(yè)造成不必要的損失。

3.檔案管理人員工作能力及素質(zhì)的培養(yǎng)：檔案管理工作是一項(xiàng)業(yè)務(wù)性很強(qiáng)的工作，具有較強(qiáng)的專業(yè)性和延續(xù)性，檔案管理人員綜合素質(zhì)的高低也直接影響著檔案管理工作的好壞，因?yàn)闄n案管理工作是由檔案、必要的物質(zhì)條件和專業(yè)人員三個(gè)要素組成的，人是做好檔案工作的首要前提，也是其中最主要、最活躍的因素。

4.對(duì)煤炭企業(yè)的檔案服務(wù)進(jìn)行創(chuàng)新：現(xiàn)在煤炭企業(yè)所提供的檔案種類越來(lái)越多，如文書(shū)檔案、科技檔案、專業(yè)檔案、聲像檔案、實(shí)物檔案等，以及從檔案原件中提煉、加工出來(lái)的檔案信息。因此要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案服務(wù)方式，要增強(qiáng)和提高檔案服務(wù)的主動(dòng)性、針對(duì)性、和及時(shí)性。

結(jié)束語(yǔ)：煤炭企業(yè)檔案管理是煤炭企業(yè)的基礎(chǔ)性工作，是煤炭企業(yè)良性運(yùn)行和協(xié)調(diào)發(fā)展的保證。在新形勢(shì)下，很多煤炭企業(yè)的檔案管理工作不能適應(yīng)新形勢(shì)的需要，因此也嚴(yán)重影響了整個(gè)煤炭企業(yè)的發(fā)展，所以，未來(lái)重視煤炭企業(yè)的檔案管理不能忽視。